Acabas de redactar un correo electrónico urgente para tus compañeros y tienes prisa por enviarlo, sin tiempo para corregirlo. Pulsas el botón de enviar y, acto seguido, te das cuenta de que has enviado a todo tu grupo información que no deberían ver. Gulp .

¿Qué haces? Si utilizas Microsoft Outlook, y tus destinatarios utilizan Outlook, y actúas con rapidez, es posible que puedas recuperar el mensaje antes de que nadie lo vea.

Puede que sea una posibilidad remota, pero he visto que funciona. ¿Listo para probarlo? Sigue leyendo para saber cómo.

¿Por qué tendría que retirarse?

A veces trabajo con información delicada y he cometido el error de enviarla a la persona equivocada. Este es probablemente el peor de los casos, porque recordar el mensaje no siempre funciona. Definitivamente, no deberías confiar en ello cuando se trata de datos privados. A continuación veremos cuándo funciona y cuándo no la recuperación.

En cambio, enviar un correo con errores tipográficos no es tan grave. Sí, es vergonzoso, pero no es el fin del mundo. Incluso puede darte una idea de quién lee realmente tus mensajes cuando los envías. El recuerdo puede ayudarte a recuperarte de un desastre gramatical, pero, de nuevo, no cuentes con ello.

Aquí hay un problema: si estás molesto o enfadado con alguien y, en el calor del momento, le escribes un mensaje mordaz, sin filtro e hiriente, del tipo que rompe las relaciones. Esto podría ponerte en un casillero herido, ya sea un jefe, un compañero de trabajo, un amigo o tu pareja. Esto me ha pasado a mí, ¡realmente desearía haber tenido un botón de retirada entonces!

A veces no estamos prestando atención al autocompletado cuando dirigimos el mensaje y descubrimos, demasiado tarde, que iba a la persona equivocada. Yo he recibido correos electrónicos destinados a otra persona; sucede todo el tiempo. Si tienes suerte, una retirada puede funcionar y salvarte de tu error.

Estoy seguro de que hay otras situaciones en las que no estoy pensando, pero te haces una idea. Es fácil enviar un correo que desearías no haber enviado. Vamos a ver cómo recuperar correos electrónicos dentro de la aplicación Microsoft Outlook.

Pasos para recuperar un correo electrónico

Los siguientes pasos le permitirán intentar para recuperar un correo electrónico en Outlook. Recuerde que el tiempo es un factor crítico. Debe hacerlo antes de que la persona lo abra. También hay otros factores que escapan a su control y que pueden hacer que el proceso falle. Puede leer más sobre ellos en la siguiente sección.

Esto es lo que hay que hacer:

1. Seleccione la carpeta de elementos enviados

En el panel de navegación o de carpetas de la parte izquierda de Outlook, seleccione la carpeta "Elementos enviados".

2. Encontrar el mensaje enviado

En la lista de elementos enviados, busque y seleccione el que desea recuperar. Haga doble clic para abrirlo en su propia ventana.

3. Seleccione la acción a recuperar

En la ventana, seleccione la pestaña "Mensaje". Luego, en la sección "Mover", seleccione "Más acciones de movimiento".

Ahora selecciona "Recuperar este mensaje".

4. Seleccione las opciones

Tendrás que decidir si quieres "Borrar las copias no leídas del mensaje" o "Borrar las copias no leídas y sustituirlas por un nuevo mensaje". También puedes elegir recibir un mensaje para saber si la recuperación se ha realizado con éxito. Marca la casilla si quieres recibir la confirmación. Esto es recomendable ya que puede ser la única manera de saber si funciona.

Haz clic en "Aceptar". Si has seleccionado reemplazar el mensaje, se abrirá una nueva ventana con el mensaje. Haz los cambios necesarios y luego haz clic en "Enviar" cuando estés listo para enviarlo.

5. Buscar la confirmación

Suponiendo que te hayas inscrito para recibir la notificación, verás un mensaje que te informará de lo sucedido. Te dirá a quién se envió el correo electrónico original, su asunto y la hora a la que se envió. Verás si la retirada fue exitosa, junto con la fecha y la hora de la retirada.

Lo que se necesita para que la recuperación funcione

Así que, si las estrellas se alinean, ¿funciona la retirada de un correo electrónico? Para ser sincero, es un juego de azar. Dicho esto, es posible, así que echemos un vistazo a lo que tiene que suceder para que la retirada de un correo electrónico tenga éxito.

