Tocmai ați terminat de redactat un e-mail urgent pentru colegii dvs. și vă grăbiți să îl trimiteți - fără timp să îl corectați. Apăsați butonul de trimitere. Apoi, imediat după aceea, vă dați seama: ați trimis întregului dvs. grup informații pe care nu ar trebui să le vadă. Gulp .

Dacă folosiți Microsoft Outlook, dacă destinatarii dvs. folosesc Outlook și dacă acționați rapid, s-ar putea să puteți retrage mesajul înainte ca cineva să-l vadă.

Ar putea fi o lovitură lungă, dar am văzut că a funcționat. Sunteți gata să încercați? Citiți mai departe pentru a afla cum.

De ce ar fi nevoie de rechemare?

Uneori lucrez cu informații sensibile și am făcut greșeala de a le trimite persoanei nepotrivite. Acesta este probabil cel mai rău scenariu, deoarece reamintirea mesajului nu funcționează întotdeauna. Cu siguranță nu ar trebui să vă bazați pe acest lucru atunci când este vorba de date private. Vom vedea mai jos când funcționează și când nu funcționează reamintirea.

Pe de altă parte, trimiterea de e-mailuri cu greșeli de tipar nu este o problemă atât de mare. Da, este jenant, dar nu este sfârșitul lumii. S-ar putea chiar să vă dea o idee despre cine vă citește de fapt mesajele atunci când le trimiteți. Recall vă poate ajuta eventual să vă reveniți după un dezastru gramatical - dar, din nou, nu vă bazați pe asta.

Iată o chestie de nebunie: dacă ești supărat sau furios pe cineva și, în toiul momentului, îi scrii un mesaj tăios, nefiltrat, dureros - genul care rupe relațiile. Acest lucru te-ar putea pune într-un dulap rănit, fie că este vorba de un șef, un coleg de serviciu, un prieten sau un partener de viață. Mi s-a întâmplat și mie - chiar mi-aș fi dorit să fi avut atunci un buton de retragere!

Uneori nu suntem atenți la completarea automată când adresăm mesajul și descoperim, prea târziu, că acesta a ajuns la persoana greșită. Am primit e-mailuri destinate altei persoane; se întâmplă mereu. Dacă aveți noroc, o rechemare poate funcționa și vă poate salva de greșeala dumneavoastră.

Sunt sigur că mai sunt și alte situații la care nu mă gândesc, dar ați prins ideea. Este ușor să trimiți un e-mail pe care ți-ai fi dorit să nu-l fi trimis. Să vedem cum să rechemăm e-mailurile în cadrul aplicației Microsoft Outlook.

Pași pentru a rechema un e-mail

Următorii pași vă vor permite să încercare pentru a rechema un e-mail în Outlook. Nu uitați că timpul este un factor critic. Trebuie să faceți acest lucru înainte ca persoana să îl deschidă! Există și alți factori care nu se află sub controlul dvs. și care pot face ca procesul să eșueze. Puteți citi mai multe despre aceștia în secțiunea următoare.

Iată ce trebuie să faceți:

1. Selectați Dosarul de elemente trimise

În panoul de navigare sau în panoul de dosare din partea stângă a Outlook, selectați dosarul "Articole trimise".

2. Găsiți mesajul trimis

În lista de elemente trimise, găsiți și selectați elementul pe care doriți să îl rechemați. Faceți dublu clic pentru a-l deschide în propria fereastră.

3. Selectați acțiunea de rechemare

În fereastră, selectați fila "Message" (Mesaj). Apoi, din secțiunea "Move" (Mutare), selectați "More Move Actions" (Mai multe acțiuni de mutare).

Acum selectați "Recall this message".

4. Selectați Opțiuni

Va trebui să decideți dacă doriți să "Ștergeți copiile necitite ale mesajului" sau "Ștergeți copiile necitite și înlocuiți-le cu un mesaj nou." Puteți alege, de asemenea, să primiți un mesaj care să vă anunțe dacă rechemarea a reușit. Bifați caseta dacă doriți să primiți confirmarea. Acest lucru este recomandat, deoarece poate fi singurul mod prin care știți dacă funcționează.

Faceți clic pe "OK." Dacă ați selectat înlocuirea mesajului, se va deschide o fereastră nouă cu mesajul. Efectuați modificările necesare, apoi faceți clic pe "Send" (Trimitere) când sunteți gata să îl trimiteți.

5. Căutați confirmarea

Presupunând că v-ați înscris pentru notificare, veți vedea un mesaj care vă va anunța ce s-a întâmplat. Vă va spune cui a fost trimis e-mailul original, subiectul și ora la care a fost trimis. Veți vedea dacă rechemarea a avut succes, împreună cu data și ora rechemării.

De ce aveți nevoie pentru ca Recall să funcționeze

Așadar, dacă stelele sunt aliniate, poate funcționa rechemarea unui e-mail? Sincer să fiu, este o loterie. Acestea fiind spuse, este posibil, așa că haideți să vedem ce trebuie să se întâmple pentru ca o rechemare a unui e-mail să aibă succes.

