Ако сте чест корисник на е-пошта, веројатно сте виделе пошта од соработници, колеги, пријатели или семејство на кои има потпис на крајот. Може да го даде нивното име, телефонски број, работно место и други релевантни информации. Потписот може да направи е-поштата да изгледа исклучително професионално.

Иако повеќето електронски комуникации сега се во форма на инстант пораки, текстуални пораки, видео разговор или социјални медиуми, е-пошта сè уште е широко користен во светот на бизнисот. Поради ова, од клучно значење е да имате белег со професионален изглед кој се истакнува и им овозможува на другите да знаат со кого комуницираат.

Дали сте корисник на Outlook? Креирањето потпис за е-пошта во Microsoft Outlook е прилично едноставно; тоа може да се направи за само неколку минути.

Ако веќе имате, а сте заборавиле како да го промените, ќе ви покажеме како. Ајде да погледнеме како да го додадете или измените вашиот потпис за е-пошта. После тоа, вклучивме неколку белешки за тоа како да изгледа професионално.

Додајте потпис во Microsoft Outlook

Додавањето потпис во Outlook е прилично јасен процес. Ова ќе го правиме во веб-верзијата на Outlook, но исто така може да се направи со речиси идентични чекори во апликацијата Outlook. Сликите од екранот во оваа статија се од веб-верзијата на Outlook.

Чекор 1: Најавете се на Microsoft Outlook

Најавете се на Microsoft Outlook.

Чекор 2 : Отворете ги поставките за Outlook

Отворете ги поставките за вашата сметка. Направете го ова со кликнување на иконата за поставки во горниот десен агол на вашиот прелистувач.

Чекор 3: Кликнете на „Прикажи ги сите поставки на Outlook“

Чекор 4: Кликнете на Пошта – Состави и одговори

Во менито за поставки, кликнете на „Пошта“ и потоа „Создај и одговори“. На горниот дел од прозорецот од десната страна на екранот, веднаш треба да го видите делот „Потпис за е-пошта“.

Чекор 5: Додајте ги информациите за вашиот потпис

Додадете ги сите работите што сакате да ги прикажете во вашиот потпис. Погледнете го делот подолу за тоа како да се погрижите вашето да изгледа професионално.

Можете да ги менувате фонтовите и да користите други стандардни опции за форматирање на текст. Исто така, можно е да додадете слики ако сакате.

Чекор 6: Изберете Опции

Изберете опции за да одредите кога треба да се користи потписот. Може да се вклучи во нови пораки и пораки на кои одговарате или препраќате.

Чекор 7: Зачувајте ги вашите промени

Не заборавајте да кликнете на копчето „Зачувај“ во долниот десен агол. Откако ќе заштедите, ќе завршите; треба да имате убав потпис со професионален изглед на вашите е-пошта.

Ажурирајте го вашиот потпис на Microsoft Outlook

Ако не сте задоволни со начинот на кој изгледа вашиот нов потпис, не грижете се. Лесно е да се уреди. Исто така, вообичаено е да треба да направите промени кога се менуваат информациите за контакт, кога добивате ново работно место или само сакате да четкатемалку подигнете го.

За да го ажурирате, само следете ги истите чекори што беа користени за создавање на новиот. Кога ќе стигнете до делот за потпис на поставките (чекор 4), кликнете на прозорецот за текст од десната страна, а потоа уредете го полето за текст за да изгледа како што сакате. Тоа е толку едноставно. Не заборавајте да ги зачувате вашите поставки.

Како да направите вашиот потпис на Outlook да изгледа професионален

Постојат бројни начини да се осигурате дека вашиот потпис на е-пошта изгледа професионален. Вашите врвни приоритети: вклучете го вашето полно име, проследено со вашата работа или позиција, потоа информации за контакт. Следниве се ставки кои ќе додадат најголема вредност.

1. Име

Можеби ќе сакате да го користите вашето формално име. Оставете ги сите прекари или скратени имиња, освен ако немате пообична работна средина или клиенти.

2. Наслов

Ова може да биде критично, особено за оние кои можеби не ве познаваат добро или не ве познаваат работев со вас во минатото.

3. Име на компанија

Ако работите за компанија, примателите треба да го знаат нејзиното име. Ако не работите за компанија, може да ставите нешто како „Независен изведувач“ или „Слободен програмер“. Можете исто така да го изоставите овој дел ако не претставувате компанија.

