Sie haben gerade eine dringende E-Mail an Ihre Kollegen verfasst, und Sie haben es eilig, sie zu verschicken - keine Zeit zum Korrekturlesen. Sie drücken auf die Schaltfläche "Senden". Dann, unmittelbar danach, wird Ihnen klar: Sie haben Ihrer gesamten Gruppe Informationen geschickt, die sie nicht sehen sollten. Gulp .

Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden und Ihre Empfänger Outlook verwenden und Sie schnell handeln, können Sie die Nachricht möglicherweise zurückrufen, bevor sie jemand sieht.

Es ist vielleicht weit hergeholt, aber ich habe gesehen, dass es funktioniert. Wenn Sie es ausprobieren möchten, lesen Sie weiter.

Warum sollte ich zurückrufen müssen?

Ich arbeite manchmal mit sensiblen Informationen und habe schon den Fehler gemacht, sie an die falsche Person zu schicken. Das ist wahrscheinlich das schlimmste Szenario, denn der Rückruf der Nachricht funktioniert nicht immer. Sie sollten sich auf keinen Fall darauf verlassen, wenn es um private Daten geht. Im Folgenden sehen wir uns an, wann der Rückruf funktioniert und wann nicht.

Das Versenden von E-Mails mit Tippfehlern ist dagegen nicht so schlimm. Es ist zwar peinlich, aber kein Weltuntergang. Es könnte Ihnen sogar eine Vorstellung davon geben, wer Ihre Nachrichten tatsächlich liest, wenn Sie sie versenden. Der Rückruf kann Ihnen möglicherweise helfen, sich von einem Grammatikdesaster zu erholen - aber auch hier sollten Sie sich nicht darauf verlassen.

Hier ein Beispiel: Wenn Sie sich über jemanden aufregen oder wütend sind und ihm im Eifer des Gefechts eine vernichtende, ungefilterte, verletzende Nachricht schreiben - die Art, die Beziehungen kaputt macht. Das könnte Sie in ein verletztes Schließfach bringen, egal ob es sich um einen Chef, einen Kollegen, einen Freund oder eine Lebensgefährtin handelt. Das ist mir schon passiert - ich wünschte wirklich, ich hätte damals eine Rückruftaste gehabt!

Manchmal achten wir nicht auf das automatische Ausfüllen, wenn wir die Nachricht adressieren, und stellen zu spät fest, dass sie an die falsche Person gegangen ist. Ich habe auch schon E-Mails erhalten, die für jemand anderen bestimmt waren; das passiert ständig. Wenn Sie Glück haben, kann ein Rückruf funktionieren und Sie vor Ihrem Fehler bewahren.

Ich bin sicher, dass es noch andere Situationen gibt, an die ich nicht denke, aber Sie verstehen das Bild. Es ist leicht, eine E-Mail zu versenden, von der man sich wünscht, dass man sie nicht versendet hätte. Sehen wir uns an, wie man E-Mails in der Anwendung Microsoft Outlook zurückrufen kann.

Schritte zum Abrufen einer E-Mail

Mit den folgenden Schritten können Sie Versuch um eine E-Mail in Outlook abzurufen. Denken Sie daran, dass die Zeit ein kritischer Faktor ist. Sie müssen dies tun, bevor die Person die E-Mail öffnet! Es gibt auch andere Faktoren, auf die Sie keinen Einfluss haben und die dazu führen können, dass der Vorgang fehlschlägt. Mehr dazu erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Das ist zu tun:

1. wählen Sie den Ordner "Gesendete Objekte".

Wählen Sie im Navigations- oder Ordnerbereich auf der linken Seite von Outlook den Ordner "Gesendete Objekte".

2. die gesendete Nachricht finden

Wählen Sie in der Liste der gesendeten Nachrichten diejenige aus, die Sie abrufen möchten, und doppelklicken Sie darauf, um sie in einem eigenen Fenster zu öffnen.

3. wählen Sie die abzurufende Aktion

Wählen Sie in dem Fenster die Registerkarte "Nachricht" und dann im Abschnitt "Verschieben" die Option "Weitere Verschiebeaktionen".

Wählen Sie nun "Diese Nachricht abrufen".

4. wählen Sie Optionen

Sie müssen sich entscheiden, ob Sie "Ungelesene Kopien der Nachricht löschen" oder "Ungelesene Kopien löschen und durch eine neue Nachricht ersetzen" möchten. Sie können auch wählen, ob Sie eine Nachricht erhalten möchten, die Ihnen mitteilt, ob der Abruf erfolgreich war. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie die Bestätigung erhalten möchten. Dies wird empfohlen, da Sie nur so wissen, ob der Abruf erfolgreich war.

Klicken Sie auf "OK". Wenn Sie ausgewählt haben, dass die Nachricht ersetzt werden soll, wird ein neues Fenster mit der Nachricht geöffnet. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und klicken Sie auf "Senden", wenn Sie bereit sind, sie zu senden.

5. nach Bestätigung suchen

Wenn Sie sich für die Benachrichtigung angemeldet haben, erhalten Sie eine Nachricht, in der Sie über den Vorgang informiert werden. Sie erfahren, an wen die ursprüngliche E-Mail gesendet wurde, den Betreff und den Zeitpunkt des Versands. Sie sehen, ob der Rückruf erfolgreich war, sowie das Datum und die Uhrzeit des Rückrufs.

Was Sie brauchen, damit der Rückruf funktioniert

Wenn die Sterne also günstig stehen, funktioniert der Rückruf einer E-Mail? Um ehrlich zu sein, ist es eine reine Glückssache. Dennoch ist es möglich, also lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, was passieren muss, damit ein E-Mail-Rückruf erfolgreich ist.

