Jeśli często korzystasz z poczty elektronicznej, prawdopodobnie widziałeś wiadomości od współpracowników, kolegów, przyjaciół lub rodziny, które mają podpis na końcu. Może on zawierać ich imię i nazwisko, numer telefonu, stanowisko i inne istotne informacje. Podpis może sprawić, że e-mail będzie wyglądał niezwykle profesjonalnie.

Podczas gdy większość komunikacji elektronicznej odbywa się obecnie w formie komunikatorów, wiadomości tekstowych, czatów wideo lub mediów społecznościowych, poczta elektroniczna jest nadal szeroko stosowana w świecie biznesu. Z tego powodu niezwykle ważne jest posiadanie profesjonalnie wyglądającego znaku, który wyróżnia się i pozwala innym wiedzieć, z kim się komunikują.

Czy jesteś użytkownikiem programu Outlook? Tworzenie podpisu e-mail w programie Microsoft Outlook jest raczej proste; można to zrobić w ciągu zaledwie kilku minut.

Jeśli już go masz, a zapomniałeś jak go zmienić, pokażemy Ci jak. Przyjrzyjmy się jak dodać lub zmodyfikować swój podpis email. Po tym zawarliśmy kilka uwag jak sprawić, aby wyglądał profesjonalnie.

Dodawanie podpisu w programie Microsoft Outlook

Dodawanie podpisu w Outlooku jest dość prostym procesem. Będziemy to robić w webowej wersji Outlooka, ale można to również zrobić za pomocą prawie identycznych kroków w aplikacji Outlooka. Zrzuty ekranu w tym artykule pochodzą z webowej wersji Outlooka.

Krok 1: Zaloguj się do programu Microsoft Outlook

Zaloguj się do programu Microsoft Outlook.

Krok 2: Otwórz ustawienia programu Outlook

Otwórz ustawienia swojego konta. Zrób to, klikając ikonę ustawień w prawym górnym rogu przeglądarki.

Krok 3: Kliknij na "Zobacz wszystkie ustawienia programu Outlook"

Krok 4: Kliknij na Mail - Compose i Reply

W menu ustawień kliknij na "Pocztę", a następnie "Komponuj i odpowiadaj". W górnej części okna po prawej stronie ekranu powinieneś od razu zobaczyć sekcję "Podpis e-mail".

Krok 5: Dodaj informacje o swoim podpisie

Dodaj wszystkie rzeczy, które chcesz, aby pojawiły się w Twoim podpisie. Zobacz poniższą sekcję, jak upewnić się, że Twój wygląda profesjonalnie.

Możesz zmieniać czcionki i używać innych standardowych opcji formatowania tekstu. Możliwe jest również dodawanie obrazów, jeśli chcesz.

Krok 6: Wybierz opcje

Wybierz opcje, aby określić, kiedy podpis powinien być używany. Może on być umieszczony w nowych wiadomościach oraz w wiadomościach, na które odpowiadasz lub które przekazujesz dalej.

Krok 7: Zapisz zmiany

Nie zapomnij kliknąć przycisku "Zapisz" w prawym dolnym rogu. Po zapisaniu, jesteś gotowy; powinieneś mieć ładny, profesjonalnie wyglądający podpis na swoich e-mailach.

Zaktualizuj sygnaturę programu Microsoft Outlook

Jeśli nie jesteś zadowolony z wyglądu swojego nowego podpisu, nie martw się, możesz go łatwo edytować. Często zdarza się również, że musisz dokonać zmian, gdy zmieniają się dane kontaktowe, otrzymujesz nową nazwę stanowiska lub po prostu chcesz go trochę podrasować.

Aby go zaktualizować, wystarczy wykonać te same kroki, które zostały użyte do stworzenia nowego. Kiedy dojdziesz do sekcji podpisu w ustawieniach (krok 4), kliknij na okno tekstowe po prawej stronie, a następnie edytuj pole tekstowe, aby wyglądało tak, jak chcesz. To takie proste. Nie zapomnij zapisać swoich ustawień.

Jak sprawić, by podpis w Outlooku wyglądał profesjonalnie

Istnieje wiele sposobów na to, aby Twój podpis emailowy wyglądał profesjonalnie. Twoje najważniejsze priorytety: umieść w nim swoje imię i nazwisko, a następnie swoją pracę lub stanowisko, a następnie informacje kontaktowe. Poniżej znajdują się elementy, które dodadzą najwięcej wartości.

1. nazwa

Możesz chcieć użyć swojego formalnego imienia. Pomiń wszelkie przezwiska lub skrócone imiona, chyba że masz bardziej swobodne środowisko pracy lub klientów.

2) Tytuł

Może to być krytyczne, zwłaszcza dla tych, którzy mogą nie znać cię dobrze lub nie pracowali z tobą w przeszłości.

3) Nazwa firmy

Jeśli pracujesz dla firmy, odbiorcy muszą znać jej nazwę. Jeśli nie pracujesz dla firmy, możesz wpisać coś w rodzaju "Independent Contractor" lub "Freelance Developer". Możesz też pominąć tę część, jeśli nie reprezentujesz żadnej firmy.

