Če pogosto uporabljate e-pošto, ste verjetno že videli pošto sodelavcev, kolegov, prijateljev ali družinskih članov, ki je na koncu opremljena s podpisom. V njem so lahko navedeni njihovo ime, telefonska številka, delovno mesto in druge pomembne informacije. S podpisom lahko e-pošta postane videti zelo profesionalna.

Čeprav se večina elektronskih komunikacij zdaj odvija v obliki takojšnjega sporočanja, besedilnih sporočil, video klepeta ali družabnih medijev, se e-pošta v poslovnem svetu še vedno pogosto uporablja. Zaradi tega je zelo pomembno, da imate profesionalno oblikovan znak, ki izstopa in omogoča drugim, da vedo, s kom komunicirajo.

Ste uporabnik programa Outlook? Ustvarjanje e-poštnega podpisa v programu Microsoft Outlook je precej preprosto; to lahko storite v nekaj minutah.

Če ga že imate in ste pozabili, kako ga spremeniti, vam bomo pokazali, kako. Oglejmo si, kako dodati ali spremeniti svoj e-poštni podpis. Nato smo vključili nekaj opomb, kako poskrbeti, da bo videti profesionalno.

Dodajanje podpisa v programu Microsoft Outlook

Dodajanje podpisa v programu Outlook je precej preprost postopek. To bomo opravili v spletni različici programa Outlook, vendar lahko to storite tudi s skoraj enakimi koraki v aplikaciji Outlook. Zaslonske slike v tem članku so iz spletne različice programa Outlook.

Korak 1: Prijava v Microsoft Outlook

Prijavite se v Microsoft Outlook.

Korak 2: Odprite nastavitve programa Outlook

Odprite nastavitve računa. To storite tako, da v zgornjem desnem kotu brskalnika kliknete ikono nastavitev.

Korak 3: Kliknite na "Ogled vseh nastavitev programa Outlook"

Korak 4: Kliknite Mail - Compose and Reply (Sestavi in odgovori)

V meniju z nastavitvami kliknite "Mail" in nato "Compose and reply". Na vrhu okna na desni strani zaslona morate takoj videti razdelek "Email signature".

5. korak: Dodajte podatke za podpis

Dodajte vse, kar želite, da se prikaže v vašem podpisu. V spodnjem razdelku preberite, kako poskrbeti, da bo vaš podpis videti profesionalno.

Spremenite lahko pisave in uporabite druge standardne možnosti oblikovanja besedila. Če želite, lahko dodate tudi slike.

Korak 6: Izberite možnosti

Izberite možnosti, s katerimi določite, kdaj naj se podpis uporabi. Vključite ga lahko v nova sporočila in sporočila, na katera odgovarjate ali jih posredujete naprej.

Korak 7: Shranite spremembe

Ne pozabite klikniti gumba "Shrani" v spodnjem desnem kotu. Ko shranite, je vse končano; v e-poštnih sporočilih boste imeli lep profesionalen podpis.

Posodobitev podpisa v programu Microsoft Outlook

Če niste zadovoljni z videzom svojega novega podpisa, brez skrbi, saj ga lahko preprosto uredite. Pogosto se zgodi, da ga morate spremeniti, ko se spremenijo kontaktni podatki, dobite nov naziv delovnega mesta ali ga želite le malo popraviti.

Če ga želite posodobiti, sledite istim korakom, kot ste ustvarili novega. Ko pridete do dela z nastavitvami za podpis (korak 4), kliknite na okno z besedilom na desni strani, nato pa uredite polje z besedilom tako, kot želite. Tako preprosto je. Ne pozabite shraniti nastavitev.

Kako narediti podpis v Outlooku videti profesionalno

Obstajajo številni načini, kako zagotoviti, da bo vaš e-poštni podpis videti profesionalno. Najpomembnejše prednostne naloge: vključite svoje ime in priimek, nato svoje delovno mesto ali položaj in nato kontaktne podatke. V nadaljevanju so navedeni elementi, ki bodo imeli največjo dodano vrednost.

1. Ime

Morda boste želeli uporabiti svoje uradno ime. Ne uporabljajte vzdevkov ali skrajšanih imen, razen če imate bolj neformalno delovno okolje ali stranke.

2. Naslov

To je lahko ključnega pomena, zlasti za tiste, ki vas morda ne poznajo dobro ali z vami v preteklosti niso sodelovali.

3. Ime podjetja

Če delate za podjetje, morajo prejemniki poznati njegovo ime. Če ne delate za podjetje, lahko navedete nekaj takega, kot je "neodvisni izvajalec" ali "svobodni razvijalec". Če ne zastopate podjetja, lahko ta del tudi izpustite.

