Właśnie skończyłeś pisać pilnego maila do swoich kolegów i spieszysz się z jego wysłaniem - nie masz czasu na korektę. Naciskasz przycisk wysyłania, a zaraz potem dociera do Ciebie, że wysłałeś całej grupie informacje, których nie powinni zobaczyć. Gulp .

Co robisz Jeśli korzystasz z programu Microsoft Outlook, a Twoi odbiorcy korzystają z programu Outlook, i szybko podejmiesz działania, być może uda Ci się wycofać wiadomość, zanim ktokolwiek ją zobaczy.

To może być długi strzał - ale widziałem, że to działa. Gotowy, aby spróbować? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak.

Dlaczego muszę się wycofać?

Czasami pracuję z wrażliwymi informacjami i popełniłem błąd, wysyłając je do niewłaściwej osoby. Jest to prawdopodobnie najgorszy scenariusz, ponieważ przypominanie o wiadomości nie zawsze działa. Zdecydowanie nie powinieneś na nim polegać, jeśli chodzi o prywatne dane. Poniżej przyjrzymy się, kiedy przypomnienia działają i nie działają.

Wysyłanie poczty z literówkami, z drugiej strony, nie jest tak wielkim problemem. Tak, jest to żenujące, ale to nie koniec świata. To może nawet dać ci wyobrażenie o tym, kto tak naprawdę czyta twoje wiadomości, kiedy je wysyłasz. Recall może ewentualnie pomóc ci odzyskać spokój po katastrofie gramatycznej - ale znowu, nie licz na to.

Oto doozy: jeśli jesteś zdenerwowany lub zły z kimś i, w ferworze chwili, napisać je scathing, unfiltered, raniące wiadomość - rodzaj, który łamie relacje. To może umieścić cię w hurtowni, czy to szef, współpracownik, przyjaciel, lub znaczącego innego. To się stało do mnie - naprawdę chciałbym mieć przycisk wycofania wtedy!

Czasami nie zwracamy uwagi na autouzupełnianie, gdy adresujemy wiadomość i odkrywamy, zbyt późno, że trafiła ona do niewłaściwej osoby. Dostałem e-maile przeznaczone dla kogoś innego; zdarza się to cały czas. Jeśli masz szczęście, wycofanie może zadziałać i uratować cię przed twoim błędem.

Jestem pewien, że są inne sytuacje, o których nie myślę, ale dostajesz obraz. Łatwo jest wysłać maila, którego żałujesz, że nie wysłałeś. Przyjrzyjmy się, jak wycofać e-maile w ramach aplikacji Microsoft Outlook.

Kroki do przywołania wiadomości e-mail

Poniższe kroki pozwolą Ci próba aby przywołać wiadomość e-mail w Outlooku. Pamiętaj, że czas jest czynnikiem krytycznym. Musisz to zrobić zanim osoba otworzy wiadomość! Istnieją również inne czynniki poza twoją kontrolą, które mogą spowodować niepowodzenie procesu. Możesz przeczytać więcej o nich w następnym rozdziale.

Oto, co należy zrobić:

Wybierz folder "Elementy wysłane".

W okienku nawigacji lub folderów po lewej stronie programu Outlook wybierz folder "Elementy wysłane".

Znajdź wysłaną wiadomość

Na liście wysłanych elementów znajdź i wybierz ten, który chcesz przywołać. Kliknij dwukrotnie, aby otworzyć go w jego własnym oknie.

Wybierz działanie, które chcesz przywołać.

W oknie wybierz zakładkę "Wiadomość". Następnie z sekcji "Przesunięcie" wybierz "Więcej akcji przesunięcia".

Teraz wybierz "Recall this message".

Wybierz Opcje

Musisz zdecydować, czy chcesz "Usunąć nieprzeczytane kopie wiadomości" lub "Usunąć nieprzeczytane kopie i zastąpić je nową wiadomością". Możesz również wybrać, czy chcesz otrzymać wiadomość informującą o powodzeniu wycofania. Zaznacz pole, jeśli chcesz otrzymać potwierdzenie. Jest to zalecane, ponieważ może to być jedyny sposób, aby dowiedzieć się, czy to działa.

Kliknij, "OK." Jeśli wybrałeś zastąpienie wiadomości, otworzy się nowe okno z wiadomością. Dokonaj niezbędnych zmian, a następnie kliknij "Wyślij", gdy będziesz gotowy do wysłania.

5. szukaj potwierdzenia

Zakładając, że zapisałeś się na powiadomienie, zobaczysz wiadomość informującą Cię o tym, co się stało. Dowiesz się, do kogo został wysłany oryginalny e-mail, jego temat i czas, w którym został wysłany. Zobaczysz, czy wycofanie się udało, wraz z datą i godziną wycofania.

Co jest potrzebne, aby Recall działał

Jeśli więc gwiazdy są wyrównane, czy przypominanie o emailu działa? Szczerze mówiąc, jest to strzał w dziesiątkę, ale jest to możliwe, więc przyjrzyjmy się temu, co musi się stać, aby przypominanie o emailu zakończyło się sukcesem.

Aplikacja Outlook

Pierwszym wymogiem jest to, że musisz używać aplikacji desktopowej Microsoft Outlook. Nie będziesz mógł przywołać z interfejsu internetowego Microsoftu.

