Kung madalas kang gumagamit ng email, malamang na nakakita ka ng mail mula sa mga katrabaho, kasamahan, kaibigan, o pamilya na may pirma sa dulo. Maaaring ibigay nito ang kanilang pangalan, numero ng telepono, titulo sa trabaho, at iba pang mahalagang impormasyon. Ang isang lagda ay maaaring magmukhang napakapropesyonal ng isang email.

Habang ang karamihan sa mga elektronikong komunikasyon ay nasa anyo na ngayon ng instant messaging, text messaging, video chat, o social media, ang email ay malawak pa ring ginagamit sa mundo ng negosyo. Dahil dito, mahalagang magkaroon ng mukhang propesyonal na marka na namumukod-tangi at nagpapaalam sa iba kung kanino sila nakikipag-usap.

User ka ba ng Outlook? Ang paggawa ng email signature sa Microsoft Outlook ay medyo simple; maaari itong gawin sa loob lamang ng ilang minuto.

Kung mayroon ka na, at nakalimutan mo na kung paano ito palitan, ipapakita namin sa iyo kung paano. Tingnan natin kung paano idagdag o baguhin ang iyong email signature. Pagkatapos noon, nagsama kami ng ilang tala kung paano ito gagawing propesyonal.

Magdagdag ng Lagda sa Microsoft Outlook

Ang pagdaragdag ng lagda sa Outlook ay isang medyo diretsong proseso. Gagawin namin ito sa web na bersyon ng Outlook, ngunit maaari rin itong gawin gamit ang halos magkaparehong mga hakbang sa loob ng Outlook app. Ang mga screenshot sa artikulong ito ay mula sa web na bersyon ng Outlook.

Hakbang 1: Mag-log in sa Microsoft Outlook

Mag-sign in sa Microsoft Outlook.

Hakbang 2 : Buksan ang Mga Setting ng Outlook

Buksan ang mga setting ng iyong account. Gawin ito sa pamamagitan ng pag-click sa icon ng mga setting sa kanang sulok sa itaas ng iyong browser.

Hakbang 3: Mag-click sa “Tingnan ang lahat ng Mga Setting ng Outlook”

Hakbang 4: Mag-click sa Mail – Mag-email at Tumugon

Sa menu ng mga setting, mag-click sa “Mail” at pagkatapos ay “Mag-email at tumugon.” Sa tuktok ng window sa kanang bahagi ng screen, dapat mong makita kaagad ang seksyong “Lagda sa email.”

Hakbang 5: Idagdag ang Impormasyon ng Iyong Lagda

Idagdag ang lahat ng ang mga bagay na gusto mong ipakita sa iyong lagda. Tingnan ang seksyon sa ibaba kung paano matiyak na ang sa iyo ay mukhang propesyonal.

Maaari mong baguhin ang mga font at gumamit ng iba pang karaniwang mga opsyon sa pag-format ng teksto. Posible ring magdagdag ng mga larawan kung gusto mo.

Hakbang 6: Piliin ang Mga Opsyon

Pumili ng mga opsyon upang matukoy kung kailan dapat gamitin ang lagda. Maaari itong isama sa mga bagong mensahe at mensahe na tinutugunan mo o ipinapasa.

Hakbang 7: I-save ang Iyong Mga Pagbabago

Huwag kalimutang i-click ang button na “I-save” sa ibabang kanang sulok. Kapag nag-save ka, tapos ka na; dapat ay mayroon kang magandang mukhang propesyonal na lagda sa iyong mga email.

I-update ang Iyong Microsoft Outlook Signature

Kung hindi ka masaya sa hitsura ng iyong bagong lagda, huwag mag-alala. Madali itong i-edit. Karaniwan din na kailangang gumawa ng mga pagbabago kapag nagbago ang impormasyon ng contact, nakatanggap ka ng bagong titulo sa trabaho, o gusto mo lang magsipilyoup ito ng kaunti.

Upang i-update ito, sundin lang ang parehong mga hakbang na ginamit upang lumikha ng bago. Kapag nakarating ka na sa signature na seksyon ng mga setting (hakbang 4), mag-click sa text window sa kanang bahagi, pagkatapos ay i-edit ang text box upang tumingin sa paraang gusto mo. Ganyan kasimple. Huwag kalimutang i-save ang iyong mga setting.

Paano Gawing Propesyonal ang Iyong Lagda sa Outlook

Maraming paraan upang matiyak na mukhang propesyonal ang iyong lagda sa email. Ang iyong mga pangunahing priyoridad: isama ang iyong buong pangalan na sinusundan ng iyong trabaho o posisyon, pagkatapos ay impormasyon sa pakikipag-ugnayan. Ang mga sumusunod ay mga item na magdaragdag ng pinakamaraming halaga.

1. Pangalan

Maaaring gusto mong gamitin ang iyong pormal na pangalan. Iwanan ang anumang mga palayaw o pinaikling pangalan maliban kung mayroon kang mas kaswal na kapaligiran sa trabaho o mga kliyente.

2. Pamagat

Maaari itong maging kritikal, lalo na para sa mga taong maaaring hindi ka kilala o hindi pa nagtrabaho sa iyo sa nakaraan.

3. Pangalan ng Kumpanya

Kung nagtatrabaho ka sa isang kumpanya, kailangang malaman ng mga tatanggap ang pangalan nito. Kung hindi ka nagtatrabaho sa isang kumpanya, maaari kang maglagay ng isang bagay tulad ng "Independent Contractor" o "Freelance Developer." Maaari mo ring iwanan ang bahaging ito kung hindi ka kumakatawan sa isang kumpanya.

