ਤੁਸੀਂ ਹੁਣੇ ਹੀ ਆਪਣੇ ਸਹਿਕਰਮੀਆਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਜ਼ਰੂਰੀ ਈਮੇਲ ਲਿਖਣਾ ਪੂਰਾ ਕੀਤਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਭੇਜਣ ਦੀ ਕਾਹਲੀ ਵਿੱਚ ਹੋ — ਪਰੂਫ ਰੀਡ ਕਰਨ ਲਈ ਕੋਈ ਸਮਾਂ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਭੇਜੋ ਬਟਨ ਦਬਾਓ. ਫਿਰ, ਤੁਰੰਤ ਬਾਅਦ, ਅਹਿਸਾਸ ਹਿੱਟ: ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀ ਪੂਰੀ ਸਮੂਹ ਜਾਣਕਾਰੀ ਭੇਜੀ ਹੈ ਜੋ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਨਹੀਂ ਦੇਖਣੀ ਚਾਹੀਦੀ। ਗੁਲਪ ।

ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਕਰਦੇ ਹੋ? ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਮਾਈਕ੍ਰੋਸਾਫਟ ਆਉਟਲੁੱਕ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਆਉਟਲੁੱਕ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਰਹੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਕਾਰਵਾਈ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਸੰਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਦੇ ਦੇਖਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਯਾਦ ਕਰ ਸਕੋਗੇ।

ਇਹ ਇੱਕ ਲੰਮਾ ਸ਼ਾਟ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ-ਪਰ ਮੈਂ' ਇਸ ਨੂੰ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਦੇਖਿਆ ਹੈ। ਇਸ ਨੂੰ ਅਜ਼ਮਾਉਣ ਲਈ ਤਿਆਰ ਹੋ? ਇਹ ਜਾਣਨ ਲਈ ਅੱਗੇ ਪੜ੍ਹੋ।

ਮੈਨੂੰ ਯਾਦ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਕਿਉਂ ਪਵੇਗੀ?

ਮੈਂ ਕਈ ਵਾਰ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹਾਂ, ਅਤੇ ਮੈਂ ਇਸਨੂੰ ਗਲਤ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਭੇਜਣ ਦੀ ਗਲਤੀ ਕੀਤੀ ਹੈ। ਇਹ ਸ਼ਾਇਦ ਸਭ ਤੋਂ ਮਾੜੀ ਸਥਿਤੀ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਸੰਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਯਾਦ ਕਰਨਾ ਹਮੇਸ਼ਾ ਕੰਮ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ। ਜਦੋਂ ਇਹ ਨਿੱਜੀ ਡੇਟਾ ਦੀ ਗੱਲ ਆਉਂਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਨਿਸ਼ਚਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇਸ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਨਹੀਂ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ। ਅਸੀਂ ਹੇਠਾਂ ਇੱਕ ਝਾਤ ਮਾਰਾਂਗੇ ਕਿ ਕਦੋਂ ਯਾਦ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕਦੋਂ ਕੰਮ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ।

ਦੂਜੇ ਪਾਸੇ, ਟਾਈਪੋਜ਼ ਨਾਲ ਮੇਲ ਭੇਜਣਾ ਕੋਈ ਵੱਡੀ ਗੱਲ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਹਾਂ, ਇਹ ਸ਼ਰਮਨਾਕ ਹੈ, ਪਰ ਇਹ ਸੰਸਾਰ ਦਾ ਅੰਤ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ ਵਿਚਾਰ ਵੀ ਦੇ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਭੇਜਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕੌਣ ਪੜ੍ਹਦਾ ਹੈ। ਯਾਦ ਕਰਨਾ ਸੰਭਵ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵਿਆਕਰਣ ਦੀ ਤਬਾਹੀ ਤੋਂ ਉਭਰਨ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ-ਪਰ ਦੁਬਾਰਾ, ਇਸ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਨਾ ਕਰੋ।

