તમે હમણાં જ તમારા સાથીદારોને તાત્કાલિક ઇમેઇલ લખવાનું સમાપ્ત કર્યું છે, અને તમે તેને મોકલવાની ઉતાવળમાં છો—પ્રૂફરીડ કરવાનો સમય નથી. તમે મોકલો બટન દબાવો. પછી, તરત જ, અનુભૂતિ હિટ: તમે તમારી આખી જૂથ માહિતી મોકલી છે જે તેઓએ જોઈ ન જોઈએ. ગુલ્પ .

તમે શું કરો છો? જો તમે માઈક્રોસોફ્ટ આઉટલુકનો ઉપયોગ કરી રહ્યાં છો, અને તમારા પ્રાપ્તકર્તાઓ આઉટલુકનો ઉપયોગ કરી રહ્યાં છે, અને તમે ઝડપથી પગલાં લો છો, તો તમે સંદેશને કોઈ જુએ તે પહેલાં તમે તેને યાદ કરી શકશો.

તે લાંબો શૉટ હોઈ શકે છે—પરંતુ હું' તેને કામ કરતા જોયા છે. તેને અજમાવવા માટે તૈયાર છો? કેવી રીતે શીખવા માટે આગળ વાંચો.

મારે શા માટે યાદ કરવાની જરૂર પડશે?

હું કેટલીકવાર સંવેદનશીલ માહિતી સાથે કામ કરું છું, અને મેં તેને ખોટી વ્યક્તિને મોકલવાની ભૂલ કરી છે. આ સંભવતઃ સૌથી ખરાબ પરિસ્થિતિ છે કારણ કે સંદેશને યાદ કરવો હંમેશા કામ કરતું નથી. જ્યારે ખાનગી ડેટાની વાત આવે ત્યારે તમારે ચોક્કસપણે તેના પર આધાર રાખવો જોઈએ નહીં. અમે નીચે એક નજર કરીશું કે ક્યારે રિકોલ થાય છે અને ક્યારે કામ કરતું નથી.

ટાઈપો સાથે મેઈલ મોકલવી, બીજી તરફ, એટલો મોટો સોદો નથી. હા, તે શરમજનક છે, પરંતુ તે વિશ્વનો અંત નથી. જ્યારે તમે તમારા સંદેશાઓ મોકલો ત્યારે તે તમને ખરેખર કોણ વાંચે છે તેનો ખ્યાલ પણ આપી શકે છે. રિકોલ તમને વ્યાકરણની આપત્તિમાંથી પુનઃપ્રાપ્ત કરવામાં મદદ કરી શકે છે—પરંતુ ફરીથી, તેના પર વિશ્વાસ ન કરો.

અહીં એક મૂંઝવણ છે: જો તમે કોઈનાથી નારાજ છો અથવા ગુસ્સે છો અને, ક્ષણની ગરમીમાં, તેમને લખો નિંદાત્મક, અનફિલ્ટર કરેલ, નુકસાનકારક સંદેશ-જે પ્રકારનો તૂટે છેસંબંધો આ તમને હર્ટ લોકરમાં મૂકી શકે છે, પછી ભલે તે બોસ હોય, સહકાર્યકર હોય, મિત્ર હોય કે અન્ય મહત્વપૂર્ણ. મારી સાથે આવું બન્યું છે—હું ખરેખર ઈચ્છું છું કે ત્યારે મારી પાસે રિકોલ બટન હોત!

જ્યારે અમે સંદેશને સંબોધિત કરીએ છીએ ત્યારે ઘણી વાર અમે સ્વતઃ-ભરણ પર ધ્યાન આપતા નથી અને ખૂબ મોડું થયું કે તે સંદેશ પર ગયો ખોટો માણસ. મેં કોઈ અન્ય માટે ઈમેઈલ મેળવ્યા છે; તે દરેક સમયે થાય છે. જો તમે નસીબદાર છો, તો રિકોલ કામ કરી શકે છે અને તમને તમારી ભૂલથી બચાવી શકે છે.

મને ખાતરી છે કે એવી અન્ય પરિસ્થિતિઓ છે કે જેના વિશે હું વિચારતો નથી, પરંતુ તમને ચિત્ર મળશે. તમે ઇચ્છો છો કે તમે મોકલ્યો ન હોત તે મેઇલ મોકલવાનું સરળ છે. ચાલો એક નજર કરીએ Microsoft Outlook એપ્લિકેશનમાં ઈમેઈલ કેવી રીતે રિકોલ કરવી.

