你刚刚写完一封给你同事的紧急邮件，你急着把它发出去--没有时间校对。 你按下了发送按钮。 然后，你马上意识到：你把他们不应该看到的信息发给了整个小组。 咽口水 .

如果你使用微软的Outlook，而你的收件人也在使用Outlook，并且你迅速采取行动，你也许能在别人看到之前召回信息。

这可能是一个漫长的过程，但我已经看到了它的作用。 准备好尝试了吗？ 继续阅读以了解如何。

为什么我需要召回？

我有时会与敏感信息打交道，我曾犯过把信息发给错误的人的错误。 这可能是最糟糕的情况，因为回想信息并不总是有效的。 当涉及到私人数据时，你绝对不应该依赖它。 我们将在下面看一下回想何时有效和无效。

另一方面，发送有错别字的邮件并不是什么大问题。 是的，这很令人尴尬，但这并不是世界末日。 它甚至可以让你了解，当你发送邮件时，谁会真正阅读你的邮件。 Recall可能会帮助你从语法灾难中恢复过来，但同样，不要指望它。

这里有一个大问题：如果你对某人感到不高兴或生气，并且在这一时刻，给他们写了一个严厉的、未经过滤的、伤害性的信息--那种破坏关系的信息。 这可能使你处于一个受伤的柜子里，无论是老板、同事、朋友，还是重要的另一半。 这已经发生在我身上--我真的希望我当时有一个召回按钮！"。

有时，我们在处理信息时没有注意自动填写，结果发现，为时已晚，信息送错了人。 我曾收到过打算送给别人的电子邮件；这种情况经常发生。 如果你很幸运，召回可能会起作用，把你从错误中拯救出来。

我肯定还有其他我没有想到的情况，但你会明白的。 很容易发出一封你希望没有发出的邮件。 让我们看看如何在微软Outlook应用程序中召回邮件。

调用电子邮件的步骤

以下步骤将使你能够 尝试 请记住，时间是一个关键因素。 你必须在对方打开邮件之前完成这项工作！还有一些超出你控制范围的因素可能会导致该过程失败。 你可以在下一节中了解更多关于这些因素。

这里要做的是。

1.选择 "发送邮件 "文件夹

在Outlook左侧的导航或文件夹窗格中，选择 "发件 "文件夹。

2.查找已发信息

在发送的项目列表中，找到并选择你想召回的项目。 双击以在自己的窗口中打开它。

3.选择要召回的行动

在窗口中，选择 "信息 "标签。 然后，从 "移动 "部分，选择 "更多移动操作"。

现在选择 "召回此信息"。

4.选择选项

你需要决定是 "删除未读邮件副本 "还是 "删除未读邮件副本，用新邮件替换"。 你也可以选择接收一条信息，让你知道召回是否成功。 如果你想接收确认，请勾选该选项。 建议这样做，因为这可能是你知道是否成功的唯一方法。

点击，"确定"。 如果你选择了替换信息，它将打开一个新的窗口，里面有该信息。 进行必要的修改，然后在你准备发送时点击 "发送"。

5.寻找确认

假设你注册了通知，你会看到一条信息，让你知道发生了什么。 它会告诉你原始邮件是发给谁的，它的主题，以及发送的时间。 你会看到召回是否成功，以及召回的日期和时间。

召回工作需要什么

那么，如果星星是一致的，召回电子邮件是否有效呢？ 说实话，这是一个赌注。 也就是说，它是可能的，所以让我们看看需要发生什么才能成功召回电子邮件。

Outlook应用程序

第一个要求是，你必须使用微软的Outlook桌面应用程序。 你将无法从微软的网络界面召回。

微软Exchange

你必须使用微软的Exchange邮件系统。 你和收件人必须在同一台Exchange服务器上。 如果是工作场合，你有可能和你的同事在同一台Exchange服务器上。 这意味着它可能对他们有效，但对你公司以外的人就不行。

打开的信息

只有在收件人还没有打开邮件的情况下，召回才会起作用。 一旦他们打开，那就太晚了。 它已经被下载到他们的本地收件箱。

配置为忽略该请求

Outlook可以被配置成不能从收件箱中召回邮件。 如果你的收件人是这种情况，你的召回就不会成功。

转发的邮件

如果你正在发送电子邮件的人设置了将邮件移至其他文件夹的规则，而这些规则包括你的邮件，那么召回将不起作用。 它只在邮件未被阅读并留在对方收件箱中时起作用。

防止发送需要召回的邮件

正如我们所看到的，Outlook信息可以被收回，但有一个很好的机会，召回将失败。 处理令人遗憾的电子邮件的最好方法是首先不发送它们。 这听起来很简单，但我知道这不是。 在现实中，它发生在我们所有人身上，但我们可以做一些事情来防止发送它们。

以下方法可能听起来很奇怪，但它很有帮助：你可以将Outlook配置为在发送邮件前有一个延迟。 这意味着当你点击发送按钮时，邮件在发送前会在你的发件箱中停留一段时间。 这让你有机会在邮件实际发送前删除/取消它们。 关于如何做的说明，请看微软的这篇文章。

在我看来，最好的做法是在发送之前彻底审查或校对你所写的内容。 我知道有时我们很匆忙，但自我校对会抓住你95%的错误。 如果你不擅长校对，可以试试语法检查工具，如Grammarly，它可以用来审查你在Outlook中的文本。

多次重读你的电子邮件可以防止许多问题。 它确保你知道你正在发送的内容。 不要忘记审查收件人名单（甚至抄送名单）和主题，因为这是任何问题经常发生的地方。

至于你后悔向同事发送的讨厌的电子邮件，这可能有点不同。 我发现对此最好的做法是先写好信息。 先不要给任何人写地址，因为你不想意外地发送。

一旦你写好了，重读它。 然后离开你的电脑或至少离开Outlook。 大约15到20分钟后再回来重读它。 你对你所说的感到满意吗？ 这是你想与对方沟通的方式吗？

如果你能想出一个更平静的方式来解释你的问题，这也将使你能够修改文本。

如果你觉得你的信息太苛刻或不合适，那么你总是可以删除它，以后再写一个新的。 如果你真的准备好了，在 "收件人 "栏里填上收件人的名字，然后发送出去。 这个过程至少让你有机会冷静下来，确保你做出一个理性的决定。

最后的话

如果你因为一封你后悔发送的邮件而陷入困境，有可能Outlook的召回功能可以帮助你在收件人阅读之前删除该邮件。

这个功能绝对不是你应该依赖的。 要使它发挥作用，有很多变数。 有可能在你发送召回请求之前，对方就已经阅读了。

最好的做法是花时间，校对你的电子邮件，并尽量不要发送你没有花时间思考的被动信息。 换句话说，预防是对后悔的电子邮件最好的补救措施。