Ako često koristite e-poštu, vjerojatno ste vidjeli poštu od suradnika, kolega, prijatelja ili obitelji koja na kraju ima potpis. Može dati njihovo ime, telefonski broj, radno mjesto i druge relevantne informacije. Potpis može učiniti da e-pošta izgleda iznimno profesionalno.

Iako je većina elektroničkih komunikacija sada u obliku razmjene trenutnih poruka, tekstualnih poruka, videochata ili društvenih medija, e-pošta se još uvijek široko koristi u poslovnom svijetu. Zbog toga je ključno imati oznaku profesionalnog izgleda koja se ističe i daje drugima do znanja s kim komuniciraju.

Jeste li korisnik programa Outlook? Stvaranje potpisa e-pošte u programu Microsoft Outlook prilično je jednostavno; to se može učiniti za samo nekoliko minuta.

Ako ga već imate, a zaboravili ste kako ga promijeniti, mi ćemo vam pokazati kako. Pogledajmo kako dodati ili izmijeniti svoj potpis e-pošte. Nakon toga, uključili smo neke bilješke o tome kako da izgleda profesionalno.

Dodajte potpis u Microsoft Outlook

Dodavanje potpisa u Outlook prilično je jednostavan postupak. To ćemo raditi u web verziji Outlooka, ali to se također može učiniti korištenjem gotovo identičnih koraka unutar aplikacije Outlook. Slike zaslona u ovom članku su iz web verzije programa Outlook.

1. korak: Prijavite se u Microsoft Outlook

Prijavite se u Microsoft Outlook.

2. korak : Otvorite Outlook postavke

Otvorite postavke računa. Učinite to klikom na ikonu postavki u gornjem desnom kutu preglednika.

Korak 3: Kliknite na “View all Outlook Settings”

Korak 4: Kliknite na Mail – Sastavi i odgovori

Na izborniku postavki kliknite na "Pošta", a zatim na "Sastavi i odgovori." Na vrhu prozora na desnoj strani ekrana trebali biste odmah vidjeti odjeljak "Potpis e-pošte".

Korak 5: Dodajte svoje podatke o potpisu

Dodajte sve stvari koje želite prikazati u svom potpisu. Pogledajte odjeljak u nastavku o tome kako osigurati da vaš izgleda profesionalno.

Možete promijeniti fontove i koristiti druge standardne opcije oblikovanja teksta. Također je moguće dodati slike ako želite.

Korak 6: Odaberite opcije

Odaberite opcije kako biste odredili kada bi se potpis trebao koristiti. Može se uključiti u nove poruke i poruke na koje odgovarate ili ih prosljeđujete.

Korak 7: Spremite svoje promjene

Ne zaboravite kliknuti gumb "Spremi" u donji desni kut. Nakon što spremite, gotovi ste; trebali biste imati lijep potpis profesionalnog izgleda na svojoj e-pošti.

Ažurirajte svoj Microsoft Outlook potpis

Ako niste zadovoljni načinom na koji vaš novi potpis izgleda, ne brinite. Lako ga je urediti. Također je uobičajena potreba za promjenama kada se promijene podaci za kontakt, kada dobijete novu titulu ili jednostavno želite četkanjemalo poboljšati.

Da biste ga ažurirali, samo slijedite iste korake koji su korišteni za stvaranje novog. Kada dođete do odjeljka za potpis u postavkama (korak 4), kliknite na tekstualni prozor s desne strane, zatim uredite tekstualni okvir da izgleda onako kako želite. Tako je jednostavno. Ne zaboravite spremiti svoje postavke.

Kako učiniti da vaš Outlook potpis izgleda profesionalno

Postoje brojni načini da osigurate da vaš potpis e-pošte izgleda profesionalno. Vaši glavni prioriteti: uključite svoje puno ime i prezime nakon čega slijedi vaš posao ili položaj, a zatim kontakt informacije. Sljedeće su stavke koje će dodati najveću vrijednost.

1. Ime

Možda ćete htjeti koristiti svoje službeno ime. Izostavite sve nadimke ili skraćena imena osim ako nemate ležernije radno okruženje ili klijente.

2. Naslov

Ovo može biti kritično, posebno za one koji vas možda ne poznaju dobro ili nisu radio s vama u prošlosti.

3. Naziv tvrtke

Ako radite za tvrtku, primatelji moraju znati njezin naziv. Ako ne radite za tvrtku, mogli biste staviti nešto poput "Neovisni izvođač" ili "Samostalni programer". Također možete izostaviti ovaj dio ako ne predstavljate tvrtku.

