உங்கள் சகாக்களுக்கு அவசர மின்னஞ்சலை எழுதி முடித்துவிட்டீர்கள், அதை அனுப்புவதற்கு அவசரப்படுகிறீர்கள்-சரிபார்க்க நேரமில்லை. நீங்கள் அனுப்பு பொத்தானை அழுத்தவும். பின்னர், உடனடியாக, உணர்தல் வெற்றி பெறுகிறது: அவர்கள் பார்க்கக்கூடாத உங்கள் குழுவின் முழு தகவலையும் நீங்கள் அனுப்பியுள்ளீர்கள். குல்ப் .

நீங்கள் என்ன செய்கிறீர்கள்? நீங்கள் மைக்ரோசாஃப்ட் அவுட்லுக்கைப் பயன்படுத்தினால், உங்கள் பெறுநர்கள் அவுட்லுக்கைப் பயன்படுத்தினால், நீங்கள் விரைவாக நடவடிக்கை எடுத்தால், செய்தியை யாரும் பார்ப்பதற்கு முன்பே அதை நீங்கள் நினைவுபடுத்தலாம்.

இது ஒரு நீண்ட ஷாட்-ஆனால் நான்' வேலை பார்த்திருக்கிறேன். முயற்சி செய்ய தயாரா? எப்படி என்பதை அறிய படிக்கவும்.

நான் ஏன் நினைவுபடுத்த வேண்டும்?

நான் சில சமயங்களில் முக்கியமான தகவலுடன் பணிபுரிகிறேன், மேலும் அதை தவறான நபருக்கு அனுப்புவதில் தவறு செய்துவிட்டேன். செய்தியை நினைவுபடுத்துவது எப்போதுமே வேலை செய்யாது என்பதால் இது ஒரு மோசமான சூழ்நிலையாக இருக்கலாம். தனிப்பட்ட தரவு என்று வரும்போது நீங்கள் நிச்சயமாக அதை நம்பக்கூடாது. நினைவுகூருதல் எப்போது செயல்படும் மற்றும் வேலை செய்யாது என்பதை நாங்கள் கீழே பார்ப்போம்.

எழுத்துப்பிழைகளுடன் அஞ்சல் அனுப்புவது, மறுபுறம், பெரிய விஷயமல்ல. ஆம், இது சங்கடமானது, ஆனால் இது உலகின் முடிவு அல்ல. நீங்கள் அனுப்பும் போது உங்கள் செய்திகளை யார் உண்மையில் படிக்கிறார்கள் என்பது பற்றிய ஒரு யோசனை கூட உங்களுக்கு வழங்கலாம். ஒரு இலக்கணப் பேரழிவிலிருந்து மீள நினைவுபடுத்துதல் உங்களுக்கு உதவக்கூடும்—ஆனால் மீண்டும், அதை எண்ணிவிடாதீர்கள்.

இதோ ஒரு துரதிர்ஷ்டம்: நீங்கள் யாரிடமாவது வருத்தப்பட்டாலோ அல்லது கோபமாக இருந்தாலோ, அந்தத் தருணத்தில் அவற்றை எழுதுங்கள் ஒரு கடுமையான, வடிகட்டப்படாத, புண்படுத்தும் செய்தி - உடைக்கும் வகைஉறவுகள். இது முதலாளியாக இருந்தாலும், உடன் பணிபுரிபவராக இருந்தாலும், நண்பராக இருந்தாலும் அல்லது குறிப்பிடத்தக்க மற்றவர்களாக இருந்தாலும், உங்களை காயப்படுத்தும் லாக்கரில் வைக்கலாம். இது எனக்கு நேர்ந்தது—அப்போது எனக்கு ஒரு ரீகால் பட்டன் இருந்திருக்க வேண்டும் என்று நான் விரும்புகிறேன்!

சில சமயங்களில் நாம் தானாக நிரப்புவதில் கவனம் செலுத்துவதில்லை. தவறான நபர். வேறொருவருக்காக நான் மின்னஞ்சல்களைப் பெற்றுள்ளேன்; அது எல்லா நேரத்திலும் நடக்கும். நீங்கள் அதிர்ஷ்டசாலியாக இருந்தால், நினைவுகூருதல் பலனளித்து, உங்கள் தவறிலிருந்து உங்களைக் காப்பாற்றலாம்.

நான் நினைக்காத பிற சூழ்நிலைகள் உள்ளன என்று நான் நம்புகிறேன், ஆனால் உங்களுக்குப் படம் கிடைக்கும். நீங்கள் அனுப்பவில்லை என்று நீங்கள் விரும்பும் மின்னஞ்சலை அனுப்புவது எளிது. மைக்ரோசாஃப்ட் அவுட்லுக் பயன்பாட்டிற்குள் மின்னஞ்சல்களை எவ்வாறு நினைவுகூருவது என்பதைப் பார்ப்போம்.