ਇੱਥੇ ਇੱਕ ਅਜੀਬ ਗੱਲ ਹੈ: ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਨਾਲ ਨਾਰਾਜ਼ ਜਾਂ ਗੁੱਸੇ ਹੋ ਅਤੇ, ਪਲ ਦੀ ਗਰਮੀ ਵਿੱਚ, ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਲਿਖੋ ਇੱਕ ਘਿਣਾਉਣ ਵਾਲਾ, ਅਣਫਿਲਟਰਡ, ਦੁਖਦਾਈ ਸੁਨੇਹਾ — ਉਹ ਕਿਸਮ ਜੋ ਟੁੱਟਦਾ ਹੈਰਿਸ਼ਤੇ ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ ਸੱਟ ਲਾਕਰ ਵਿੱਚ ਪਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਭਾਵੇਂ ਇਹ ਇੱਕ ਬੌਸ, ਸਹਿ-ਕਰਮਚਾਰੀ, ਦੋਸਤ, ਜਾਂ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੋਰ ਹੋਵੇ। ਇਹ ਮੇਰੇ ਨਾਲ ਵਾਪਰਿਆ ਹੈ—ਮੈਂ ਸੱਚਮੁੱਚ ਚਾਹੁੰਦਾ ਹਾਂ ਕਿ ਮੇਰੇ ਕੋਲ ਇੱਕ ਯਾਦ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਬਟਨ ਹੁੰਦਾ!

ਕਈ ਵਾਰ ਜਦੋਂ ਅਸੀਂ ਸੁਨੇਹੇ ਨੂੰ ਸੰਬੋਧਿਤ ਕਰਦੇ ਹਾਂ ਤਾਂ ਅਸੀਂ ਸਵੈ-ਭਰਨ ਵੱਲ ਧਿਆਨ ਨਹੀਂ ਦਿੰਦੇ ਹਾਂ ਅਤੇ ਬਹੁਤ ਦੇਰ ਨਾਲ ਪਤਾ ਲਗਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਗਲਤ ਵਿਅਕਤੀ. ਮੈਂ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਲਈ ਈ-ਮੇਲਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤੀਆਂ ਹਨ; ਇਹ ਹਰ ਵੇਲੇ ਵਾਪਰਦਾ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਖੁਸ਼ਕਿਸਮਤ ਹੋ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਯਾਦ ਕੰਮ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਤੁਹਾਡੀ ਗਲਤੀ ਤੋਂ ਬਚਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਮੈਨੂੰ ਯਕੀਨ ਹੈ ਕਿ ਅਜਿਹੀਆਂ ਹੋਰ ਸਥਿਤੀਆਂ ਹਨ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਬਾਰੇ ਮੈਂ ਨਹੀਂ ਸੋਚ ਰਿਹਾ, ਪਰ ਤੁਹਾਨੂੰ ਤਸਵੀਰ ਮਿਲਦੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਮੇਲ ਭੇਜਣਾ ਆਸਾਨ ਹੈ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਨਾ ਭੇਜਿਆ ਹੁੰਦਾ। ਆਉ ਇੱਕ ਨਜ਼ਰ ਮਾਰੀਏ ਕਿ ਮਾਈਕ੍ਰੋਸਾਫਟ ਆਉਟਲੁੱਕ ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਵਿੱਚ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਯਾਦ ਕਰਨਾ ਹੈ।

ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਯਾਦ ਕਰਨ ਦੇ ਕਦਮ

ਹੇਠ ਦਿੱਤੇ ਕਦਮ ਤੁਹਾਨੂੰ ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਯਾਦ ਕਰਨ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰਨ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦੇਣਗੇ। ਆਉਟਲੁੱਕ ਵਿੱਚ. ਯਾਦ ਰੱਖੋ ਕਿ ਸਮਾਂ ਇੱਕ ਮਹੱਤਵਪੂਰਣ ਕਾਰਕ ਹੈ। ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਹ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਇਸ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਕਿ ਵਿਅਕਤੀ ਇਸਨੂੰ ਖੋਲ੍ਹਦਾ ਹੈ! ਤੁਹਾਡੇ ਨਿਯੰਤਰਣ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਹੋਰ ਕਾਰਕ ਵੀ ਹਨ ਜੋ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਅਸਫਲ ਕਰਨ ਦਾ ਕਾਰਨ ਬਣ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਤੁਸੀਂ ਅਗਲੇ ਭਾਗ ਵਿੱਚ ਉਹਨਾਂ ਬਾਰੇ ਹੋਰ ਪੜ੍ਹ ਸਕਦੇ ਹੋ।

