Ak často používate e-mail, pravdepodobne ste videli poštu od spolupracovníkov, kolegov, priateľov alebo rodiny, ktorá má na konci podpis. Môže obsahovať ich meno, telefónne číslo, pracovnú pozíciu a ďalšie dôležité informácie. Podpis môže e-mailu dodať mimoriadne profesionálny vzhľad.

Hoci väčšina elektronickej komunikácie má v súčasnosti podobu okamžitých správ, textových správ, videochatu alebo sociálnych médií, e-mail sa vo svete podnikania stále hojne používa. Z tohto dôvodu je veľmi dôležité mať profesionálne vyzerajúcu značku, ktorá vynikne a umožní ostatným zistiť, s kým komunikujú.

Ste používateľom aplikácie Outlook? Vytvorenie e-mailového podpisu v aplikácii Microsoft Outlook je pomerne jednoduché; možno ho vytvoriť za niekoľko minút.

Ak ho už máte a zabudli ste, ako ho zmeniť, ukážeme vám, ako na to. Pozrieme sa na to, ako pridať alebo upraviť podpis e-mailu. Potom sme pripojili niekoľko poznámok, ako dosiahnuť, aby vyzeral profesionálne.

Pridanie podpisu v aplikácii Microsoft Outlook

Pridanie podpisu v aplikácii Outlook je pomerne jednoduchý proces. Budeme to robiť vo webovej verzii aplikácie Outlook, ale možno to urobiť aj pomocou takmer rovnakých krokov v aplikácii Outlook. Snímky obrazovky v tomto článku sú z webovej verzie aplikácie Outlook.

Krok 1: Prihláste sa do aplikácie Microsoft Outlook

Prihláste sa do aplikácie Microsoft Outlook.

Krok 2: Otvorte Nastavenia aplikácie Outlook

Otvorte nastavenia svojho konta. Urobte to kliknutím na ikonu nastavení v pravom hornom rohu prehliadača.

Krok 3: Kliknite na "Zobraziť všetky nastavenia programu Outlook"

Krok 4: Kliknite na položku Mail - Compose and Reply

V ponuke nastavení kliknite na položku "Mail" a potom na položku "Compose and reply." V hornej časti okna na pravej strane obrazovky by ste mali okamžite vidieť časť "E-mailový podpis".

Krok 5: Pridajte svoje podpisové údaje

Pridajte všetky veci, ktoré chcete, aby sa objavili vo vašom podpise. Pozrite si časť nižšie o tom, ako zabezpečiť, aby váš podpis vyzeral profesionálne.

Môžete meniť písma a používať ďalšie štandardné možnosti formátovania textu. Ak chcete, je možné pridať aj obrázky.

Krok 6: Výber možností

Výberom možností určíte, kedy sa má podpis použiť. Môže byť zahrnutý do nových správ a správ, na ktoré odpovedáte alebo ktoré preposielate.

Krok 7: Uloženie zmien

Nezabudnite kliknúť na tlačidlo "Uložiť" v pravom dolnom rohu. Po uložení je všetko hotové; mali by ste mať vo svojich e-mailoch pekný profesionálne vyzerajúci podpis.

Aktualizácia podpisu v programe Microsoft Outlook

Ak nie ste spokojní s tým, ako váš nový podpis vyzerá, nemusíte sa obávať. Je ľahké ho upraviť. Často sa stáva, že zmeny potrebujete vykonať, keď sa zmenia kontaktné údaje, dostanete novú pracovnú pozíciu alebo ho chcete len trochu upraviť.

Ak ho chcete aktualizovať, stačí postupovať rovnakým spôsobom ako pri vytváraní nového podpisu. Keď sa dostanete do časti nastavení podpisu (krok 4), kliknite na textové okno na pravej strane a potom upravte textové pole tak, aby vyzeralo podľa vašich predstáv. Je to také jednoduché. Nezabudnite si nastavenia uložiť.

Ako dosiahnuť, aby váš podpis v programe Outlook vyzeral profesionálne

Existuje mnoho spôsobov, ako zabezpečiť, aby váš e-mailový podpis vyzeral profesionálne. Vaše hlavné priority: uveďte svoje celé meno, potom svoju prácu alebo pozíciu a potom kontaktné údaje. Nasledujúce položky sú tie, ktoré pridajú najväčšiu hodnotu.

1. Názov

Možno budete chcieť používať svoje oficiálne meno. Vynechajte všetky prezývky alebo skrátené mená, pokiaľ nemáte neformálnejšie pracovné prostredie alebo klientov.

2. Názov

To môže byť rozhodujúce najmä pre tých, ktorí vás možno dobre nepoznajú alebo s vami v minulosti nespolupracovali.

3. Názov spoločnosti

Ak pracujete pre nejakú spoločnosť, príjemcovia musia poznať jej názov. Ak pre žiadnu spoločnosť nepracujete, môžete uviesť niečo ako "nezávislý dodávateľ" alebo "vývojár na voľnej nohe". Túto časť môžete vynechať aj vtedy, ak nezastupujete žiadnu spoločnosť.

