Jos käytät usein sähköpostia, olet luultavasti nähnyt työtovereiden, kollegoiden, ystävien tai perheenjäsenten lähettämiä sähköposteja, joiden lopussa on allekirjoitus. Siinä voi olla nimi, puhelinnumero, ammattinimike ja muita olennaisia tietoja. Allekirjoitus voi saada sähköpostin näyttämään erittäin ammattimaiselta.

Vaikka suurin osa sähköisestä viestinnästä tapahtuu nykyään pikaviestien, tekstiviestien, videokeskustelujen tai sosiaalisen median muodossa, sähköpostia käytetään edelleen laajalti liike-elämässä. Tämän vuoksi on tärkeää, että yrityksellä on ammattimaisen näköinen merkki, joka erottuu muista ja jonka avulla muut tietävät, kenen kanssa he ovat yhteydessä.

Oletko Outlook-käyttäjä? Sähköpostin allekirjoituksen luominen Microsoft Outlookissa on melko yksinkertaista; se voidaan tehdä muutamassa minuutissa.

Jos sinulla on jo allekirjoitus ja olet unohtanut, miten se muutetaan, näytämme sinulle, miten se tehdään. Katsotaan, miten sähköpostin allekirjoitus lisätään tai muutetaan. Sen jälkeen on vielä muutamia ohjeita, miten siitä saadaan ammattimaisen näköinen.

Allekirjoituksen lisääminen Microsoft Outlookissa

Allekirjoituksen lisääminen Outlookissa on melko yksinkertainen prosessi. Teemme tämän Outlookin verkkoversiossa, mutta se voidaan tehdä myös Outlook-sovelluksessa lähes identtisillä vaiheilla. Tämän artikkelin kuvakaappaukset ovat Outlookin verkkoversiosta.

Vaihe 1: Kirjaudu sisään Microsoft Outlookiin

Kirjaudu sisään Microsoft Outlookiin.

Vaihe 2: Avaa Outlook-asetukset

Avaa tilisi asetukset napsauttamalla selaimen oikeassa yläkulmassa olevaa asetuskuvaketta.

Vaihe 3: Napsauta "Näytä kaikki Outlook-asetukset".

Vaihe 4: Napsauta Mail - Laadi ja vastaa -vaihtoehtoa

Napsauta asetusvalikossa "Mail" ja sitten "Laadi ja vastaa." Näytön oikealla puolella olevan ikkunan yläreunassa pitäisi heti näkyä kohta "Sähköpostin allekirjoitus".

Vaihe 5: Lisää allekirjoitustiedot

Lisää kaikki asiat, joiden haluat näkyvän allekirjoituksessasi. Katso alla olevasta osiosta, miten varmistat, että allekirjoituksesi näyttää ammattimaiselta.

Voit vaihtaa fontteja ja käyttää muita tavallisia tekstin muotoiluvaihtoehtoja. Halutessasi voit myös lisätä kuvia.

Vaihe 6: Valitse vaihtoehdot

Valitse vaihtoehdot, joilla määritetään, milloin allekirjoitusta käytetään. Se voidaan sisällyttää uusiin viesteihin ja viesteihin, joihin vastaat tai jotka lähetät eteenpäin.

Vaihe 7: Tallenna muutokset

Muista klikata oikeassa alakulmassa olevaa "Tallenna"-painiketta. Kun olet tallentanut, olet valmis; sinulla pitäisi olla hieno ammattimaisen näköinen allekirjoitus sähköposteissasi.

Päivitä Microsoft Outlookin allekirjoitus

Jos et ole tyytyväinen siihen, miltä uusi allekirjoituksesi näyttää, ei hätää, sitä on helppo muokata. On myös tavallista, että muutoksia on tehtävä, kun yhteystiedot muuttuvat, saat uuden työnimikkeen tai haluat vain hieman kohentaa sitä.

Voit päivittää sen noudattamalla samoja ohjeita kuin uuden luomiseen. Kun pääset asetusten allekirjoitusosioon (vaihe 4), napsauta oikeanpuoleista teksti-ikkunaa ja muokkaa tekstiruutua haluamallasi tavalla. Se on niin yksinkertaista. Älä unohda tallentaa asetuksia.

Kuinka tehdä Outlook-allekirjoitus näyttää ammattimaiselta

On monia tapoja varmistaa, että sähköpostiosoitteesi näyttää ammattimaiselta. Tärkeimmät asiat: mainitse koko nimesi, sitten työsi tai työtehtäväsi ja sitten yhteystietosi. Seuraavat asiat tuovat eniten lisäarvoa.

1. Nimi

Voit käyttää virallista nimeäsi. Jätä pois kaikki lempinimet tai lyhennetyt nimet, ellei työympäristösi tai asiakkaasi ole rennompi.

2. Otsikko

Tämä voi olla ratkaisevaa erityisesti niille, jotka eivät ehkä tunne sinua hyvin tai jotka eivät ole työskennelleet kanssasi aiemmin.

3. Yrityksen nimi

Jos työskentelet yritykselle, vastaanottajien on tiedettävä sen nimi. Jos et työskentele yritykselle, voit kirjoittaa esimerkiksi "itsenäinen urakoitsija" tai "freelance-kehittäjä". Voit myös jättää tämän osan pois, jos et edusta yritystä.

