Pravkar ste končali pisanje nujnega e-poštnega sporočila sodelavcem in se vam mudi, da bi ga poslali - nimate časa za popravljanje. Pritisnete gumb za pošiljanje. Takoj zatem se zavedete: celotni skupini ste poslali informacije, ki jih ne bi smeli videti. Gulp .

Če uporabljate Microsoft Outlook in prejemniki uporabljajo Outlook ter hitro ukrepate, boste morda lahko preklicali sporočilo, še preden ga bo kdo videl.

Morda se vam bo zdelo, da bo to uspelo, vendar sem videl, da deluje. Ste pripravljeni poskusiti? Preberite, kako to storiti.

Zakaj bi se moral odpoklicati?

Včasih delam z občutljivimi informacijami in se mi je že zgodilo, da sem jih poslal napačni osebi. To je verjetno najslabši možni scenarij, saj priklic sporočila ne deluje vedno. Nikakor se nanj ne smete zanašati, ko gre za zasebne podatke. V nadaljevanju si bomo ogledali, kdaj priklic deluje in kdaj ne.

Pošiljanje pošte s tiskarskimi napakami ni tako velik problem. Res je neprijetno, vendar to ni konec sveta. Morda boste celo vedeli, kdo v resnici bere vaša sporočila, ko jih pošiljate. Priklic vam lahko morda pomaga pri okrevanju po slovnični katastrofi, vendar na to ne računajte.

Tu je še en primer: če ste razburjeni ali jezni na nekoga in mu v navalu trenutka napišete zbadljivo, nefiltrirano, boleče sporočilo - takšno, ki razdre odnose. To vas lahko spravi v bolečo zagato, pa naj gre za šefa, sodelavca, prijatelja ali pomembno osebo. To se mi je zgodilo - res si želim, da bi takrat imel gumb za odpoklic!

Včasih nismo pozorni na samodejno izpolnjevanje, ko naslovimo sporočilo in prepozno ugotovimo, da je bilo poslano napačni osebi. Prejel sem e-poštna sporočila, namenjena nekomu drugemu; to se dogaja ves čas. Če imate srečo, lahko odpoklic deluje in vas reši vaše napake.

Zagotovo obstajajo še druge situacije, ki jih nisem omenil, vendar ste dobili sliko. Zlahka se zgodi, da pošljete pošto, za katero si želite, da je ne bi poslali. Oglejmo si, kako v aplikaciji Microsoft Outlook odpoklicati e-pošto.

Koraki za odpoklic e-pošte

Naslednji koraki vam bodo omogočili, da poskus za odpoklic e-poštnega sporočila v programu Outlook. Ne pozabite, da je čas odločilen dejavnik. To morate storiti, preden ga oseba odpre! Obstajajo tudi drugi dejavniki, na katere ne morete vplivati in ki lahko povzročijo neuspeh postopka. Več o njih si lahko preberete v naslednjem razdelku.

Tukaj je opisano, kaj storiti:

1. Izberite mapo s poslanimi sporočili

V navigacijskem podoknu ali podoknu map na levi strani programa Outlook izberite mapo "Poslana sporočila".

2. Poiščite poslano sporočilo

Na seznamu poslanih elementov poiščite in izberite tistega, ki ga želite priklicati. Z dvoklikom ga odprite v svojem oknu.

3. Izberite akcijo za priklic

V oknu izberite zavihek "Sporočilo". Nato v razdelku "Premik" izberite "Več dejanj premikanja".

Zdaj izberite "Priklic tega sporočila".

4. Izberite možnosti

Odločiti se morate, ali želite "Izbrisati neprebrane kopije sporočila" ali "Izbrisati neprebrane kopije in jih nadomestiti z novim sporočilom". Izberete lahko tudi možnost, da prejmete sporočilo, ki vas obvešča, ali je odpoklic uspešen. Označite polje, če želite prejeti potrditev. To je priporočljivo, saj boste morda le tako vedeli, ali odpoklic deluje.

Kliknite "V redu." Če ste izbrali zamenjavo sporočila, se bo odprlo novo okno s sporočilom. Vnesite potrebne spremembe in kliknite "Pošlji", ko boste sporočilo pripravljeni poslati.

5. Poiščite potrditev

Ob predpostavki, da ste se prijavili na obveščanje, se bo prikazalo sporočilo, ki vas bo obvestilo o tem, kaj se je zgodilo. V njem bo navedeno, komu je bilo poslano prvotno e-poštno sporočilo, njegov predmet in čas pošiljanja. Videli boste, ali je bil odpoklic uspešen, ter datum in čas odpoklica.

Kaj potrebujete, da bo odpoklic deloval

Torej, če so zvezde poravnane, ali je odpoklic e-pošte uspešen? Če smo iskreni, je to zelo verjetno. Kljub temu je to mogoče, zato si oglejmo, kaj se mora zgoditi, da bo odpoklic e-pošte uspešen.