Microsoft Exchange

Musisz używać systemu pocztowego Microsoft Exchange. Ty i odbiorca musicie być na tym samym serwerze Exchange. Jeśli jest to sytuacja w pracy, istnieje prawdopodobieństwo, że będziesz na tym samym serwerze Exchange co Twoi współpracownicy. Oznacza to, że może to działać dla nich, ale nie dla osób spoza firmy.

Otwarte wiadomości

Odwołanie zadziała tylko wtedy, gdy odbiorca nie otworzył jeszcze maila. Gdy go otworzy, będzie już za późno - został pobrany na jego lokalną skrzynkę.

Skonfigurowany tak, aby ignorować żądanie

Outlook może być tak skonfigurowany, że wiadomości nie mogą być przywoływane ze skrzynki odbiorczej. Jeśli tak jest w przypadku Twojego odbiorcy, przywoływanie nie będzie działać.

Poczta przekierowana

Jeśli osoba, do której wysyłasz e-mail, ma ustawione reguły przenoszenia wiadomości do innych folderów, a te reguły obejmują Twoją wiadomość, wycofanie nie zadziała. Działa tylko wtedy, gdy wiadomość jest nieprzeczytana i pozostaje w skrzynce odbiorczej danej osoby.

Zapobiegaj wysyłaniu wiadomości e-mail, które wymagają wycofania

Jak widzieliśmy, wiadomość Outlooka może zostać cofnięta, ale istnieje duża szansa, że odwołanie się nie powiedzie. Najlepszym sposobem radzenia sobie z godnymi pożałowania e-mailami jest niewysyłanie ich w pierwszej kolejności. Brzmi to prosto, ale wiem, że tak nie jest. W rzeczywistości zdarza się to nam wszystkim, ale jest kilka rzeczy, które możemy zrobić, aby zapobiec ich wysyłaniu.

Następująca metoda może brzmieć dziwnie, ale jest pomocna: możesz skonfigurować Outlooka, aby miał opóźnienie przed wysłaniem wiadomości e-mail. Oznacza to, że po naciśnięciu przycisku wysyłania, wiadomość pozostaje w skrzynce nadawczej przez określony czas przed wysłaniem. To daje ci szansę na usunięcie / anulowanie wiadomości e-mail przed ich faktycznym wysłaniem. Aby uzyskać instrukcje, jak to zrobić, spójrz na ten artykuł od Microsoftu.

Moim zdaniem najlepszą rzeczą do zrobienia jest dokładne przejrzenie lub korekta tego, co napisałeś przed wysłaniem go. Wiem, że czasami jesteśmy w pośpiechu, ale samodzielna korekta złapie 95% twoich błędów. Jeśli nie jesteś dobry w korekcie, spróbuj sprawdzać gramatykę, taką jak Grammarly, która może być używana do przeglądania tekstu w Outlooku.

Wielokrotne czytanie maila może zapobiec wielu problemom. Dzięki temu wiesz, co wysyłasz. Nie zapomnij przejrzeć listy odbiorców (nawet listy CC) oraz tematu, bo to właśnie tam często pojawiają się problemy.

Jeśli chodzi o paskudnego maila, którego żałujesz, że wysłałeś do współpracownika, to może być trochę inaczej. Przekonałem się, że najlepszą rzeczą do zrobienia w tym przypadku jest najpierw napisanie wiadomości. Nie adresuj jej jeszcze do nikogo, bo nie chcesz wysłać jej przypadkowo.

Kiedy już napiszesz, przeczytaj go ponownie. Następnie odejdź od komputera lub przynajmniej od Outlooka. Wróć do niego około 15-20 minut później i przeczytaj go ponownie. Czy jesteś zadowolony z tego, co powiedziałeś? Czy tak chcesz się komunikować z daną osobą?

Oddalenie się daje ci szansę na uniknięcie tej reakcji w gorącej chwili, w której mówisz rzeczy, których żałujesz. Pozwoli ci to również na zmianę tekstu, jeśli możesz myśleć o spokojniejszym sposobie wyjaśnienia swojej sprawy.

Jeśli czujesz, że twoja wiadomość jest zbyt ostra lub niewłaściwa, to zawsze możesz ją usunąć i napisać nową później. Jeśli jesteś naprawdę gotowy do wysłania, wypełnij pole "Do" z nazwą odbiorcy i wyślij. Ten proces przynajmniej daje szansę na ochłonięcie i upewnienie się, że podejmujesz racjonalną decyzję.

Słowa końcowe

Jeśli jesteś w trudnej sytuacji z powodu wiadomości e-mail, której wysłania żałujesz, możliwe, że funkcja wycofania w Outlooku pomoże ci usunąć wiadomość, zanim odbiorcy ją przeczytają.

Ta funkcja zdecydowanie nie jest czymś, na czym powinieneś polegać. Wiele zmiennych wpływa na jej działanie. Istnieje prawdopodobieństwo, że dana osoba przeczyta ją, zanim zdążysz wysłać prośbę o wycofanie.

Najlepszą praktyką jest poświęcenie czasu, korekta e-maili i staranie się, aby nie wysyłać reaktywnych wiadomości, nad którymi nie spędziłeś czasu na myśleniu. Innymi słowy, zapobieganie jest najlepszym lekarstwem na żałosne e-maile.