Вы только что закончили писать срочное письмо своим коллегам и торопитесь отправить его - нет времени на вычитку. Вы нажимаете кнопку "Отправить". И сразу после этого приходит осознание: вы отправили всей группе информацию, которую они не должны видеть. Gulp .

Что делать? Если вы используете Microsoft Outlook, а ваши получатели используют Outlook, и вы быстро принимаете меры, вы можете отозвать сообщение до того, как его кто-то увидит.

Это может быть не очень удачным, но я видел, как это работает. Готовы попробовать? Читайте дальше, чтобы узнать, как это сделать.

Почему я должен вспоминать?

Иногда я работаю с конфиденциальной информацией и совершаю ошибку, отправляя ее не тому человеку. Это, вероятно, худший сценарий, потому что отзыв сообщения не всегда срабатывает. Вы определенно не должны полагаться на него, когда речь идет о частных данных. Ниже мы рассмотрим, когда отзыв срабатывает и не срабатывает.

С другой стороны, отправка писем с опечатками - не такая уж большая проблема. Да, это неудобно, но это не конец света. Это даже может дать вам представление о том, кто на самом деле читает ваши сообщения, когда вы их отправляете. Отзыв, возможно, поможет вам оправиться от грамматической катастрофы, но опять же, не рассчитывайте на это.

Вот еще один вариант: если вы расстроены или злитесь на кого-то и в порыве гнева пишете ему язвительное, нефильтрованное, обидное сообщение - такое, которое разрушает отношения. Это может поставить вас в затруднительное положение, будь то начальник, коллега, друг или любимый человек. Со мной такое случалось - жаль, что тогда у меня не было кнопки отзыва!

Иногда мы не обращаем внимания на автозаполнение, когда адресуем сообщение, и слишком поздно обнаруживаем, что оно отправлено не тому человеку. Я получал электронные письма, предназначенные кому-то другому; такое случается постоянно. Если вам повезет, отзыв может сработать и спасти вас от ошибки.

Уверен, что есть и другие ситуации, о которых я не подумал, но вы поняли, о чем идет речь. Легко отправить письмо, которое лучше не отправлять. Давайте рассмотрим, как отзывать электронные письма в приложении Microsoft Outlook.

Шаги для отзыва электронного письма

Следующие шаги позволят вам попытка чтобы отозвать электронное письмо в Outlook. Помните, что время является критическим фактором. Вы должны сделать это до того, как человек откроет его! Существуют также другие факторы, не зависящие от вас, которые могут привести к сбою процесса. Подробнее о них вы можете прочитать в следующем разделе.

Вот что нужно делать:

1. Выберите папку "Отправленные".

В панели навигации или папок в левой части Outlook выберите папку "Отправленные".

2. Найти отправленное сообщение

В списке отправленных элементов найдите и выберите тот, который вы хотите вызвать. Дважды щелкните, чтобы открыть его в собственном окне.

3. Выберите действие для отзыва

В окне выберите вкладку "Сообщение". Затем в разделе "Перемещение" выберите "Другие действия перемещения".

Теперь выберите "Вспомнить это сообщение".

4. Выберите опции

Вам нужно будет решить, хотите ли вы "Удалить непрочитанные копии сообщения" или "Удалить непрочитанные копии и заменить их новым сообщением". Вы также можете выбрать получение сообщения, информирующего вас об успешности отзыва. Установите флажок, если вы хотите получить подтверждение. Это рекомендуется, поскольку это может быть единственным способом узнать, работает ли сообщение.

Нажмите "ОК". Если вы выбрали замену сообщения, откроется новое окно с сообщением. Внесите необходимые изменения, затем нажмите "Отправить", когда будете готовы отправить его.

5. ищите подтверждение

Если вы подписались на уведомление, вы увидите сообщение с информацией о том, что произошло. В нем будет указано, кому было отправлено первоначальное письмо, его тема и время отправки. Вы увидите, был ли отзыв успешным, а также дату и время отзыва.

Что нужно для того, чтобы отзыв работал

Итак, если звезды сошлись, сработает ли отзыв электронного письма? Честно говоря, это рискованное дело. Однако это возможно, поэтому давайте рассмотрим, что должно произойти, чтобы отзыв электронного письма был успешным.