Kun lisäät yritystietoja, voit harkita yrityksen logon lisäämistä. Tarkista ensin yritykseltäsi, onko sillä erityisiä asioita, jotka se haluaisi sinun sisällyttävän.

4. Todistukset

Voit myös luetella mahdolliset sertifikaatit, jotka sinulla tai yritykselläsi on. Sertifikaateilla voi olla logo tai symboli, jonka voit myös lisätä.

5. Yhteystiedot

Tämä saattaa olla tärkein osa. Anna vaihtoehtoisia tapoja, joilla joku voi ottaa sinuun yhteyttä. Lisää puhelinnumerosi, yrityksesi verkkosivusto tai muita mahdollisia tapoja. Voit myös lisätä sähköpostiosoitteesi, vaikka se on jo viestissä kohdassa "Lähettäjä". Ei ole pahitteeksi, jos se on siellä, missä joku näkee sen helposti ja pääsee siihen käsiksi.

6. Sosiaalinen media

Harkitse linkittämistä ammatillisiin sosiaalisen median tileihin, kuten LinkedIniin tai muihin yritystäsi edustaviin tileihin.

7. Valokuva

Kuva itsestäsi on vapaaehtoinen, mutta on mukavaa, että ihmiset näkevät, kenen kanssa he viestivät. Jos yrityskulttuurisi on muodollinen, varmista, että käytät ammattimaisen näköistä kuvaa.

Mitä sinun ei pitäisi sisällyttää Outlook-allekirjoitukseesi?

Kuten huomaat, allekirjoitus-osioon voit lisätä runsaasti tekstiä tai kuvia, mutta ei ole mitään väärää pitää se yksinkertaisena. Tavoitteena on antaa tietoja, jotka tuovat eniten lisäarvoa viesteihisi.

Älä liioittele. Jos lisäät liikaa tietoa, se voi näyttää sekavalta. Tietojen ylikuormitus voi johtaa siihen, että vastaanottaja jättää sen huomiotta, varsinkin jos hänellä on kiire.

Näet usein, että ihmiset sisällyttävät sähköpostin allekirjoitukseensa jonkinlaisen lainauksen tai sanonnan. Suosittelen vastustamaan tätä, ellei se ole yrityksesi motto tai iskulause. Lainaukset voivat usein olla kantaaottavia, poliittisia tai kiistanalaisia; saatat ottaa riskin, että loukkaat jotakuta. Jos haluat olla ammattimainen, lainauksia kannattaa välttää.

Vielä yksi asia: vältä tekemästä allekirjoituksestasi liian häiritsevä. Haluat, että se huomataan, mutta et myöskään halua sen olevan niin huomiota herättävä, että se vie huomiota viestiltäsi.

Allekirjoituksessa on kerrottava, kuka olet, mitä teet, kenelle työskentelet, miten sinuun voi ottaa yhteyttä ja mahdollisesti miksi he voivat luottaa sinuun.

Miksi tarvitset sähköpostin allekirjoituksen Outlookiin

On muitakin hyviä syitä käyttää valmiiksi muotoiltua nimimerkkiä. Vaikka ne saattavat vaikuttaa yksinkertaisilta, älä aliarvioi niiden merkitystä.

Kuten olemme jo nähneet, sähköpostin allekirjoitus saa viestisi näyttämään ammattimaisemmalta. Allekirjoitus voi säästää arvokasta aikaa.

Vaikka se ei ehkä tunnu paljolta, useiden sähköpostiviestien lähettäminen ja jatkuva nimesi ja muiden tietojen lisääminen voi viedä aikaa muilta tehtäviltä. Kun sinulla on valmiiksi luotu oletusarvo, sinun tarvitsee tehdä yksi asia vähemmän jokaista viestiä varten.

Allekirjoitus varmistaa myös, että nimesi ja muut tietosi ovat aina mukana jokaisessa sähköpostiviestissä. Et unohda lisätä tärkeitä yhteystietojasi. Vakiomuotoinen allekirjoitus pitää yhteystietosi vakiona, joten tiedät, että lähetät täsmälleen saman asian jokaiselle vastaanottajalle.

On vielä yksi syy: vastaanottaja tietää, keneltä hän saa viestin. Sähköpostiosoitteet ovat usein nimiemme sekalaisia osia, joihin on yhdistetty numeroita tai muita kirjaimia.

Näin ollen viestin vastaanottaja ei välttämättä tiedä koko nimeäsi. Virallinen allekirjoitus varmistaa, että vastaanottaja tietää, kuka olet.

Viimeiset sanat

Outlook-sähköpostin allekirjoitus on tärkeä osa viestintääsi. Se antaa tietoa sinusta ja antaa lukijoille vaihtoehtoisia tapoja ottaa sinuun yhteyttä. Se säästää aikaa sähköpostien kirjoittamisessa ja lähettämisessä, koska sinun ei tarvitse jatkuvasti täyttää toistuvaa tekstiä.

Kun olet määrittänyt Outlook-allekirjoituksesi, tarkista se usein ja varmista, että pidät sen ajan tasalla, jos jokin muuttuu.

Toivottavasti tämä artikkeli on auttanut sinua luomaan ammattimaisen sähköpostin allekirjoituksen Outlookissa. Ota rohkeasti yhteyttä meihin, jos sinulla on kysyttävää tai kommentteja.