Aplikacija Outlook

Prvi pogoj je, da morate uporabljati namizni program Microsoft Outlook. Iz Microsoftovega spletnega vmesnika se ne boste mogli odpoklicati.

Microsoft Exchange

Uporabljati morate poštni sistem Microsoft Exchange. Vi in prejemnik morate biti v istem strežniku Exchange. Če gre za službeno situacijo, obstaja možnost, da boste v istem strežniku Exchange kot vaši sodelavci. To pomeni, da lahko deluje za njih, ne pa tudi za osebe zunaj vašega podjetja.

Odprta sporočila

Odpoklic bo deloval le, če prejemnik še ni odprl e-poštnega sporočila. Ko ga odpre, je že prepozno, saj je bilo preneseno v njegov lokalni e-poštni predal.

konfigurirano tako, da ignorira zahtevo

Outlook je lahko nastavljen tako, da sporočil ni mogoče priklicati iz prejete pošte. Če to velja za vašega prejemnika, odpoklic ne bo deloval.

Preusmerjena pošta

Če ima oseba, ki ji pošiljate e-pošto, nastavljena pravila za premikanje sporočil v druge mape in ta pravila vključujejo vaše sporočilo, odpoklic ne bo deloval. Deluje le, če sporočilo ni bilo prebrano in je ostalo v prejetih sporočilih osebe.

Preprečevanje pošiljanja e-pošte, ki jo je treba odpoklicati

Kot smo videli, lahko sporočilo v programu Outlook vzamete nazaj, vendar obstaja velika verjetnost, da odpoklic ne bo uspešen. Najboljši način za ravnanje z obžalovanimi e-poštnimi sporočili je, da jih sploh ne pošiljate. Sliši se preprosto, vendar vem, da ni. V resnici se to zgodi vsakomur od nas, vendar lahko storimo nekaj stvari, da preprečimo njihovo pošiljanje.

Naslednja metoda se morda sliši nenavadno, vendar je koristna: Outlook lahko konfigurirate tako, da pred pošiljanjem e-pošte nastavi zamik. To pomeni, da ko pritisnete gumb za pošiljanje, sporočilo pred pošiljanjem določen čas ostane v mapi prejetih sporočil. Tako imate možnost izbrisati/odpovedati e-pošto, preden je dejansko poslana. Navodila za to si oglejte v tem članku družbe Microsoft.

Po mojem mnenju je najbolje, da temeljito pregledate ali popravite napisano, preden ga pošljete. Vem, da se nam včasih mudi, vendar bo samopreverjanje ujelo 95 % vaših napak. Če niste dobri pri popravljanju, poskusite s programom za preverjanje slovnice, kot je Grammarly, ki ga lahko uporabite za pregled besedila v programu Outlook.

Z večkratnim ponovnim branjem e-poštnega sporočila lahko preprečite številne težave. Tako boste vedeli, kaj pošiljate. Ne pozabite pregledati seznama prejemnikov (tudi seznama CC) in predmeta, saj se prav tu pogosto pojavijo težave.

Kar zadeva grdo elektronsko sporočilo, ki ga žal pošljete sodelavcu, je lahko nekoliko drugače. Ugotovil sem, da je za to najbolje, da sporočilo najprej napišete. Ne naslovite ga še na nikogar, saj ga ne želite poslati po pomoti.

Ko ga napišete, ga ponovno preberite. Nato se odmaknite od računalnika ali vsaj od programa Outlook. Po 15 do 20 minutah se vrnite k njemu in ga ponovno preberite. Ali ste zadovoljni s tem, kar ste povedali? Ali tako želite komunicirati z osebo?

Če se odmaknete, boste lahko preprečili reakcijo, ki se zgodi v trenutku, ko izrečete stvari, ki jih obžalujete. To vam bo omogočilo tudi, da besedilo popravite, če se boste domislili mirnejšega načina, kako pojasniti svoj problem.

Če menite, da je vaše sporočilo prestrogo ali neprimerno, ga lahko vedno izbrišete in pozneje napišete novo. Če ste ga res pripravljeni poslati, v polje "Komu" vpišite ime prejemnika in ga pošljite. Ta postopek vam vsaj omogoča, da se ohladite in se prepričate, da sprejemate razumno odločitev.

Zadnje besede

Če ste se znašli v težavah zaradi e-poštnega sporočila, za katerega vam je žal, da ste ga poslali, vam lahko Outlookova funkcija odpoklica pomaga odstraniti e-poštno sporočilo, preden ga prejemniki preberejo.

Na to funkcijo se vsekakor ne smete zanašati. Pri njenem delovanju sodeluje veliko spremenljivk. Obstaja verjetnost, da jo bo oseba prebrala, preden boste lahko poslali zahtevo za odpoklic.

Najboljša praksa je, da si vzamete čas, popravite e-poštna sporočila in ne pošiljate odzivnih sporočil, o katerih niste razmišljali. Z drugimi besedami, preprečevanje je najboljše zdravilo za obžalovanja vredna e-poštna sporočila.