Кога додавате информации за компанијата, може да размислите за додавање на логото на вашата компанија. Прво проверете со вашата компанија за да видите дали тие имаат конкретни работи што би сакале да ги вклучите.

4. Сертификати

Виеможе исто така да ги наведе сите сертификати што ги имате вие ​​или вашата компанија. Сертификациите може да доаѓаат со лого или симбол што исто така може да се додадат.

5. Информации за контакт

Ова можеби е најважниот дел. Обезбедете алтернативни начини за некој да стапи во контакт со вас. Додајте го вашиот телефонски број, вашата деловна веб-страница или кои било други методи што можеби ги имате. Може да ја вклучите и вашата адреса за е-пошта иако таа веќе ќе биде во пораката во делот „Од“. Не е повредено да го имате таму каде што некој може лесно да го види и да пристапи до него.

6. Социјални медиуми

Размислете за поврзување со какви било професионални сметки на социјалните медиуми како што е LinkedIn или други што претставуваат вашиот бизнис.

7. Фотографија

Фотографијата од вас е изборна, но убаво е луѓето да видат со кого комуницираат. Ако културата на вашата компанија е формална, погрижете се да користите фотографија со професионален изглед.

Што не треба да вклучите во потписот на Outlook

Како што можете да видите, делот за потпис ќе ви овозможи да додадете изобилство на текст или слики, но нема ништо лошо во тоа да се одржува едноставно. Целта е да се обезбедат податоци кои додаваат најголема вредност на вашите пораки.

Не претерувајте. Ако додадете премногу, може да изгледа пренатрупано. Преоптоварувањето со информации може да предизвика примачот едноставно да ги игнорира, особено ако е во брзање.

Често ќе видите дека луѓето вклучуваат некој тип на цитати иливелејќи во нивниот е-маил потпис. Препорачувам против ова освен ако не е мото или слоган на вашата компанија. Цитатите често може да бидат мислени, политички или контроверзни; може да ризикувате да навредите некого. Ако вашата желба е да бидете професионални, цитатите се нешто што треба да го избегнувате.

Последна работа на која треба да размислите: избегнувајте да го направите вашиот потпис премногу да ви го одвлекува вниманието. Сакате тоа да биде забележано, но исто така не сакате да биде толку привлечно што ќе ја одземе вашата порака.

Потписот треба да им каже на луѓето кои сте, што работите, за кого работите, како да контактираат со вас и можеби зошто можат да ви веруваат.

Зошто ви треба потпис за е-пошта за Outlook

Постојат некои други добри причини да имате преформатиран назив. Иако изгледаат едноставни, не ја потценувајте нивната важност.

Како што веќе видовме, потписот на е-пошта прави вашите пораки да изгледаат попрофесионално. Потписот може да заштеди драгоцено време.

Иако можеби не изгледа многу, испраќањето повеќе е-пошта и постојаното додавање на вашето име и други детали може да ги одземе другите задачи. Со претходно креиран стандард, има уште една работа помалку што треба да направите за секоја порака.

Потписот исто така гарантира дека вашето име и другите детали секогаш се вклучени во секоја е-пошта. Нема да заборавите да ги додадете вашите најважни информации за контакт. Стандарден потпис ги одржува вашите информации за контакт константни за да ве познаватего испраќаат истото до секој примач.

Има една последна причина: примачот ќе знае од кого ја прима пораката. Адресите на е-пошта честопати се измешани делови од нашите имиња во комбинација со бројки или други букви.

Како резултат на тоа, лицето што ја прима пораката може да не го знае вашето полно име. Официјалниот потпис гарантира дека примачот знае кој сте.

Завршни зборови

Вашиот потпис на е-пошта на Outlook е витален дел од вашата комуникација. Обезбедува информации за вас и им дава на вашите читатели алтернативни начини да контактираат со вас. Тоа заштедува време при пишување и испраќање е-пораки бидејќи нема да мора постојано да пополнувате повторувачки текст.

Откако ќе го поставите потписот на Outlook, не заборавајте да го прегледувате често и проверете дали го продолжувате до денес, ако нешто се промени.

Се надеваме дека овој напис ви помогна да го поставите вашиот професионален потпис за е-пошта во Outlook. Ве молиме слободно контактирајте со нас со какви било прашања или коментари.