Om du ofta använder e-post har du förmodligen sett e-postmeddelanden från arbetskamrater, kollegor, vänner eller familjemedlemmar som har en signatur i slutet. Den kan innehålla deras namn, telefonnummer, jobbtitel och annan relevant information. En signatur kan få ett e-postmeddelande att se mycket professionellt ut.

Även om de flesta elektroniska kommunikationer numera sker i form av snabbmeddelanden, textmeddelanden, videochatt eller sociala medier, används e-post fortfarande flitigt i affärsvärlden. Därför är det viktigt att ha ett professionellt varumärke som sticker ut och som låter andra veta vem de kommunicerar med.

Är du en Outlook-användare? Att skapa en e-postsignatur i Microsoft Outlook är ganska enkelt och kan göras på bara några minuter.

Om du redan har en och har glömt hur du ändrar den ska vi visa dig hur du gör. Låt oss titta på hur du lägger till eller ändrar din e-postsignatur. Efter det har vi lagt till några tips om hur du kan få den att se professionell ut.

Lägg till en signatur i Microsoft Outlook

Att lägga till en signatur i Outlook är en ganska enkel process. Vi kommer att göra detta i webbversionen av Outlook, men det kan också göras med nästan identiska steg i Outlook-appen. Skärmdumparna i den här artikeln är från webbversionen av Outlook.

Steg 1: Logga in i Microsoft Outlook

Logga in på Microsoft Outlook.

Steg 2: Öppna Outlook-inställningarna

Öppna dina kontoinställningar genom att klicka på ikonen för inställningar i det övre högra hörnet av din webbläsare.

Steg 3: Klicka på "Visa alla Outlook-inställningar".

Steg 4: Klicka på Mail - Compose and Reply (E-post - Skriv och svara).

I inställningsmenyn klickar du på "E-post" och sedan på "Skriv och svara". Högst upp i fönstret till höger på skärmen bör du genast se avsnittet "E-postsignatur".

Steg 5: Lägg till information om din signatur

Lägg till alla saker som du vill ska visas i din signatur. Se avsnittet nedan om hur du ser till att din signatur ser professionell ut.

Du kan ändra typsnitt och använda andra standardalternativ för textformatering. Det är också möjligt att lägga till bilder om du vill.

Steg 6: Välj alternativ

Välj alternativ för att bestämma när signaturen ska användas. Den kan inkluderas i nya meddelanden och meddelanden som du svarar på eller vidarebefordrar.

Steg 7: Spara dina ändringar

Glöm inte att klicka på knappen "Spara" i det nedre högra hörnet. När du har sparat är du klar, och du bör ha en snygg och professionell signatur på dina e-postmeddelanden.

Uppdatera din Microsoft Outlook-signatur

Om du inte är nöjd med hur din nya signatur ser ut är det ingen fara, det är lätt att redigera den. Det är också vanligt att du behöver göra ändringar när kontaktinformationen ändras, du får en ny jobbtitel eller om du bara vill fräscha upp den lite.

För att uppdatera den följer du bara samma steg som för att skapa den nya. När du kommer till signaturdelen av inställningarna (steg 4) klickar du på textfönstret till höger och redigerar sedan textrutan så att den ser ut som du vill. Så enkelt är det. Glöm inte att spara dina inställningar.

Hur du får din Outlook-signatur att se professionell ut

Det finns många sätt att se till att din e-postsignatur ser professionell ut. Det viktigaste är att du anger ditt fullständiga namn, följt av ditt jobb eller din befattning och sedan kontaktinformation. Följande är de saker som ger mest värde.

1. Namn

Du kanske vill använda ditt formella namn, men låt bli smeknamn eller förkortningar om du inte har en mer avslappnad arbetsmiljö eller kunder.

2. Titel

Detta kan vara avgörande, särskilt för dem som kanske inte känner dig väl eller inte har arbetat med dig tidigare.

3. Företagets namn

Om du arbetar för ett företag måste mottagarna veta vad företaget heter. Om du inte arbetar för ett företag kan du skriva något som "Independent Contractor" eller "Freelance Developer". Du kan också utelämna den här delen om du inte representerar ett företag.

