Laadit juuri kiireellisen sähköpostiviestin kollegoillesi, ja sinulla on kiire lähettää se - etkä ehdi oikolukea. Painat lähetä-painiketta. Heti sen jälkeen sinulle valkenee: lähetit koko ryhmällesi tietoja, joita heidän ei pitäisi nähdä. Gulp .

Jos käytät Microsoft Outlookia ja vastaanottajasi käyttävät Outlookia ja toimit nopeasti, voit ehkä palauttaa viestin ennen kuin kukaan näkee sen.

Se voi olla kaukaa haettua, mutta olen nähnyt sen toimivan. Oletko valmis kokeilemaan sitä? Lue, miten se onnistuu.

Miksi minun pitäisi muistaa?

Työskentelen joskus arkaluonteisten tietojen parissa, ja olen erehtynyt lähettämään ne väärälle henkilölle. Tämä on luultavasti pahin mahdollinen skenaario, sillä viestin palauttaminen ei aina toimi. Siihen ei missään nimessä kannata luottaa, kun kyse on yksityisistä tiedoista. Seuraavassa tarkastelemme, milloin palauttaminen toimii ja milloin ei.

Kirjoitusvirheitä sisältävän postin lähettäminen ei sen sijaan ole yhtä suuri asia. Kyllä, se on noloa, mutta se ei ole maailmanloppu. Se saattaa jopa antaa sinulle käsityksen siitä, kuka viestejäsi oikeasti lukee, kun lähetät niitä. Recall voi mahdollisesti auttaa sinua toipumaan kielioppikatastrofista, mutta älä taaskaan luota siihen.

Tässä on paha juttu: jos olet järkyttynyt tai vihainen jollekulle ja kirjoitat hänelle hetken mielijohteesta jyrkän, suodattamattoman ja loukkaavan viestin - sellaisen, joka rikkoo ihmissuhteita. Tämä voi laittaa sinut loukkaantuneeseen lokeroon, olipa kyseessä sitten pomo, työkaveri, ystävä tai tärkeä toinen. Näin on käynyt minulle - olisinpa toivonut, että minulla olisi ollut silloin recall-nappi!

Joskus emme kiinnitä huomiota automaattiseen täyttämiseen, kun osoitamme viestin, ja huomaamme liian myöhään, että se meni väärälle henkilölle. Olen saanut sähköposteja, jotka oli tarkoitettu jollekin toiselle; sitä tapahtuu jatkuvasti. Jos olet onnekas, palautus voi toimia ja pelastaa sinut virheeltäsi.

Olen varma, että on muitakin tilanteita, joita en ajattele, mutta ymmärrät kyllä. On helppoa lähettää sähköpostia, jota toivot, ettet olisi lähettänyt. Katsotaanpa, miten sähköposteja voi palauttaa Microsoft Outlook -sovelluksessa.

Sähköpostin palauttamisen vaiheet

Seuraavien vaiheiden avulla voit yritys sähköpostin palauttamiseksi Outlookissa. Muista, että aika on kriittinen tekijä. Sinun on tehtävä tämä ennen kuin henkilö avaa sähköpostin! On myös muita tekijöitä, joihin et voi vaikuttaa ja jotka voivat aiheuttaa prosessin epäonnistumisen. Niistä voit lukea lisää seuraavasta osiosta.

Näin toimitaan:

1. Valitse Lähetetyt-kansio

Valitse Outlookin vasemmalla puolella olevasta navigointi- tai kansioruudusta kansio "Lähetetyt kohteet".

2. Etsi lähetetty viesti

Etsi ja valitse lähetettyjen kohteiden luettelosta se, jonka haluat palauttaa. Avaa se omaan ikkunaansa kaksoisnapsauttamalla sitä.

3. Valitse Recall-toiminto

Valitse ikkunassa "Viesti"-välilehti. Valitse sitten "Siirto"-osiosta "Lisää siirtotoimia".

Valitse nyt "Muista tämä viesti".

4. Valitse Valinnat

Sinun on päätettävä, haluatko "Poista lukemattomat kopiot viestistä" vai "Poista lukemattomat kopiot ja korvaa ne uudella viestillä." Voit myös valita, haluatko saada viestin, jossa kerrotaan, onnistuiko palautus. Rastita ruutu, jos haluat saada vahvistuksen. Tämä on suositeltavaa, koska se voi olla ainoa tapa, jolla saat tietää, toimiiko se.

Napsauta, "OK." Jos olet valinnut viestin korvaamisen, avautuu uusi ikkuna, jossa viesti on. Tee tarvittavat muutokset ja napsauta "Lähetä", kun olet valmis lähettämään viestin.

5. Etsi vahvistusta

Jos oletat, että olet rekisteröitynyt ilmoitukseen, näet viestin, jossa kerrotaan, mitä tapahtui. Siinä kerrotaan, kenelle alkuperäinen sähköposti lähetettiin, sen aihe ja aika, jolloin se lähetettiin. Näet, onnistuiko takaisinkutsu, sekä takaisinkutsun päivämäärän ja kellonajan.

Mitä tarvitset, jotta palautus toimii

Joten, jos tähdet ovat kohdakkain, toimiiko sähköpostin palauttaminen? Rehellisesti sanottuna se on arpapeliä. Se on kuitenkin mahdollista, joten katsotaanpa, mitä pitää tapahtua, jotta sähköpostin palauttaminen onnistuu.

