如果你是一个经常使用电子邮件的人，你可能已经看到了来自同事、姐妹、朋友或家人的邮件，这些邮件的结尾都有一个签名。 它可能会给出他们的名字、电话号码、工作职位和其他相关信息。 签名可以使电子邮件看起来非常专业。

虽然现在大多数电子通信是以即时通信、短信、视频聊天或社交媒体的形式进行的，但电子邮件在商业世界中仍然被广泛使用。 正因为如此，拥有一个专业的外观标志是至关重要的，它可以让别人知道他们在与谁沟通。

你是Outlook用户吗？ 在Microsoft Outlook中创建一个电子邮件签名是相当简单的，它可以在短短几分钟内完成。

如果你已经有一个，但你忘记了如何改变它，我们将告诉你如何做。 让我们看看如何添加或修改你的电子邮件签名。 之后，我们还包括一些关于如何使它看起来专业的注意事项。

在Microsoft Outlook中添加签名

在Outlook中添加签名是一个相当简单的过程。 我们将在Outlook的网页版中进行，但也可以在Outlook应用程序中使用几乎相同的步骤来完成。 本文的截图来自Outlook的网页版。

第1步：登录到Microsoft Outlook

登录到Microsoft Outlook。

第2步：打开Outlook设置

打开你的账户设置，点击浏览器右上角的设置图标即可。

第3步：点击 "查看所有Outlook设置"

第4步：点击邮件 - 撰写和回复

在设置菜单上，点击 "邮件"，然后点击 "撰写和回复"。 在屏幕右侧的窗口顶部，你应该立即看到 "电子邮件签名 "部分。

第5步：添加您的签名信息

添加所有你想在签名中显示的内容。 请参阅下面的章节，了解如何确保你的签名看起来很专业。

你可以改变字体和使用其他标准的文本格式选项。 如果你愿意，还可以添加图片。

第6步：选择选项

选择选项来决定何时使用签名，它可以包含在新邮件和你回复或转发的邮件中。

第7步：保存您的更改

不要忘记点击右下角的 "保存 "按钮。 一旦你保存，你就完成了；你应该在你的电子邮件上有一个漂亮的专业签名。

更新你的Microsoft Outlook签名

如果你对你的新签名的样子不满意，不用担心。 编辑它很容易。 当联系信息发生变化，你收到一个新的工作头衔，或者你只是想把它刷新一下，这也是很常见的需要改变。

要更新它，只需遵循创建新签名的相同步骤。 当你到达设置的签名部分时（第4步），点击右侧的文本窗口，然后将文本框编辑成你想要的样子。 就这么简单。 不要忘记保存你的设置。

如何使你的Outlook签名看起来很专业

有许多方法可以确保你的电子邮件签名看起来很专业。 你的首要任务：包括你的全名，其次是你的工作或职位，然后是联系信息。 以下是能增加最大价值的项目。

1.名称

你可能想使用你的正式名字。 除非你的工作环境或客户比较随意，否则不要使用任何绰号或简称。

2.标题

这可能是至关重要的，特别是对于那些可能不熟悉你或过去没有与你合作的人。

3.公司名称

如果你为某家公司工作，收件人需要知道它的名字。 如果你不为某家公司工作，你可以写上 "独立承包商 "或 "自由开发者 "之类的话。

在添加公司信息时，你可以考虑添加你的公司标志。 先向你的公司咨询，看他们是否有具体的东西希望你加入。

4.认证

你也可以列出你或你的公司所拥有的任何认证。 认证可能有一个标志或符号，也可以加入。

5.联系信息

这可能是最重要的部分。 为别人提供与你联系的其他方式。 添加你的电话号码，你的商业网站，或你可能有的任何其他方法。 你也可以包括你的电子邮件地址，尽管它已经在信息的 "发件人 "部分。 把它放在别人可以轻易看到和访问的地方也无妨。

6.社会媒体

考虑链接到任何专业的社交媒体账户，如LinkedIn或其他代表你业务的账户。

7.照片

自己的照片是可有可无的，但让人们看到他们在与谁交流是很好的。 如果你的公司文化是正式的，确保使用一张专业的照片。

你不应该在你的Outlook签名中包括哪些内容

正如你所看到的，签名部分将允许你添加大量的文字或图片，但保持简单并没有错。 目标是提供数据，为你的信息增加最大的价值。

不要过度，如果你添加太多，它可能看起来很杂乱。 信息过量可能导致收件人直接忽略它，特别是如果他们在赶时间。

你会经常看到人们在他们的电子邮件签名中包括一些类型的引语或谚语。 我建议不要这样做，除非它是你公司的座右铭或口号。 引语往往是有意见的，政治的，或有争议的；你可能有冒犯别人的风险。 如果你的愿望是专业，引语是你应该避免的。

最后要考虑的是：避免使你的签名过于分散注意力。 你希望它被注意到，但你也不希望它太抢眼，以至于夺走你的信息。

签名应该告诉人们你是谁，你是做什么的，你为谁工作，如何与你联系，可能还有为什么他们可以信任你。

为什么你需要一个Outlook的电子邮件签名

还有一些其他的好理由，要有一个预先格式化的名称。 虽然它们可能看起来很简单，但不要低估它们的重要性。

正如我们已经看到的，电子邮件签名使你的信息看起来更专业。 签名可以节省宝贵的时间。

虽然看起来不多，但发送多封电子邮件并不断添加你的名字和其他细节会占用其他任务。 有了预先创建的默认值，你就可以为每封邮件少做一件事。

签名还能确保你的名字和其他细节始终包含在每封邮件中。 你不会忘记添加你最重要的联系信息。 标准签名能保持你的联系信息不变，这样你就知道你向每个收件人发送的是完全相同的东西。

还有最后一个原因：收件人会知道他们收到的是谁的信息。 电子邮件地址往往是我们的名字与数字或其他字母结合的杂乱部分。

因此，收到信息的人可能不知道你的全名。 一个正式的签名可以确保收件人知道你是谁。

最后的话

你的Outlook电子邮件签名是你通信的重要组成部分。 它提供了关于你的信息，并给你的读者提供了与你联系的其他方式。 它节省了打字和发送电子邮件的时间，因为你将不必不断地填写重复的文本。

一旦你设置了你的Outlook签名，一定要经常审查它，并确保在有任何变化时保持更新。

希望这篇文章能帮助你在Outlook中设置你的专业电子邮件签名。 如有任何问题或意见，请随时与我们联系。