Kui kasutate sageli e-kirju, olete tõenäoliselt näinud töökaaslaste, kolleegide, sõprade või pereliikmete kirju, mille lõpus on allkiri. See võib sisaldada nende nime, telefoninumbrit, ametinimetust ja muud asjakohast teavet. Allkiri võib muuta e-kirja äärmiselt professionaalseks.

Kuigi enamik elektroonilistest sidevahenditest toimub nüüd kiirsõnumite, tekstisõnumite, videovestluse või sotsiaalmeedia vormis, kasutatakse ärimaailmas endiselt laialdaselt e-kirju. Seetõttu on väga oluline, et meilil oleks professionaalne kaubamärk, mis paistab silma ja annab teistele teada, kellega nad suhtlevad.

Kas te olete Outlooki kasutaja? Microsoft Outlookis on e-posti allkirja loomine üsna lihtne; seda saab teha vaid mõne minutiga.

Kui sul on juba olemas ja sa oled unustanud, kuidas seda muuta, siis näitame sulle, kuidas. Vaatame, kuidas lisada või muuta oma e-posti allkirja. Pärast seda lisame mõned märkused, kuidas seda professionaalseks muuta.

Allkirja lisamine Microsoft Outlookis

Allkirja lisamine Outlookis on üsna lihtne protsess. Me teeme seda Outlooki veebiversioonis, kuid seda saab teha ka peaaegu samade sammude abil Outlooki rakenduses. Selle artikli ekraanipildid on pärit Outlooki veebiversioonist.

Samm 1: Logige sisse Microsoft Outlooki

Logi sisse Microsoft Outlooki.

Samm 2: Avage Outlooki seaded

Avage oma konto seaded. Tehke seda, klõpsates brauseri paremas ülanurgas oleval seadete ikoonil.

Samm 3: Klõpsake nuppu "Vaata kõiki Outlooki seadeid".

4. samm: Klõpsake Mail - koostamine ja vastamine

Klõpsake seadete menüüs "Mail" ja seejärel "Compose and reply." Ekraani paremal pool asuva akna ülaosas peaks kohe ilmuma sektsioon "Email signature".

Samm 5: Lisa oma allkirja andmed

Lisa kõik asjad, mida soovid oma allkirjas näidata. Vaata allpool olevat jaotist, kuidas tagada, et sinu allkiri näeks välja professionaalne.

Saate muuta kirjatüüpe ja kasutada muid standardseid teksti vormindamise võimalusi. Samuti on võimalik lisada pilte, kui soovite.

6. samm: Valige valikud

Valige valikud, et määrata, millal allkirja tuleks kasutada. Seda saab lisada uutele sõnumitele ja sõnumitele, millele vastate või mida edastate.

Samm 7: Salvesta muudatused

Ärge unustage klõpsata nupule "Salvesta" paremas alumises nurgas. Kui olete salvestanud, olete valmis; teie e-kirjad peaksid olema kenasti professionaalse välimusega.

Microsoft Outlooki allkirja uuendamine

Kui te ei ole rahul sellega, kuidas teie uus allkiri välja näeb, siis pole muret. Seda on lihtne muuta. Samuti on tavaline, et on vaja teha muudatusi, kui kontaktandmed muutuvad, saate uue ametinimetuse või soovite seda lihtsalt veidi värskendada.

Selle uuendamiseks järgige lihtsalt samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu samu sammu. Kui jõuate seadete allkirja sektsiooni (samm 4), siis klõpsake paremal pool oleval tekstiaknal ja redige tekstikasti nii, nagu soovite. Nii lihtne on see. Ärge unustage oma seaded salvestada.

Kuidas muuta oma Outlooki allkiri professionaalseks

On mitmeid viise, kuidas tagada, et teie e-posti allkiri näeks välja professionaalne. Teie peamised prioriteedid: lisage oma täisnimi, millele järgneb teie ametikoht või töökoht, seejärel kontaktandmed. Järgnevalt on esitatud elemendid, mis annavad kõige rohkem väärtust.

1. Nimi

Võite kasutada oma ametlikku nime. Jätke välja kõik hüüdnimed või lühendatud nimed, välja arvatud juhul, kui teie töökeskkond või kliendid on vabamas vormis.

2. Pealkiri

See võib olla kriitiline, eriti nende jaoks, kes ei pruugi teid hästi tunda või kes ei ole teiega varem koostööd teinud.

3. Ettevõtte nimi

Kui te töötate mõne ettevõtte heaks, peavad vastuvõtjad teadma selle nime. Kui te ei tööta mõne ettevõtte heaks, võite kirjutada midagi sellist nagu "sõltumatu töövõtja" või "vabakutseline arendaja". Selle osa võite ka välja jätta, kui te ei esinda mõnda ettevõtet.