Aplicația Outlook

Prima cerință este că trebuie să folosiți aplicația Microsoft Outlook pentru desktop. Nu veți putea face rechemarea din interfața web a Microsoft.

Microsoft Exchange

Trebuie să folosiți un sistem de poștă electronică Microsoft Exchange. Dumneavoastră și destinatarul trebuie să vă aflați pe același server Exchange. Dacă este vorba de o situație de serviciu, există posibilitatea să vă aflați pe același server Exchange ca și colegii dumneavoastră. Aceasta înseamnă că ar putea funcționa pentru ei, dar nu și pentru oricine din afara companiei.

Mesaje deschise

Retragerea va funcționa numai dacă destinatarul nu a deschis încă e-mailul. Odată ce l-a deschis, este prea târziu. Acesta a fost descărcat în căsuța de primire locală.

Configurat pentru a ignora cererea

Outlook poate fi configurat astfel încât mesajele să nu poată fi rechemate din cutia poștală de primire. Dacă acesta este cazul destinatarului dumneavoastră, rechemarea nu va funcționa.

Mail redirecționat

Dacă persoana căreia îi trimiteți un e-mail are reguli configurate pentru a muta mesajele în alte foldere, iar aceste reguli includ mesajul dvs., rechemarea nu va funcționa. Funcționează numai atunci când mesajul nu a fost citit și rămâne în căsuța de primire a persoanei respective.

Preveniți trimiterea de e-mailuri care trebuie rechemate

După cum am văzut, un mesaj Outlook poate fi retras, dar există o mare probabilitate ca retragerea să eșueze. Cel mai bun mod de a face față mesajelor de e-mail regretabile este să nu le trimiteți în primul rând. Sună simplu, dar știu că nu este. În realitate, ni se întâmplă tuturor, dar există câteva lucruri pe care le putem face pentru a preveni trimiterea lor.

Următoarea metodă poate părea ciudată, dar este utilă: puteți configura Outlook pentru a avea o întârziere înainte de a trimite e-mailul. Aceasta înseamnă că atunci când apăsați butonul de trimitere, mesajul rămâne în căsuța de ieșire pentru o perioadă de timp stabilită înainte de a-l trimite. Acest lucru vă oferă șansa de a șterge/anula e-mailurile înainte de a fi trimise efectiv. Pentru instrucțiuni despre cum să faceți acest lucru, consultați acest articol de la Microsoft.

După părerea mea, cel mai bun lucru pe care trebuie să-l faceți este să revizuiți sau să corectați temeinic ceea ce ați scris înainte de a-l trimite. Știu că uneori ne grăbim, dar autocorectarea va depista 95% dintre greșelile dvs. Dacă nu vă pricepeți la corectare, încercați un verificator gramatical, cum ar fi Grammarly, care poate fi folosit pentru a vă revizui textul în Outlook.

Dacă vă recitiți e-mailul de mai multe ori, puteți preveni multe probleme. Vă asigurați că știți ce trimiteți. Nu uitați să revizuiți lista de destinatari (chiar și lista CC) și subiectul, deoarece aici apar adesea problemele.

În ceea ce privește e-mailul neplăcut pe care regretați că l-ați trimis colegului de serviciu, situația poate fi puțin diferită. Am constatat că cel mai bun lucru de făcut în acest caz este să redactați mai întâi mesajul. Nu-l adresați încă nimănui, deoarece nu doriți să-l trimiteți din greșeală.

După ce ați scris-o, recitiți-o. Apoi, îndepărtați-vă de calculator sau cel puțin de Outlook. Reveniți la ea după 15-20 de minute și recitiți-o. Sunteți mulțumit de ceea ce ați spus? Este acesta modul în care doriți să comunicați cu persoana respectivă?

Îndepărtarea vă oferă șansa de a preveni acea reacție de moment în care spuneți lucruri pe care le regretați. Acest lucru vă va permite, de asemenea, să revizuiți textul, dacă vă puteți gândi la o modalitate mai calmă de a explica problema dumneavoastră.

Dacă vi se pare că mesajul este prea dur sau nepotrivit, îl puteți șterge oricând și scrie unul nou mai târziu. Dacă sunteți cu adevărat pregătit să îl trimiteți, completați câmpul "Către" cu numele destinatarului și trimiteți-l. Acest proces vă oferă cel puțin o șansă de a vă calma și de a vă asigura că luați o decizie rațională.

Ultimele cuvinte

Dacă vă aflați într-o situație dificilă din cauza unui e-mail pe care regretați că l-ați trimis, este posibil ca funcția de rechemare din Outlook să vă ajute să eliminați e-mailul înainte ca destinatarii să-l citească.

Nu trebuie să vă bazați pe această funcție. Există multe variabile pentru ca ea să funcționeze. Există șanse ca persoana să o citească înainte de a trimite cererea de rechemare.

Cea mai bună practică este să nu vă grăbiți, să vă corectați e-mailurile și să încercați să nu trimiteți mesaje reactive la care nu v-ați gândit. Cu alte cuvinte, prevenirea este cel mai bun remediu pentru e-mailurile de regret.