Umemaliza kutunga barua pepe ya dharura kwa wenzako, na una haraka ya kuituma—huna muda wa kusahihisha. Unabonyeza kitufe cha kutuma. Kisha, mara moja baadaye, utambuzi hugusa: ulituma maelezo ya kikundi chako ambacho hawapaswi kuona. Gulp .

Unafanya nini? Ikiwa unatumia Microsoft Outlook, na wapokeaji wako wanatumia Outlook, na ukichukua hatua haraka, unaweza kukumbuka ujumbe kabla ya mtu yeyote kuuona.

Inaweza kuwa picha ndefu—lakini mimi' nimeona inafanya kazi. Je, uko tayari kuijaribu? Soma ili ujifunze jinsi gani.

Kwa Nini Ningehitaji Kukumbuka?

Wakati mwingine mimi hufanya kazi na taarifa nyeti, na nimefanya makosa kuituma kwa mtu asiye sahihi. Hii labda ni hali mbaya zaidi kwa sababu kukumbuka ujumbe haifanyi kazi kila wakati. Kwa kweli haupaswi kutegemea linapokuja suala la data ya kibinafsi. Tutaangalia hapa chini wakati kumbukumbu zinapofanya na kutofanya kazi.

Kutuma barua kwa makosa ya kuandika, kwa upande mwingine, si jambo kubwa. Ndio, ni aibu, lakini sio mwisho wa ulimwengu. Inaweza hata kukupa wazo la nani anasoma ujumbe wako unapozituma. Kukumbuka kunaweza kukusaidia kupona kutokana na maafa ya sarufi—lakini tena, usitegemee hilo.

Hapa kuna doozy: ikiwa umekerwa au kukasirikia mtu na, katika joto la sasa, mwandike. ujumbe mkali, usiochujwa, wa kuumiza—aina inayovunjikamahusiano. Hii inaweza kukuweka kwenye kabati la kuumiza, iwe ni bosi, mfanyakazi mwenzako, rafiki, au mtu mwingine muhimu. Hili limenitokea—ningependa sana ningekuwa na kitufe cha kukumbuka basi!

Wakati mwingine hatuzingatii kujaza kiotomatiki tunaposhughulikia ujumbe na kugundua, tumechelewa sana, kwamba ulienda kwa mtu mbaya. Nimepata barua pepe zilizokusudiwa kwa mtu mwingine; hutokea kila wakati. Ukibahatika, kumbukumbu inaweza kufanya kazi na kukuokoa kutokana na kosa lako.

Nina hakika kuna hali zingine ambazo siwazii, lakini unapata picha. Ni rahisi kutuma barua ambayo unatamani usingeituma. Hebu tuangalie jinsi ya kukumbuka barua pepe ndani ya programu ya Microsoft Outlook.

Hatua za Kukumbuka Barua pepe

Hatua zifuatazo zitakuwezesha kujaribu kukumbuka barua pepe katika Outlook. Kumbuka kwamba wakati ni jambo muhimu. Lazima ufanye hivi kabla mtu hajaifungua! Pia kuna mambo mengine nje ya uwezo wako ambayo yanaweza kusababisha mchakato kushindwa. Unaweza kusoma zaidi kuhusu hizo katika sehemu inayofuata.

Hapa ndivyo vya kufanya:

1. Chagua Folda ya Vipengee Vilivyotumwa

Katika kidirisha cha kusogeza au folda upande wa kushoto wa Outlook, chagua folda ya "Vipengee Vilivyotumwa".

2. Tafuta Ujumbe Uliotumwa

Katika orodha ya vipengee vilivyotumwa, tafuta na uchague kile unachotaka kukumbuka. Bofya mara mbili ili kuifungua katika dirisha lake.

3. Chagua Kitendo iliKumbuka

Katika dirisha, chagua kichupo cha "Ujumbe". Kisha, kutoka sehemu ya "Hamisha", chagua "Vitendo Zaidi vya Kusonga."

Sasa chagua "Kumbuka ujumbe huu."

4. Chagua Chaguo

Utahitaji kuamua kama ungependa "Kufuta nakala ambazo hazijasomwa za ujumbe" au "Futa nakala ambazo hazijasomwa na ubadilishe na ujumbe mpya." Unaweza pia kuchagua kupokea ujumbe unaokufahamisha ikiwa kurejesha kumefaulu. Chagua kisanduku ikiwa ungependa kupokea uthibitisho. Hii inapendekezwa kwa kuwa inaweza kuwa njia pekee ya kujua ikiwa itafanya kazi.

Bofya, "Sawa." Ikiwa umechagua kuchukua nafasi ya ujumbe, itafungua dirisha jipya na ujumbe. Fanya mabadiliko yanayohitajika, kisha ubofye "Tuma" ukiwa tayari kuituma.

5. Tafuta Uthibitishaji

Ikiwa umejiandikisha kupokea arifa, utaona ujumbe kukufahamisha kilichotokea. Itakuambia barua pepe asili ilitumwa kwa nani, mada yake, na saa ambayo ilitumwa. Utaona kama urejeshaji ulifanikiwa, pamoja na tarehe na wakati wa kurudishwa.

Unachohitaji ili Kurejesha Kufanya Kazi

Kwa hivyo, ikiwa nyota zimepangwa, kukumbuka tena kazi ya barua pepe? Kuwa waaminifu, ni crapshoot. Hiyo ilisema, inawezekana, kwa hivyo hebu tuangalie ni nini kifanyike ili urejeshaji wa barua pepe ufanikiwe.

Outlook App

Sharti la kwanza ni kwamba lazima uwe unatumia MicrosoftOutlook desktop maombi. Hutaweza kukumbuka kutoka kwenye kiolesura cha wavuti cha Microsoft.

