Þú hefur nýlokið við að semja brýn tölvupóst til samstarfsmanna þinna og þú ert að flýta þér að senda hann út - enginn tími til að prófarkalesa. Þú ýtir á senda hnappinn. Svo, strax á eftir, kemur skilningurinn í ljós: þú sendir öllum hópnum þínum upplýsingar sem þeir ættu ekki að sjá. Gulp .

Hvað gerir þú? Ef þú ert að nota Microsoft Outlook og viðtakendur þínir eru að nota Outlook og þú grípur fljótt til aðgerða gætirðu munað skilaboðin áður en einhver sér þau.

Það gæti verið langt mál—en ég' hef séð það virka. Tilbúinn til að prófa það? Lestu áfram til að læra hvernig.

Hvers vegna þyrfti ég að endurkalla?

Ég vinn stundum með viðkvæmar upplýsingar og hef gert þau mistök að senda þær á rangan aðila. Þetta er líklega versta tilfelli vegna þess að innkalla skilaboðin virkar ekki alltaf. Þú ættir örugglega ekki að treysta á það þegar kemur að einkagögnum. Við munum skoða hér að neðan hvenær innköllun virkar og virkar ekki.

Að senda póst með innsláttarvillum er aftur á móti ekki eins mikið mál. Já, það er vandræðalegt, en það er ekki heimsendir. Það gæti jafnvel gefið þér hugmynd um hver les í raun skilaboðin þín þegar þú sendir þau. Muna getur mögulega hjálpað þér að jafna þig eftir málfræðislys — en enn og aftur, ekki treysta á það.

Hér er kjaftæði: ef þú ert í uppnámi eða reiður við einhvern og, í hita augnabliksins, skrifaðu þá harðvítugur, ósíaður, særandi boðskapur – þess konar sem brotnarsamböndum. Þetta gæti sett þig í slasaðan skáp, hvort sem það er yfirmaður, vinnufélagi, vinur eða mikilvægur annar. Þetta hefur komið fyrir mig — ég vildi virkilega að ég hefði verið með afturkallahnapp þá!

Stundum erum við ekki að fylgjast með sjálfvirkri útfyllingu þegar við sendum skilaboðin og komumst að því, of seint, að það fór til röng manneskja. Ég hef fengið tölvupóst sem ætlaður er einhverjum öðrum; það gerist alltaf. Ef þú ert heppinn gæti innköllun virkað og bjargað þér frá mistökum þínum.

Ég er viss um að það eru aðrar aðstæður sem ég er ekki að hugsa um, en þú skilur myndina. Það er auðvelt að senda út póst sem þú vilt að þú hefðir ekki sent. Við skulum skoða hvernig á að endurkalla tölvupóst í Microsoft Outlook forritinu.

Skref til að endurkalla tölvupóst

Eftirfarandi skref gera þér kleift að reyna að endurkalla tölvupóst í Outlook. Mundu að tíminn er mikilvægur þáttur. Þú verður að gera þetta áður en viðkomandi opnar það! Það eru líka aðrir þættir sem þú hefur ekki stjórn á sem geta valdið því að ferlið mistekst. Þú getur lesið meira um þær í næsta kafla.

Hér er það sem á að gera:

1. Veldu möppuna Sendt atriði

Í yfirlits- eða möppurúðunni vinstra megin í Outlook skaltu velja möppuna „Sendir hlutir“.

2. Finndu sendu skilaboðin

Í listanum yfir send atriði skaltu finna og velja þann sem þú vilt kalla fram. Tvísmelltu til að opna það í eigin glugga.

3. Veldu Aðgerð tilMuna

Í glugganum velurðu flipann „Skilaboð“. Síðan, í hlutanum „Færa“, veldu „Fleiri hreyfingaraðgerðir.“

Veldu nú „Malla þessi skilaboð“.

4. Veldu Valkostir

Þú þarft að ákveða hvort þú vilt „Eyða ólesnum afritum af skilaboðum“ eða „Eyða ólesnum afritum og skipta út fyrir ný skilaboð“. Þú getur líka valið að fá skilaboð sem láta þig vita hvort innköllunin hafi tekist. Hakaðu í reitinn ef þú vilt fá staðfestingu. Þetta er mælt með því að það gæti verið eina leiðin sem þú veist hvort það virkar.

Smelltu á „OK“. Ef þú hefur valið að skipta út skilaboðunum mun það opnast nýr gluggi með skilaboðunum. Gerðu nauðsynlegar breytingar og smelltu síðan á „Senda“ þegar þú ert tilbúinn að senda það.

5. Leitaðu að staðfestingu

Að því gefnu að þú hafir skráð þig fyrir tilkynningunni muntu sjá skilaboð sem láta þig vita hvað gerðist. Það mun segja þér til hvers upprunalega tölvupósturinn var sendur, efni hans og hvenær hann var sendur. Þú munt sjá hvort innköllunin heppnaðist, ásamt dagsetningu og tíma innköllunarinnar.

Það sem þú þarft til að innköllun virki

Þannig að ef stjörnurnar eru samræmdar, mun innkalla vinnu í tölvupósti? Til að vera heiðarlegur, það er vitleysa. Sem sagt, það er mögulegt, svo við skulum skoða hvað þarf að gerast til að innköllun tölvupósts skili árangri.

Outlook app

Fyrsta krafan er að þú verður að nota MicrosoftOutlook skrifborðsforrit. Þú munt ekki geta munað úr vefviðmóti Microsoft.