ਇੱਥੇ ਕੀ ਕਰਨਾ ਹੈ:

1. ਭੇਜੀਆਂ ਆਈਟਮਾਂ ਫੋਲਡਰ ਚੁਣੋ

ਆਉਟਲੁੱਕ ਦੇ ਖੱਬੇ ਪਾਸੇ ਨੈਵੀਗੇਸ਼ਨ ਜਾਂ ਫੋਲਡਰ ਪੈਨ ਵਿੱਚ, "ਭੇਜੀਆਂ ਆਈਟਮਾਂ" ਫੋਲਡਰ ਦੀ ਚੋਣ ਕਰੋ।

2. ਭੇਜਿਆ ਗਿਆ ਸੁਨੇਹਾ ਲੱਭੋ

ਭੇਜੇ ਗਏ ਆਈਟਮਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ, ਉਸ ਨੂੰ ਲੱਭੋ ਅਤੇ ਚੁਣੋ ਜਿਸਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਯਾਦ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ। ਇਸਨੂੰ ਆਪਣੀ ਵਿੰਡੋ ਵਿੱਚ ਖੋਲ੍ਹਣ ਲਈ ਦੋ ਵਾਰ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।

3. ਲਈ ਕਾਰਵਾਈ ਚੁਣੋਯਾਦ ਕਰੋ

ਵਿੰਡੋ ਵਿੱਚ, "ਸੁਨੇਹਾ" ਟੈਬ ਨੂੰ ਚੁਣੋ। ਫਿਰ, “ਮੂਵ” ਸੈਕਸ਼ਨ ਤੋਂ, “ਹੋਰ ਮੂਵ ਐਕਸ਼ਨ” ਚੁਣੋ।

ਹੁਣ “ਇਸ ਸੰਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਯਾਦ ਕਰੋ” ਚੁਣੋ।

4। ਵਿਕਲਪ ਚੁਣੋ

ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਹ ਫੈਸਲਾ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋਵੇਗੀ ਕਿ ਕੀ ਤੁਸੀਂ "ਸੁਨੇਹੇ ਦੀਆਂ ਅਣਪੜ੍ਹੀਆਂ ਕਾਪੀਆਂ ਨੂੰ ਮਿਟਾਉਣਾ" ਜਾਂ "ਅਣਪੜ੍ਹੀਆਂ ਕਾਪੀਆਂ ਨੂੰ ਮਿਟਾਉਣਾ ਅਤੇ ਇੱਕ ਨਵੇਂ ਸੰਦੇਸ਼ ਨਾਲ ਬਦਲਣਾ" ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ। ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਸੁਨੇਹਾ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਾ ਵੀ ਚੁਣ ਸਕਦੇ ਹੋ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਦੱਸਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਰੀਕਾਲ ਸਫਲ ਰਿਹਾ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਪੁਸ਼ਟੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਬਾਕਸ 'ਤੇ ਨਿਸ਼ਾਨ ਲਗਾਓ। ਇਸਦੀ ਸਿਫ਼ਾਰਸ਼ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਇੱਕੋ ਇੱਕ ਤਰੀਕਾ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਿਸਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਜਾਣਦੇ ਹੋ ਕਿ ਇਹ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ।

"ਠੀਕ ਹੈ" 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਸੁਨੇਹੇ ਨੂੰ ਬਦਲਣ ਲਈ ਚੁਣਿਆ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਹ ਸੰਦੇਸ਼ ਦੇ ਨਾਲ ਇੱਕ ਨਵੀਂ ਵਿੰਡੋ ਖੋਲ੍ਹੇਗਾ। ਲੋੜੀਂਦੇ ਬਦਲਾਅ ਕਰੋ, ਫਿਰ "ਭੇਜੋ" 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਭੇਜਣ ਲਈ ਤਿਆਰ ਹੋ।

