Právě jste dokončili psaní naléhavého e-mailu kolegům a spěcháte s jeho odesláním - nemáte čas na korekturu. Stisknete tlačítko odeslat. Hned poté vám dojde, že jste celé skupině poslali informace, které by neměli vidět. Gulp .

Co uděláte? Pokud používáte aplikaci Microsoft Outlook a vaši příjemci používají aplikaci Outlook a rychle podniknete kroky, můžete zprávu odvolat dříve, než ji někdo uvidí.

Může to být riskantní, ale viděl jsem, že to funguje. Jste připraveni to vyzkoušet? Přečtěte si, jak na to.

Proč bych si měl vzpomenout?

Občas pracuji s citlivými informacemi a už se mi stalo, že jsem je poslal nesprávné osobě. To je asi ten nejhorší možný scénář, protože odvolání zprávy ne vždy funguje. Rozhodně byste se na něj neměli spoléhat, pokud jde o soukromé údaje. Níže se podíváme na to, kdy odvolání funguje a kdy ne.

Na druhou stranu odesílání pošty s překlepy není tak velký problém. Ano, je to trapné, ale není to konec světa. Dokonce vám to může napovědět, kdo vlastně čte vaše zprávy, když je posíláte. Odvolání vám případně může pomoci zotavit se z gramatické katastrofy - ale opět s tím nepočítejte.

Tady je hloupost: pokud jste na někoho naštvaní nebo rozzlobení a v zápalu okamžiku mu napíšete jízlivou, nefiltrovanou, zraňující zprávu - takovou, která rozbíjí vztahy. To by vás mohlo dostat do zraněné skříňky, ať už jde o šéfa, spolupracovníka, přítele nebo významnou osobu. To se mi už stalo - opravdu bych si přál, abych tehdy měl tlačítko pro odvolání!

Někdy nevěnujeme pozornost automatickému vyplňování, když zprávu adresujeme, a příliš pozdě zjistíme, že byla odeslána nesprávné osobě. Dostal jsem e-maily určené někomu jinému; stává se to stále. Pokud máte štěstí, může odvolání fungovat a zachránit vás před vaší chybou.

Určitě existují i další situace, na které jsem si nevzpomněl, ale obrázek si uděláte. Snadno se vám může stát, že odešlete e-mail, který byste raději neodeslali. Podívejme se, jak v aplikaci Microsoft Outlook odvolat e-maily.

Kroky k odvolání e-mailu

Následující kroky vám umožní pokus k odvolání e-mailu v aplikaci Outlook. Nezapomeňte, že rozhodujícím faktorem je čas. Musíte to udělat dříve, než jej dotyčná osoba otevře! Existují také další faktory, které nemůžete ovlivnit a které mohou způsobit selhání procesu. Více se o nich dočtete v další části.

Zde je návod, jak postupovat:

1. Vyberte složku Odeslané položky

V navigačním podokně nebo podokně složek na levé straně aplikace Outlook vyberte složku "Odeslané položky".

2. Vyhledání odeslané zprávy

V seznamu odeslaných položek najděte a vyberte tu, kterou chcete vyvolat. Dvojitým kliknutím ji otevřete ve vlastním okně.

3. Vyberte akci, kterou chcete vyvolat

V okně vyberte kartu "Zpráva". Poté v části "Přesun" vyberte možnost "Další akce přesunu".

Nyní vyberte možnost "Vyvolat tuto zprávu".

4. Vyberte možnosti

Budete se muset rozhodnout, zda chcete "Odstranit nepřečtené kopie zprávy" nebo "Odstranit nepřečtené kopie a nahradit je novou zprávou." Můžete také zvolit, zda chcete obdržet zprávu, která vás informuje o tom, zda je odvolání úspěšné. Zaškrtněte políčko, pokud chcete obdržet potvrzení. To doporučujeme, protože to může být jediný způsob, jak zjistit, zda se odvolání podařilo.

Klepněte na tlačítko "OK." Pokud jste vybrali možnost nahradit zprávu, otevře se nové okno se zprávou. Proveďte potřebné změny a až budete připraveni k odeslání, klepněte na tlačítko "Odeslat".

5. Hledejte potvrzení

Za předpokladu, že jste se přihlásili k odběru upozornění, zobrazí se zpráva, která vás informuje o tom, co se stalo. Dozvíte se, komu byl původní e-mail odeslán, jaký byl jeho předmět a čas odeslání. Uvidíte, zda bylo stažení úspěšné, spolu s datem a časem stažení.

Co potřebujete k tomu, abyste si mohli stáhnout produkty z trhu

Pokud jsou tedy hvězdy vyrovnané, funguje odvolání e-mailu? Upřímně řečeno, je to riskantní. Přesto je to možné, takže se podívejme, co se musí stát, aby bylo odvolání e-mailu úspěšné.

