Nếu bạn là người thường xuyên sử dụng email, có thể bạn đã từng thấy thư từ đồng nghiệp, đồng nghiệp, bạn bè hoặc gia đình có chữ ký ở cuối. Nó có thể cung cấp tên, số điện thoại, chức danh công việc và các thông tin thích hợp khác. Chữ ký có thể làm cho email trông cực kỳ chuyên nghiệp.

Mặc dù hầu hết các giao tiếp điện tử hiện nay ở dạng tin nhắn nhanh, nhắn tin văn bản, trò chuyện video hoặc mạng xã hội nhưng email vẫn được sử dụng rộng rãi trong thế giới kinh doanh. Do đó, điều quan trọng là phải có một nhãn hiệu chuyên nghiệp, nổi bật và cho người khác biết họ đang liên lạc với ai.

Bạn có phải là người dùng Outlook không? Tạo chữ ký email trong Microsoft Outlook khá đơn giản; nó có thể được thực hiện chỉ trong một vài phút.

Nếu bạn đã có và quên cách thay đổi, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện. Hãy xem cách thêm hoặc sửa đổi chữ ký email của bạn. Sau đó, chúng tôi đã bao gồm một số lưu ý về cách làm cho nó trông chuyên nghiệp.

Thêm chữ ký trong Microsoft Outlook

Thêm chữ ký trong Outlook là một quy trình khá đơn giản. Chúng tôi sẽ thực hiện việc này trong phiên bản web của Outlook nhưng cũng có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng các bước gần như giống hệt nhau trong ứng dụng Outlook. Ảnh chụp màn hình trong bài viết này là từ phiên bản web của Outlook.

Bước 1: Đăng nhập vào Microsoft Outlook

Đăng nhập vào Microsoft Outlook.

Bước 2 : Mở Cài đặt Outlook

Mở cài đặt tài khoản của bạn. Thực hiện việc này bằng cách nhấp vào biểu tượng cài đặt ở góc trên bên phải trình duyệt của bạn.

Bước 3: Nhấp vào “Xem tất cả cài đặt Outlook”

Bước 4: Nhấp vào Thư – Soạn và Trả lời

Trên menu cài đặt, nhấp vào “Thư” rồi nhấp vào “Soạn thư và trả lời”. Ở đầu cửa sổ phía bên phải màn hình, bạn sẽ thấy ngay phần “Chữ ký email”.

Bước 5: Thêm thông tin chữ ký của bạn

Thêm tất cả những điều mà bạn muốn hiển thị trong chữ ký của bạn. Xem phần bên dưới để biết cách đảm bảo rằng văn bản của bạn trông chuyên nghiệp.

Bạn có thể thay đổi phông chữ và sử dụng các tùy chọn định dạng văn bản tiêu chuẩn khác. Bạn cũng có thể thêm hình ảnh nếu muốn.

Bước 6: Chọn Tùy chọn

Chọn các tùy chọn để xác định thời điểm sử dụng chữ ký. Nó có thể được bao gồm trong tin nhắn mới và tin nhắn mà bạn trả lời hoặc chuyển tiếp.

Bước 7: Lưu thay đổi của bạn

Đừng quên nhấp vào nút “Lưu” trong Góc dưới bên phải. Khi bạn lưu, bạn đã hoàn tất; bạn nên có chữ ký chuyên nghiệp đẹp mắt trên email của mình.

Cập nhật Chữ ký Microsoft Outlook của bạn

Nếu bạn không hài lòng với giao diện chữ ký mới của mình, đừng lo lắng. Thật dễ dàng để chỉnh sửa nó. Bạn cũng thường cần thực hiện các thay đổi khi thông tin liên hệ thay đổi, bạn nhận được một chức danh công việc mới hoặc bạn chỉ muốn đánh bóngnó tăng lên một chút.

Để cập nhật nó, chỉ cần làm theo các bước tương tự đã được sử dụng để tạo cái mới. Khi bạn đến phần chữ ký của cài đặt (bước 4), hãy nhấp vào cửa sổ văn bản ở bên phải, sau đó chỉnh sửa hộp văn bản theo cách bạn muốn. Nó đơn giản mà. Đừng quên lưu cài đặt của bạn.

Cách làm cho chữ ký Outlook của bạn trông chuyên nghiệp

Có nhiều cách để đảm bảo chữ ký email của bạn trông chuyên nghiệp. Các ưu tiên hàng đầu của bạn: bao gồm tên đầy đủ của bạn, sau đó là công việc hoặc vị trí của bạn, sau đó là thông tin liên hệ. Sau đây là những mục sẽ mang lại nhiều giá trị nhất.

1. Tên

Bạn có thể muốn sử dụng tên chính thức của mình. Bỏ qua bất kỳ biệt danh hoặc tên rút gọn nào trừ khi bạn có môi trường làm việc hoặc khách hàng bình thường hơn.

2. Chức danh

Điều này có thể rất quan trọng, đặc biệt đối với những người có thể không biết rõ về bạn hoặc chưa biết rõ về bạn đã làm việc với bạn trước đây.

3. Tên công ty

Nếu bạn làm việc cho một công ty, người nhận cần biết tên của công ty đó. Nếu bạn không làm việc cho một công ty, bạn có thể đặt một cái gì đó như "Nhà thầu độc lập" hoặc "Nhà phát triển tự do". Bạn cũng có thể bỏ qua phần này nếu bạn không đại diện cho một công ty.

