Jy het sopas klaar 'n dringende e-pos aan jou kollegas geskryf, en jy is haastig om dit uit te stuur—geen tyd om te proeflees nie. Jy druk die stuur-knoppie. Dan, onmiddellik daarna, tref die besef: jy het vir jou hele groep inligting gestuur wat hulle nie behoort te sien nie. Gulp .

Wat doen jy? As jy Microsoft Outlook gebruik, en jou ontvangers gebruik Outlook, en jy neem vinnig aksie, sal jy dalk die boodskap kan herroep voordat iemand dit sien.

Dit kan 'n lang skoot wees—maar ek' het dit gesien werk. Gereed om dit te probeer? Lees verder om te leer hoe.

Waarom sou ek nodig het om te herroep?

Ek werk soms met sensitiewe inligting, en ek het die fout gemaak om dit aan die verkeerde persoon te stuur. Dit is waarskynlik 'n ergste scenario omdat die herroeping van die boodskap nie altyd werk nie. Jy moet beslis nie daarop staatmaak wanneer dit by private data kom nie. Ons sal hieronder kyk wanneer herroepings wel en nie werk nie.

Om e-pos met tikfoute te stuur, aan die ander kant, is nie so 'n groot saak nie. Ja, dit is 'n verleentheid, maar dit is nie die einde van die wêreld nie. Dit kan jou selfs 'n idee gee van wie werklik jou boodskappe lees wanneer jy dit stuur. Herroeping kan jou moontlik help om van 'n grammatika-ramp te herstel—maar weereens, moenie daarop staatmaak nie.

Hier is 'n doozy: as jy ontsteld of kwaad is vir iemand en, in die hitte van die oomblik, skryf hulle ’n striemende, ongefiltreerde, kwetsende boodskap—die soort wat breekverhoudings. Dit kan jou in 'n seerkas plaas, of dit nou 'n baas, medewerker, vriend of maat is. Dit het met my gebeur—ek wens regtig ek het toe 'n herroepknoppie gehad!

Soms gee ons nie aandag aan outo-vul wanneer ons die boodskap aanspreek en te laat ontdek dat dit na die verkeerde persoon. Ek het e-posse gekry wat vir iemand anders bedoel is; dit gebeur heeltyd. As jy gelukkig is, kan ’n herroeping dalk werk en jou van jou fout red.

Ek is seker daar is ander situasies waaraan ek nie dink nie, maar jy kry die prentjie. Dit is maklik om 'n e-pos uit te stuur wat jy wens jy het nie gestuur nie. Kom ons kyk hoe om e-posse binne die Microsoft Outlook-toepassing te herroep.

Stappe om 'n e-pos te herroep

Die volgende stappe sal jou toelaat om probeer om 'n e-pos te herroep in Outlook. Onthou dat tyd 'n kritieke faktor is. Jy moet dit doen voordat die persoon dit oopmaak! Daar is ook ander faktore buite jou beheer wat die proses kan laat misluk. Jy kan meer daaroor lees in die volgende afdeling.

Hier is wat om te doen:

1. Kies Die Gestuurde Items-vouer

In die navigasie- of vouervenster aan die linkerkant van Outlook, kies die "Sent Items"-lêergids.

2. Soek die gestuurde boodskap

In die lys gestuurde items, vind en kies die een wat jy wil herroep. Dubbelklik om dit in sy eie venster oop te maak.

3. Kies Aksie naHerroep

Kies in die venster die "Boodskap"-oortjie. Kies dan, uit die "Skuif"-afdeling, "Meer skuifaksies."

Kies nou "Herroep hierdie boodskap."

4. Kies Opsies

Jy sal moet besluit of jy wil "Vee ongeleesde kopieë van die boodskap uit" of "Vee ongeleesde kopieë uit en vervang met 'n nuwe boodskap." Jy kan ook kies om 'n boodskap te ontvang wat jou laat weet of die herroeping suksesvol is. Merk die blokkie as jy die bevestiging wil ontvang. Dit word aanbeveel aangesien dit dalk die enigste manier is waarop jy weet of dit werk.

Klik, "OK." As jy gekies het om die boodskap te vervang, sal dit 'n nuwe venster met die boodskap oopmaak. Maak die nodige veranderinge en klik dan “Stuur” wanneer jy gereed is om dit te stuur.

5. Soek Bevestiging

As jy aangeneem het vir die kennisgewing, sal jy 'n boodskap sien wat jou laat weet wat gebeur het. Dit sal jou vertel aan wie die oorspronklike e-pos gestuur is, die onderwerp daarvan en die tydstip waarop dit gestuur is. Jy sal sien of die herroeping suksesvol was, saam met die datum en tyd van die herroeping.

Wat jy nodig het om te herroep om te werk

Dus, as die sterre in lyn is, sal die herroeping van 'n e-pos werk? Om eerlik te wees, dit is 'n crapshoot. Dit gesê, dit is moontlik, so kom ons kyk na wat moet gebeur vir 'n e-posherroeping om suksesvol te wees.