Pri pridávaní informácií o spoločnosti môžete zvážiť pridanie loga vašej spoločnosti. Najprv sa poraďte so spoločnosťou, či má konkrétne veci, ktoré by chcela, aby ste do nej zahrnuli.

4. Certifikáty

Môžete tiež uviesť všetky certifikáty, ktoré máte vy alebo vaša spoločnosť. Certifikáty môžu byť vybavené logom alebo symbolom, ktoré môžete tiež pridať.

5. Kontaktné informácie

Toto môže byť najdôležitejšia časť. Uveďte alternatívne spôsoby, ako sa s vami môže niekto skontaktovať. Pridajte svoje telefónne číslo, webovú stránku vašej firmy alebo akékoľvek iné spôsoby, ktoré máte. Môžete uviesť aj svoju e-mailovú adresu, aj keď už bude v správe v časti "Od". Nie je na škodu mať ju tam, kde ju niekto ľahko uvidí a bude k nej mať prístup.

6. Sociálne médiá

Zvážte prepojenie na všetky profesionálne kontá na sociálnych sieťach, ako je LinkedIn alebo iné, ktoré reprezentujú vašu firmu.

7. Fotografia

Vaša fotografia nie je povinná, ale je príjemné, aby ľudia videli, s kým komunikujú. Ak je vaša firemná kultúra formálna, nezabudnite použiť profesionálne vyzerajúcu fotografiu.

Čo by ste nemali uvádzať v podpise aplikácie Outlook

Ako vidíte, sekcia podpisu vám umožní pridať množstvo textu alebo obrázkov, ale nie je nič zlé na tom, ak bude jednoduchá. Cieľom je poskytnúť údaje, ktoré pridajú vašim správam čo najväčšiu hodnotu.

Nepreháňajte to. Ak toho pridáte príliš veľa, môže to pôsobiť neprehľadne. Preťaženie informáciami môže spôsobiť, že ich príjemca jednoducho odignoruje, najmä ak sa ponáhľa.

Často sa stretávate s tým, že ľudia do svojho e-mailového podpisu uvádzajú nejaký citát alebo výrok. Neodporúčam to, pokiaľ nejde o motto alebo slogan vašej spoločnosti. Citáty môžu byť často názorovo vyhranené, politické alebo kontroverzné; môžete riskovať, že niekoho urazíte. Ak je vašou snahou byť profesionálny, citátom by ste sa mali vyhnúť.

Posledná vec, na ktorú treba myslieť: vyhnite sa tomu, aby váš podpis príliš odvádzal pozornosť. Chcete, aby si ho niekto všimol, ale zároveň nechcete, aby bol taký pútavý, že by odvádzal pozornosť od vášho posolstva.

Podpis by mal ľuďom povedať, kto ste, čo robíte, pre koho pracujete, ako vás môžu kontaktovať a prípadne prečo vám môžu dôverovať.

Prečo potrebujete e-mailový podpis pre aplikáciu Outlook

Existuje niekoľko ďalších dobrých dôvodov, prečo mať predformátovanú prezývku. Hoci sa môžu zdať jednoduché, nepodceňujte ich význam.

Ako sme už videli, vďaka podpisu e-mailu vyzerajú vaše správy profesionálnejšie. Podpis môže ušetriť drahocenný čas.

Aj keď sa to nemusí zdať veľa, odosielanie viacerých e-mailov a neustále pridávanie mena a ďalších údajov môže odvádzať pozornosť od iných úloh. S vopred vytvorenou predvolenou správou máte o jednu vec menej, ktorú musíte robiť pri každej správe.

Podpis tiež zaručuje, že vaše meno a ďalšie údaje budú vždy uvedené v každom e-maile. Nezabudnete pridať svoje dôležité kontaktné údaje. Štandardný podpis udržiava vaše kontaktné údaje konštantné, takže viete, že každému príjemcovi posielate presne to isté.

Je tu ešte jeden dôvod: príjemca bude vedieť, od koho správu dostáva. E-mailové adresy sú často pomiešané časti našich mien v kombinácii s číslami alebo inými písmenami.

V dôsledku toho osoba, ktorá správu prijíma, nemusí poznať vaše celé meno. Formálny podpis zaručuje, že príjemca vie, kto ste.

Záverečné slová

E-mailový podpis v aplikácii Outlook je dôležitou súčasťou vašej komunikácie. Poskytuje informácie o vás a čitateľom poskytuje alternatívne spôsoby, ako vás kontaktovať. Šetrí čas pri písaní a odosielaní e-mailov, pretože nemusíte neustále vypĺňať opakujúci sa text.

Po nastavení podpisu v aplikácii Outlook ho často kontrolujte a uistite sa, že je aktuálny, ak sa niečo zmení.

Dúfame, že vám tento článok pomohol nastaviť profesionálny e-mailový podpis v programe Outlook. V prípade akýchkoľvek otázok alebo pripomienok sa na nás môžete obrátiť.