மின்னஞ்சலை நினைவுபடுத்துவதற்கான படிகள்

பின்வரும் படிகள் மின்னஞ்சலை நினைவுபடுத்த முயற்சி உங்களை அனுமதிக்கும் அவுட்லுக்கில். நேரம் ஒரு முக்கியமான காரணி என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள். நபர் திறக்கும் முன் இதைச் செய்ய வேண்டும்! உங்கள் கட்டுப்பாட்டிற்கு அப்பாற்பட்ட பிற காரணிகளும் உள்ளன, அவை செயல்முறை தோல்வியடையக்கூடும். அவற்றைப் பற்றி அடுத்த பகுதியில் நீங்கள் மேலும் படிக்கலாம்.

என்ன செய்வது என்பது இங்கே:

1. அனுப்பிய உருப்படிகள் கோப்புறையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்

அவுட்லுக்கின் இடதுபுறத்தில் உள்ள வழிசெலுத்தல் அல்லது கோப்புறை பலகத்தில், "அனுப்பப்பட்ட உருப்படிகள்" கோப்புறையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

2. அனுப்பிய செய்தியைக் கண்டுபிடி

அனுப்பப்பட்ட உருப்படிகளின் பட்டியலில், நீங்கள் நினைவுபடுத்த விரும்பும் ஒன்றைக் கண்டுபிடித்து தேர்ந்தெடுக்கவும். அதை அதன் சொந்த சாளரத்தில் திறக்க இருமுறை கிளிக் செய்யவும்.

3. செயலைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்நினைவு

சாளரத்தில், “செய்தி” தாவலைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர், "நகர்த்து" பிரிவில், "மேலும் நகர்த்தும் செயல்கள்" என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

இப்போது "இந்தச் செய்தியை நினைவுபடுத்து" என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

4. விருப்பங்களைத் தேர்ந்தெடு

"செய்தியின் படிக்காத நகல்களை நீக்க வேண்டுமா" அல்லது "படிக்காத நகல்களை நீக்கிவிட்டு புதிய செய்தியை மாற்ற வேண்டுமா" என்பதை நீங்கள் தீர்மானிக்க வேண்டும். திரும்பப் பெறுதல் வெற்றிகரமாக உள்ளதா என்பதை உங்களுக்குத் தெரிவிக்கும் செய்தியைப் பெறவும் நீங்கள் தேர்வு செய்யலாம். நீங்கள் உறுதிப்படுத்தலைப் பெற விரும்பினால் பெட்டியை சரிபார்க்கவும். இது உங்களுக்குத் தெரிந்த ஒரே வழி என்பதால் இது பரிந்துரைக்கப்படுகிறது.

“சரி” என்பதைக் கிளிக் செய்யவும். செய்தியை மாற்றுவதற்கு நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்திருந்தால், அது செய்தியுடன் ஒரு புதிய சாளரத்தைத் திறக்கும். தேவையான மாற்றங்களைச் செய்து, நீங்கள் அனுப்பத் தயாராக இருக்கும்போது "அனுப்பு" என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

5. உறுதிப்படுத்தலைத் தேடுங்கள்

அறிவிப்பிற்காக நீங்கள் பதிவு செய்துள்ளீர்கள் என வைத்துக் கொண்டால், என்ன நடந்தது என்பதை உங்களுக்குத் தெரிவிக்கும் செய்தியைக் காண்பீர்கள். அசல் மின்னஞ்சல் யாருக்கு அனுப்பப்பட்டது, அதன் பொருள் மற்றும் அது அனுப்பப்பட்ட நேரம் ஆகியவற்றை இது உங்களுக்குத் தெரிவிக்கும். திரும்ப அழைக்கப்பட்ட தேதி மற்றும் நேரத்துடன், திரும்பப்பெறுதல் வெற்றிகரமாக இருந்ததா என்பதை நீங்கள் பார்க்கலாம்.

வேலை செய்ய உங்களுக்கு என்ன தேவை

எனவே, நட்சத்திரங்கள் சீரமைக்கப்பட்டிருந்தால், நினைவுபடுத்துவது ஒரு மின்னஞ்சல் வேலை? உண்மையைச் சொல்வதானால், இது ஒரு கிராப்ஷூட். அது சாத்தியம், எனவே மின்னஞ்சல் ரீகால் வெற்றிகரமாக இருக்க என்ன செய்ய வேண்டும் என்பதைப் பார்ப்போம்.