5. ਪੁਸ਼ਟੀਕਰਨ ਲਈ ਦੇਖੋ

ਇਹ ਮੰਨ ਕੇ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਸੂਚਨਾ ਲਈ ਸਾਈਨ ਅੱਪ ਕੀਤਾ ਹੈ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ ਸੁਨੇਹਾ ਦਿਖਾਈ ਦੇਵੇਗਾ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਦੱਸਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਹੋਇਆ ਹੈ। ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਦੱਸੇਗਾ ਕਿ ਅਸਲ ਈਮੇਲ ਕਿਸ ਨੂੰ ਭੇਜੀ ਗਈ ਸੀ, ਇਸਦਾ ਵਿਸ਼ਾ, ਅਤੇ ਇਹ ਕਦੋਂ ਭੇਜਿਆ ਗਿਆ ਸੀ। ਤੁਸੀਂ ਦੇਖੋਗੇ ਕਿ ਕੀ ਰੀਕਾਲ ਸਫਲ ਸੀ, ਰੀਕਾਲ ਦੀ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਸਮੇਂ ਦੇ ਨਾਲ।

ਤੁਹਾਨੂੰ ਕੰਮ ਕਰਨ ਲਈ ਯਾਦ ਕਰਨ ਲਈ ਕੀ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ

ਇਸ ਲਈ, ਜੇਕਰ ਤਾਰੇ ਇਕਸਾਰ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਯਾਦ ਕਰਨ ਨਾਲ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਦਾ ਕੰਮ? ਇਮਾਨਦਾਰ ਹੋਣ ਲਈ, ਇਹ ਇੱਕ ਕ੍ਰੈਪਸ਼ੂਟ ਹੈ. ਉਸ ਨੇ ਕਿਹਾ, ਇਹ ਸੰਭਵ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਆਓ ਇੱਕ ਨਜ਼ਰ ਮਾਰੀਏ ਕਿ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਰੀਕਾਲ ਸਫਲ ਹੋਣ ਲਈ ਕੀ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ।

ਆਊਟਲੁੱਕ ਐਪ

ਪਹਿਲੀ ਲੋੜ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਤੁਹਾਨੂੰ Microsoft ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈਆਉਟਲੁੱਕ ਡੈਸਕਟਾਪ ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ। ਤੁਸੀਂ Microsoft ਦੇ ਵੈੱਬ ਇੰਟਰਫੇਸ ਤੋਂ ਯਾਦ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕੋਗੇ।

Microsoft Exchange

ਤੁਹਾਨੂੰ Microsoft Exchange ਮੇਲ ਸਿਸਟਮ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ, ਅਤੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ, ਇੱਕੋ ਐਕਸਚੇਂਜ ਸਰਵਰ 'ਤੇ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ। ਜੇਕਰ ਇਹ ਇੱਕ ਕੰਮ ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਮੌਕਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਉਸੇ ਐਕਸਚੇਂਜ ਸਰਵਰ 'ਤੇ ਹੋਵੋਗੇ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਸਹਿ-ਕਰਮਚਾਰੀ ਹਨ। ਇਸਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਉਹਨਾਂ ਲਈ ਕੰਮ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਤੁਹਾਡੀ ਕੰਪਨੀ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਕਿਸੇ ਨਾਲ ਨਹੀਂ।

ਓਪਨਡ ਮੈਸੇਜ

ਰੀਕਾਲ ਤਾਂ ਹੀ ਕੰਮ ਕਰੇਗਾ ਜੇਕਰ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਨੇ ਅਜੇ ਤੱਕ ਈਮੇਲ ਨਹੀਂ ਖੋਲ੍ਹੀ ਹੈ . ਇੱਕ ਵਾਰ ਜਦੋਂ ਉਹ ਇਸਨੂੰ ਖੋਲ੍ਹਦੇ ਹਨ, ਤਦ ਬਹੁਤ ਦੇਰ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਇਸਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਸਥਾਨਕ ਇਨਬਾਕਸ ਵਿੱਚ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ।