ઈમેઈલને યાદ કરવાનાં પગલાં

નીચેનાં પગલાં તમને ઈમેલને યાદ કરવાનો પ્રયાસ કરવાની મંજૂરી આપશે. Outlook માં. યાદ રાખો કે સમય એક નિર્ણાયક પરિબળ છે. વ્યક્તિ તેને ખોલે તે પહેલાં તમારે આ કરવું જોઈએ! તમારા નિયંત્રણની બહારના અન્ય પરિબળો પણ છે જે પ્રક્રિયાને નિષ્ફળ કરી શકે છે. તમે આગલા વિભાગમાં તેના વિશે વધુ વાંચી શકો છો.

શું કરવું તે અહીં છે:

1. મોકલેલ આઇટમ્સ ફોલ્ડર પસંદ કરો

આઉટલુકની ડાબી બાજુના નેવિગેશન અથવા ફોલ્ડર પેનમાં, "મોકલાયેલ આઇટમ્સ" ફોલ્ડર પસંદ કરો.

2. મોકલેલ સંદેશ શોધો

મોકલેલ વસ્તુઓની સૂચિમાં, તમે જે યાદ કરવા માંગો છો તે શોધો અને પસંદ કરો. તેને તેની પોતાની વિન્ડોમાં ખોલવા માટે ડબલ-ક્લિક કરો.

3. માટે ક્રિયા પસંદ કરોયાદ કરો

વિન્ડોમાં, "સંદેશ" ટેબ પસંદ કરો. પછી, "મૂવ" વિભાગમાંથી, "વધુ ખસેડવાની ક્રિયાઓ" પસંદ કરો.

હવે "આ સંદેશને યાદ કરો" પસંદ કરો.

4. વિકલ્પો પસંદ કરો

તમારે નક્કી કરવું પડશે કે તમે "સંદેશની ન વાંચેલી નકલો કાઢી નાખો" અથવા "ન વાંચેલી નકલો કાઢી નાખો અને નવા સંદેશ સાથે બદલો." જો રિકોલ સફળ છે કે કેમ તે તમને જણાવતો સંદેશ પ્રાપ્ત કરવાનું પણ તમે પસંદ કરી શકો છો. જો તમે કન્ફર્મેશન મેળવવા માંગતા હોવ તો બૉક્સને ચેક કરો. આ ભલામણ કરવામાં આવે છે કારણ કે તે કામ કરે છે કે કેમ તે તમે જાણતા હોવ તે એકમાત્ર રસ્તો હોઈ શકે છે.

ક્લિક કરો, "ઓકે." જો તમે સંદેશને બદલવાનું પસંદ કર્યું હોય, તો તે સંદેશ સાથે એક નવી વિન્ડો ખોલશે. જરૂરી ફેરફારો કરો, પછી જ્યારે તમે તેને મોકલવા માટે તૈયાર હોવ ત્યારે "મોકલો" પર ક્લિક કરો.

5. પુષ્ટિ માટે જુઓ

માની લઈએ કે તમે સૂચના માટે સાઇન અપ કર્યું છે, તમને શું થયું તે જણાવતો એક સંદેશ દેખાશે. તે તમને જણાવશે કે મૂળ ઈમેલ કોને મોકલવામાં આવ્યો હતો, તેનો વિષય અને તે મોકલવામાં આવ્યો તે સમય. રિકોલની તારીખ અને સમય સાથે તમે જોશો કે રિકોલ સફળ થયું હતું કે નહીં.

તમારે કામ કરવા માટે રિકોલ માટે શું જોઈએ છે

તેથી, જો તારાઓ સંરેખિત હોય, તો રિકોલ કરવાથી ઈમેલ કામ? પ્રમાણિક બનવા માટે, તે એક ક્રેપશૂટ છે. તેણે કહ્યું, તે શક્ય છે, તેથી ચાલો એક નજર કરીએ કે ઇમેઇલ રિકોલ સફળ થવા માટે શું થવું જોઈએ.

આઉટલુક એપ્લિકેશન

પ્રથમ આવશ્યકતા એ છે કે તમે Microsoft નો ઉપયોગ કરતા હોવઆઉટલુક ડેસ્કટોપ એપ્લિકેશન. તમે Microsoft ના વેબ ઇન્ટરફેસમાંથી યાદ કરી શકશો નહીં.