Dodając informacje o firmie, możesz rozważyć dodanie logo firmy. Sprawdź najpierw w swojej firmie, czy mają konkretne rzeczy, które chcieliby, abyś dołączył.

4. certyfikaty

Możesz również wymienić wszelkie certyfikaty, które posiadasz Ty lub Twoja firma. Certyfikaty mogą być opatrzone logo lub symbolem, który również można dodać.

5) Dane kontaktowe

To może być najważniejsza część. Zapewnij alternatywne sposoby, aby ktoś mógł się z Tobą skontaktować. Dodaj swój numer telefonu, stronę internetową firmy lub inne metody, które możesz mieć. Możesz również dołączyć swój adres e-mail, nawet jeśli będzie on już w wiadomości w sekcji "Od". Nie zaszkodzi mieć go tam, gdzie ktoś może go łatwo zobaczyć i uzyskać dostęp.

6) Media społecznościowe

Rozważ linkowanie do wszelkich profesjonalnych kont w mediach społecznościowych, takich jak LinkedIn lub innych, które reprezentują Twoją firmę.

7. fot.

Zdjęcie jest opcjonalne, ale jest miłe dla ludzi, aby zobaczyć, z kim się komunikują. Jeśli kultura firmy jest formalna, upewnij się, że używasz profesjonalnie wyglądającego zdjęcia.

Czego nie powinieneś umieszczać w swoim podpisie w Outlooku

Jak widzisz, sekcja podpisu pozwoli Ci dodać mnóstwo tekstu lub zdjęć, ale nie ma nic złego w zachowaniu prostoty. Celem jest dostarczenie danych, które dodadzą najwięcej wartości do Twoich wiadomości.

Nie przesadzaj, jeśli dodasz zbyt wiele, może to wyglądać na zagracone. Przeładowanie informacjami może spowodować, że odbiorca po prostu je zignoruje, zwłaszcza jeśli się spieszy.

Często można zauważyć, że ludzie zawierają jakiś rodzaj cytatu lub powiedzenia w swoim podpisie e-mail. Zalecam, aby tego nie robić, chyba że jest to motto lub slogan Twojej firmy. Cytaty często mogą być opiniotwórcze, polityczne lub kontrowersyjne; możesz ryzykować obrażanie kogoś. Jeśli Twoim pragnieniem jest bycie profesjonalnym, cytaty są czymś, czego powinieneś unikać.

Ostatnia rzecz do przemyślenia: unikaj zbytniego rozpraszania uwagi swoim podpisem. Chcesz, aby był zauważony, ale nie chcesz też, aby był tak przyciągający uwagę, że odrywa się od Twojej wiadomości.

Podpis powinien mówić ludziom kim jesteś, co robisz, dla kogo pracujesz, jak się z Tobą skontaktować i ewentualnie dlaczego mogą Ci zaufać.

Dlaczego potrzebujesz podpisu email dla Outlooka

Istnieje jeszcze kilka innych dobrych powodów, aby mieć preformatowane monidło. Choć mogą wydawać się proste, nie lekceważ ich znaczenia.

Jak już widzieliśmy, podpis emailowy sprawia, że Twoje wiadomości wyglądają bardziej profesjonalnie. Podpis może zaoszczędzić cenny czas.

Choć może się wydawać, że to niewiele, wysyłanie wielu e-maili i ciągłe dodawanie swojego nazwiska i innych szczegółów może odciągnąć Cię od innych zadań. Dzięki wstępnie utworzonym domyślnym wiadomościom, jest o jedną rzecz mniej, którą musisz zrobić dla każdej wiadomości.

Podpis gwarantuje również, że Twoje imię i nazwisko oraz inne szczegóły są zawsze zawarte w każdym mailu. Nie zapomnisz dodać swoich ważnych informacji kontaktowych. Standardowy podpis utrzymuje informacje kontaktowe na stałym poziomie, dzięki czemu wiesz, że wysyłasz dokładnie to samo do każdego odbiorcy.

Jest jeszcze jeden powód: odbiorca będzie wiedział, od kogo otrzymuje wiadomość. Adresy e-mail to często zlepione części naszych nazwisk połączone z cyframi lub innymi literami.

W rezultacie osoba otrzymująca wiadomość może nie znać Twojego pełnego imienia i nazwiska. Formalny podpis zapewnia, że odbiorca wie, kim jesteś.

Słowa końcowe

Podpis email w Outlooku jest ważną częścią Twojej komunikacji. Dostarcza informacji o Tobie i daje czytelnikom alternatywne sposoby kontaktu z Tobą. Oszczędza czas podczas pisania i wysyłania emaili, ponieważ nie będziesz musiał ciągle wypełniać powtarzającego się tekstu.

Kiedy już ustawisz swój podpis w Outlooku, pamiętaj, aby często go przeglądać i upewnić się, że aktualizujesz go, jeśli coś się zmieni.

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci w skonfigurowaniu profesjonalnego podpisu email w Outlooku. Zapraszamy do kontaktu z nami w przypadku jakichkolwiek pytań lub komentarzy.