ਬੇਨਤੀ ਨੂੰ ਅਣਡਿੱਠ ਕਰਨ ਲਈ ਕੌਂਫਿਗਰ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ

ਆਊਟਲੁੱਕ ਨੂੰ ਕੌਂਫਿਗਰ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਇਨਬਾਕਸ ਤੋਂ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਨੂੰ ਵਾਪਸ ਨਹੀਂ ਬੁਲਾਇਆ ਜਾ ਸਕੇ। ਜੇਕਰ ਤੁਹਾਡੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਲਈ ਅਜਿਹਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਡੀ ਰੀਕਾਲ ਕੰਮ ਨਹੀਂ ਕਰੇਗੀ।

ਰੀਡਾਇਰੈਕਟ ਕੀਤੀ ਮੇਲ

ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਜਿਸ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ, ਉਸ ਕੋਲ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਨੂੰ ਦੂਜੇ ਫੋਲਡਰਾਂ ਵਿੱਚ ਲਿਜਾਣ ਲਈ ਨਿਯਮ ਸਥਾਪਤ ਕੀਤੇ ਗਏ ਹਨ। , ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨਿਯਮਾਂ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡਾ ਸੁਨੇਹਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ, ਯਾਦ ਕਰਨਾ ਕੰਮ ਨਹੀਂ ਕਰੇਗਾ। ਇਹ ਉਦੋਂ ਹੀ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਸੁਨੇਹਾ ਅਣ-ਪੜ੍ਹਿਆ ਗਿਆ ਹੋਵੇ ਅਤੇ ਵਿਅਕਤੀ ਦੇ ਇਨਬਾਕਸ ਵਿੱਚ ਰਹਿੰਦਾ ਹੋਵੇ।

ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਰੋਕੋ ਜਿਸ ਨੂੰ ਯਾਦ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ

ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਅਸੀਂ ਦੇਖਿਆ ਹੈ, ਇੱਕ ਆਉਟਲੁੱਕ ਸੁਨੇਹਾ ਵਾਪਸ ਲਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਰੀਕਾਲ ਫੇਲ ਹੋਣ ਦੀ ਚੰਗੀ ਸੰਭਾਵਨਾ ਹੈ। ਅਫਸੋਸਜਨਕ ਈਮੇਲਾਂ ਨਾਲ ਨਜਿੱਠਣ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਤਰੀਕਾ ਹੈ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਪਹਿਲੀ ਥਾਂ 'ਤੇ ਨਾ ਭੇਜਣਾ। ਇਹ ਸਧਾਰਨ ਲੱਗਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਮੈਂ ਜਾਣਦਾ ਹਾਂ ਕਿ ਇਹ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਅਸਲ ਵਿੱਚ, ਇਹ ਸਾਡੇ ਸਾਰਿਆਂ ਨਾਲ ਵਾਪਰਦਾ ਹੈ, ਪਰਕੁਝ ਚੀਜ਼ਾਂ ਹਨ ਜੋ ਅਸੀਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਰੋਕਣ ਲਈ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਾਂ।

ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੀ ਵਿਧੀ ਅਜੀਬ ਲੱਗ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਪਰ ਇਹ ਮਦਦਗਾਰ ਹੈ: ਤੁਸੀਂ Outlook ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਦੇਰੀ ਲਈ ਸੰਰਚਿਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਭਾਵ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਭੇਜੋ ਬਟਨ ਨੂੰ ਦਬਾਉਂਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਸੁਨੇਹਾ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਨਿਰਧਾਰਤ ਸਮੇਂ ਲਈ ਤੁਹਾਡੇ ਆਊਟਬਾਕਸ ਵਿੱਚ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਮਿਟਾਉਣ/ਰੱਦ ਕਰਨ ਦਾ ਮੌਕਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਕਿਵੇਂ ਕਰਨਾ ਹੈ ਇਸ ਬਾਰੇ ਹਦਾਇਤਾਂ ਲਈ, ਮਾਈਕ੍ਰੋਸਾੱਫਟ ਦੇ ਇਸ ਲੇਖ 'ਤੇ ਇੱਕ ਨਜ਼ਰ ਮਾਰੋ।

