Se utilizzate spesso la posta elettronica, vi sarà capitato di vedere messaggi di colleghi, amici o parenti con una firma alla fine, che potrebbe indicare il nome, il numero di telefono, il titolo di lavoro e altre informazioni pertinenti. Una firma può dare un aspetto estremamente professionale a un'e-mail.

Sebbene la maggior parte delle comunicazioni elettroniche avvenga sotto forma di messaggistica istantanea, messaggi di testo, video chat o social media, l'e-mail è ancora molto utilizzata nel mondo degli affari. Per questo motivo, è fondamentale avere un marchio dall'aspetto professionale che si distingua e faccia capire agli altri con chi stanno comunicando.

La creazione di una firma di posta elettronica in Microsoft Outlook è piuttosto semplice e può essere eseguita in pochi minuti.

Se ne avete già una e avete dimenticato come modificarla, vi mostreremo come fare. Vediamo come aggiungere o modificare la vostra firma e-mail e includiamo alcune note su come renderla professionale.

Aggiungere una firma in Microsoft Outlook

L'aggiunta di una firma in Outlook è un processo abbastanza semplice. Lo faremo nella versione web di Outlook, ma può essere fatto anche con passaggi quasi identici nell'app di Outlook. Le schermate di questo articolo provengono dalla versione web di Outlook.

Passo 1: accedere a Microsoft Outlook

Accedere a Microsoft Outlook.

Passo 2: aprire le impostazioni di Outlook

Aprire le impostazioni dell'account facendo clic sull'icona delle impostazioni nell'angolo superiore destro del browser.

Fase 3: Fare clic su "Visualizza tutte le impostazioni di Outlook".

Passo 4: Fare clic su Posta - Componi e rispondi

Nel menu delle impostazioni, fate clic su "Posta" e poi su "Componi e rispondi". Nella parte superiore della finestra, sul lato destro dello schermo, dovreste vedere immediatamente la sezione "Firma dell'e-mail".

Fase 5: Aggiungere le informazioni sulla firma

Aggiungete tutte le cose che volete che compaiano nella vostra firma. Consultate la sezione seguente per assicurarvi che la vostra firma abbia un aspetto professionale.

È possibile modificare i caratteri e utilizzare altre opzioni standard di formattazione del testo. È anche possibile aggiungere immagini, se lo si desidera.

Passo 6: selezionare le opzioni

Selezionare le opzioni per determinare quando la firma deve essere utilizzata. Può essere inclusa nei nuovi messaggi e nei messaggi a cui si risponde o che si inoltrano.

Passo 7: salvare le modifiche

Non dimenticate di fare clic sul pulsante "Salva" nell'angolo in basso a destra. Una volta salvato, il gioco è fatto: dovreste avere una firma dall'aspetto professionale sulle vostre e-mail.

Aggiornare la firma di Microsoft Outlook

Se non siete soddisfatti dell'aspetto della vostra nuova firma, non c'è da preoccuparsi: è facile modificarla. È anche frequente che dobbiate apportare delle modifiche quando cambiano le informazioni di contatto, quando ricevete un nuovo titolo di lavoro o semplicemente quando volete dare una ripassata.

Per aggiornarla, basta seguire gli stessi passaggi utilizzati per crearne una nuova. Quando si arriva alla sezione delle impostazioni relativa alla firma (punto 4), fare clic sulla finestra di testo sul lato destro, quindi modificare la casella di testo nel modo desiderato. È così semplice. Non dimenticare di salvare le impostazioni.

Come rendere professionale la firma di Outlook

Esistono numerosi modi per garantire che la vostra firma e-mail abbia un aspetto professionale. Le priorità principali sono: includere il vostro nome e cognome, seguito dal vostro lavoro o posizione, quindi dalle informazioni di contatto. Di seguito sono elencati gli elementi che aggiungeranno il massimo valore.

1. Nome

Si consiglia di utilizzare il proprio nome formale, evitando soprannomi o nomi abbreviati, a meno che non si abbia un ambiente di lavoro o clienti più informali.

2. Titolo

Questo può essere fondamentale, soprattutto per chi non vi conosce bene o non ha lavorato con voi in passato.

3. Nome della società

Se lavorate per un'azienda, i destinatari devono conoscerne il nome. Se non lavorate per un'azienda, potreste scrivere qualcosa come "Independent Contractor" o "Freelance Developer". Potete anche omettere questa parte se non rappresentate un'azienda.

