Tikko esat pabeidzis rakstīt steidzamu e-pasta vēstuli kolēģiem un steidzaties to nosūtīt - nav laika veikt korektūru. Nospiežat pogu "sūtīt". Uzreiz pēc tam apjaušat, ka nosūtījāt visai grupai informāciju, ko viņiem nevajadzētu redzēt. Gulp .

Ko darīt? Ja izmantojat Microsoft Outlook un saņēmēji izmanto Outlook, un rīkojaties ātri, iespējams, varēsiet atsaukt ziņojumu, pirms kāds to redz.

Iespējams, tas varētu būt tāls šāviens, bet es esmu redzējis, ka tas darbojas. Vai esat gatavs to izmēģināt? Lasiet tālāk, lai uzzinātu, kā to izdarīt.

Kāpēc man būtu jāatsauc?

Dažkārt strādāju ar sensitīvu informāciju, un esmu kļūdījies, nosūtot to nepareizai personai. Tas, iespējams, ir sliktākais scenārijs, jo ziņojuma atsaukšana ne vienmēr darbojas. Noteikti nevajadzētu uz to paļauties, ja runa ir par privātiem datiem. Turpmāk apskatīsim, kad atsaukšana darbojas un kad ne.

No otras puses, vēstuļu sūtīšana ar pārrakstīšanās kļūdām nav tik liela problēma. Jā, tas ir mulsinoši, bet tas nav pasaules gals. Tas pat var sniegt priekšstatu par to, kas patiesībā lasa jūsu ziņas, kad tās sūtāt. Iespējams, ka atsaukšana var palīdzēt jums atgūties no gramatikas kļūdām, bet atkal - uz to nelietojiet cerības.

Lūk, šāds gadījums: ja esat uz kādu satraukts vai dusmīgs un mirkļa karstumā uzrakstāt viņam neglaimojošu, nefiltrētu, sāpīgu ziņu - tādu, kas izjauc attiecības. Tas var ielikt jūs sāpju skapītī, neatkarīgi no tā, vai tas ir priekšnieks, kolēģis, draugs vai nozīmīga otra pusīte. Tas ir noticis ar mani - es tiešām vēlos, lai man toreiz būtu bijusi atsaukšanas poga!

Dažreiz mēs nepievēršam uzmanību automātiskajam aizpildījumam, kad adresējam ziņojumu, un pārāk vēlu atklājam, ka tas nonācis pie nepareizās personas. Esmu saņēmis e-pastus, kas bija paredzēti kādam citam; tas notiek visu laiku. Ja jums paveicas, atsaukšana var darboties un izglābt jūs no kļūdas.

Esmu pārliecināts, ka ir vēl citas situācijas, par kurām es nedomāju, bet jūs saprotat situāciju. Ir viegli nosūtīt vēstuli, kuru vēlaties, lai tā netiktu nosūtīta. Apskatīsim, kā atsaukt e-pasta ziņojumus programmā Microsoft Outlook.

E-pasta atsaukšanas soļi

Tālāk norādītās darbības ļaus jums mēģinājums lai atsaukt e-pastu programmā Outlook. Atcerieties, ka laiks ir izšķirošs faktors. Jums tas ir jāizdara, pirms persona to atver! Ir arī citi no jums neatkarīgi faktori, kas var izraisīt procesa neveiksmi. Par tiem vairāk lasiet nākamajā sadaļā.

Lūk, kā rīkoties:

1. Izvēlieties mapi Nosūtītie sūtījumi

Outlook kreisajā pusē esošajā navigācijas vai mapju panelī atlasiet mapi "Nosūtītie sūtījumi".

2. Atrodiet nosūtīto ziņojumu

Nosūtīto vienumu sarakstā atrodiet un atlasiet to, kuru vēlaties atsaukt. Divreiz noklikšķiniet uz tā, lai to atvērtu atsevišķā logā.

3. Izvēlieties atsaukt darbību

Logā izvēlieties cilni "Ziņojums". Pēc tam sadaļā "Pārvietot" izvēlieties "Vairāk pārvietošanas darbību".

Tagad izvēlieties "Izsaukt šo ziņojumu".

4. Izvēlieties opcijas

Jums būs jāizlemj, vai vēlaties "Dzēst ziņas nelasītās kopijas" vai "Dzēst nelasītās kopijas un aizstāt ar jaunu ziņu." Varat arī izvēlēties saņemt ziņojumu, kas informē, vai atsaukšana ir veiksmīga. Atzīmējiet izvēles rūtiņu, ja vēlaties saņemt apstiprinājumu. Tas ir ieteicams, jo tas var būt vienīgais veids, kā uzzināt, vai tas darbojas.

Noklikšķiniet uz "Labi." Ja esat izvēlējies aizstāt ziņojumu, tiks atvērts jauns logs ar ziņojumu. Veiciet nepieciešamās izmaiņas un, kad būsiet gatavs to nosūtīt, noklikšķiniet uz "Sūtīt".

5. Meklējiet apstiprinājumu

Pieņemot, ka esat pierakstījies paziņojuma saņemšanai, tiks parādīts ziņojums, kas jūs informēs par notikušo. Tajā būs norādīts, kam tika nosūtīts sākotnējais e-pasta ziņojums, tā temats un nosūtīšanas laiks. Jūs redzēsiet, vai atsaukšana ir bijusi veiksmīga, kā arī atsaukšanas datumu un laiku.

Kas nepieciešams, lai atsaukšana darbotos

Tātad, ja zvaigznes ir sakārtotas, vai e-pasta atsaukšana ir veiksmīga? Godīgi sakot, tas ir riskants risinājums. Tomēr tas ir iespējams, tāpēc aplūkosim, kam jānotiek, lai e-pasta atsaukšana būtu veiksmīga.