ਮੇਰੀ ਰਾਏ ਵਿੱਚ, ਅਜਿਹਾ ਕਰਨ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਗੱਲ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਨੂੰ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਜੋ ਲਿਖਿਆ ਹੈ ਉਸ ਦੀ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰੋ ਜਾਂ ਪਰੂਫ ਰੀਡ ਕਰੋ। ਮੈਂ ਜਾਣਦਾ ਹਾਂ ਕਿ ਕਈ ਵਾਰ ਅਸੀਂ ਕਾਹਲੀ ਵਿੱਚ ਹੁੰਦੇ ਹਾਂ, ਪਰ ਸਵੈ ਪਰੂਫ ਰੀਡਿੰਗ ਤੁਹਾਡੀਆਂ 95% ਗਲਤੀਆਂ ਨੂੰ ਫੜ ਲਵੇਗੀ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਪਰੂਫ ਰੀਡਿੰਗ ਵਿੱਚ ਚੰਗੇ ਨਹੀਂ ਹੋ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਵਿਆਕਰਣ ਜਾਂਚਕਰਤਾ ਨੂੰ ਅਜ਼ਮਾਓ ਜਿਵੇਂ ਕਿ Grammarly, ਜਿਸਦੀ ਵਰਤੋਂ Outlook ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੇ ਟੈਕਸਟ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਨ ਲਈ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ।

ਤੁਹਾਡੀ ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਕਈ ਵਾਰ ਮੁੜ ਪੜ੍ਹਨਾ ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਰੋਕ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਜਾਣਦੇ ਹੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਭੇਜ ਰਹੇ ਹੋ। ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਸੂਚੀ (ਇੱਥੋਂ ਤੱਕ ਕਿ CC ਸੂਚੀ ਵੀ) ਅਤੇ ਵਿਸ਼ੇ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਨਾ ਨਾ ਭੁੱਲੋ, ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਉਹ ਥਾਂ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਅਕਸਰ ਕੋਈ ਸਮੱਸਿਆ ਆਉਂਦੀ ਹੈ।

ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਸਹਿ-ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਭੇਜਣ ਲਈ ਪਛਤਾਵਾ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਥੋੜਾ ਵੱਖਰਾ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਮੈਨੂੰ ਪਤਾ ਲੱਗਾ ਹੈ ਕਿ ਇਸ ਦੇ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਗੱਲ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਪਹਿਲਾਂ ਸੁਨੇਹਾ ਲਿਖੋ। ਇਸ ਨੂੰ ਅਜੇ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਵੀ ਸੰਬੋਧਿਤ ਨਾ ਕਰੋ, ਕਿਉਂਕਿ ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਨੂੰ ਗਲਤੀ ਨਾਲ ਨਹੀਂ ਭੇਜਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ।

ਇੱਕ ਵਾਰ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਲਿਖ ਲੈਂਦੇ ਹੋ, ਇਸਨੂੰ ਦੁਬਾਰਾ ਪੜ੍ਹੋ। ਫਿਰ ਆਪਣੇ ਕੰਪਿਊਟਰ ਤੋਂ ਜਾਂ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਆਉਟਲੁੱਕ ਤੋਂ ਦੂਰ ਰਹੋ। ਆਉਣਾਲਗਭਗ 15 ਤੋਂ 20 ਮਿੰਟ ਬਾਅਦ ਇਸ 'ਤੇ ਵਾਪਸ ਜਾਓ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਦੁਬਾਰਾ ਪੜ੍ਹੋ। ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਜੋ ਕਿਹਾ ਉਸ ਤੋਂ ਖੁਸ਼ ਹੋ? ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਵਿਅਕਤੀ ਨਾਲ ਗੱਲਬਾਤ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ?