Приложение Outlook

Первое требование - вы должны использовать настольное приложение Microsoft Outlook. Вы не сможете сделать вызов из веб-интерфейса Microsoft.

Microsoft Exchange

Вы должны использовать почтовую систему Microsoft Exchange. Вы и получатель должны находиться на одном сервере Exchange. Если это рабочая ситуация, есть вероятность, что вы находитесь на том же сервере Exchange, что и ваши коллеги. Это означает, что это может сработать для них, но не для тех, кто находится за пределами вашей компании.

Открытые сообщения

Отзыв сработает только в том случае, если получатель еще не открыл письмо. Как только он его откроет, будет уже поздно. Оно будет загружено в его локальный почтовый ящик.

Настроен на игнорирование запроса

Outlook может быть настроен таким образом, что сообщения не могут быть отозваны из папки "Входящие". Если это так для вашего получателя, отзыв не сработает.

Перенаправленная почта

Если у человека, которому вы пишете, установлены правила перемещения сообщений в другие папки, и эти правила включают ваше сообщение, отзыв не сработает. Он сработает только в том случае, если сообщение было непрочитано и остается в папке входящих сообщений человека.

Предотвращение отправки электронной почты, которую необходимо отозвать

Как мы уже видели, сообщение Outlook можно вернуть обратно, но есть большая вероятность, что отзыв не удастся. Лучший способ справиться с досадными письмами - не отправлять их в первую очередь. Звучит просто, но я знаю, что это не так. В действительности это случается со всеми нами, но есть некоторые вещи, которые мы можем сделать, чтобы предотвратить их отправку.

Следующий метод может показаться странным, но он полезен: вы можете настроить Outlook на задержку перед отправкой письма. Это означает, что когда вы нажимаете кнопку "Отправить", сообщение остается в папке "Исходящие" в течение определенного времени перед отправкой. Это дает вам возможность удалить/отменить письмо до того, как оно будет отправлено. Для получения инструкций о том, как это сделать, посмотрите эту статью от Microsoft.

На мой взгляд, лучше всего тщательно просмотреть или вычитать написанное перед отправкой. Я знаю, что иногда мы торопимся, но самостоятельная вычитка отловит 95% ваших ошибок. Если вы не умеете вычитывать, попробуйте воспользоваться программой проверки грамматики, например Grammarly, которую можно использовать для проверки текста в Outlook.

Многократное перечитывание письма может предотвратить множество проблем. Это гарантирует, что вы знаете, что отправляете. Не забудьте просмотреть список получателей (даже список CC) и тему письма, так как именно здесь часто возникают проблемы.

Что касается неприятного письма, о котором вы жалеете, что отправили его своему коллеге, то здесь все может быть немного иначе. Я обнаружил, что лучше всего для этого сначала написать сообщение. Пока не адресуйте его никому, так как вы не хотите отправить его случайно.

После того, как вы его написали, перечитайте его. Затем отойдите от компьютера или хотя бы от Outlook. Вернитесь к нему примерно через 15-20 минут и перечитайте его. Довольны ли вы тем, что сказали? Так ли вы хотите донести до человека информацию?

Отстранившись, вы сможете предотвратить ту реакцию, когда вы говорите то, о чем потом жалеете. Это также позволит вам пересмотреть текст, если вы сможете придумать более спокойный способ объяснить свою проблему.

Если вы считаете, что ваше сообщение слишком резкое или неуместное, вы всегда можете удалить его и написать новое позже. Если вы действительно готовы отправить его, заполните поле "Кому" именем получателя и отправьте его. Этот процесс, по крайней мере, дает вам возможность остыть и убедиться, что вы принимаете рациональное решение.

Заключительные слова

Если вы попали в затруднительное положение из-за письма, об отправке которого вы жалеете, возможно, функция отзыва в Outlook поможет вам удалить письмо до того, как получатели его прочитают.

На эту функцию точно не стоит полагаться. В ее работе задействовано множество переменных. Есть шанс, что человек прочитает ее до того, как вы отправите запрос на отзыв.

Лучшая практика - не торопиться, вычитывать свои письма и стараться не отправлять реактивные сообщения, над которыми вы не успели подумать. Другими словами, профилактика - лучшее средство от жалеющих писем.