Pokud často používáte elektronickou poštu, pravděpodobně jste se setkali s maily od spolupracovníků, kolegů, přátel nebo rodiny, které mají na konci podpis. Může v něm být uvedeno jejich jméno, telefonní číslo, pracovní pozice a další důležité informace. Díky podpisu může e-mail vypadat velmi profesionálně.

Ačkoli většina elektronické komunikace má nyní podobu rychlých zpráv, textových zpráv, videochatu nebo sociálních médií, e-mail je ve světě podnikání stále hojně využíván. Z tohoto důvodu je velmi důležité mít profesionálně vypadající značku, která vynikne a dá ostatním najevo, s kým komunikují.

Jste uživatelem aplikace Outlook? Vytvoření e-mailového podpisu v aplikaci Microsoft Outlook je poměrně jednoduché; zvládnete ho během několika minut.

Pokud už nějaký máte a zapomněli jste, jak ho změnit, ukážeme vám, jak na to. Podíváme se na to, jak přidat nebo upravit podpis e-mailu. Poté jsme připojili několik poznámek, jak na to, aby vypadal profesionálně.

Přidání podpisu v aplikaci Microsoft Outlook

Přidání podpisu v aplikaci Outlook je poměrně jednoduchý proces. Budeme jej provádět ve webové verzi aplikace Outlook, ale lze jej provést také pomocí téměř stejných kroků v aplikaci Outlook. Snímky obrazovky v tomto článku pocházejí z webové verze aplikace Outlook.

Krok 1: Přihlášení do aplikace Microsoft Outlook

Přihlaste se do aplikace Microsoft Outlook.

Krok 2: Otevřete Nastavení aplikace Outlook

Otevřete nastavení svého účtu. To provedete kliknutím na ikonu nastavení v pravém horním rohu prohlížeče.

Krok 3: Klikněte na "Zobrazit všechna nastavení aplikace Outlook"

Krok 4: Klikněte na Mail - Compose and Reply (Napsat a odpovědět).

V nabídce nastavení klikněte na "Mail" a poté na "Compose and reply". V horní části okna na pravé straně obrazovky byste měli okamžitě vidět část "Email signature".

Krok 5: Přidejte své podpisové údaje

Přidejte všechny věci, které chcete, aby se objevily ve vašem podpisu. Podívejte se do části níže, jak zajistit, aby váš podpis vypadal profesionálně.

Můžete měnit písma a používat další standardní možnosti formátování textu. Pokud chcete, je možné přidávat i obrázky.

Krok 6: Výběr možností

Výběrem možností určete, kdy se má podpis použít. Může být zahrnut do nových zpráv a zpráv, na které odpovídáte nebo které přeposíláte.

Krok 7: Uložení změn

Nezapomeňte kliknout na tlačítko "Uložit" v pravém dolním rohu. Po uložení je hotovo; měli byste mít na svých e-mailech pěkný profesionálně vypadající podpis.

Aktualizace podpisu aplikace Microsoft Outlook

Pokud nejste spokojeni s tím, jak váš nový podpis vypadá, nevadí, můžete ho snadno upravit. Často se také stává, že potřebujete provést změny, když se změní kontaktní údaje, dostanete novou pracovní pozici nebo ho prostě chcete trochu vylepšit.

Pro jeho aktualizaci stačí postupovat stejným způsobem jako při vytváření nového podpisu. Až se dostanete do části nastavení podpisu (krok 4), klikněte na textové okno na pravé straně a upravte textové pole tak, aby vypadalo podle vašich představ. Je to tak jednoduché. Nezapomeňte nastavení uložit.

Jak zajistit, aby váš podpis v aplikaci Outlook vypadal profesionálně

Existuje mnoho způsobů, jak zajistit, aby váš e-mailový podpis vypadal profesionálně. Vaše hlavní priority: uveďte své celé jméno, následované vaší prací nebo pozicí, a poté kontaktní informace. Následující položky budou mít největší přidanou hodnotu.

1. Název

Možná budete chtít používat své oficiální jméno. Vynechejte všechny přezdívky nebo zkrácená jména, pokud nemáte neformálnější pracovní prostředí nebo klienty.

2. Název

To může být rozhodující, zejména pro ty, kteří vás možná dobře neznají nebo s vámi v minulosti nespolupracovali.

3. Název společnosti

Pokud pracujete pro nějakou společnost, příjemci musí znát její název. Pokud pro žádnou společnost nepracujete, můžete uvést něco jako "nezávislý dodavatel" nebo "vývojář na volné noze". Tuto část můžete také vynechat, pokud žádnou společnost nezastupujete.

