Sapo keni përfunduar së shkruari një email urgjent për kolegët tuaj dhe jeni me nxitim për ta dërguar atë—nuk ka kohë për të korrigjuar. Ju shtypni butonin e dërgimit. Më pas, menjëherë pas kësaj, realizimi godet: ju dërguat të gjithë grupit tuaj informacione që ata nuk duhet të shohin. Gulp .

Çfarë bën? Nëse jeni duke përdorur Microsoft Outlook dhe marrësit tuaj po përdorin Outlook dhe ju veproni shpejt, mund të jeni në gjendje ta rikujtoni mesazhin përpara se dikush ta shohë atë.

Mund të jetë një pamje e gjatë, por unë' e kam parë të funksionojë. Gati për ta provuar? Lexo më tej për të mësuar se si.

Pse duhet të kujtoj?

Ndonjëherë punoj me informacione delikate dhe kam bërë gabim t'ia dërgoj personit të gabuar. Ky është ndoshta një skenar i rastit më të keq, sepse rikujtimi i mesazhit nuk funksionon gjithmonë. Ju patjetër nuk duhet të mbështeteni në të kur bëhet fjalë për të dhënat private. Më poshtë do t'i hedhim një vështrim se kur funksionojnë dhe kur nuk funksionojnë tërheqjet.

Dërgimi i postës me gabime shtypi, nga ana tjetër, nuk është aq i rëndësishëm. Po, është e turpshme, por nuk është fundi i botës. Madje mund t'ju japë një ide se kush i lexon në të vërtetë mesazhet tuaja kur i dërgoni ato. Kujtesa mund t'ju ndihmojë të rikuperoni nga një fatkeqësi gramatikore - por përsëri, mos llogarisni në të.

Këtu është një gjë e keqe: nëse jeni i mërzitur ose i zemëruar me dikë dhe, në vapën e momentit, shkruajini një mesazh therës, i pafiltruar, lëndues – ai lloji që thyenmarrëdhëniet. Kjo mund t'ju vendosë në një dollap të lënduar, pavarësisht nëse është një shef, bashkëpunëtor, mik ose një tjetër i rëndësishëm. Kjo më ka ndodhur mua - vërtet do të doja të kisha një buton rikujtues atëherë!

Ndonjëherë nuk i kushtojmë vëmendje plotësimit automatik kur adresojmë mesazhin dhe zbulojmë, shumë vonë, se ai shkoi në person i gabuar. Kam marrë emaile të destinuara për dikë tjetër; ndodh gjatë gjithë kohës. Nëse jeni me fat, një rikthim mund të funksionojë dhe t'ju shpëtojë nga gabimi juaj.

Jam i sigurt se ka situata të tjera që nuk po i mendoj, por ju e kuptoni. Është e lehtë të dërgosh një postë që do të donit të mos e kishit dërguar. Le të hedhim një vështrim se si të rikujtojmë emailet brenda aplikacionit Microsoft Outlook.

Hapat për të tërhequr një email

Hapat e mëposhtëm do t'ju lejojnë të përpjekni të rikujtoni një email në Outlook. Mos harroni se koha është një faktor kritik. Ju duhet ta bëni këtë përpara se personi ta hapë atë! Ka edhe faktorë të tjerë jashtë kontrollit tuaj që mund të shkaktojnë dështimin e procesit. Mund të lexoni më shumë rreth tyre në pjesën tjetër.

Ja çfarë të bëni:

1. Zgjidhni dosjen e artikujve të dërguar

Në panelin e navigimit ose të dosjes në anën e majtë të Outlook, zgjidhni dosjen "Artikuj të dërguar".

2. Gjeni mesazhin e dërguar

Në listën e artikujve të dërguar, gjeni dhe zgjidhni atë që dëshironi të rikujtoni. Klikoni dy herë për ta hapur atë në dritaren e vet.

3. Zgjidhni Veprim përKujtoni

Në dritare, zgjidhni skedën "Mesazhi". Më pas, nga seksioni "Lëviz", zgjidhni "Më shumë Veprime të Lëvizjes".

Tani zgjidhni "Kujto këtë mesazh".

4. Zgjidhni Opsionet

Do t'ju duhet të vendosni nëse dëshironi të "Fshi kopjet e palexuara të mesazhit" ose "Fshi kopjet e palexuara dhe zëvendëso me një mesazh të ri". Ju gjithashtu mund të zgjidhni të merrni një mesazh që ju njofton nëse tërheqja është e suksesshme. Kontrolloni kutinë nëse dëshironi të merrni konfirmimin. Kjo rekomandohet pasi mund të jetë e vetmja mënyrë që ju e dini nëse funksionon.

Klikoni "OK". Nëse keni zgjedhur të zëvendësoni mesazhin, ai do të hapë një dritare të re me mesazhin. Bëni ndryshimet e nevojshme, më pas klikoni "Dërgo" kur të jeni gati për ta dërguar.

5. Kërkoni për konfirmim

Duke supozuar se jeni regjistruar për njoftimin, do të shihni një mesazh që ju njofton se çfarë ka ndodhur. Ai do t'ju tregojë se kujt i është dërguar emaili origjinal, subjekti i tij dhe koha kur është dërguar. Ju do të shihni nëse tërheqja ishte e suksesshme, së bashku me datën dhe orën e tërheqjes.

Çfarë ju nevojitet për të funksionuar Recall

Pra, nëse yjet janë në linjë, bën rikujtimi i një punë me email? Për të qenë i sinqertë, është një gjë e keqe. Thënë kështu, është e mundur, kështu që le të hedhim një vështrim se çfarë duhet të ndodhë që një tërheqje e-mail të jetë e suksesshme.