Aplicación Outlook

El primer requisito es que debe utilizar la aplicación de escritorio de Microsoft Outlook, ya que no podrá realizar la recuperación desde la interfaz web de Microsoft.

Microsoft Exchange

Debes utilizar un sistema de correo de Microsoft Exchange. Tú, y el destinatario, debéis estar en el mismo servidor de Exchange. Si se trata de una situación de trabajo, es posible que estés en el mismo servidor de Exchange que tus compañeros de trabajo, lo que significa que podría funcionar para ellos, pero no con nadie de fuera de tu empresa.

Mensajes abiertos

La retirada sólo funcionará si el destinatario aún no ha abierto el correo electrónico. Una vez que lo abra, ya es demasiado tarde. Se ha descargado en su bandeja de entrada local.

Configurado para ignorar la solicitud

Outlook puede estar configurado para que no se puedan recuperar los mensajes de la bandeja de entrada. Si ese es el caso de tu destinatario, la recuperación no funcionará.

Correo redirigido

Si la persona a la que envías un correo electrónico tiene reglas configuradas para mover los mensajes a otras carpetas, y esas reglas incluyen tu mensaje, la recuperación no funcionará. Sólo funciona cuando el mensaje no ha sido leído y permanece en la bandeja de entrada de la persona.

Evite el envío de correos electrónicos que deban ser retirados

Como hemos visto, un mensaje de Outlook puede retirarse, pero hay muchas posibilidades de que la retirada fracase. La mejor manera de lidiar con los correos electrónicos lamentables es no enviarlos en primer lugar. Parece sencillo, pero sé que no lo es. En realidad, nos pasa a todos, pero hay algunas cosas que podemos hacer para evitar enviarlos.

El siguiente método puede sonar extraño, pero es útil: puedes configurar Outlook para que tenga un retraso antes de enviar el correo electrónico. Eso significa que cuando pulsas el botón de enviar, el mensaje permanece en tu bandeja de salida durante un tiempo determinado antes de enviarlo. Eso te da la oportunidad de eliminar/cancelar correos electrónicos antes de que se envíen realmente. Para obtener instrucciones sobre cómo hacerlo, echa un vistazo a este artículo de Microsoft.

En mi opinión, lo mejor es revisar o corregir a fondo lo que has escrito antes de enviarlo. Sé que a veces tenemos prisa, pero la autocorrección detectará el 95% de tus errores. Si no se te da bien corregir, prueba con un corrector gramatical como Grammarly, con el que puedes revisar tu texto en Outlook.

Releer el correo electrónico varias veces puede evitar muchos problemas. Te asegura que sabes lo que estás enviando. No olvides revisar la lista de destinatarios (incluso la lista de CC) y el asunto, ya que es ahí donde suelen producirse los problemas.

En cuanto al correo electrónico desagradable que te arrepientes de haber enviado a tu compañero de trabajo, eso puede ser un poco diferente. He descubierto que lo mejor para esto es escribir primero el mensaje. No lo dirijas a nadie todavía, ya que no quieres enviarlo accidentalmente.

Una vez que lo hayas escrito, léelo de nuevo. Luego aléjate del ordenador o, al menos, del Outlook. Vuelve a él unos 15 o 20 minutos después y léelo de nuevo. ¿Estás contento con lo que has dicho? ¿Es así como quieres comunicarte con la persona?

Alejarte te da la oportunidad de evitar esa reacción en caliente en la que dices cosas de las que te arrepientes. Esto también te permitirá revisar el texto si se te ocurre una forma más calmada de explicar tu asunto.

Si crees que tu mensaje es demasiado duro o no es apropiado, siempre puedes borrarlo y escribir uno nuevo más tarde. Si realmente estás preparado para enviarlo, rellena el campo "Para" con el nombre del destinatario y envíalo. Este proceso al menos te da la oportunidad de calmarte y asegurarte de que estás tomando una decisión racional.

Palabras finales

Si te encuentras en un aprieto por un correo electrónico que te arrepientes de haber enviado, es posible que la función de recuperación de Outlook te ayude a eliminar el correo antes de que los destinatarios lo lean.

Esta función no es algo en lo que debas confiar. Hay muchas variables que intervienen para que funcione. Lo más probable es que la persona lo lea antes de que puedas enviar la solicitud de retirada.

La mejor práctica es tomarse su tiempo, corregir sus correos electrónicos y tratar de no enviar mensajes reactivos en los que no haya dedicado tiempo a pensar. En otras palabras, la prevención es el mejor remedio para los correos electrónicos arrepentidos.