Si sou un usuari freqüent de correu electrònic, probablement heu vist correus de companys de feina, companys de feina, amics o familiars que tenen una signatura al final. Pot indicar el seu nom, número de telèfon, títol de treball i altra informació pertinent. Una signatura pot fer que un correu electrònic sembli extremadament professional.

Si bé la majoria de les comunicacions electròniques ara tenen forma de missatgeria instantània, missatgeria de text, xat de vídeo o xarxes socials, el correu electrònic encara s'utilitza àmpliament al món empresarial. Per això, és fonamental tenir una marca d'aspecte professional que destaqui i que faci saber als altres amb qui s'estan comunicant.

Ets un usuari d'Outlook? Crear una signatura de correu electrònic a Microsoft Outlook és bastant senzill; es pot fer en pocs minuts.

Si ja en teniu un i heu oblidat com canviar-lo, us mostrarem com fer-ho. Vegem com afegir o modificar la vostra signatura de correu electrònic. Després d'això, hem inclòs algunes notes sobre com fer que sembli professional.

Afegir una signatura a Microsoft Outlook

Afegir una signatura a Outlook és un procés bastant senzill. Ho farem a la versió web d'Outlook, però també es pot fer mitjançant passos gairebé idèntics a l'aplicació Outlook. Les captures de pantalla d'aquest article són de la versió web d'Outlook.

Pas 1: inicieu la sessió a Microsoft Outlook

Inicieu la sessió a Microsoft Outlook.

Pas 2 : Obriu la configuració d'Outlook

Obre la configuració del teu compte. Feu-ho fent clic a la icona de configuració a l'extrem superior dret del vostre navegador.

Pas 3: feu clic a "Mostra tota la configuració d'Outlook"

Pas 4: Feu clic a Correu - Redacció i resposta

Al menú de configuració, feu clic a "Correu" i després a "Redactar i respondre". A la part superior de la finestra del costat dret de la pantalla, hauríeu de veure immediatament la secció "Signatura de correu electrònic".

Pas 5: afegiu la informació de la vostra signatura

Afegiu tots els les coses que voleu que apareguin a la vostra signatura. Consulteu la secció següent sobre com assegurar-vos que el vostre sembli professional.

Podeu canviar els tipus de lletra i utilitzar altres opcions de format de text estàndard. També és possible afegir imatges si ho desitja.

Pas 6: Seleccioneu Opcions

Seleccioneu les opcions per determinar quan s'ha d'utilitzar la signatura. Es pot incloure als missatges nous i als missatges als quals responeu o reenvieu.

Pas 7: Deseu els vostres canvis

No us oblideu de fer clic al botó "Desa" al botó cantonada inferior dreta. Un cop deseu, ja heu acabat; hauríeu de tenir una bona signatura d'aspecte professional als vostres correus electrònics.

Actualitzeu la vostra signatura de Microsoft Outlook

Si no esteu satisfet amb l'aspecte de la vostra nova signatura, no us preocupeu. És fàcil editar-lo. També és comú haver de fer canvis quan la informació de contacte canvia, rebeu un nou títol de feina o simplement voleupuja-ho una mica.

Per actualitzar-lo, només has de seguir els mateixos passos que s'han utilitzat per crear-ne de nou. Quan arribeu a la secció de signatura de la configuració (pas 4), feu clic a la finestra de text del costat dret i, a continuació, editeu el quadre de text perquè es vegi com voleu. És així de senzill. No oblideu desar la vostra configuració.

Com fer que la vostra signatura d'Outlook sembli professional

Hi ha moltes maneres d'assegurar-vos que la vostra signatura de correu electrònic sembli professional. Les teves principals prioritats: inclou el teu nom complet seguit de la teva feina o posició i, a continuació, la informació de contacte. Els següents són els elements que afegiran més valor.

1. Nom

És possible que vulgueu utilitzar el vostre nom formal. Deixa de banda els sobrenoms o els noms escurçats, tret que tinguis un entorn de treball o clients més informals.

2. Títol

Això pot ser crític, especialment per a aquells que potser no et coneixen bé o no ho han fet. treballat amb tu en el passat.

3. Nom de l'empresa

Si treballes per a una empresa, els destinataris han de saber-ne el nom. Si no treballeu per a una empresa, podeu posar alguna cosa com "Contractista independent" o "Desenvolupador autònom". També podeu deixar aquesta part fora si no representeu una empresa.

