Si vous utilisez fréquemment le courrier électronique, vous avez probablement vu des messages de collègues, de collaborateurs, d'amis ou de membres de votre famille comportant une signature à la fin. Celle-ci peut indiquer le nom, le numéro de téléphone, la fonction et d'autres informations pertinentes. Une signature peut donner à un courrier électronique un aspect extrêmement professionnel.

Si la plupart des communications électroniques prennent désormais la forme d'une messagerie instantanée, d'une messagerie textuelle, d'un chat vidéo ou de médias sociaux, le courrier électronique reste très utilisé dans le monde des affaires. Il est donc essentiel de disposer d'une marque d'aspect professionnel qui se distingue et permet aux autres de savoir avec qui ils communiquent.

Vous êtes un utilisateur d'Outlook ? La création d'une signature de courriel dans Microsoft Outlook est plutôt simple ; elle peut être réalisée en quelques minutes seulement.

Si vous en avez déjà une et que vous avez oublié comment la modifier, nous allons vous montrer comment. Voyons comment ajouter ou modifier votre signature de courrier électronique. Ensuite, nous avons inclus quelques notes sur la façon de lui donner un aspect professionnel.

Ajouter une signature dans Microsoft Outlook

L'ajout d'une signature dans Outlook est un processus assez simple. Nous le ferons dans la version web d'Outlook, mais il est également possible de procéder de la même manière dans l'application Outlook. Les captures d'écran de cet article proviennent de la version web d'Outlook.

Étape 1 : Connectez-vous à Microsoft Outlook

Connectez-vous à Microsoft Outlook.

Étape 2 : Ouvrir les paramètres d'Outlook

Ouvrez les paramètres de votre compte en cliquant sur l'icône des paramètres dans le coin supérieur droit de votre navigateur.

Étape 3 : Cliquez sur "Afficher tous les paramètres d'Outlook".

Étape 4 : Cliquez sur Courrier - Composer et répondre.

Dans le menu des paramètres, cliquez sur "Courrier", puis sur "Composer et répondre". En haut de la fenêtre, à droite de l'écran, vous devriez voir immédiatement la section "Signature de l'e-mail".

Étape 5 : Ajoutez les informations relatives à votre signature

Ajoutez tous les éléments que vous souhaitez voir apparaître dans votre signature. Consultez la section ci-dessous pour vous assurer que votre signature est professionnelle.

Vous pouvez modifier les polices et utiliser d'autres options de formatage de texte standard. Il est également possible d'ajouter des images si vous le souhaitez.

Étape 6 : Sélectionner les options

Sélectionnez des options pour déterminer quand la signature doit être utilisée. Elle peut être incluse dans les nouveaux messages et les messages auxquels vous répondez ou que vous transférez.

Étape 7 : Enregistrez vos modifications

N'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Enregistrer" dans le coin inférieur droit. Une fois que vous avez enregistré, vous avez terminé ; vous devriez avoir une belle signature d'aspect professionnel sur vos courriels.

Mettez à jour votre signature Microsoft Outlook

Si vous n'êtes pas satisfait de l'aspect de votre nouvelle signature, ne vous inquiétez pas, il est facile de la modifier. Il est également fréquent de devoir la modifier lorsque les coordonnées changent, que vous recevez un nouveau titre de poste ou que vous souhaitez simplement la rafraîchir un peu.

Pour la mettre à jour, il suffit de suivre les mêmes étapes que celles utilisées pour créer la nouvelle signature. Lorsque vous arrivez à la section signature des paramètres (étape 4), cliquez sur la fenêtre de texte sur le côté droit, puis modifiez la zone de texte pour qu'elle ressemble à ce que vous souhaitez. C'est aussi simple que cela. N'oubliez pas de sauvegarder vos paramètres.

Comment donner à votre signature Outlook un aspect professionnel

Il existe de nombreuses façons de donner à votre signature électronique un aspect professionnel. Vos priorités absolues : inclure votre nom complet, suivi de votre poste ou de votre fonction, puis de vos coordonnées. Les éléments suivants sont ceux qui apporteront le plus de valeur ajoutée.

1. nom

Vous pouvez utiliser votre nom officiel, mais pas de surnom ou de nom abrégé, sauf si votre environnement de travail ou vos clients sont plus décontractés.

2. Titre

Cela peut être critique, surtout pour ceux qui ne vous connaissent pas bien ou qui n'ont pas travaillé avec vous dans le passé.

3. nom de la société

Si vous travaillez pour une entreprise, les destinataires doivent connaître son nom. Si vous ne travaillez pas pour une entreprise, vous pouvez mettre quelque chose comme "Entrepreneur indépendant" ou "Développeur indépendant". Vous pouvez également omettre cette partie si vous ne représentez pas une entreprise.