Pri dodajanju informacij o podjetju lahko razmislite o dodajanju logotipa podjetja. Najprej se posvetujte s podjetjem in preverite, ali želi, da vključite določene stvari.

4. Potrdila

Navedite lahko tudi morebitne certifikate, ki jih imate vi ali vaše podjetje. Certifikati so lahko opremljeni z logotipom ali simbolom, ki ga prav tako lahko dodate.

5. Kontaktni podatki

To je morda najpomembnejši del. Navedite alternativne načine, kako lahko nekdo stopi v stik z vami. Dodajte svojo telefonsko številko, spletno stran podjetja ali druge načine, ki jih morda imate. Vključite lahko tudi svoj e-poštni naslov, čeprav bo že v sporočilu v razdelku "Od". Ne škodi, če je tam, kjer ga lahko nekdo zlahka vidi in do njega dostopa.

6. Družbeni mediji

Razmislite o povezovanju s strokovnimi računi v družabnih medijih, kot je LinkedIn ali drugi, ki predstavljajo vaše podjetje.

7. Fotografija

Vaša fotografija ni obvezna, vendar je dobro, da ljudje vidijo, s kom komunicirajo. Če je kultura vašega podjetja formalna, poskrbite za profesionalno fotografijo.

Česa ne bi smeli vključiti v svoj podpis v programu Outlook

Kot lahko vidite, lahko v razdelek za podpis dodate veliko besedila ali slik, vendar ni nič narobe, če je preprost. Cilj je zagotoviti podatke, ki bodo vašim sporočilom dodali največjo vrednost.

Ne pretiravajte z informacijami. Če jih boste dodali preveč, bo morda videti nepregledno. Preobremenjenost z informacijami lahko povzroči, da jih prejemnik preprosto prezre, zlasti če se mu mudi.

Pogosto boste videli, da ljudje v svoj e-poštni podpis vključijo kakšen citat ali rek. To odsvetujem, razen če gre za moto ali slogan vašega podjetja. Citati so lahko pogosto mnenjski, politični ali kontroverzni; lahko tvegate, da boste koga užalili. Če želite biti profesionalni, se morate citatom izogibati.

Še zadnja stvar, o kateri je treba razmisliti: izogibajte se preveč motečemu podpisu. Želite, da je podpis opazen, vendar tudi ne želite, da bi bil tako privlačen, da bi odvračal pozornost od vašega sporočila.

Podpis mora ljudem povedati, kdo ste, kaj počnete, za koga delate, kako vas lahko kontaktirajo in zakaj vam lahko zaupajo.

Zakaj potrebujete e-poštni podpis za Outlook

Obstaja še nekaj drugih dobrih razlogov za vnaprej oblikovan vzdevek. Čeprav se morda zdijo preprosti, ne podcenjujte njihovega pomena.

Kot smo že ugotovili, so vaša sporočila s podpisom e-pošte videti bolj profesionalno. Podpis lahko prihrani dragoceni čas.

Čeprav se morda ne zdi veliko, lahko pošiljanje več e-poštnih sporočil ter nenehno dodajanje imena in drugih podrobnosti odvzame čas za druge naloge. Z vnaprej ustvarjenimi privzetimi nastavitvami imate za vsako sporočilo eno stvar manj.

Podpis zagotavlja tudi, da so vaše ime in drugi podatki vedno vključeni v vsako e-poštno sporočilo. Ne boste pozabili dodati pomembnih kontaktnih podatkov. Standardni podpis ohranja vaše kontaktne podatke nespremenjene, tako da veste, da vsakemu prejemniku pošiljate popolnoma enako stvar.

Še zadnji razlog: prejemnik bo vedel, od koga prejema sporočilo. E-poštni naslovi so pogosto pomešani deli naših imen v kombinaciji s številkami ali drugimi črkami.

Oseba, ki prejme sporočilo, morda ne bo poznala vašega polnega imena. Z uradnim podpisom zagotovite, da bo prejemnik vedel, kdo ste.

Zadnje besede

Podpis elektronske pošte v programu Outlook je pomemben del vaše komunikacije. Zagotavlja informacije o vas in bralcem ponuja alternativne načine za stik z vami. Prihrani čas pri tipkanju in pošiljanju e-pošte, saj vam ne bo treba nenehno izpolnjevati ponavljajočega se besedila.

Ko nastavite svoj podpis v programu Outlook, ga pogosto preglejte in poskrbite, da bo posodobljen, če se kaj spremeni.

Upamo, da vam je ta članek pomagal pri nastavitvi profesionalnega e-poštnega podpisa v programu Outlook. Vabimo vas, da se obrnete na nas s kakršnimi koli vprašanji ali pripombami.