Você acabou de escrever um e-mail urgente para os seus colegas, e está com pressa de enviá-lo - não há tempo para revisá-lo. Você pressiona o botão enviar. Então, logo em seguida, a realização acerta: você enviou toda a informação do seu grupo que eles não devem ver. Gulp .

O que você faz? Se você estiver usando o Microsoft Outlook, e seus destinatários estiverem usando o Outlook, e você agir rapidamente, você pode ser capaz de lembrar a mensagem antes que alguém a veja.

Pode ser um tiro no escuro, mas já o vi funcionar. Pronto para experimentar? Leia para aprender como.

Por que eu precisaria de ser chamado?

Eu às vezes trabalho com informação sensível e cometi o erro de enviá-la à pessoa errada. Este é provavelmente o pior cenário possível porque lembrar a mensagem nem sempre funciona. Você definitivamente não deve confiar nela quando se trata de dados privados. Vamos dar uma olhada abaixo para quando as lembranças funcionam e não funcionam.

Por outro lado, enviar correio com erros de digitação não é tão importante. Sim, é embaraçoso, mas não é o fim do mundo. Pode até dar-lhe uma ideia de quem realmente lê as suas mensagens quando as envia. A recordação pode possivelmente ajudá-lo a recuperar de um desastre gramatical - mas, mais uma vez, não conte com isso.

Aqui está uma bobagem: se você está chateado ou zangado com alguém e, no calor do momento, escreva-lhe uma mensagem de scathing, não filtrada e dolorosa - do tipo que quebra relações. Isto pode colocá-lo em um cacifo ferido, seja um chefe, colega de trabalho, amigo, ou outro importante. Isto aconteceu comigo - eu realmente gostaria de ter tido um botão de recall então!

Às vezes não estamos prestando atenção ao preenchimento automático quando dirigimos a mensagem e descobrimos, tarde demais, que ela foi para a pessoa errada. Recebi e-mails destinados a outra pessoa; isso acontece o tempo todo. Se você tiver sorte, um recall pode funcionar e salvá-lo do seu erro.

Tenho a certeza que há outras situações em que não estou a pensar, mas já percebeu. É fácil enviar um e-mail que gostaria de não ter enviado. Vamos dar uma vista de olhos à forma de recordar e-mails dentro da aplicação Microsoft Outlook.

Etapas para recuperar um e-mail

Os seguintes passos vão permitir-lhe tentativa Lembre-se de que o tempo é um fator crítico. Você deve fazer isso antes que a pessoa o abra! Há também outros fatores fora do seu controle que podem fazer com que o processo falhe. Você pode ler mais sobre esses fatores na próxima seção.

Aqui está o que fazer:

1. selecione A Pasta de Itens Enviados

No painel de navegação ou na pasta do lado esquerdo do Outlook, seleccione a pasta "Itens Enviados".

2. encontrar a mensagem enviada

Na lista de itens enviados, encontre e selecione aquele que você deseja lembrar. Clique duas vezes para abri-lo em sua própria janela.

3. selecione Ação a ser lembrada

Na janela, selecione o separador "Mensagem". Depois, na seção "Mover", selecione "Mais ações de mover".

Agora seleccione "Recordar esta mensagem".

4. seleccione Opções

Você precisará decidir se deseja "Excluir cópias não lidas da mensagem" ou "Excluir cópias não lidas e substituir por uma nova mensagem". Você também pode optar por receber uma mensagem para saber se a retirada foi bem sucedida. Marque a caixa se você gostaria de receber a confirmação. Isto é recomendado, pois pode ser a única maneira de saber se funciona.

Clique em "OK". Se você selecionou substituir a mensagem, ela abrirá uma nova janela com a mensagem. Faça as alterações necessárias, depois clique em "Enviar" quando estiver pronto para enviá-la.

5. Procure por confirmação

Assumindo que você se inscreveu para a notificação, você verá uma mensagem informando o que aconteceu. Ela lhe dirá para quem o e-mail original foi enviado, seu assunto, e a hora em que foi enviado. Você verá se a chamada foi bem sucedida, juntamente com a data e hora da chamada.

O que você precisa para se lembrar de trabalhar

Então, se as estrelas estão alinhadas, lembrar de um e-mail funciona? Para ser honesto, é um tiro de dados. Dito isto, é possível, então vamos dar uma olhada no que precisa acontecer para que uma lembrança de e-mail seja bem sucedida.