Kada dodajete informacije o tvrtki, razmislite o dodavanju logotipa svoje tvrtke. Prvo provjerite sa svojom tvrtkom imaju li određene stvari koje bi željeli da uključite.

4. Certifikati

Vitakođer može navesti sve certifikate koje imate vi ili vaša tvrtka. Certifikati mogu dolaziti s logotipom ili simbolom koji se također može dodati.

5. Podaci za kontakt

Ovo bi mogao biti najvažniji dio. Omogućite alternativne načine da netko stupi u kontakt s vama. Dodajte svoj telefonski broj, web-lokaciju svoje tvrtke ili bilo koju drugu metodu koju imate. Također možete uključiti svoju adresu e-pošte iako će ona već biti u poruci u odjeljku "Šalje". Ne škodi imati ga tamo gdje ga netko može lako vidjeti i pristupiti mu.

6. Društveni mediji

Razmislite o povezivanju s bilo kojim profesionalnim računima društvenih medija kao što je LinkedIn ili drugi koji predstavljaju vaš posao.

7. Fotografija

Svoja fotografija nije obavezna, ali je lijepo da ljudi vide s kim komuniciraju. Ako je kultura vaše tvrtke formalna, pobrinite se da koristite fotografiju profesionalnog izgleda.

Što ne biste trebali uključiti u svoj Outlook potpis

Kao što vidite, odjeljak za potpis omogućit će vam dodati obilje teksta ili slika, ali nema ništa loše u tome da bude jednostavno. Cilj je pružiti podatke koji dodaju najveću vrijednost vašim porukama.

Nemojte pretjerivati. Ako dodate previše, može izgledati pretrpano. Preopterećenost informacijama može dovesti do toga da ih primatelj jednostavno zanemari, posebno ako je u žurbi.

Često ćete vidjeti da ljudi uključuju neku vrstu citata ilikažu u svom potpisu e-pošte. Ne preporučujem ovo osim ako je to moto ili slogan vaše tvrtke. Citati često mogu biti mišljenja, politički ili kontroverzni; možete riskirati da nekoga uvrijedite. Ako želite biti profesionalni, navodnici su nešto što biste trebali izbjegavati.

Još jedna posljednja stvar o kojoj trebate razmišljati: izbjegavajte da vaš potpis previše smeta. Želite da bude primijećen, ali isto tako ne želite da bude toliko upečatljiv da umanjuje vašu poruku.

Potpis bi ljudima trebao reći tko ste, što radite, za koga radite, kako vas mogu kontaktirati i zašto vam mogu vjerovati.

Zašto vam je potreban potpis e-pošte za Outlook

Postoje neki drugi dobri razlozi za imati unaprijed formatirani nadimak. Iako se mogu činiti jednostavnima, nemojte podcjenjivati ​​njihovu važnost.

Kao što smo već vidjeli, potpis e-pošte čini da vaše poruke izgledaju profesionalnije. Potpis može uštedjeti dragocjeno vrijeme.

Iako se možda ne čini mnogo, slanje više e-poruka i stalno dodavanje vašeg imena i drugih podataka može vam oduzeti druge zadatke. S unaprijed stvorenim zadanim postavkama, postoji jedna stvar manje koju morate učiniti za svaku poruku.

Potpis također osigurava da su vaše ime i drugi detalji uvijek uključeni u svaku poruku e-pošte. Nećete zaboraviti dodati svoje najvažnije podatke za kontakt. Standardni potpis održava vaše podatke za kontakt stalnima tako da vas poznajetešalju potpuno istu stvar svakom primatelju.

Postoji još jedan razlog: primatelj će znati od koga prima poruku. Adrese e-pošte često su pomiješani dijelovi naših imena u kombinaciji s brojevima ili drugim slovima.

Zbog toga osoba koja prima poruku možda neće znati vaše puno ime. Formalni potpis osigurava da primatelj zna tko ste.

Završne riječi

Vaš Outlook potpis e-pošte vitalni je dio vaše komunikacije. Pruža informacije o vama i daje vašim čitateljima alternativne načine da vas kontaktiraju. Štedi vrijeme pri tipkanju i slanju e-pošte budući da nećete morati neprekidno ispunjavati tekst koji se ponavlja.

Nakon što postavite svoj Outlook potpis, svakako ga često pregledavajte i održavajte do danas ako se nešto promijeni.

Nadamo se da vam je ovaj članak pomogao postaviti svoj profesionalni potpis e-pošte u programu Outlook. Slobodno nam se obratite sa svim pitanjima ili komentarima.