Práve ste dokončili písanie naliehavého e-mailu kolegom a ponáhľate sa s jeho odoslaním - nemáte čas na korektúru. Stlačíte tlačidlo odoslať. Hneď potom si uvedomíte, že ste celej skupine poslali informácie, ktoré by nemali vidieť. Gulp .

Ak používate aplikáciu Microsoft Outlook a vaši príjemcovia používajú aplikáciu Outlook a rýchlo podniknete kroky, môžete správu stiahnuť skôr, ako ju niekto uvidí.

Môže to byť riskantné, ale videl som, že to funguje. Ste pripravení to vyskúšať? Prečítajte si, ako na to.

Prečo by som si mal/a spomínať?

Občas pracujem s citlivými informáciami a už sa mi stalo, že som urobil chybu a poslal som ich nesprávnej osobe. To je asi najhorší možný scenár, pretože odvolanie správy nie vždy funguje. Rozhodne by ste sa naň nemali spoliehať, keď ide o súkromné údaje. Nižšie sa pozrieme na to, kedy odvolanie funguje a kedy nie.

Na druhej strane, odosielanie pošty s preklepmi nie je až taký veľký problém. Áno, je to trápne, ale nie je to koniec sveta. Dokonca vám to môže pri odosielaní správ poskytnúť predstavu o tom, kto ich vlastne číta. Odvolanie vám môže prípadne pomôcť zotaviť sa z gramatickej katastrofy - ale opäť sa na to nespoliehajte.

A tu je jeden úlet: ak ste na niekoho nahnevaní alebo rozčúlení a v zápale emócií mu napíšete zúrivú, nefiltrovanú, zraňujúcu správu - takú, ktorá narúša vzťahy. Mohlo by vás to dostať do zranenej skrinky, či už ide o šéfa, spolupracovníka, priateľa alebo blízku osobu. To sa mi už stalo - naozaj by som si prial, aby som vtedy mal tlačidlo na odvolanie!

Niekedy nevenujeme pozornosť automatickému vypĺňaniu, keď správu adresujeme, a príliš neskoro zistíme, že bola odoslaná nesprávnej osobe. Dostal som e-maily určené niekomu inému; stáva sa to stále. Ak máte šťastie, odvolanie môže fungovať a zachrániť vás od vašej chyby.

Určite existujú aj iné situácie, na ktoré som nemyslel, ale obrázok máte. Ľahko sa vám môže stať, že odošlete e-mail, ktorý by ste radšej neodoslali. Pozrime sa, ako v aplikácii Microsoft Outlook odvolať e-maily.

Kroky na odvolanie e-mailu

Nasledujúce kroky vám umožnia pokus na odvolanie e-mailu v programe Outlook. Nezabudnite, že čas je rozhodujúcim faktorom. Musíte to urobiť skôr, ako ho osoba otvorí! Existujú aj ďalšie faktory, ktoré nemôžete ovplyvniť a ktoré môžu spôsobiť zlyhanie procesu. Viac sa o nich dočítate v ďalšej časti.

Tu je návod, ako postupovať:

1. Vyberte priečinok odoslaných správ

V navigačnom paneli alebo paneli priečinkov na ľavej strane aplikácie Outlook vyberte priečinok "Odoslané položky".

2. Vyhľadanie odoslanej správy

V zozname odoslaných položiek nájdite a vyberte tú, ktorú chcete vyvolať. Dvojitým kliknutím na ňu ju otvoríte vo vlastnom okne.

3. Vyberte akciu na vyvolanie

V okne vyberte kartu "Správa". Potom v časti "Presun" vyberte položku "Ďalšie akcie presunu".

Teraz vyberte možnosť "Vyvolať túto správu".

4. Vyberte možnosti

Budete sa musieť rozhodnúť, či chcete "Odstrániť neprečítané kópie správy" alebo "Odstrániť neprečítané kópie a nahradiť ich novou správou." Môžete si tiež vybrať, či chcete dostať správu, ktorá vás informuje o tom, či je stiahnutie úspešné. Začiarknite políčko, ak chcete dostať potvrdenie. Toto sa odporúča, pretože to môže byť jediný spôsob, ako zistíte, či to funguje.

Kliknite na tlačidlo "OK." Ak ste vybrali možnosť nahradiť správu, otvorí sa nové okno so správou. Vykonajte potrebné zmeny a keď budete pripravení na odoslanie, kliknite na tlačidlo "Odoslať".

5. Hľadajte potvrdenie

Za predpokladu, že ste sa prihlásili na odber upozornenia, zobrazí sa správa, ktorá vás informuje o tom, čo sa stalo. Uvidíte, komu bol pôvodný e-mail odoslaný, jeho predmet a čas odoslania. Uvidíte, či bolo stiahnutie úspešné, spolu s dátumom a časom stiahnutia.

Čo potrebujete, aby stiahnutie z trhu fungovalo

Ak sú teda hviezdy vyrovnané, funguje odvolanie e-mailu? Úprimne povedané, je to riskantné. Napriek tomu je to možné, takže sa pozrime na to, čo sa musí stať, aby bolo odvolanie e-mailu úspešné.