Microsoft Exchange

તમે Microsoft Exchange મેલ સિસ્ટમનો ઉપયોગ કરતા હોવ. તમે અને પ્રાપ્તકર્તા, એક જ એક્સચેન્જ સર્વર પર હોવા જોઈએ. જો તે કામની પરિસ્થિતિ છે, તો એવી શક્યતા છે કે તમે તમારા સહકાર્યકરોની જેમ એક્સચેન્જ સર્વર પર હશો. તેનો અર્થ એ છે કે તે તેમના માટે કામ કરી શકે છે, પરંતુ તમારી કંપનીની બહારના કોઈપણ સાથે નહીં.

ઓપન કરેલા સંદેશાઓ

રીકોલ ફક્ત ત્યારે જ કાર્ય કરશે જો પ્રાપ્તકર્તાએ હજી સુધી ઇમેઇલ ખોલ્યો ન હોય . એકવાર તેઓ તેને ખોલે છે, પછી તે ખૂબ મોડું થઈ ગયું છે. તે તેમના સ્થાનિક ઇનબોક્સમાં ડાઉનલોડ કરવામાં આવ્યું છે.

વિનંતીને અવગણવા માટે ગોઠવેલ છે

આઉટલુકને ગોઠવી શકાય છે જેથી કરીને તમારા ઇનબૉક્સમાંથી સંદેશા પાછા બોલાવી ન શકાય. જો તમારા પ્રાપ્તકર્તા માટે આ કેસ છે, તો તમારું રિકોલ કામ કરશે નહીં.

રીડાયરેક્ટેડ મેઈલ

જો તમે જે વ્યક્તિને ઈમેલ કરી રહ્યાં છો તે અન્ય ફોલ્ડર્સમાં સંદેશા ખસેડવા માટે નિયમો સેટ કરે છે. , અને તે નિયમોમાં તમારો સંદેશ શામેલ છે, રિકોલ કામ કરશે નહીં. તે માત્ર ત્યારે જ કાર્ય કરે છે જ્યારે સંદેશ વાંચ્યા વગરનો હોય અને વ્યક્તિના ઇનબોક્સમાં રહે.

ઈમેઈલ મોકલતા અટકાવો જેને યાદ કરવાની જરૂર હોય

આપણે જોયું તેમ, Outlook સંદેશ પાછો લઈ શકાય છે, પરંતુ રિકોલ નિષ્ફળ જવાની સારી તક છે. ખેદજનક ઇમેઇલ્સ સાથે વ્યવહાર કરવાનો શ્રેષ્ઠ માર્ગ એ છે કે તેમને પ્રથમ સ્થાને ન મોકલો. તે સરળ લાગે છે, પરંતુ હું જાણું છું કે તે નથી. વાસ્તવમાં, તે આપણા બધા સાથે થાય છે, પરંતુતેમને મોકલતા અટકાવવા માટે અમે કેટલીક બાબતો કરી શકીએ છીએ.

નીચેની પદ્ધતિ વિચિત્ર લાગી શકે છે, પરંતુ તે મદદરૂપ છે: તમે આઉટલુકને ઇમેઇલ મોકલે તે પહેલાં વિલંબ થાય તે માટે તેને ગોઠવી શકો છો. તેનો અર્થ એ છે કે જ્યારે તમે મોકલો બટન દબાવો છો, ત્યારે સંદેશ મોકલતા પહેલા ચોક્કસ સમય માટે તમારા આઉટબોક્સમાં રહે છે. તે તમને ઇમેઇલ્સ વાસ્તવમાં મોકલવામાં આવે તે પહેલાં કાઢી નાખવા/રદ કરવાની તક આપે છે. તે કેવી રીતે કરવું તે અંગેની સૂચનાઓ માટે, Microsoft ના આ લેખ પર એક નજર નાખો.

મારા મતે, તે મોકલતા પહેલા તમે જે લખ્યું છે તેની સંપૂર્ણ સમીક્ષા અથવા પ્રૂફરીડ કરવાનું શ્રેષ્ઠ છે. હું જાણું છું કે કેટલીકવાર આપણે ઉતાવળમાં હોઈએ છીએ, પરંતુ સ્વ-પ્રૂફરીડિંગ તમારી 95% ભૂલોને પકડી લેશે. જો તમે પ્રૂફરીડિંગમાં સારા નથી, તો વ્યાકરણ તપાસનારને અજમાવો જેમ કે Grammarly, જેનો ઉપયોગ આઉટલુકમાં તમારા ટેક્સ્ટની સમીક્ષા કરવા માટે થઈ શકે છે.