Outlook App

O primeiro requisito é que você deve estar usando o aplicativo desktop Microsoft Outlook. Você não será capaz de se lembrar da interface web da Microsoft.

Microsoft Exchange

Você deve estar usando um sistema de e-mail Microsoft Exchange. Você, e o destinatário, devem estar no mesmo servidor Exchange. Se for uma situação de trabalho, há uma chance de você estar no mesmo servidor Exchange que seus colegas de trabalho. Isso significa que pode funcionar para eles, mas não com ninguém fora de sua empresa.

Mensagens Abertas

O recall só funcionará se o destinatário ainda não tiver aberto o e-mail. Assim que o abrirem, é tarde demais. Foi descarregado para a caixa de entrada local.

Configurado para Ignorar o Pedido

O Outlook pode ser configurado para que as mensagens não possam ser recuperadas da sua caixa de entrada. Se esse for o caso do seu destinatário, a sua recuperação não irá funcionar.

Correio redireccionado

Se a pessoa que você está enviando um e-mail tem regras definidas para mover mensagens para outras pastas, e essas regras incluem sua mensagem, a chamada não funcionará. Ela só funciona quando a mensagem não foi lida e permanece na caixa de entrada da pessoa.

Prevenir o envio de e-mails que precisam ser chamados de novo

Como vimos, uma mensagem do Outlook pode ser retirada, mas há uma boa chance de a retirada falhar. A melhor maneira de lidar com e-mails lamentáveis é não enviá-los em primeiro lugar. Parece simples, mas sei que não é. Na realidade, isso acontece com todos nós, mas há algumas coisas que podemos fazer para evitar enviá-los.

O seguinte método pode parecer estranho, mas é útil: você pode configurar o Outlook para ter um atraso antes que ele envie o e-mail. Isso significa que quando você pressiona o botão enviar, a mensagem permanece em sua caixa de saída por um tempo definido antes de enviá-la. Isso lhe dá a chance de apagar/cancelar e-mails antes que eles sejam realmente enviados. Para obter instruções sobre como fazer isso, dê uma olhada neste artigo da Microsoft.

Na minha opinião, a melhor coisa a fazer é rever ou revisar completamente o que você escreveu antes de enviá-lo. Sei que às vezes estamos com pressa, mas a auto-revisão vai pegar 95% dos seus erros. Se você não é bom em revisão, tente um revisor gramatical como o Grammarly, que pode ser usado para revisar seu texto no Outlook.

Reler o seu e-mail várias vezes pode prevenir muitos problemas. Isso garante que você saiba o que está enviando. Não se esqueça de rever a lista de destinatários (mesmo a lista CC) e o assunto, pois é aqui que qualquer problema ocorre com freqüência.

Quanto ao e-mail desagradável que você se arrepende de ter enviado ao seu colega de trabalho, isso pode ser um pouco diferente. Descobri que o melhor a fazer para isso é primeiro escrever a mensagem. Não a dirija a ninguém ainda, pois você não quer enviá-la acidentalmente.

Depois de o ter escrito, releia-o. Depois afaste-se do seu computador ou pelo menos do Outlook. Volte a lê-lo cerca de 15 a 20 minutos depois e releia-o. Está satisfeito com o que disse? É assim que quer comunicar com a pessoa?

Afastar-se dá-lhe uma oportunidade de evitar aquela reacção de calor do momento em que diz coisas de que se arrepende. Isto também lhe permitirá rever o texto se conseguir pensar numa forma mais calma para explicar o seu problema.

Se você acha que sua mensagem é muito dura ou não apropriada, então você pode sempre apagá-la e escrever uma nova mais tarde. Se você está realmente pronto para enviá-la, preencha o campo "Para" com o nome do destinatário e envie-a. Este processo pelo menos lhe dá uma chance de esfriar e garantir que você está tomando uma decisão racional.

Palavras Finais

Se você estiver em dificuldades por causa de um e-mail que se arrepende de ter enviado, é possível que o recurso de recall do Outlook possa ajudá-lo a remover o e-mail antes que os destinatários o leiam.

Esta funcionalidade definitivamente não é algo em que você deve confiar. Muitas variáveis vão para fazê-lo funcionar. As chances são que a pessoa irá lê-lo antes que você possa enviar o pedido de recall.

A melhor prática é levar seu tempo, revisar seus e-mails e tentar não enviar mensagens reativas que você não tenha gasto tempo pensando. Em outras palavras, a prevenção é o melhor remédio para e-mails arrependidos.