Само што завршивте со составувањето итна е-пошта до вашите колеги и брзате да ја испратите - нема време за лекторирање. Го притискате копчето за испраќање. Потоа, веднаш потоа доаѓа сознанието: ја испративте целата ваша група информации што не треба да ги видат. Gulp .

Што правиш? Ако користите Microsoft Outlook, а вашите приматели користат Outlook, а вие преземете нешто брзо, можеби ќе можете да се потсетите на пораката пред некој да ја види.

Може да биде долга слика - но јас видов дека работи. Подготвени да го пробате? Прочитајте понатаму за да дознаете како.

Зошто треба да се потсетам?

Понекогаш работам со чувствителни информации и направив грешка да ги испратам на погрешна личност. Ова е веројатно најлошото сценарио бидејќи потсетувањето на пораката не секогаш функционира. Дефинитивно не треба да се потпирате на тоа кога станува збор за приватни податоци. Подолу ќе погледнеме кога повлекувањата функционираат и кога не функционираат.

Испраќањето пошта со печатни грешки, од друга страна, не е толку голема работа. Да, срамно е, но не е крај на светот. Тоа дури може да ви даде идеја за тоа кој всушност ги чита вашите пораки кога ги испраќате. Потсетувањето веројатно може да ви помогне да се опоравите од граматичка катастрофа - но повторно, не сметајте на тоа.

Еве што е непријатно: ако сте вознемирени или лути на некого и, во жештината на моментот, напишете му застрашувачка, нефилтрирана, повредлива порака - онаква што се кршиодноси. Ова може да ве стави во повреден шкафче, без разлика дали тоа е шеф, колега, пријател или значаен друг. Ова ми се случи - навистина посакувам тогаш да имав копче за отповикување!

Понекогаш не обрнуваме внимание на автоматското пополнување кога ја адресираме пораката и предоцна откриваме дека таа отишла на погрешна личност. Добив е-пораки наменети за некој друг; тоа се случува постојано. Ако имате среќа, отповикувањето може да успее и да ве спаси од вашата грешка.

Сигурен сум дека има и други ситуации на кои не размислувам, но ја добивате сликата. Лесно е да испратите пошта што сакате да не сте ја испратиле. Ајде да погледнеме како да се потсетиме на е-пошта во апликацијата Microsoft Outlook.

Чекори за отповикување е-пошта

Следните чекори ќе ви овозможат се обидете да отповикате е-пошта во Outlook. Запомнете дека времето е критичен фактор. Мора да го направите ова пред лицето да го отвори! Исто така, постојат и други фактори кои се надвор од ваша контрола што може да предизвикаат неуспех на процесот. Можете да прочитате повеќе за нив во следниот дел.

Еве што да правите:

1. Изберете ја папката испратени ставки

Во окното за навигација или папка на левата страна на Outlook, изберете ја папката „Испратени ставки“.

2. Најдете ја испратената порака

Во списокот со испратени ставки, пронајдете ја и изберете ја онаа што сакате да ја потсетите. Кликнете двапати за да го отворите во сопствениот прозорец.

3. Изберете Action toПотсети

Во прозорецот, изберете го табот „Порака“. Потоа, од делот „Премести“, изберете „Повеќе дејства за преместување“.

Сега изберете „Потсети ја оваа порака“.

4. Изберете Опции

Ќе треба да одлучите дали сакате да „Избришете непрочитани копии од пораката“ или „Избришете ги непрочитаните копии и заменете ги со нова порака“. Можете исто така да изберете да примите порака со која ќе знаете дали отповикувањето е успешно. Проверете го полето ако сакате да ја добиете потврдата. Ова е препорачливо бидејќи тоа е можеби единствениот начин на кој знаете дали функционира.

Кликнете на „OK“. Ако сте избрале да ја замените пораката, таа ќе ви отвори нов прозорец со пораката. Направете ги потребните промени, а потоа кликнете на „Испрати“ кога ќе бидете подготвени да го испратите.

5. Побарајте потврда

Претпоставувајќи дека сте се пријавиле за известувањето, ќе видите порака што ќе ве извести што се случило. Ќе ви каже на кого е испратена оригиналната е-пошта, нејзиниот предмет и времето кога е испратена. Ќе видите дали отповикувањето било успешно, заедно со датумот и времето на отповикувањето.

Што ви е потребно за да функционира отповикувањето

Значи, ако ѕвездите се порамнети, отповикувањето на е-пошта работи? Да бидам искрен, тоа е глупост. Тоа, рече, можно е, па ајде да погледнеме што треба да се случи за да биде успешно отповикувањето е-пошта.