Microsoft Exchange

Lazima uwe unatumia mfumo wa barua wa Microsoft Exchange. Wewe, na mpokeaji, lazima muwe kwenye seva ya kubadilishana sawa. Ikiwa ni hali ya kazi, kuna nafasi ya kuwa kwenye seva ya Exchange sawa na wafanyakazi wenzako. Hiyo inamaanisha kuwa huenda ikafanya kazi kwao, lakini si kwa mtu yeyote nje ya kampuni yako.

Ujumbe Uliofunguliwa

Kurejesha tena kutafanya kazi ikiwa mpokeaji bado hajafungua barua pepe. . Mara tu wanapoifungua, basi ni kuchelewa sana. Imepakuliwa kwenye kisanduku pokezi chao cha ndani.

Imesanidiwa Ili Kupuuza Ombi

Outlook inaweza kusanidiwa ili ujumbe usiweze kukumbukwa kutoka kwa kikasha chako. Ikiwa ndivyo hivyo kwa mpokeaji wako, kurejesha kwako hakutafanya kazi.

Barua Iliyoelekezwa Kwingine

Iwapo mtu unayemtumia barua pepe ana sheria zilizowekwa ili kuhamisha ujumbe kwenye folda nyingine. , na sheria hizo ni pamoja na ujumbe wako, kukumbuka haitafanya kazi. Inafanya kazi tu wakati ujumbe haujasomwa na unabaki kwenye kisanduku pokezi cha mtu.

Zuia Kutuma Barua Pepe Ambayo Inahitaji Kukumbukwa

Kama tulivyoona, ujumbe wa Outlook unaweza kurejeshwa, lakini kuna nafasi nzuri kwamba kumbukumbu itashindwa. Njia bora ya kushughulikia barua pepe za kusikitisha ni kutozituma mara ya kwanza. Inaonekana rahisi, lakini najua kuwa sivyo. Kwa kweli, hutokea kwa sisi sote, lakinikuna baadhi ya mambo tunayoweza kufanya ili kuzuia kuzituma.

Njia ifuatayo inaweza kuonekana kuwa ya ajabu, lakini ni ya manufaa: unaweza kusanidi Outlook ili kuchelewa kabla haijatuma barua pepe. Hiyo inamaanisha unapobofya kitufe cha kutuma, ujumbe utabaki kwenye kikasha toezi lako kwa muda uliowekwa kabla ya kuutuma. Hiyo inakupa nafasi ya kufuta/kughairi barua pepe kabla hazijatumwa. Kwa maelekezo ya jinsi ya kufanya hivyo, angalia makala haya kutoka kwa Microsoft.

Kwa maoni yangu, jambo bora zaidi la kufanya ni kupitia au kusahihisha kwa kina ulichoandika kabla ya kukituma. Ninajua kuwa wakati mwingine tuna haraka, lakini kujisahihisha kunaweza kupata 95% ya makosa yako. Ikiwa huna uwezo wa kusahihisha, jaribu kusahihisha sarufi kama vile Grammarly, ambayo inaweza kutumika kukagua maandishi yako katika Outlook.

Kusoma tena barua pepe yako mara nyingi kunaweza kuzuia matatizo mengi. Inahakikisha unajua unachotuma. Usisahau kukagua orodha ya wapokeaji (hata orodha ya CC) na mada, kwani hapa ndipo matatizo yoyote hutokea mara nyingi.

Kuhusu barua pepe mbaya ambayo unajuta kumtumia mfanyakazi mwenzako, hiyo inaweza kuwa tofauti kidogo. Nimegundua kuwa jambo bora la kufanya kwa hili ni kwanza kuandika ujumbe. Usiishughulikie mtu yeyote bado, kwani hutaki kuituma kwa bahati mbaya.

Ukishaiandika, isome tena. Kisha ondoka kwenye kompyuta yako au angalau kutoka kwa Outlook. Njooirudie kama dakika 15 hadi 20 baadaye na uisome tena. Je, umefurahishwa na ulichosema? Je, ndivyo unavyotaka kuwasiliana na mtu huyo?

Kuondoka hukupa nafasi ya kuzuia hali hiyo ya joto ya pale unaposema mambo ambayo unajutia. Hii pia itakuruhusu kusahihisha maandishi ikiwa unaweza kufikiria njia tulivu ya kuelezea suala lako.

Ikiwa unahisi ujumbe wako ni mkali sana au haufai, basi unaweza kuufuta na kuandika mpya kila wakati. moja baadaye. Ikiwa uko tayari kabisa kuituma, jaza sehemu ya "Kwa" na jina la mpokeaji na uitume. Utaratibu huu angalau hukupa nafasi ya kutulia na kuhakikisha kuwa unafanya uamuzi wa busara.

Maneno ya Mwisho

Ikiwa uko kwenye kifungo kwa sababu ya barua pepe ambayo unajuta kuituma, ni inawezekana kwamba kipengele cha kukumbuka cha Outlook kinaweza kukusaidia kuondoa barua pepe kabla ya wapokeaji kuisoma.

Kipengele hiki hakika si kitu ambacho unapaswa kutegemea. Vigezo vingi huenda katika kuifanya ifanye kazi. Kuna uwezekano kwamba mtu huyo ataisoma kabla ya kutuma ombi la kurejeshwa.

Njia bora ni kuchukua muda wako, kusahihisha barua pepe zako, na kujaribu kutotuma jumbe rejea ambazo hujatumia muda kuzifikiria. . Kwa maneno mengine, kuzuia ndio suluhisho bora kwa barua pepe za majuto.