Quando si aggiungono informazioni sull'azienda, si può pensare di aggiungere il logo della società. Chiedete prima all'azienda se ha delle indicazioni specifiche da inserire.

4. Certificazioni

Potreste anche elencare le certificazioni che voi o la vostra azienda possedete. Le certificazioni possono essere corredate da un logo o da un simbolo che può essere aggiunto.

5. Informazioni di contatto

Questa è forse la parte più importante: fornire modi alternativi per mettersi in contatto con voi. Aggiungete il vostro numero di telefono, il sito web della vostra azienda o qualsiasi altro metodo di cui disponete. Potete anche includere il vostro indirizzo e-mail, anche se sarà già presente nel messaggio nella sezione "Da". Non fa male averlo lì dove qualcuno può vederlo e accedervi facilmente.

6. Media sociali

Considerate la possibilità di collegare gli account di social media professionali, come LinkedIn o altri, che rappresentano la vostra attività.

7. Foto

Una foto di voi stessi è facoltativa, ma è bene che le persone vedano con chi stanno comunicando. Se la cultura aziendale è formale, assicuratevi di utilizzare una foto dall'aspetto professionale.

Cosa non si deve includere nella firma di Outlook

Come si può vedere, la sezione della firma consente di aggiungere una grande quantità di testo o di immagini, ma non c'è nulla di male nel mantenerla semplice. L'obiettivo è fornire dati che aggiungano il massimo valore ai vostri messaggi.

Non esagerate: se aggiungete troppe cose, il messaggio può sembrare disordinato e il sovraccarico di informazioni può indurre il destinatario a ignorarlo, soprattutto se va di fretta.

Spesso si vedono persone che includono qualche tipo di citazione o frase nella firma della loro e-mail. Vi sconsiglio di farlo, a meno che non si tratti di un motto o di uno slogan della vostra azienda. Le citazioni possono spesso essere di natura opinionistica, politica o controversa; potreste rischiare di offendere qualcuno. Se il vostro desiderio è quello di essere professionali, le citazioni sono qualcosa che dovreste evitare.

Un'ultima cosa a cui pensare: evitate che la vostra firma distragga troppo: volete che sia notata, ma non volete nemmeno che sia così appariscente da togliere importanza al vostro messaggio.

La firma dovrebbe dire alle persone chi siete, cosa fate, per chi lavorate, come contattarvi ed eventualmente perché possono fidarsi di voi.

Perché è necessaria una firma di posta elettronica per Outlook

Ci sono altri buoni motivi per avere un moniker preformattato. Anche se possono sembrare semplici, non sottovalutatene l'importanza.

Come abbiamo già visto, la firma delle e-mail rende i messaggi più professionali. Una firma può far risparmiare tempo prezioso.

Anche se può sembrare poco, l'invio di più e-mail e l'aggiunta costante del proprio nome e di altri dettagli può sottrarre tempo ad altre attività. Con un'impostazione predefinita, si ha una cosa in meno da fare per ogni messaggio.

Una firma assicura inoltre che il vostro nome e altri dettagli siano sempre inclusi in ogni e-mail. Non dimenticherete di aggiungere le vostre importantissime informazioni di contatto. Una firma standard mantiene costanti le vostre informazioni di contatto, in modo da sapere che state inviando la stessa identica cosa a ogni destinatario.

C'è un'ultima ragione: il destinatario saprà da chi sta ricevendo il messaggio. Gli indirizzi e-mail sono spesso parti confuse dei nostri nomi combinate con numeri o altre lettere.

Di conseguenza, la persona che riceve il messaggio potrebbe non conoscere il vostro nome completo. Una firma formale assicura che il destinatario sappia chi siete.

Parole finali

La firma e-mail di Outlook è una parte fondamentale delle vostre comunicazioni. Fornisce informazioni su di voi e offre ai lettori modi alternativi per contattarvi. Fa risparmiare tempo durante la digitazione e l'invio di e-mail, poiché non dovrete compilare continuamente testi ripetitivi.

Una volta impostata la firma di Outlook, assicuratevi di rivederla spesso e di tenerla aggiornata in caso di modifiche.

Speriamo che questo articolo vi abbia aiutato a impostare la vostra firma professionale in Outlook. Non esitate a contattarci per qualsiasi domanda o commento.