Апликацијата Outlook

Првиот услов е тоа мора да користите MicrosoftOutlook десктоп апликација. Нема да може да се потсетите од веб-интерфејсот на Microsoft.

Microsoft Exchange

Мора да користите систем за пошта на Microsoft Exchange. Вие и примачот мора да бидете на истиот сервер за размена. Ако се работи за работна ситуација, постои можност да бидете на истиот Exchange сервер како и вашите соработници. Тоа значи дека може да работи за нив, но не со некој надвор од вашата компанија.

Отворени пораки

Повлекувањето ќе работи само ако примачот сè уште не ја отворил е-поштата . Откако ќе го отворат, тогаш е предоцна. Преземено е во нивното локално сандаче.

Конфигуриран да го игнорира барањето

Outlook може да се конфигурира така што пораките не може да се отповикаат од вашето сандаче. Ако тоа е случај за вашиот примач, вашето отповикување нема да работи.

Пренасочена пошта

Ако лицето на кое му испраќате е-пошта има поставени правила за преместување пораки во други папки , и тие правила ја вклучуваат вашата порака, отповикувањето нема да функционира. Работи само кога пораката е непрочитана и останува во сандачето на лицето.

Спречете испраќање е-пошта што треба да се потсети

Како што видовме, пораката на Outlook може да се врати назад, но има добри шанси отповикувањето да не успее. Најдобар начин да се справите со е-поштата за жалење е да не ги испраќате на прво место. Звучи едноставно, но знам дека не е. Во реалноста на сите ни се случува, ноима некои работи што можеме да ги направиме за да го спречиме нивното испраќање.

Следниот метод можеби звучи чудно, но е корисен: можете да го конфигурирате Outlook да има одложување пред да ја испрати е-поштата. Тоа значи дека кога ќе го притиснете копчето за испраќање, пораката останува во вашето поштенско сандаче одредено време пред да ја испратите. Тоа ви дава шанса да ги избришете/откажите е-поштата пред тие навистина да бидат испратени. За инструкции како да го направите тоа, погледнете го овој напис од Microsoft.

Според мене, најдоброто нешто што треба да направите е темелно да го прегледате или лекторирате она што сте го напишале пред да го испратите. Знам дека понекогаш брзаме, но самолекторирањето ќе фати 95% од вашите грешки. Ако не сте добри во лекторирање, обидете се со проверка на граматика како што е Grammarly, која може да се користи за прегледување на вашиот текст во Outlook.

Препрочитувањето на вашата е-пошта повеќе пати може да спречи многу проблеми. Тоа гарантира дека знаете што испраќате. Не заборавајте да го прегледате списокот на примачи (дури и списокот со CC) и темата, бидејќи тука често се појавуваат какви било проблеми.

Што се однесува до непријатната е-пошта за која жалите што сте ја испратиле на вашиот соработник, може да биде малку поинаква. Сфатив дека најдоброто нешто што може да се направи за ова е прво да ја напишете пораката. Сè уште не обраќајте му го на никого, бидејќи не сакате случајно да го испратите.

Откако ќе го напишете, препрочитајте го. Потоа тргнете се од вашиот компјутер или барем од Outlook. Дојдетевратете се на него околу 15 до 20 минути подоцна и повторно прочитајте го. Дали сте задоволни од тоа што го кажавте? Дали така сакате да комуницирате со личноста?

Отстапувањето ви дава шанса да ја спречите таа жешка реакција на моментот кога кажувате работи за кои жалите. Ова исто така ќе ви овозможи да го ревидирате текстот ако можете да смислите помирен начин да го објасните вашиот проблем.

Ако сметате дека вашата порака е премногу груба или несоодветна, тогаш секогаш можете да ја избришете и да напишете нова еден подоцна. Ако навистина сте подготвени да го испратите, пополнете го полето „До“ со името на примачот и испратете го. Овој процес барем ви дава шанса да се оладите и да се осигурате дека донесувате рационална одлука.

Завршни зборови

Ако сте во ќорсокак поради е-пошта за која жалите што сте ја испратиле, тоа е можно е функцијата за отповикување на Outlook да ви помогне да ја отстраните е-поштата пред примачите да ја прочитаат.

Оваа функција дефинитивно не е нешто на што треба да се потпрете. Многу променливи влегуваат во тоа да функционира. Големи се шансите лицето да го прочита пред да можете да го испратите барањето за отповикување.

Најдобрата практика е да одвоите време, да ги лекторирате вашите е-пошта и да се обидете да не испраќате реактивни пораки за кои не сте потрошиле време размислувајќи за . Со други зборови, превенцијата е најдобриот лек за е-пошта за жалење.