Khi thêm thông tin công ty, bạn có thể cân nhắc thêm biểu tượng công ty của mình. Trước tiên, hãy kiểm tra với công ty của bạn để xem liệu họ có những điều cụ thể mà họ muốn bạn đưa vào hay không.

4. Giấy chứng nhận

Bạncũng có thể liệt kê bất kỳ chứng nhận nào mà bạn hoặc công ty của bạn có. Giấy chứng nhận có thể đi kèm với logo hoặc biểu tượng cũng có thể được thêm vào.

5. Thông tin liên hệ

Đây có thể là phần quan trọng nhất. Cung cấp các cách khác để ai đó liên lạc với bạn. Thêm số điện thoại, trang web doanh nghiệp của bạn hoặc bất kỳ phương pháp nào khác mà bạn có thể có. Bạn cũng có thể bao gồm địa chỉ email của mình mặc dù nó đã có trong thư trên phần “Từ”. Sẽ không hại gì nếu đặt nó ở nơi ai đó có thể dễ dàng nhìn thấy và truy cập.

6. Mạng xã hội

Cân nhắc liên kết với bất kỳ tài khoản mạng xã hội chuyên nghiệp nào như LinkedIn hoặc những tài khoản khác đại diện cho doanh nghiệp của bạn.

7. Ảnh

Bạn không bắt buộc phải chụp ảnh chính mình nhưng thật tuyệt khi mọi người nhìn thấy người mà họ đang giao tiếp. Nếu văn hóa công ty của bạn trang trọng, hãy đảm bảo sử dụng ảnh có vẻ chuyên nghiệp.

Những điều bạn không nên đưa vào chữ ký Outlook của mình

Như bạn có thể thấy, phần chữ ký sẽ cho phép bạn để thêm nhiều văn bản hoặc hình ảnh, nhưng không có gì sai khi giữ cho nó đơn giản. Mục tiêu là cung cấp dữ liệu mang lại nhiều giá trị nhất cho thông điệp của bạn.

Đừng lạm dụng nó. Nếu bạn thêm quá nhiều, nó có thể trông lộn xộn. Quá tải thông tin có thể khiến người nhận bỏ qua nó, đặc biệt nếu họ đang vội.

Bạn sẽ thường thấy mọi người đưa vào một số loại trích dẫn hoặcnói trong chữ ký email của họ. Tôi khuyên bạn không nên làm điều này trừ khi đó là phương châm hoặc khẩu hiệu của công ty bạn. Các trích dẫn thường có thể gây tranh cãi, chính trị hoặc gây tranh cãi; bạn có thể có nguy cơ xúc phạm ai đó. Nếu mong muốn của bạn là trở nên chuyên nghiệp, thì bạn nên tránh sử dụng trích dẫn.

Một điều cuối cùng cần cân nhắc: tránh làm cho chữ ký của bạn quá rối mắt. Bạn muốn nó được chú ý, nhưng bạn cũng không muốn nó bắt mắt đến mức làm mất đi thông điệp của bạn.

Chữ ký phải cho mọi người biết bạn là ai, bạn làm gì, bạn làm việc cho ai, cách liên hệ với bạn và có thể lý do tại sao họ có thể tin tưởng bạn.

Tại sao bạn cần một chữ ký email cho Outlook

Có một số lý do chính đáng khác để có biệt danh được định dạng sẵn. Mặc dù chúng có vẻ đơn giản nhưng đừng đánh giá thấp tầm quan trọng của chúng.

Như chúng ta đã thấy, chữ ký email làm cho thư của bạn trông chuyên nghiệp hơn. Một chữ ký có thể tiết kiệm thời gian quý báu.

Mặc dù có vẻ không nhiều nhưng việc gửi nhiều email và liên tục thêm tên của bạn cũng như các thông tin chi tiết khác có thể làm mất đi các nhiệm vụ khác. Với mặc định được tạo trước, bạn sẽ bớt phải làm một việc cho mỗi thư.

Chữ ký cũng đảm bảo rằng tên của bạn và các chi tiết khác luôn được bao gồm trong mỗi email. Bạn sẽ không quên thêm thông tin liên hệ cực kỳ quan trọng của mình. Chữ ký tiêu chuẩn giữ cho thông tin liên hệ của bạn không đổi để bạn biết bạnđang gửi chính xác cùng một nội dung cho từng người nhận.

Còn một lý do cuối cùng: người nhận sẽ biết họ đang nhận được tin nhắn từ ai. Địa chỉ email thường là những phần lộn xộn trong tên của chúng tôi kết hợp với các số hoặc chữ cái khác.

Do đó, người nhận được tin nhắn có thể không biết tên đầy đủ của bạn. Chữ ký chính thức đảm bảo rằng người nhận biết bạn là ai.

Lời cuối

Chữ ký email Outlook của bạn là một phần quan trọng trong thông tin liên lạc của bạn. Nó cung cấp thông tin về bạn và cung cấp cho người đọc những cách khác để liên hệ với bạn. Nó giúp tiết kiệm thời gian khi nhập và gửi email vì bạn sẽ không phải liên tục điền vào văn bản lặp đi lặp lại.

Sau khi bạn đã thiết lập chữ ký Outlook của mình, hãy nhớ xem lại chữ ký đó thường xuyên và đảm bảo rằng bạn duy trì nó đến nay nếu có bất kỳ thay đổi nào.

Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn thiết lập chữ ký email chuyên nghiệp của mình trong Outlook. Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc nhận xét nào.