Lorsque vous ajoutez des informations sur votre entreprise, vous pouvez envisager d'ajouter le logo de votre entreprise. Vérifiez d'abord auprès de votre entreprise s'il y a des éléments spécifiques qu'elle souhaite que vous incluiez.

4. les certifications

Vous pouvez également mentionner les certifications que vous ou votre entreprise avez obtenues. Les certifications peuvent être accompagnées d'un logo ou d'un symbole que vous pouvez également ajouter.

5. informations de contact

Il s'agit peut-être de la partie la plus importante. Fournissez des moyens alternatifs pour que quelqu'un puisse vous contacter. Ajoutez votre numéro de téléphone, le site Web de votre entreprise ou toute autre méthode que vous avez. Vous pouvez également inclure votre adresse électronique, même si elle se trouve déjà dans le message dans la section "De". Cela ne fait pas de mal de l'avoir là où quelqu'un peut facilement la voir et y accéder.

6. médias sociaux

Envisagez de créer un lien vers les comptes de médias sociaux professionnels tels que LinkedIn ou autres qui représentent votre entreprise.

7. photo

Une photo de vous-même est facultative, mais elle permet aux gens de voir avec qui ils communiquent. Si la culture de votre entreprise est formelle, veillez à utiliser une photo d'aspect professionnel.

Ce que vous ne devez pas inclure dans votre signature Outlook

Comme vous pouvez le constater, la section "signature" vous permet d'ajouter une abondance de texte ou d'images, mais il n'y a rien de mal à rester simple. L'objectif est de fournir des données qui ajoutent le plus de valeur à vos messages.

N'en faites pas trop. Si vous en ajoutez trop, vous risquez de donner l'impression d'un fouillis. La surcharge d'informations peut inciter le destinataire à l'ignorer, surtout s'il est pressé.

Vous verrez souvent des personnes inclure une citation ou un dicton dans leur signature électronique. Je vous déconseille de le faire, à moins qu'il ne s'agisse d'une devise ou d'un slogan de votre entreprise. Les citations peuvent souvent être empreintes d'opinion, de politique ou de controverse ; vous risquez d'offenser quelqu'un. Si vous souhaitez être professionnel, les citations sont à éviter.

Une dernière chose à laquelle il faut penser : évitez de rendre votre signature trop distrayante. Vous voulez qu'elle soit remarquée, mais vous ne voulez pas non plus qu'elle soit si accrocheuse qu'elle vous fasse perdre de vue votre message.

La signature doit indiquer aux gens qui vous êtes, ce que vous faites, pour qui vous travaillez, comment vous contacter, et éventuellement pourquoi ils peuvent vous faire confiance.

Pourquoi vous avez besoin d'une signature de courriel pour Outlook

Il existe d'autres bonnes raisons de disposer d'un nom d'utilisateur préformaté, qui peuvent sembler simples, mais dont l'importance ne doit pas être sous-estimée.

Comme nous l'avons déjà vu, une signature de courriel donne à vos messages un aspect plus professionnel. Une signature peut vous faire gagner un temps précieux.

Même si cela peut sembler peu, le fait d'envoyer plusieurs courriels et d'ajouter constamment votre nom et d'autres détails peut vous empêcher d'accomplir d'autres tâches. Avec un modèle par défaut préétabli, vous avez une chose de moins à faire pour chaque message.

Une signature permet également de s'assurer que votre nom et d'autres informations figurent toujours dans chaque courrier électronique. Vous n'oublierez pas d'ajouter vos informations de contact, qui sont essentielles. Une signature standard maintient vos informations de contact constantes, de sorte que vous savez que vous envoyez exactement la même chose à chaque destinataire.

Il y a une dernière raison : le destinataire saura de qui il reçoit le message. Les adresses électroniques sont souvent des parties mélangées de nos noms combinées avec des chiffres ou d'autres lettres.

Par conséquent, la personne qui reçoit le message peut ne pas connaître votre nom complet. Une signature formelle garantit que le destinataire sait qui vous êtes.

Le mot de la fin

Votre signature de courriel Outlook est un élément essentiel de vos communications. Elle fournit des informations sur vous et donne à vos lecteurs d'autres moyens de vous contacter. Elle permet de gagner du temps lors de la saisie et de l'envoi de courriels puisque vous n'aurez pas à remplir continuellement un texte répétitif.

Une fois que vous avez configuré votre signature Outlook, veillez à la revoir fréquemment et à la mettre à jour en cas de changement.

Nous espérons que cet article vous a aidé à mettre en place votre signature professionnelle dans Outlook. N'hésitez pas à nous contacter pour toute question ou commentaire.