Outlook App

Die eerste vereiste is dat jy moet die Microsoft gebruikOutlook lessenaar toepassing. Jy sal nie van Microsoft se webkoppelvlak kan herroep nie.

Microsoft Exchange

Jy moet 'n Microsoft Exchange-posstelsel gebruik. Jy en die ontvanger moet op dieselfde uitruilbediener wees. As dit 'n werksituasie is, is daar 'n kans dat jy op dieselfde Exchange-bediener as jou medewerkers sal wees. Dit beteken dit kan dalk vir hulle werk, maar nie met enigiemand buite jou maatskappy nie.

Geopende boodskappe

Die herroeping sal net werk as die ontvanger nog nie die e-pos oopgemaak het nie. . Sodra hulle dit oopmaak, dan is dit te laat. Dit is op hul plaaslike inkassie afgelaai.

Gekonfigureer om die versoek te ignoreer

Outlook kan so opgestel word dat boodskappe nie uit jou inkassie herroep kan word nie. As dit die geval is vir jou ontvanger, sal jou herroeping nie werk nie.

Hergerigte pos

As die persoon wat jy e-pos stuur reëls opgestel het om boodskappe na ander vouers te skuif , en daardie reëls sluit jou boodskap in, sal die herroeping nie werk nie. Dit werk net wanneer die boodskap ongelees is en in die persoon se inkassie bly.

Voorkom die stuur van e-pos wat herroep moet word

Soos ons gesien het, kan 'n Outlook-boodskap teruggeneem word, maar daar is 'n goeie kans dat die herroeping sal misluk. Die beste manier om betreurenswaardige e-posse te hanteer, is om dit nie in die eerste plek te stuur nie. Dit klink eenvoudig, maar ek weet dat dit nie is nie. In werklikheid gebeur dit met ons almal, maardaar is 'n paar dinge wat ons kan doen om te verhoed dat dit gestuur word.

Die volgende metode klink dalk vreemd, maar dit is nuttig: jy kan Outlook instel om 'n vertraging te hê voordat dit die e-pos stuur. Dit beteken dat wanneer jy die stuurknoppie druk, die boodskap vir 'n vasgestelde tyd in jou uitkassie bly voordat dit gestuur word. Dit gee jou die kans om e-posse uit te vee/kanselleer voordat dit werklik gestuur word. Vir instruksies oor hoe om dit te doen, kyk na hierdie artikel van Microsoft.

Na my mening is die beste ding om te doen om dit wat jy geskryf het deeglik te hersien of te proeflees voordat jy dit stuur. Ek weet dat ons soms haastig is, maar selfproeflees sal 95% van jou foute opvang. As jy nie goed is met proeflees nie, probeer 'n grammatikatoetser soos Grammarly, wat gebruik kan word om jou teks in Outlook te hersien.

Om jou e-pos verskeie kere te herlees, kan baie probleme voorkom. Dit verseker dat jy weet wat jy uitstuur. Moenie vergeet om die ontvangerslys (selfs die BK-lys) en die onderwerp te hersien nie, want dit is waar enige probleme dikwels voorkom.

Wat die nare e-pos betref wat jy spyt is om aan jou medewerker te stuur, dat kan 'n bietjie anders wees. Ek het gevind dat die beste ding om hiervoor te doen is om eers die boodskap op te skryf. Moet dit nog nie aan iemand rig nie, want jy wil dit nie per ongeluk stuur nie.

Sodra jy dit opgeskryf het, lees dit weer. Stap dan weg van jou rekenaar of ten minste van Outlook. Komterug na dit ongeveer 15 tot 20 minute later en herlees dit. Is jy tevrede met wat jy gesê het? Is dit hoe jy met die persoon wil kommunikeer?

Om weg te stap gee jou die kans om daardie hitte-van-die-oomblik reaksie te voorkom op waar jy dinge sê waaroor jy spyt is. Dit sal jou ook toelaat om die teks te hersien as jy aan 'n rustiger manier kan dink om jou probleem te verduidelik.

As jy voel jou boodskap is te hard of nie gepas nie, dan kan jy dit altyd uitvee en 'n nuwe skryf een later. As jy werklik gereed is om dit te stuur, vul die "Aan"-veld in met die ontvanger se naam en stuur dit af. Hierdie proses gee jou ten minste 'n kans om af te koel en te verseker dat jy 'n rasionele besluit neem.

Finale woorde

As jy vasgevang is weens 'n e-pos wat jy spyt is om te stuur, is dit moontlik dat Outlook se herroepfunksie jou kan help om die e-pos te verwyder voordat die ontvangers dit lees.

Hierdie kenmerk is beslis nie iets waarop jy moet staatmaak nie. Baie veranderlikes gaan in om dit te laat werk. Die kans is goed dat die persoon dit sal lees voordat jy die terugroepversoek kan stuur.

Die beste praktyk is om jou tyd te neem, jou e-posse te proeflees en probeer om nie reaktiewe boodskappe uit te stuur waaroor jy nie tyd spandeer het om te dink nie . Met ander woorde, voorkoming is die beste middel vir spytende e-posse.