Ettevõtte teabe lisamisel võite kaaluda oma ettevõtte logo lisamist. Uurige esmalt oma ettevõttelt, kas neil on konkreetseid asju, mida nad sooviksid lisada.

4. Sertifikaadid

Samuti võite loetleda kõik teie või teie ettevõtte sertifikaadid. Sertifikaadid võivad olla varustatud logo või sümboliga, mille võib samuti lisada.

5. Kontaktandmed

See võib olla kõige olulisem osa. Paku alternatiivseid võimalusi, kuidas keegi sinuga ühendust võtta. Lisa oma telefoninumber, oma ettevõtte veebileht või mõni muu meetod. Võid lisada ka oma e-posti aadressi, kuigi see on juba sõnumi "From" sektsioonis. Ei tee kahju, kui see on seal, kus keegi saab seda hõlpsasti näha ja kätte.

6. Sotsiaalmeedia

Kaaluge linkimist mis tahes professionaalsetele sotsiaalmeediakontodele, näiteks LinkedInile või muudele teie ettevõtet esindavatele kontodele.

7. Foto

Foto endast on vabatahtlik, kuid inimestele on tore näha, kellega nad suhtlevad. Kui teie ettevõtte kultuur on ametlik, kasutage kindlasti professionaalse välimusega fotot.

Mida te ei tohiks oma Outlooki allkirja lisada

Nagu näete, võimaldab allkirjaosa lisada rohkelt teksti või pilte, kuid pole midagi halba selles, kui see on lihtne. Eesmärk on esitada andmeid, mis annavad teie sõnumitele kõige rohkem väärtust.

Ärge liialdage. Kui lisate liiga palju, võib see tunduda segane. Info üleküllus võib põhjustada, et saaja lihtsalt ignoreerib seda, eriti kui tal on kiire.

Sageli näete, et inimesed lisavad oma e-kirja allkirja mingi tsitaadi või ütluse. Ma soovitan seda mitte teha, välja arvatud juhul, kui see on teie ettevõtte moto või loosung. Tsitaadid võivad sageli olla arvamuslikud, poliitilised või vastuolulised; võite riskida kellegi solvamisega. Kui teie soov on olla professionaalne, siis tsitaate peaksite vältima.

Üks viimane asi, millele mõelda: vältige, et teie allkiri oleks liiga häiriv. Te tahate, et seda märgataks, kuid te ei taha ka, et see oleks nii silmatorkav, et see võtaks teie sõnumilt eemale.

Allkiri peaks ütlema inimestele, kes te olete, millega te tegelete, kelle heaks te töötate, kuidas teiega ühendust võtta ja miks nad võivad teid usaldada.

Miks te vajate Outlooki jaoks e-posti allkirja

On veel mõned muud head põhjused, miks on vaja eelnevalt vormistatud nimetust. Kuigi need võivad tunduda lihtsad, ärge alahinnake nende tähtsust.

Nagu me juba nägime, muudab e-posti allkiri teie sõnumid professionaalsemaks. Allkiri võib säästa väärtuslikku aega.

Kuigi see ei pruugi tunduda palju, võib mitme e-kirja saatmine ning oma nime ja muude andmete pidev lisamine võtta aega teistelt ülesannetelt. Eelnevalt loodud vaikimisi sõnumiga on üks asi vähem, mida peate iga sõnumi puhul tegema.

Allkiri tagab ka selle, et teie nimi ja muud andmed on alati igas e-kirjas. Te ei unusta lisada oma üliolulist kontaktinfot. Standardallkiri hoiab teie kontaktandmed pidevalt, nii et te teate, et saadate igale saajale täpselt sama asja.

On veel üks põhjus: saaja teab, kellelt ta sõnumi saab. E-posti aadressid on sageli meie nimede segunenud osad, mis on kombineeritud numbrite või muude tähtedega.

Selle tulemusena ei pruugi sõnumi vastuvõtja teada teie täielikku nime. Ametlik allkiri tagab, et vastuvõtja teab, kes te olete.

Viimased sõnad

Teie Outlooki e-posti allkiri on oluline osa teie suhtlusest. See annab teavet teie kohta ja annab lugejatele alternatiivseid võimalusi teiega ühendust võtta. See säästab aega e-kirjade kirjutamisel ja saatmisel, kuna te ei pea pidevalt korduvat teksti täitma.

Kui olete oma Outlooki allkirja seadistanud, vaadake seda kindlasti sageli üle ja veenduge, et hoiate seda ajakohasena, kui midagi muutub.

Loodetavasti on see artikkel aidanud teil luua oma professionaalse e-posti allkirja Outlookis. Palun võtke meiega ühendust, kui teil on küsimusi või kommentaare.