Outlook App

முதல் தேவை என்னவென்றால் நீங்கள் மைக்ரோசாப்ட் பயன்படுத்தி இருக்க வேண்டும்அவுட்லுக் டெஸ்க்டாப் பயன்பாடு. Microsoft இன் இணைய இடைமுகத்திலிருந்து உங்களால் நினைவுகூர முடியாது.

Microsoft Exchange

நீங்கள் Microsoft Exchange அஞ்சல் அமைப்பைப் பயன்படுத்த வேண்டும். நீங்களும் பெறுநரும் ஒரே பரிமாற்ற சேவையகத்தில் இருக்க வேண்டும். இது ஒரு வேலை சூழ்நிலையாக இருந்தால், உங்கள் சக பணியாளர்கள் இருக்கும் அதே Exchange சர்வரில் நீங்கள் இருப்பதற்கான வாய்ப்பு உள்ளது. அதாவது, இது அவர்களுக்கு வேலை செய்யக்கூடும், ஆனால் உங்கள் நிறுவனத்திற்கு வெளியே உள்ள எவரிடமும் வேலை செய்யாது.

திறந்த செய்திகள்

பெறுநர் இதுவரை மின்னஞ்சலைத் திறக்கவில்லை என்றால் மட்டுமே திரும்பப்பெறுதல் வேலை செய்யும். . அவர்கள் அதைத் திறந்தவுடன், அது மிகவும் தாமதமானது. இது அவர்களின் உள்ளூர் இன்பாக்ஸில் பதிவிறக்கம் செய்யப்பட்டுள்ளது.

கோரிக்கையை புறக்கணிக்க கட்டமைக்கப்பட்டது

அவுட்லுக்கை உள்ளமைக்க முடியும், இதனால் உங்கள் இன்பாக்ஸில் இருந்து செய்திகளை திரும்ப அழைக்க முடியாது. உங்கள் பெறுநருக்கு அப்படியானால், உங்கள் ரீகால் வேலை செய்யாது.

தலைமாற்றப்பட்ட அஞ்சல்

நீங்கள் மின்னஞ்சல் அனுப்பும் நபர் மற்ற கோப்புறைகளுக்கு செய்திகளை நகர்த்துவதற்கான விதிகளை அமைத்திருந்தால் , மற்றும் அந்த விதிகளில் உங்கள் செய்தியும் அடங்கும், திரும்பப்பெறுதல் வேலை செய்யாது. செய்தி படிக்கப்படாமல், அந்த நபரின் இன்பாக்ஸில் இருக்கும் போது மட்டுமே இது செயல்படும்.

நினைவுகூரப்பட வேண்டிய மின்னஞ்சலை அனுப்புவதைத் தடுக்கவும்

நாம் பார்த்தபடி, அவுட்லுக் செய்தியை திரும்பப் பெறலாம், ஆனால் திரும்பப் பெறுதல் தோல்வியடையும் ஒரு நல்ல வாய்ப்பு உள்ளது. வருந்தத்தக்க மின்னஞ்சல்களைக் கையாள்வதற்கான சிறந்த வழி, முதலில் அவற்றை அனுப்பாமல் இருப்பதே. இது எளிமையானது, ஆனால் அது இல்லை என்று எனக்குத் தெரியும். உண்மையில், இது நம் அனைவருக்கும் நடக்கும், ஆனால்அவற்றை அனுப்புவதைத் தடுக்க நாம் செய்யக்கூடிய சில விஷயங்கள் உள்ளன.

பின்வரும் முறை விசித்திரமாகத் தோன்றலாம், ஆனால் இது பயனுள்ளதாக இருக்கும்: மின்னஞ்சலை அனுப்பும் முன் அவுட்லுக்கை தாமதமாக இருக்கும்படி உள்ளமைக்கலாம். அதாவது, நீங்கள் அனுப்பு பொத்தானை அழுத்தினால், செய்தியை அனுப்புவதற்கு முன் குறிப்பிட்ட நேரத்திற்கு உங்கள் அவுட்பாக்ஸில் இருக்கும். மின்னஞ்சல்களை அனுப்புவதற்கு முன்பே அவற்றை நீக்க/ரத்துசெய்ய இது உங்களுக்கு வாய்ப்பளிக்கிறது. அதை எப்படி செய்வது என்பதற்கான வழிமுறைகளுக்கு, மைக்ரோசாப்ட் வழங்கும் இந்தக் கட்டுரையைப் பார்க்கவும்.

என் கருத்துப்படி, அனுப்புவதற்கு முன் நீங்கள் எழுதியதை முழுமையாக மதிப்பாய்வு செய்வது அல்லது சரிபார்ப்பதுதான் சிறந்தது. சில நேரங்களில் நாங்கள் அவசரப்படுகிறோம் என்பதை நான் அறிவேன், ஆனால் சுய சரிபார்ப்பு உங்கள் தவறுகளில் 95% பிடிக்கும். நீங்கள் சரிபார்ப்பதில் திறமையற்றவராக இருந்தால், Grammarly போன்ற இலக்கண சரிபார்ப்பை முயற்சிக்கவும், இது Outlook இல் உங்கள் உரையை மதிப்பாய்வு செய்யப் பயன்படும்.