તમારા ઇમેઇલને ઘણી વખત ફરીથી વાંચવાથી ઘણી સમસ્યાઓ અટકાવી શકાય છે. તે ખાતરી કરે છે કે તમે જાણો છો કે તમે શું મોકલી રહ્યાં છો. પ્રાપ્તકર્તાની સૂચિ (સીસી સૂચિ પણ) અને વિષયની સમીક્ષા કરવાનું ભૂલશો નહીં, કારણ કે આ તે છે જ્યાં કોઈ પણ સમસ્યા વારંવાર ઉદ્ભવે છે.

તમારા સહકાર્યકરને મોકલવામાં આવેલ બીભત્સ ઇમેઇલ માટે, તે થોડું અલગ હોઈ શકે છે. મને જાણવા મળ્યું છે કે આ માટે સૌથી સારી બાબત એ છે કે પહેલા મેસેજ લખવો. તેને હજી સુધી કોઈને સંબોધશો નહીં, કારણ કે તમે તેને આકસ્મિક રીતે મોકલવા માંગતા નથી.

એકવાર તમે તેને લખી લો તે પછી તેને ફરીથી વાંચો. પછી તમારા કમ્પ્યુટરથી અથવા ઓછામાં ઓછું આઉટલુકથી દૂર જાઓ. આવોલગભગ 15 થી 20 મિનિટ પછી તેના પર પાછા જાઓ અને તેને ફરીથી વાંચો. તમે જે કહ્યું તેનાથી તમે ખુશ છો? શું તમે આ રીતે વ્યક્તિ સાથે વાતચીત કરવા માંગો છો?

દૂર થવાથી તમને તે ક્ષણની ઉષ્માભરી પ્રતિક્રિયાને રોકવાની તક મળે છે જ્યાં તમે જે વાત કહો છો તેના પર તમને પસ્તાવો થાય છે. જો તમે તમારી સમસ્યાને સમજાવવા માટે વધુ શાંત રીતે વિચારી શકો તો આ તમને ટેક્સ્ટને સુધારવાની મંજૂરી આપશે.

જો તમને લાગે કે તમારો સંદેશ ખૂબ કઠોર છે અથવા યોગ્ય નથી, તો તમે હંમેશા તેને કાઢી નાખી શકો છો અને નવું લખી શકો છો. એક પછી. જો તમે ખરેખર તેને મોકલવા માટે તૈયાર છો, તો પ્રાપ્તકર્તાના નામ સાથે "ટુ" ફીલ્ડ ભરો અને તેને મોકલો. આ પ્રક્રિયા ઓછામાં ઓછી તમને શાંત થવાની અને તમે તર્કસંગત નિર્ણય લઈ રહ્યા છો તેની ખાતરી કરવાની તક આપે છે.

અંતિમ શબ્દો

જો તમે કોઈ ઈમેઈલ મોકલવા બદલ દિલગીર છો, તો તે છે શક્ય છે કે આઉટલુકની રિકોલ સુવિધા તમને પ્રાપ્તકર્તાઓ વાંચે તે પહેલા ઈમેલને દૂર કરવામાં મદદ કરી શકે.

આ સુવિધા ચોક્કસપણે એવી નથી કે જેના પર તમારે આધાર રાખવો જોઈએ. ઘણા ચલો તેને કામ કરવા માટે જાય છે. સંભવ છે કે તમે રિકોલ વિનંતી મોકલો તે પહેલાં વ્યક્તિ તેને વાંચી લેશે.

સૌથી સારી પ્રથા એ છે કે તમારો સમય કાઢો, તમારા ઈમેઈલને પ્રૂફરીડ કરો અને એવા પ્રતિક્રિયાત્મક સંદેશાઓ ન મોકલવાનો પ્રયાસ કરો કે જેના વિશે તમે વિચારવામાં સમય પસાર કર્યો નથી. . બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, અફસોસભર્યા ઈમેલ માટે નિવારણ એ શ્રેષ્ઠ ઉપાય છે.