Aplikacioni Outlook

Kërkesa e parë është që ju duhet të përdorni MicrosoftAplikacioni i desktopit Outlook. Nuk do të mund të rikujtoni nga ndërfaqja e uebit e Microsoft.

Microsoft Exchange

Duhet të jeni duke përdorur një sistem poste të Microsoft Exchange. Ju dhe marrësi duhet të jeni në të njëjtin server shkëmbimi. Nëse është një situatë pune, ka një shans që të jeni në të njëjtin server Exchange si bashkëpunëtorët tuaj. Kjo do të thotë se mund të funksionojë për ta, por jo me dikë jashtë kompanisë suaj.

Mesazhet e hapura

Thirrja do të funksionojë vetëm nëse marrësi nuk e ka hapur ende emailin . Sapo ta hapin, atëherë është tepër vonë. Është shkarkuar në kutinë e tyre hyrëse lokale.

Konfiguruar për të shpërfillur kërkesën

Outlook mund të konfigurohet në mënyrë që mesazhet të mos mund të tërhiqen nga kutia hyrëse. Nëse ky është rasti për marrësin tuaj, tërheqja juaj nuk do të funksionojë.

Mail i ridrejtuar

Nëse personi që po i dërgoni email ka rregulla të vendosura për të zhvendosur mesazhet në dosje të tjera , dhe këto rregulla përfshijnë mesazhin tuaj, tërheqja nuk do të funksionojë. Funksionon vetëm kur mesazhi nuk është lexuar dhe mbetet në kutinë hyrëse të personit.

Parandaloni dërgimin e emailit që duhet të rikujtohet

Siç e kemi parë, një mesazh Outlook mund të merret përsëri, por ka një shans të mirë që tërheqja të dështojë. Mënyra më e mirë për t'u marrë me emailet për keqardhje është të mos i dërgoni ato në radhë të parë. Duket e thjeshtë, por e di që nuk është ashtu. Në realitet, kjo na ndodh të gjithëve, porka disa gjëra që mund të bëjmë për të parandaluar dërgimin e tyre.

Metoda e mëposhtme mund të duket e çuditshme, por është e dobishme: mund të konfiguroni Outlook që të ketë një vonesë përpara se të dërgojë emailin. Kjo do të thotë që kur shtypni butonin e dërgimit, mesazhi mbetet në kutinë tuaj dalëse për një kohë të caktuar përpara se ta dërgoni. Kjo ju jep një shans për të fshirë/anuluar emailet përpara se ato të dërgohen realisht. Për udhëzime se si ta bëni këtë, hidhini një sy këtij artikulli nga Microsoft.

Për mendimin tim, gjëja më e mirë për të bërë është të rishikoni ose korrigjoni plotësisht atë që keni shkruar përpara se ta dërgoni. E di që ndonjëherë jemi me nxitim, por vetëkorrigjimi do të kapë 95% të gabimeve tuaja. Nëse nuk jeni të mirë në korrigjimin, provoni një kontrollues gramatikor si Grammarly, i cili mund të përdoret për të rishikuar tekstin tuaj në Outlook.

Rileximi i emailit tuaj disa herë mund të parandalojë shumë probleme. Kjo siguron që ju të dini se çfarë po dërgoni. Mos harroni të rishikoni listën e marrësve (madje edhe listën CC) dhe temën, pasi këtu ndodhin shpesh probleme.

Sa i përket emailit të keq që jeni penduar që i dërguat kolegut tuaj, mund të jetë pak më ndryshe. Kam zbuluar se gjëja më e mirë për të bërë për këtë është të shkruaj fillimisht mesazhin. Mos ia adresoni akoma askujt, pasi nuk doni ta dërgoni aksidentalisht.

Pasi ta keni shkruar, rilexoni. Pastaj largohuni nga kompjuteri juaj ose të paktën nga Outlook. Ejanikthehuni tek ajo rreth 15 deri në 20 minuta më vonë dhe rilexoni atë. Jeni të kënaqur me atë që thatë? A doni të komunikoni kështu me personin?

Largimi ju jep një shans për të parandaluar atë reagim të nxehtë të momentit ku thoni gjëra për të cilat pendoheni. Kjo do t'ju lejojë gjithashtu të rishikoni tekstin nëse mund të mendoni për një mënyrë më të qetë për të shpjeguar çështjen tuaj.

Nëse mendoni se mesazhi juaj është shumë i ashpër ose i papërshtatshëm, atëherë mund ta fshini gjithmonë dhe të shkruani një të re një më vonë. Nëse jeni vërtet gati për ta dërguar, plotësoni fushën "Për" me emrin e marrësit dhe dërgojeni. Ky proces të paktën ju jep një shans për t'u qetësuar dhe për t'u siguruar që po merrni një vendim racional.

Fjalët e fundit

Nëse jeni në një pengesë për shkak të një emaili që pendoheni që e dërguat, është është e mundur që funksioni i tërheqjes së Outlook mund t'ju ndihmojë të hiqni emailin përpara se marrësit ta lexojnë atë.

Kjo veçori nuk është padyshim diçka tek e cila duhet të mbështeteni. Shumë variabla hyjnë në funksionimin e tij. Shanset janë që personi ta lexojë atë përpara se të mund të dërgoni kërkesën për tërheqje.

Praktika më e mirë është të merrni kohën tuaj, të korrigjoni emailet tuaja dhe të përpiqeni të mos dërgoni mesazhe reaktive për të cilat nuk keni shpenzuar kohë duke menduar për . Me fjalë të tjera, parandalimi është ilaçi më i mirë për emailet e penduara.