Outlook lietotne

Pirmā prasība ir tāda, ka jums ir jāizmanto Microsoft Outlook darbvirsmas lietojumprogramma. Jūs nevarēsiet atsaukt no Microsoft tīmekļa saskarnes.

Microsoft Exchange

Jums ir jāizmanto Microsoft Exchange pasta sistēma. Jums un saņēmējam ir jābūt vienā Exchange serverī. Ja tas ir darba situācijā, pastāv iespēja, ka būsiet vienā Exchange serverī ar saviem kolēģiem. Tas nozīmē, ka tas var darboties viņiem, bet ne ar citiem ārpus uzņēmuma.

Atvērtās ziņas

Atsaukums darbosies tikai tad, ja saņēmējs vēl nebūs atvēris e-pastu. Kad saņēmējs to atvērs, būs par vēlu - tas būs lejupielādēts viņa vietējā pastkastītē.

Konfigurēts ignorēt pieprasījumu

Programmu Outlook var konfigurēt tā, ka ziņojumus no iesūtnes nav iespējams atsaukt. Ja tas attiecas uz jūsu saņēmēju, atsaukšana nedarbosies.

Pārvirzītais pasts

Ja personai, kurai sūtāt e-pasta vēstuli, ir iestatīti noteikumi, lai pārvietotu ziņojumus uz citām mapēm, un šajos noteikumos ir iekļauta jūsu ziņa, atsaukšana nedarbosies. Tā darbojas tikai tad, ja ziņa nav izlasīta un paliek personas iesūtnē.

Novērst e-pasta sūtīšanu, kas ir jāatsauc

Kā jau redzējām, Outlook ziņojumu var atsaukt, taču pastāv liela iespēja, ka atsaukšana neizdosies. Labākais veids, kā cīnīties ar nožēlojamiem e-pasta ziņojumiem, ir tos vispār nesūtīt. Izklausās vienkārši, bet es zinu, ka tas tā nav. Patiesībā tas notiek ar mums visiem, taču ir dažas lietas, ko varam darīt, lai novērstu to sūtīšanu.

Nākamā metode var šķist dīvaina, taču tā ir noderīga: varat konfigurēt Outlook, lai pirms e-pasta nosūtīšanas tiktu iestatīta aizkave. Tas nozīmē, ka, nospiežot pogu sūtīt, ziņojums pirms nosūtīšanas noteiktu laiku paliek pastkastītē. Tas dod iespēju dzēst/atcelt e-pasta ziņojumus, pirms tie tiek faktiski nosūtīti. Lai uzzinātu, kā to izdarīt, skatiet šo Microsoft rakstu.

Manuprāt, vislabākais, ko varat darīt, ir rūpīgi pārskatīt vai pārbaudīt to, ko esat uzrakstījis, pirms to nosūtāt. Es zinu, ka dažkārt mēs steidzamies, taču paškorektūras pārbaude ļaus noķert 95 % kļūdu. Ja neesat labs korektors, izmēģiniet gramatikas pārbaudes programmu, piemēram, Grammarly, ko var izmantot, lai pārskatītu tekstu programmā Outlook.

Vairākkārtēja e-pasta vēstules atkārtota izlasīšana var novērst daudzas problēmas. Tas nodrošina, ka jūs zināt, ko sūtāt. Neaizmirstiet pārskatīt saņēmēju sarakstu (pat CC sarakstu) un tematu, jo tieši tajā bieži rodas problēmas.

Kas attiecas uz nepatīkamu e-pasta vēstuli, kuru jums žēl nosūtīt kolēģim, tas var būt nedaudz savādāk. Esmu atklājis, ka vislabāk ir vispirms uzrakstīt ziņu. Neadresējiet to vēl nevienam, jo nevēlaties to nosūtīt nejauši.

Kad esat to uzrakstījis, pārlasiet to vēlreiz. Pēc tam atkāpieties no datora vai vismaz no Outlook. Atgriezieties pie tā pēc 15 līdz 20 minūtēm un vēlreiz to izlasiet. Vai esat apmierināts ar to, ko esat teicis? Vai tā vēlaties sazināties ar šo personu?

Atkāpšanās dod jums iespēju izvairīties no karstuma brīža reakcijas, kad jūs sakāt lietas, kuras nožēlojat. Tas arī ļaus jums pārskatīt tekstu, ja jūs varat izdomāt mierīgāku veidu, kā izskaidrot savu problēmu.

Ja jums šķiet, ka jūsu ziņojums ir pārāk skarbs vai nepiemērots, vienmēr varat to izdzēst un vēlāk uzrakstīt jaunu. Ja patiešām esat gatavs to nosūtīt, aizpildiet lauku "Kam" ar saņēmēja vārdu un nosūtiet to. Šis process vismaz dod jums iespēju atdzist un pārliecināties, ka pieņemat racionālu lēmumu.

Nobeiguma vārdi

Ja esat nonācis grūtībās kāda e-pasta dēļ, kura nosūtīšanu nožēlojat, iespējams, ka Outlook atsaukšanas funkcija var palīdzēt jums noņemt e-pastu, pirms saņēmēji to izlasa.

Uz šo funkciju noteikti nevajadzētu paļauties. Lai tā darbotos, ir daudz mainīgo lielumu. Iespējams, ka persona to izlasīs, pirms jūs varēsiet nosūtīt atsaukšanas pieprasījumu.

Labākā prakse ir veltīt laiku, veikt e-pasta vēstuļu korektūru un censties nesūtīt reaģējošus ziņojumus, par kuriem neesat veltījis laiku pārdomām. Citiem vārdiem sakot, profilakse ir labākais līdzeklis pret nožēlojamiem e-pasta ziņojumiem.