Aplikace Outlook

První podmínkou je, že musíte používat desktopovou aplikaci Microsoft Outlook. Z webového rozhraní společnosti Microsoft nebudete moci odvolávat.

Microsoft Exchange

Musíte používat poštovní systém Microsoft Exchange. Vy i příjemce musíte být na stejném serveru Exchange. Pokud se jedná o pracovní situaci, je pravděpodobné, že budete na stejném serveru Exchange jako vaši spolupracovníci. To znamená, že to může fungovat pro ně, ale ne pro někoho mimo vaši společnost.

Otevřené zprávy

Odvolání bude fungovat pouze v případě, že příjemce e-mail ještě neotevřel. Jakmile jej otevře, je již pozdě. Byl stažen do jeho místní schránky.

Nastaveno na ignorování požadavku

Aplikace Outlook může být nakonfigurována tak, že zprávy z doručené pošty nelze vyvolat. Pokud je to případ vašeho příjemce, vyvolání nebude fungovat.

Přesměrovaná pošta

Pokud má osoba, které posíláte e-mail, nastavena pravidla pro přesouvání zpráv do jiných složek a tato pravidla zahrnují vaši zprávu, odvolání nebude fungovat. Funguje pouze v případě, že zpráva nebyla přečtena a zůstává v doručené poště dané osoby.

Předcházení odesílání e-mailů, které je třeba odvolat

Jak jsme viděli, zprávu aplikace Outlook lze vzít zpět, ale je velká pravděpodobnost, že odvolání selže. Nejlepší způsob, jak se vypořádat s politováníhodnými e-maily, je vůbec je neposílat. Zní to jednoduše, ale vím, že to tak není. Ve skutečnosti se to stává každému z nás, ale existuje několik věcí, které můžeme udělat, abychom jejich odesílání zabránili.

Následující metoda může znít podivně, ale je užitečná: můžete nastavit aplikaci Outlook tak, aby před odesláním e-mailu nastavila prodlevu. To znamená, že po stisknutí tlačítka odeslat zůstane zpráva před odesláním po nastavenou dobu ve složce Odeslané e-maily. To vám dává možnost odstranit/zrušit e-maily před jejich skutečným odesláním. Návod, jak to udělat, najdete v tomto článku od společnosti Microsoft.

Podle mého názoru je nejlepší důkladně zkontrolovat nebo zkontrolovat to, co jste napsali, ještě před odesláním. Vím, že někdy spěcháme, ale vlastní korektura zachytí 95 % chyb. Pokud nejste v korektuře dobří, zkuste program na kontrolu gramatiky, jako je Grammarly, který lze použít pro kontrolu textu v aplikaci Outlook.

Několikanásobné přečtení e-mailu může zabránit mnoha problémům. Zajistí, že víte, co odesíláte. Nezapomeňte zkontrolovat seznam příjemců (i seznam CC) a předmět, protože právě zde často dochází k případným problémům.

Co se týče nepříjemného e-mailu, který litujete, že jste poslali svému spolupracovníkovi, to může být trochu jiné. Zjistil jsem, že nejlepší je v tomto případě zprávu nejprve sepsat. Zatím ji nikomu neadresujte, protože ji nechcete poslat omylem.

Jakmile ji napíšete, znovu si ji přečtěte. Pak odejděte od počítače nebo alespoň od Outlooku. Vraťte se k ní asi po 15 až 20 minutách a znovu si ji přečtěte. Jste spokojeni s tím, co jste řekli? Je to způsob, jakým chcete dané osobě komunikovat?

Odstoupení vám dává šanci zabránit reakci, kdy v zápětí řeknete věci, kterých litujete. Umožní vám to také text přepracovat, pokud vás napadne klidnější způsob, jak vysvětlit svůj problém.

Pokud máte pocit, že je vaše zpráva příliš ostrá nebo nevhodná, vždy ji můžete smazat a napsat novou později. Pokud jste skutečně připraveni ji odeslat, vyplňte do pole "Komu" jméno příjemce a odešlete ji. Tento postup vám dá alespoň možnost vychladnout a ujistit se, že se rozhodujete racionálně.

Závěrečná slova

Pokud jste se dostali do potíží kvůli e-mailu, jehož odeslání litujete, je možné, že vám funkce odvolání aplikace Outlook pomůže odstranit e-mail dříve, než si jej příjemci přečtou.

Na tuto funkci byste se rozhodně neměli spoléhat. Na její fungování se podílí mnoho proměnných. Je pravděpodobné, že si ji dotyčná osoba přečte dříve, než odešlete žádost o odvolání.

Nejlepším postupem je nespěchat, kontrolovat e-maily a snažit se neposílat reaktivní zprávy, nad kterými jste nestrávili čas přemýšlením. Jinými slovy, nejlepším lékem na lítostivé e-maily je prevence.