Aplikácia Outlook

Prvou podmienkou je, že musíte používať desktopovú aplikáciu Microsoft Outlook. Z webového rozhrania spoločnosti Microsoft nebudete môcť odvolať.

Microsoft Exchange

Musíte používať poštový systém Microsoft Exchange. Vy a príjemca musíte byť na tom istom serveri Exchange. Ak ide o pracovnú situáciu, je pravdepodobné, že budete na tom istom serveri Exchange ako vaši spolupracovníci. To znamená, že to môže fungovať pre nich, ale nie pre niekoho mimo vašej spoločnosti.

Otvorené správy

Odvolanie bude fungovať len vtedy, ak príjemca e-mail ešte neotvoril. Keď ho otvorí, je už neskoro. Bol stiahnutý do jeho miestnej schránky.

Nakonfigurované na ignorovanie požiadavky

Program Outlook môže byť nakonfigurovaný tak, že správy z priečinka doručenej pošty nie je možné vyvolať. Ak je to prípad vášho príjemcu, vaše vyvolanie nebude fungovať.

Presmerovaná pošta

Ak má osoba, ktorej posielate e-mail, nastavené pravidlá na presúvanie správ do iných priečinkov a tieto pravidlá obsahujú vašu správu, odvolanie nebude fungovať. Funguje len vtedy, keď správa nebola prečítaná a zostáva v priečinku prijatých správ danej osoby.

Predchádzanie odosielaniu e-mailov, ktoré je potrebné odvolať

Ako sme videli, správu programu Outlook možno vziať späť, ale je veľká pravdepodobnosť, že odvolanie sa nepodarí. Najlepší spôsob, ako sa vysporiadať s poľutovaniahodnými e-mailami, je v prvom rade ich neodosielať. Znie to jednoducho, ale viem, že to tak nie je. V skutočnosti sa to stáva každému z nás, ale existuje niekoľko vecí, ktoré môžeme urobiť, aby sme ich odosielaniu zabránili.

Nasledujúca metóda môže znieť zvláštne, ale je užitočná: aplikáciu Outlook môžete nakonfigurovať tak, aby mala pred odoslaním e-mailu oneskorenie. To znamená, že keď stlačíte tlačidlo odoslať, správa zostane v priečinku odoslanej pošty určitý čas pred jej odoslaním. To vám dáva možnosť odstrániť/zrušiť e-maily pred ich skutočným odoslaním. Pokyny, ako to urobiť, nájdete v tomto článku od spoločnosti Microsoft.

Podľa môjho názoru je najlepšie dôkladne skontrolovať alebo opraviť to, čo ste napísali, ešte pred odoslaním. Viem, že sa niekedy ponáhľame, ale vlastná korektúra zachytí 95 % vašich chýb. Ak nie ste dobrý v korektúrach, vyskúšajte program na kontrolu gramatiky, napríklad Grammarly, ktorý môžete použiť na kontrolu textu v programe Outlook.

Viacnásobné prečítanie e-mailu môže zabrániť mnohým problémom. Zabezpečí, že viete, čo odosielate. Nezabudnite skontrolovať zoznam príjemcov (aj zoznam CC) a predmet, pretože práve tu často vznikajú prípadné problémy.

Čo sa týka nepríjemného e-mailu, ktorý ľutujete, že ste poslali svojmu spolupracovníkovi, to môže byť trochu iné. Zistil som, že najlepšie je v tomto prípade správu najprv napísať. Zatiaľ ju nikomu neadresujte, pretože ju nechcete poslať omylom.

Keď ste ho napísali, znovu si ho prečítajte. Potom odíďte od počítača alebo aspoň od Outlooku. Vráťte sa k nemu asi o 15 až 20 minút neskôr a prečítajte si ho znova. Ste spokojní s tým, čo ste povedali? Je to spôsob, akým chcete komunikovať s danou osobou?

Odstúpenie vám dáva šancu zabrániť reakcii v horúčave, pri ktorej poviete veci, ktoré ľutujete. Umožní vám to tiež prepracovať text, ak vás napadne pokojnejší spôsob, ako vysvetliť svoj problém.

Ak máte pocit, že vaša správa je príliš ostrá alebo nevhodná, vždy ju môžete vymazať a neskôr napísať novú. Ak ste naozaj pripravení ju odoslať, vyplňte pole "Komu" menom príjemcu a odošlite ju. Tento postup vám aspoň poskytne možnosť vychladnúť a uistiť sa, že robíte racionálne rozhodnutie.

Záverečné slová

Ak ste v ťažkostiach kvôli e-mailu, ktorého odoslanie ľutujete, je možné, že vám funkcia odvolania aplikácie Outlook pomôže odstrániť e-mail skôr, ako si ho príjemcovia prečítajú.

Na túto funkciu by ste sa rozhodne nemali spoliehať. Na jej fungovanie sa podieľa veľa premenných. Je pravdepodobné, že si ju daná osoba prečíta skôr, ako stihnete odoslať žiadosť o stiahnutie.

Najlepším postupom je venovať si čas, korigovať svoje e-maily a snažiť sa neposielať reaktívne správy, nad ktorými ste nestrávili čas premýšľaním. Inými slovami, prevencia je najlepším liekom na ľúbostné e-maily.