உங்கள் மின்னஞ்சலைப் பலமுறை மீண்டும் படிப்பது பல சிக்கல்களைத் தடுக்கலாம். நீங்கள் எதை அனுப்புகிறீர்கள் என்பதை இது உறுதி செய்கிறது. பெறுநர்களின் பட்டியலையும் (CC பட்டியலிலும் கூட) மற்றும் தலைப்பை மதிப்பாய்வு செய்ய மறக்காதீர்கள், ஏனெனில் இங்கு அடிக்கடி ஏதேனும் சிக்கல்கள் ஏற்படுகின்றன.

உங்கள் சக ஊழியருக்கு நீங்கள் அனுப்பிய மோசமான மின்னஞ்சலைப் பொறுத்தவரை, அது கொஞ்சம் வித்தியாசமாக இருக்கலாம். முதலில் செய்தியை எழுதுவதே இதற்குச் சிறந்த செயல் என்பதை நான் கண்டேன். நீங்கள் அதை தற்செயலாக அனுப்ப விரும்பாததால், இதுவரை யாரிடமும் பேச வேண்டாம்.

நீங்கள் அதை எழுதியவுடன், மீண்டும் படிக்கவும். உங்கள் கணினியிலிருந்து அல்லது குறைந்தபட்சம் Outlook இலிருந்து விலகிச் செல்லுங்கள். வாசுமார் 15 முதல் 20 நிமிடங்கள் கழித்து அதை மீண்டும் படிக்கவும். நீங்கள் சொன்னதில் நீங்கள் மகிழ்ச்சியடைகிறீர்களா? அந்த நபருடன் நீங்கள் அவ்வாறு தொடர்பு கொள்ள விரும்புகிறீர்களா?

நீங்கள் வருந்துகின்ற விஷயங்களைச் சொன்னால், அந்தத் தருணத்தில் ஏற்படும் உஷ்ணமான எதிர்வினையைத் தடுக்க, விலகிச் செல்வது உங்களுக்கு வாய்ப்பளிக்கிறது. உங்கள் சிக்கலை விளக்குவதற்கு அமைதியான வழியை நீங்கள் நினைத்தால், உரையை மறுபரிசீலனை செய்ய இது உங்களை அனுமதிக்கும்.

உங்கள் செய்தி மிகவும் கடுமையானது அல்லது பொருத்தமற்றது என நீங்கள் உணர்ந்தால், நீங்கள் எப்போது வேண்டுமானாலும் அதை நீக்கிவிட்டு புதியதாக எழுதலாம். ஒன்று பின்னர். நீங்கள் உண்மையிலேயே அதை அனுப்பத் தயாராக இருந்தால், பெறுநரின் பெயருடன் "டு" புலத்தை நிரப்பி அனுப்பவும். குறைந்த பட்சம் இந்தச் செயல்முறை உங்களுக்கு குளிர்ச்சியடைவதற்கும், பகுத்தறிவு முடிவெடுப்பதை உறுதி செய்வதற்கும் வாய்ப்பளிக்கிறது.

இறுதி வார்த்தைகள்

நீங்கள் அனுப்பிய மின்னஞ்சலின் காரணமாக நீங்கள் ஒரு பிணைப்பில் இருந்தால், அது அவுட்லுக்கின் ரீகால் அம்சம், பெறுநர்கள் மின்னஞ்சலைப் படிக்கும் முன் அதை அகற்ற உதவும்.

இந்த அம்சம் நிச்சயமாக நீங்கள் நம்ப வேண்டிய ஒன்றல்ல. பல மாறிகள் அதைச் செயல்படச் செய்கின்றன. நீங்கள் திரும்ப அழைக்கும் கோரிக்கையை அனுப்பும் முன், அந்த நபர் அதைப் படிக்கும் வாய்ப்பு உள்ளது.

உங்கள் நேரத்தைச் செலவழித்து, உங்கள் மின்னஞ்சல்களைச் சரிபார்த்து, நீங்கள் சிந்திக்காமல் நேரத்தைச் செலவழிக்காத எதிர்வினை செய்திகளை அனுப்பாமல் இருக்க முயற்சிப்பது சிறந்த நடைமுறையாகும். . வேறு வார்த்தைகளில் கூறுவதானால், வருந்தத்தக்க மின்னஞ்சல்களுக்கு தடுப்பு சிறந்த தீர்வாகும்.