ਦੂਰ ਜਾਣ ਨਾਲ ਤੁਹਾਨੂੰ ਉਸ ਸਮੇਂ ਦੀ ਗਰਮੀ ਦੀ ਪ੍ਰਤੀਕ੍ਰਿਆ ਨੂੰ ਰੋਕਣ ਦਾ ਮੌਕਾ ਮਿਲਦਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਤੁਸੀਂ ਉਹ ਗੱਲਾਂ ਕਹਿੰਦੇ ਹੋ ਜਿਸ 'ਤੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪਛਤਾਵਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਟੈਕਸਟ ਨੂੰ ਸੋਧਣ ਦੀ ਵੀ ਆਗਿਆ ਦੇਵੇਗਾ ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀ ਸਮੱਸਿਆ ਨੂੰ ਸਮਝਾਉਣ ਲਈ ਇੱਕ ਸ਼ਾਂਤ ਤਰੀਕੇ ਬਾਰੇ ਸੋਚ ਸਕਦੇ ਹੋ।

ਜੇਕਰ ਤੁਹਾਨੂੰ ਲੱਗਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਹਾਡਾ ਸੁਨੇਹਾ ਬਹੁਤ ਕਠੋਰ ਹੈ ਜਾਂ ਉਚਿਤ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਹਮੇਸ਼ਾ ਮਿਟਾ ਸਕਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਇੱਕ ਨਵਾਂ ਲਿਖ ਸਕਦੇ ਹੋ ਇੱਕ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ. ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਭੇਜਣ ਲਈ ਸੱਚਮੁੱਚ ਤਿਆਰ ਹੋ, ਤਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਦੇ ਨਾਮ ਦੇ ਨਾਲ "To" ਖੇਤਰ ਨੂੰ ਭਰੋ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਭੇਜੋ। ਇਹ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਤੁਹਾਨੂੰ ਠੰਡਾ ਹੋਣ ਅਤੇ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਦਾ ਮੌਕਾ ਦਿੰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਤਰਕਸੰਗਤ ਫੈਸਲਾ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ।

ਅੰਤਿਮ ਸ਼ਬਦ

ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਈਮੇਲ ਦੇ ਕਾਰਨ ਪਛਤਾਵਾ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਇਹ ਹੈ ਸੰਭਵ ਹੈ ਕਿ ਆਉਟਲੁੱਕ ਦੀ ਰੀਕਾਲ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਦੁਆਰਾ ਇਸ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਹਟਾਉਣ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ।

ਇਹ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਯਕੀਨੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਅਜਿਹੀ ਕੋਈ ਚੀਜ਼ ਨਹੀਂ ਹੈ ਜਿਸ 'ਤੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਭਰੋਸਾ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਵੇਰੀਏਬਲ ਇਸ ਨੂੰ ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਸੰਭਾਵਨਾਵਾਂ ਹਨ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਦੁਆਰਾ ਵਾਪਸ ਮੰਗਵਾਉਣ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਵਿਅਕਤੀ ਇਸਨੂੰ ਪੜ੍ਹ ਲਵੇਗਾ।

ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਅਭਿਆਸ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣਾ ਸਮਾਂ ਕੱਢੋ, ਆਪਣੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਪਰੂਫ ਰੀਡ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਪ੍ਰਤੀਕਿਰਿਆਸ਼ੀਲ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਨੂੰ ਨਾ ਭੇਜਣ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਬਾਰੇ ਤੁਸੀਂ ਸੋਚਣ ਵਿੱਚ ਸਮਾਂ ਨਹੀਂ ਬਿਤਾਇਆ ਹੈ। . ਦੂਜੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਵਿੱਚ, ਪਛਤਾਵਾ ਈਮੇਲਾਂ ਲਈ ਰੋਕਥਾਮ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਉਪਾਅ ਹੈ।