Kapag nagdaragdag ng impormasyon ng kumpanya, maaari mong isaalang-alang ang pagdaragdag ng logo ng iyong kumpanya. Tingnan muna sa iyong kumpanya kung mayroon silang mga partikular na bagay na gusto nilang isama mo.

4. Mga Sertipikasyon

Ikawmaaari ring maglista ng anumang mga sertipikasyon na mayroon ka o ang iyong kumpanya. Maaaring may kasamang logo o simbolo ang mga sertipikasyon na maaari ding idagdag.

5. Impormasyon sa Pakikipag-ugnayan

Maaaring ito ang pinakamahalagang bahagi. Magbigay ng mga alternatibong paraan para may makipag-ugnayan sa iyo. Idagdag ang iyong numero ng telepono, website ng iyong negosyo, o anumang iba pang paraan na maaaring mayroon ka. Maaari mo ring isama ang iyong email address kahit na nasa mensahe na ito sa seksyong "Mula". Hindi masakit na magkaroon nito doon kung saan madaling makita at ma-access ito ng isang tao.

6. Social Media

Isaalang-alang ang pag-link sa anumang mga propesyonal na social media account tulad ng LinkedIn o iba pang kumakatawan ang iyong negosyo.

7. Larawan

Ang isang larawan ng iyong sarili ay opsyonal, ngunit magandang makita ng mga tao kung kanino sila nakikipag-usap. Kung pormal ang kultura ng iyong kumpanya, tiyaking gumamit ng larawang mukhang propesyonal.

Ano ang Hindi Mo Dapat Isama sa Iyong Lagda sa Outlook

Tulad ng nakikita mo, papayagan ka ng seksyon ng lagda upang magdagdag ng maraming teksto o mga larawan, ngunit walang masama kung panatilihin itong simple. Ang layunin ay magbigay ng data na nagdaragdag ng pinakamalaking halaga sa iyong mga mensahe.

Huwag sobra-sobra. Kung magdadagdag ka ng sobra, maaaring magmukhang kalat. Ang sobrang karga ng impormasyon ay maaaring maging dahilan upang balewalain lamang ito ng tatanggap, lalo na kung nagmamadali sila.

Madalas mong makikita ang mga tao na nagsasama ng ilang uri ng quote osabi sa kanilang email signature. Inirerekomenda ko ang laban dito maliban kung ito ay isang motto o slogan ng iyong kumpanya. Ang mga quote ay kadalasang may opinyon, pampulitika, o kontrobersyal; maaari kang magkaroon ng panganib na masaktan ang isang tao. Kung gusto mong maging propesyonal, ang mga quote ay isang bagay na dapat mong iwasan.

Isang huling bagay na dapat isipin: iwasang gawing masyadong nakakagambala ang iyong lagda. Gusto mo itong mapansin, ngunit ayaw mo rin itong maging kapansin-pansin na maalis nito ang iyong mensahe.

Dapat sabihin ng lagda sa mga tao kung sino ka, kung ano ang iyong ginagawa, kung kanino ka nagtatrabaho, kung paano makipag-ugnayan sa iyo, at posibleng kung bakit ka nila mapagkakatiwalaan.

Bakit Kailangan Mo ng Email Signature para sa Outlook

May ilang iba pang magandang dahilan upang magkaroon ng preformatted moniker. Bagama't mukhang simple ang mga ito, huwag maliitin ang kanilang kahalagahan.

Tulad ng nakita na natin, ginagawang mas propesyonal ng isang email signature ang iyong mga mensahe. Ang isang pirma ay maaaring makatipid ng mahalagang oras.

Bagaman ito ay mukhang hindi gaanong, ang pagpapadala ng maraming email at patuloy na pagdaragdag ng iyong pangalan at iba pang mga detalye ay maaaring makabawas sa iba pang mga gawain. Sa isang paunang ginawang default, mas kaunti ang kailangan mong gawin para sa bawat mensahe.

Ang isang pirma ay tumitiyak din na ang iyong pangalan at iba pang mga detalye ay palaging kasama sa bawat email. Hindi mo makakalimutang idagdag ang iyong pinakamahalagang impormasyon sa pakikipag-ugnayan. Pinapanatili ng isang karaniwang lagda ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnayan upang makilala kaay nagpapadala ng eksaktong parehong bagay sa bawat tatanggap.

May isang huling dahilan: malalaman ng tatanggap kung kanino sila nakakatanggap ng mensahe. Ang mga email address ay madalas na pinaghalo-halong mga bahagi ng aming mga pangalan na pinagsama sa mga numero o iba pang mga titik.

Bilang resulta, maaaring hindi alam ng taong tumatanggap ng mensahe ang iyong buong pangalan. Tinitiyak ng isang pormal na lagda na alam ng tatanggap kung sino ka.

Mga Pangwakas na Salita

Ang iyong Outlook email signature ay isang mahalagang bahagi ng iyong mga komunikasyon. Nagbibigay ito ng impormasyon tungkol sa iyo at nagbibigay sa iyong mga mambabasa ng mga alternatibong paraan upang makipag-ugnayan sa iyo. Makakatipid ito ng oras kapag nagta-type at nagpapadala ng mga email dahil hindi mo na kailangang patuloy na punan ang paulit-ulit na text.

Kapag na-set up mo na ang iyong Outlook signature, siguraduhing suriin ito nang madalas at tiyaking panatilihin mo ito. hanggang ngayon kung may magbabago.

Sana, nakatulong sa iyo ang artikulong ito na i-set up ang iyong propesyonal na email signature sa Outlook. Mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa amin para sa anumang mga tanong o komento.