Outlook-sovellus

Ensimmäinen vaatimus on, että sinun on käytettävä Microsoft Outlookin työpöytäsovellusta. Et voi muistaa Microsoftin verkkokäyttöliittymästä.

Microsoft Exchange

Sinun on käytettävä Microsoft Exchange -sähköpostijärjestelmää. Sinun ja vastaanottajan on oltava samalla Exchange-palvelimella. Jos kyseessä on työtilanne, on mahdollista, että olet samalla Exchange-palvelimella kuin työtoverisi. Tämä tarkoittaa, että se saattaa toimia heille, mutta ei kenellekään yrityksesi ulkopuoliselle.

Avoimet viestit

Muistutus toimii vain, jos vastaanottaja ei ole vielä avannut sähköpostia. Kun hän avaa sen, on liian myöhäistä. Se on ladattu hänen paikalliseen postilaatikkoonsa.

Määritetty jättämään pyyntö huomiotta

Outlook voidaan määrittää niin, että viestejä ei voi palauttaa saapuneista viesteistä. Jos vastaanottaja on näin, palautus ei toimi.

Uudelleenohjattu sähköposti

Jos henkilöllä, jolle lähetät sähköpostia, on määritetty säännöt, joiden mukaan viestit siirretään muihin kansioihin, ja näissä säännöissä on mukana viestisi, palautus ei toimi. Se toimii vain silloin, kun viesti on ollut lukematta ja jää henkilön saapuneisiin kansioihin.

Estä lähettämästä sähköpostia, joka on kutsuttava takaisin

Kuten olemme nähneet, Outlook-viestin voi ottaa takaisin, mutta on hyvin todennäköistä, että palautus epäonnistuu. Paras tapa käsitellä valitettavia sähköpostiviestejä on olla lähettämättä niitä alun alkaenkaan. Se kuulostaa yksinkertaiselta, mutta tiedän, että se ei ole sitä. Todellisuudessa sitä tapahtuu meille kaikille, mutta on joitakin asioita, joita voimme tehdä estääkseen niiden lähettämisen.

Seuraava menetelmä saattaa kuulostaa oudolta, mutta se on hyödyllinen: voit määrittää Outlookin niin, että se lähettää sähköpostin viiveellä. Kun painat lähetä-painiketta, viesti pysyy postilaatikossasi tietyn ajan ennen sen lähettämistä. Näin sinulla on mahdollisuus poistaa tai peruuttaa sähköpostiviestejä ennen kuin ne todella lähetetään. Ohjeet tämän tekemiseen löydät tästä Microsoftin artikkelista.

Mielestäni parasta on tarkistaa tai oikolukea kirjoittamasi teksti perusteellisesti ennen sen lähettämistä. Tiedän, että joskus meillä on kiire, mutta itse oikolukemalla saat 95 prosenttia virheistäsi kiinni. Jos et ole hyvä oikolukemaan, kokeile kieliopin tarkistusohjelmaa, kuten Grammarlya, jolla voit tarkistaa tekstisi Outlookissa.

Lukemalla sähköpostisi useaan kertaan uudelleen voit estää monia ongelmia. Näin varmistat, että tiedät, mitä olet lähettämässä. Älä unohda tarkistaa vastaanottajaluetteloa (myös CC-luetteloa) ja aihealuetta, sillä ongelmat ilmenevät usein juuri siinä.

Mitä tulee ilkeään sähköpostiviestiin, jonka lähettämistä työkaverillesi kadut, se voi olla hieman erilaista. Olen huomannut, että tässä tapauksessa paras tapa on ensin kirjoittaa viesti. Älä vielä lähetä sitä kenellekään, koska et halua lähettää sitä vahingossa.

Kun olet kirjoittanut sen, lue se uudelleen. Sitten astu pois tietokoneen tai ainakin Outlookin luota. Palaa siihen noin 15-20 minuutin kuluttua ja lue se uudelleen. Oletko tyytyväinen siihen, mitä sanoit? Haluatko viestiä kyseiselle henkilölle juuri näin?

Kun astut syrjään, sinulla on mahdollisuus estää se hetken kuumuudessa tapahtuva reaktio, jossa sanot asioita, joita kadut. Näin voit myös tarkistaa tekstiä, jos keksit rauhallisemman tavan selittää asiasi.

Jos sinusta tuntuu, että viestisi on liian tyly tai sopimaton, voit aina poistaa sen ja kirjoittaa uuden myöhemmin. Jos olet todella valmis lähettämään sen, täytä vastaanottajan nimi kenttään "vastaanottajalle" ja lähetä se. Tämä prosessi antaa sinulle ainakin mahdollisuuden rauhoittua ja varmistaa, että teet järkevän päätöksen.

Viimeiset sanat

Jos olet pulassa sähköpostin takia, jonka lähettämistä kadut, on mahdollista, että Outlookin palautustoiminto voi auttaa sinua poistamaan sähköpostin ennen kuin vastaanottajat lukevat sen.

Tähän ominaisuuteen ei missään nimessä kannata luottaa, sillä sen toimivuuteen liittyy monia muuttujia. On todennäköistä, että henkilö lukee sen ennen kuin voit lähettää takaisinkutsupyynnön.

Paras käytäntö on ottaa aikaa, oikolukea sähköpostiviestit ja yrittää olla lähettämättä reaktiivisia viestejä, joita et ole miettinyt. Toisin sanoen ennaltaehkäisy on paras keino katuvien sähköpostiviestien torjumiseksi.