Quan afegiu informació de l'empresa, podeu considerar afegir el logotip de la vostra empresa. Consulteu primer amb la vostra empresa per veure si tenen coses específiques que els agradaria que incloguéssiu.

4. Certificacions

Vostètambé pot enumerar les certificacions que tingueu vosaltres o la vostra empresa. Les certificacions poden venir amb un logotip o símbol que també es pot afegir.

5. Informació de contacte

Aquesta pot ser la part més important. Proporcioneu maneres alternatives perquè algú es posi en contacte amb vosaltres. Afegiu el vostre número de telèfon, el lloc web de la vostra empresa o qualsevol altre mètode que pugueu tenir. També podeu incloure la vostra adreça de correu electrònic encara que ja estarà al missatge de la secció "De". No fa mal tenir-lo allà on algú el pugui veure i accedir fàcilment.

6. Xarxes socials

Penseu en enllaçar a qualsevol compte professional de xarxes socials com LinkedIn o altres que representin el teu negoci.

7. Foto

Una foto teva és opcional, però és agradable que la gent vegi amb qui s'està comunicant. Si la cultura de la vostra empresa és formal, assegureu-vos d'utilitzar una foto d'aspecte professional.

Què no hauríeu d'incloure a la vostra signatura d'Outlook

Com podeu veure, la secció de signatures us permetrà per afegir una gran quantitat de text o imatges, però no hi ha res dolent a mantenir-ho senzill. L'objectiu és proporcionar dades que aportin el màxim valor als vostres missatges.

No t'excedeixis. Si n'afegiu massa, pot semblar desordenat. La sobrecàrrega d'informació pot fer que el destinatari només la ignori, sobretot si té pressa.

Sovint veuràs que la gent inclou algun tipus de cita odient a la seva signatura de correu electrònic. No ho recomano tret que sigui un lema o un eslògan de la vostra empresa. Les cites sovint poden ser opinades, polítiques o controvertides; pots arriscar-te a ofendre algú. Si el teu desig és ser professional, les cometes són una cosa que hauries d'evitar.

Una darrera cosa a pensar: evita que la teva signatura et distregui massa. Voleu que es noti, però tampoc no voleu que sigui tan cridaner que us treu el missatge.

La signatura hauria d'indicar a la gent qui ets, què fas, per a qui treballes, com contactar amb tu i possiblement per què poden confiar en tu.

Per què necessites una signatura de correu electrònic per a Outlook

Hi ha altres bons motius per tenir un sobrenom preformatat. Tot i que puguin semblar senzills, no subestimeu la seva importància.

Com ja hem vist, una signatura de correu electrònic fa que els vostres missatges semblin més professionals. Una signatura pot estalviar un temps valuós.

Tot i que pot semblar poc, enviar diversos correus electrònics i afegir constantment el vostre nom i altres detalls pot treure altres tasques. Amb un valor predeterminat creat prèviament, cal fer una cosa menys per a cada missatge.

Una signatura també garanteix que el vostre nom i altres dades s'incloguin sempre a cada correu electrònic. No us oblideu d'afegir la vostra informació de contacte important. Una signatura estàndard manté constant la vostra informació de contacte perquè us conegueuestan enviant exactament el mateix a cada destinatari.

Hi ha un últim motiu: el destinatari sabrà de qui està rebent el missatge. Les adreces de correu electrònic solen ser parts desordenades dels nostres noms combinades amb números o altres lletres.

Com a resultat, és possible que la persona que rep el missatge no sàpiga el teu nom complet. Una signatura formal garanteix que el destinatari sàpiga qui ets.

Paraules finals

La teva signatura de correu electrònic d'Outlook és una part vital de les teves comunicacions. Proporciona informació sobre tu i ofereix als teus lectors maneres alternatives de contactar amb tu. Estalvia temps a l'hora d'escriure i enviar correus electrònics, ja que no haureu d'emplenar contínuament text repetitiu.

Un cop hàgiu configurat la vostra signatura d'Outlook, assegureu-vos de revisar-la amb freqüència i de mantenir-la actualitzada. fins ara si canvia alguna cosa.

Esperem que aquest article us hagi ajudat a configurar la vostra signatura de correu electrònic professional a Outlook. Si us plau, no dubteu a posar-vos en contacte amb nosaltres amb qualsevol pregunta o comentari.