Při přidávání informací o společnosti můžete zvážit přidání loga společnosti. Nejprve se poraďte se společností, zda má konkrétní požadavky, které by měla zahrnout.

4. Certifikace

Můžete také uvést všechny certifikáty, které máte vy nebo vaše společnost. Certifikáty mohou být opatřeny logem nebo symbolem, které lze také přidat.

5. Kontaktní informace

Toto je možná nejdůležitější část. Uveďte alternativní způsoby, jak vás může někdo kontaktovat. Přidejte své telefonní číslo, webové stránky vaší firmy nebo jiné způsoby, které máte. Můžete také uvést svou e-mailovou adresu, i když už bude ve zprávě v části "Od". Není na škodu ji mít tam, kde ji někdo snadno uvidí a bude k ní mít přístup.

6. Sociální média

Zvažte propojení s profesionálními účty na sociálních sítích, jako je LinkedIn nebo jiné, které reprezentují vaši firmu.

7. Fotografie

Vaše fotografie není povinná, ale je příjemné, aby lidé viděli, s kým komunikují. Pokud je vaše firemní kultura formální, nezapomeňte použít profesionálně vypadající fotografii.

Co byste neměli uvádět v podpisu aplikace Outlook

Jak vidíte, sekce podpisu vám umožní přidat množství textu nebo obrázků, ale není nic špatného na tom, když bude jednoduchá. Cílem je poskytnout údaje, které vašim zprávám přidají co největší hodnotu.

Nepřehánějte to. Pokud toho přidáte příliš mnoho, může to vypadat nepřehledně. Přetížení informacemi může způsobit, že je příjemce prostě bude ignorovat, zejména pokud spěchá.

Často se setkáte s tím, že lidé do svého e-mailového podpisu uvedou nějaký citát nebo výrok. Nedoporučuji to, pokud se nejedná o motto nebo slogan vaší společnosti. Citáty mohou být často názorově vyhraněné, politické nebo kontroverzní; můžete riskovat, že někoho urazíte. Pokud je vaší snahou působit profesionálně, citátům byste se měli vyhnout.

Poslední věc, na kterou je třeba myslet: vyhněte se tomu, aby váš podpis příliš odváděl pozornost. Chcete, aby si ho někdo všiml, ale zároveň nechcete, aby byl tak nápadný, že by odváděl pozornost od vašeho sdělení.

V podpisu by mělo být uvedeno, kdo jste, co děláte, pro koho pracujete, jak vás kontaktovat a případně proč vám mohou důvěřovat.

Proč potřebujete podpis e-mailu pro aplikaci Outlook

Existuje několik dalších dobrých důvodů, proč mít předformátovanou přezdívku. I když se mohou zdát jednoduché, nepodceňujte jejich význam.

Jak jsme již viděli, díky podpisu e-mailu vypadají vaše zprávy profesionálněji. Podpis může ušetřit drahocenný čas.

Ačkoli se to nemusí zdát, rozesílání více e-mailů a neustálé doplňování jména a dalších údajů vás může zdržovat od jiných úkolů. S předpřipravenou výchozí zprávou máte o jednu věc méně, kterou musíte pro každou zprávu udělat.

Podpis také zajistí, že vaše jméno a další údaje budou vždy uvedeny v každém e-mailu. Nezapomenete tak přidat své důležité kontaktní údaje. Standardní podpis udržuje vaše kontaktní údaje konstantní, takže víte, že každému příjemci posíláte přesně to samé.

Je tu ještě jeden důvod: příjemce bude vědět, od koho zprávu dostává. E-mailové adresy jsou často zpřeházené části našich jmen v kombinaci s čísly nebo jinými písmeny.

V důsledku toho nemusí příjemce zprávy znát vaše celé jméno. Formální podpis zajistí, že příjemce bude vědět, kdo jste.

Závěrečná slova

Podpis e-mailu v aplikaci Outlook je důležitou součástí vaší komunikace. Poskytuje informace o vás a poskytuje čtenářům alternativní způsoby, jak vás kontaktovat. Šetří čas při psaní a odesílání e-mailů, protože nemusíte neustále vyplňovat opakující se text.

Jakmile si nastavíte podpis v aplikaci Outlook, nezapomeňte jej často kontrolovat a ujistěte se, že je aktuální, pokud se něco změní.

Doufáme, že vám tento článek pomohl nastavit profesionální e-mailový podpis v aplikaci Outlook. Neváhejte se na nás obrátit s jakýmikoli dotazy nebo připomínkami.