Outlook-Anwendung

Die erste Voraussetzung ist, dass Sie die Microsoft Outlook-Desktop-Anwendung verwenden. Sie können nicht über die Microsoft-Weboberfläche abrufen.

Microsoft Exchange

Sie müssen ein Microsoft Exchange-Mailsystem verwenden. Sie und der Empfänger müssen sich auf demselben Exchange-Server befinden. Wenn es sich um eine Arbeitssituation handelt, besteht die Möglichkeit, dass Sie sich auf demselben Exchange-Server befinden wie Ihre Kollegen. Das bedeutet, dass es für sie funktionieren könnte, aber nicht für Personen außerhalb Ihres Unternehmens.

Geöffnete Nachrichten

Der Rückruf funktioniert nur, wenn der Empfänger die E-Mail noch nicht geöffnet hat. Sobald er sie geöffnet hat, ist es zu spät, denn sie wurde bereits in seinen lokalen Posteingang heruntergeladen.

So konfiguriert, dass die Anfrage ignoriert wird

Outlook kann so konfiguriert sein, dass Nachrichten nicht aus dem Posteingang abgerufen werden können. Wenn dies bei Ihrem Empfänger der Fall ist, funktioniert der Abruf nicht.

Umgeleitete Post

Wenn die Person, an die Sie eine E-Mail senden, Regeln zum Verschieben von Nachrichten in andere Ordner eingerichtet hat und diese Regeln Ihre Nachricht einschließen, funktioniert der Rückruf nicht. Er funktioniert nur, wenn die Nachricht ungelesen ist und im Posteingang der Person verbleibt.

Verhindern Sie den Versand von E-Mails, die zurückgerufen werden müssen

Wie wir gesehen haben, kann eine Outlook-Nachricht zurückgenommen werden, aber die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass der Rückruf fehlschlägt. Der beste Weg, mit bedauerlichen E-Mails umzugehen, ist, sie gar nicht erst zu senden. Das klingt einfach, aber ich weiß, dass es das nicht ist. In Wirklichkeit passiert es uns allen, aber es gibt einige Dinge, die wir tun können, um das Senden zu verhindern.

Die folgende Methode mag seltsam klingen, ist aber hilfreich: Sie können Outlook so konfigurieren, dass es eine Verzögerung vor dem Senden der E-Mail gibt. Das heißt, wenn Sie auf die Schaltfläche Senden klicken, bleibt die Nachricht eine bestimmte Zeit lang in Ihrem Postausgang, bevor sie gesendet wird. So haben Sie die Möglichkeit, E-Mails zu löschen/abzubrechen, bevor sie tatsächlich gesendet werden. Eine Anleitung dazu finden Sie in diesem Artikel von Microsoft.

Meiner Meinung nach ist es am besten, das Geschriebene vor dem Absenden noch einmal gründlich zu überprüfen oder Korrektur zu lesen. Ich weiß, dass wir es manchmal eilig haben, aber beim Selbstkorrekturlesen werden 95 % Ihrer Fehler entdeckt. Wenn Sie nicht gut im Korrekturlesen sind, versuchen Sie es mit einem Grammatikprüfprogramm wie Grammarly, mit dem Sie Ihren Text in Outlook überprüfen können.

Wenn Sie Ihre E-Mail mehrmals lesen, können Sie viele Probleme vermeiden. So wissen Sie, was Sie versenden. Vergessen Sie nicht, die Empfängerliste (auch die CC-Liste) und den Betreff zu überprüfen, denn hier treten häufig Probleme auf.

Was die unangenehme E-Mail angeht, die Sie leider an Ihren Kollegen geschickt haben, so kann das etwas anders aussehen. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es am besten ist, die Nachricht erst einmal zu verfassen. Richten Sie sie noch an niemanden, denn Sie wollen sie nicht versehentlich abschicken.

Lesen Sie das Geschriebene noch einmal durch. Gehen Sie dann vom Computer oder zumindest von Outlook weg. Lesen Sie es 15 bis 20 Minuten später noch einmal durch. Sind Sie mit dem, was Sie gesagt haben, zufrieden? Ist das die Art und Weise, wie Sie mit der Person kommunizieren wollen?

Indem Sie sich zurückziehen, können Sie verhindern, dass Sie im Eifer des Gefechts Dinge sagen, die Sie bereuen, und Sie können den Text überarbeiten, wenn Ihnen ein ruhigerer Weg einfällt, Ihr Anliegen zu erklären.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Nachricht zu hart oder unangemessen ist, können Sie sie immer noch löschen und später eine neue schreiben. Wenn Sie wirklich bereit sind, sie abzuschicken, tragen Sie den Namen des Empfängers in das Feld "An" ein und schicken Sie sie ab. Dieses Verfahren gibt Ihnen zumindest die Möglichkeit, sich zu beruhigen und sicherzustellen, dass Sie eine rationale Entscheidung treffen.

Letzte Worte

Wenn Sie wegen einer E-Mail, deren Versand Sie bereuen, in der Klemme sitzen, kann Ihnen die Rückruf-Funktion von Outlook möglicherweise helfen, die E-Mail zu entfernen, bevor die Empfänger sie lesen.

Auf diese Funktion sollten Sie sich auf keinen Fall verlassen. Es gibt viele Variablen, die dafür sorgen, dass sie funktioniert. Die Chancen stehen gut, dass die Person sie liest, bevor Sie die Rückrufanfrage senden können.

Am besten nehmen Sie sich Zeit, lesen Ihre E-Mails Korrektur und versuchen, keine reaktiven Nachrichten zu verschicken, über die Sie nicht nachgedacht haben. Mit anderen Worten: Vorbeugung ist das beste Mittel gegen bedauerliche E-Mails.