När du lägger till företagsinformation kan du överväga att lägga till din företagslogotyp. Kontakta ditt företag först för att se om de har specifika saker som de vill att du ska lägga till.

4. Certifieringar

Du kan också ange eventuella certifieringar som du eller ditt företag har. Certifieringar kan ha en logotyp eller symbol som också kan läggas till.

5. Kontaktuppgifter

Detta kan vara den viktigaste delen. Ange alternativa sätt för någon att komma i kontakt med dig. Lägg till ditt telefonnummer, din företagswebbplats eller andra metoder som du kan ha. Du kan också lägga till din e-postadress även om den redan finns i meddelandet i avsnittet "Från". Det skadar inte att ha den där så att någon lätt kan se den och få tillgång till den.

6. Sociala medier

Tänk på att länka till professionella konton i sociala medier som LinkedIn eller andra konton som representerar ditt företag.

7. Foto

Ett foto av dig själv är frivilligt, men det är trevligt för människor att se vem de kommunicerar med. Om din företagskultur är formell, se till att använda ett foto som ser professionellt ut.

Vad du inte bör inkludera i din Outlook-signatur

Som du kan se kan du i signaturavsnittet lägga till en mängd text eller bilder, men det är inget fel att hålla det enkelt. Målet är att tillhandahålla data som ger dina meddelanden mest värde.

Överdriv inte: Om du lägger till för mycket kan det se rörigt ut. Överflödig information kan leda till att mottagaren ignorerar den, särskilt om de har bråttom.

Ofta ser du att folk inkluderar någon typ av citat eller ordspråk i sin e-postsignatur. Jag rekommenderar att du inte gör det om det inte är ett motto eller en slogan för ditt företag. Citat kan ofta vara åsiktsstyrda, politiska eller kontroversiella, och du kan riskera att förolämpa någon. Om du vill vara professionell är citat något du bör undvika.

En sista sak att tänka på: undvik att göra signaturen alltför distraherande. Du vill att den ska uppmärksammas, men du vill inte heller att den ska vara så iögonfallande att den tar bort ditt budskap.

Signaturen ska berätta vem du är, vad du gör, vem du arbetar för, hur de kan kontakta dig och varför de kan lita på dig.

Varför du behöver en e-postsignatur för Outlook

Det finns några andra goda skäl till att ha ett förformaterat namn. Även om de kan verka enkla ska du inte underskatta deras betydelse.

Som vi redan har sett får en e-postsignatur dina meddelanden att se mer professionella ut. En signatur kan spara värdefull tid.

Även om det kanske inte verkar så mycket, kan det ta tid att skicka flera e-postmeddelanden och ständigt lägga till ditt namn och andra uppgifter från andra uppgifter. Med en fördefinierad standardinställning är det en sak mindre du behöver göra för varje meddelande.

En signatur säkerställer också att ditt namn och andra uppgifter alltid finns med i varje e-postmeddelande. Du glömmer inte att lägga till dina viktiga kontaktuppgifter. En standardsignatur håller dina kontaktuppgifter konstanta så att du vet att du skickar exakt samma sak till varje mottagare.

Det finns ett sista skäl: mottagaren vet vem han eller hon får meddelandet från. E-postadresser består ofta av en blandning av namn och siffror eller andra bokstäver.

Det kan leda till att den person som tar emot meddelandet inte känner till ditt fullständiga namn. En formell signatur säkerställer att mottagaren vet vem du är.

Slutord

Din e-postsignatur i Outlook är en viktig del av din kommunikation. Den innehåller information om dig och ger dina läsare alternativa sätt att kontakta dig. Den sparar tid när du skriver och skickar e-postmeddelanden eftersom du inte behöver fylla i upprepad text hela tiden.

När du har skapat din Outlook-signatur ska du se över den ofta och se till att du håller den uppdaterad om något ändras.

Förhoppningsvis har den här artikeln hjälpt dig att skapa en professionell e-postsignatur i Outlook. Du får gärna kontakta oss om du har några frågor eller kommentarer.