Microsoft Exchange

Þú verður að nota Microsoft Exchange póstkerfi. Þú, og viðtakandinn, verðið að vera á sama skiptiþjóni. Ef það er vinnuaðstæður er möguleiki á að þú sért á sama Exchange netþjóni og vinnufélagar þínir. Það þýðir að það gæti virkað fyrir þá, en ekki með neinum utan fyrirtækis þíns.

Opnuð skilaboð

Innköllunin virkar aðeins ef viðtakandinn hefur ekki enn opnað tölvupóstinn . Þegar þeir hafa opnað það, þá er það of seint. Það hefur verið hlaðið niður á staðbundið pósthólf þeirra.

Stillið til að hunsa beiðnina

Outlook er hægt að stilla þannig að ekki sé hægt að kalla skilaboð úr pósthólfinu þínu. Ef það er tilfellið fyrir viðtakandann þinn mun innköllun þín ekki virka.

Endurbeint póstur

Ef sá sem þú sendir tölvupóst hefur settar upp reglur til að færa skilaboð í aðrar möppur , og þessar reglur innihalda skilaboðin þín, mun innköllunin ekki virka. Það virkar aðeins þegar skilaboðin hafa verið ólesin og verða eftir í pósthólfinu hjá viðkomandi.

Koma í veg fyrir að tölvupóstur sé sendur sem þarf að innkalla

Eins og við höfum séð er hægt að taka Outlook skilaboð til baka, en það eru miklar líkur á að innköllun mistakist. Besta leiðin til að takast á við sorglega tölvupósta er að senda þá ekki í fyrsta lagi. Það hljómar einfalt, en ég veit að svo er ekki. Í raun og veru gerist það fyrir okkur öll, enþað eru nokkur atriði sem við getum gert til að koma í veg fyrir sendingu þeirra.

Eftirfarandi aðferð kann að hljóma undarlega, en hún er gagnleg: þú getur stillt Outlook þannig að það verði seinkun áður en það sendir tölvupóstinn. Það þýðir að þegar þú ýtir á senda hnappinn verða skilaboðin áfram í úthólfinu þínu í ákveðinn tíma áður en þau eru send. Það gefur þér tækifæri til að eyða / hætta við tölvupóst áður en hann er raunverulega sendur. Til að fá leiðbeiningar um hvernig á að gera það, kíktu á þessa grein frá Microsoft.

Að mínu mati er best að fara vel yfir eða prófarkalesa það sem þú hefur skrifað áður en þú sendir það. Ég veit að stundum erum við að flýta okkur, en sjálfsprófarkalestur mun ná 95% af mistökum þínum. Ef þú ert ekki góður í prófarkalestri skaltu prófa málfræðipróf eins og Grammarly, sem hægt er að nota til að fara yfir textann þinn í Outlook.

Að endurlesa tölvupóstinn þinn mörgum sinnum getur komið í veg fyrir mörg vandamál. Það tryggir að þú veist hvað þú ert að senda út. Ekki gleyma að fara yfir viðtakendalistann (jafnvel CC listann) og viðfangsefnið, þar sem vandamál koma oft upp.

Hvað varðar viðbjóðslega tölvupóstinn sem þú sérð eftir að hafa sent til vinnufélaga þíns, þá getur verið svolítið öðruvísi. Ég hef komist að því að það besta til að gera þetta er að skrifa fyrst skilaboðin. Ekki senda það til neins ennþá, þar sem þú vilt ekki senda það óvart.

Þegar þú hefur skrifað það upp skaltu lesa það aftur. Farðu síðan frá tölvunni þinni eða að minnsta kosti frá Outlook. Komafarðu aftur í það um 15 til 20 mínútum síðar og lestu það aftur. Ertu ánægður með það sem þú sagðir? Er það þannig sem þú vilt hafa samskipti við manneskjuna?

Að stíga í burtu gefur þér tækifæri til að koma í veg fyrir þessi heitu viðbrögð við því þegar þú segir hluti sem þú sérð eftir. Þetta gerir þér líka kleift að endurskoða textann ef þú getur hugsað þér rólegri leið til að útskýra mál þitt.

Ef þér finnst skilaboðin þín vera of hörð eða ekki viðeigandi, þá geturðu alltaf eytt því og skrifað nýtt einn síðar. Ef þú ert sannarlega tilbúinn til að senda það, fylltu út reitinn „Til“ með nafni viðtakandans og sendu það. Þetta ferli gefur þér að minnsta kosti tækifæri til að kæla þig niður og tryggja að þú sért að taka skynsamlega ákvörðun.

Lokaorð

Ef þú ert í bindindi vegna tölvupósts sem þú sérð eftir að hafa sent, þá er það hugsanlegt að inköllunareiginleiki Outlook geti hjálpað þér að fjarlægja tölvupóstinn áður en viðtakendur lesa hann.

Þessi eiginleiki er örugglega ekki eitthvað sem þú ættir að treysta á. Margar breytur fara í að láta það virka. Líklegt er að viðkomandi lesi það áður en þú getur sent innköllunarbeiðnina.

Besta aðferðin er að gefa þér tíma, prófarkalesa tölvupóstinn þinn og reyna að senda ekki út viðbragðsskilaboð sem þú hefur ekki eytt tíma í að hugsa um . Með öðrum orðum, forvarnir eru besta lækningin fyrir eftirsjá í tölvupósti.