Upravo ste završili sa sastavljanjem hitne e-poruke svojim kolegama i žurite da je pošaljete – nemate vremena za korekturu. Pritisnuo si dugme za slanje. Zatim, odmah nakon toga, dolazi do spoznaje: poslali ste cijeloj svojoj grupi informacije koje oni ne bi trebali vidjeti. Gulp .

Čime se bavite? Ako koristite Microsoft Outlook, a vaši primaoci koriste Outlook, a vi brzo preduzmete akciju, možda ćete moći da se setite poruke pre nego što je neko vidi.

Moglo bi biti daleko—ali ja vidio sam da radi. Jeste li spremni isprobati? Čitajte dalje da biste saznali kako.

Zašto bih trebao da se prisjećam?

Ponekad radim s osjetljivim informacijama i napravio sam grešku što sam ih poslao pogrešnoj osobi. Ovo je vjerovatno najgori scenario jer opoziv poruke ne funkcionira uvijek. Definitivno se ne biste trebali oslanjati na njega kada su u pitanju privatni podaci. U nastavku ćemo pogledati kada opoziva rade, a kada ne.

S druge strane, slanje pošte s greškama u kucanju nije tako velika stvar. Da, sramotno je, ali nije smak svijeta. Moglo bi vam čak dati ideju o tome ko zapravo čita vaše poruke kada ih šaljete. Podsjećanje vam može pomoći da se oporavite od gramatičke nesreće—ali opet, nemojte računati na to.

Evo gluposti: ako ste uznemireni ili ljuti na nekoga i, u žaru trenutka, napišite im oštra, nefiltrirana, štetna poruka - onakva kakva se lomiodnosima. Ovo bi vas moglo staviti u povrijeđeni ormarić, bilo da se radi o šefu, kolegi s posla, prijatelju ili nekom drugom značajnom. Ovo mi se dogodilo—zaista bih volio da sam tada imao dugme za opoziv!

Ponekad ne obraćamo pažnju na automatsko popunjavanje kada adresiramo poruku i otkrijemo, prekasno, da je otišla na pogrešna osoba. Dobio sam mejlove namijenjene nekom drugom; to se dešava stalno. Ako budete imali sreće, opoziv može uspjeti i spasiti vas od vaše greške.

Siguran sam da postoje druge situacije na koje ne razmišljam, ali shvatite. Lako je poslati mail za koji biste željeli da ga niste poslali. Pogledajmo kako opozvati e-poštu unutar aplikacije Microsoft Outlook.

Koraci za opoziv e-pošte

Sljedeći koraci će vam omogućiti da pokušate da opozovete e-poštu u programu Outlook. Zapamtite da je vrijeme kritičan faktor. Ovo morate učiniti prije nego što ga osoba otvori! Postoje i drugi faktori van vaše kontrole koji mogu uzrokovati neuspjeh procesa. Više o njima možete pročitati u sljedećem odjeljku.

Evo što učiniti:

1. Odaberite fasciklu s poslanim stavkama

U oknu za navigaciju ili mapu na lijevoj strani Outlooka odaberite mapu “Poslane stavke”.

2. Pronađite poslanu poruku

Na listi poslanih stavki pronađite i odaberite onu koju želite opozvati. Dvaput kliknite da ga otvorite u svom prozoru.

3. Odaberite Akcija zaPoziv

U prozoru odaberite karticu “Poruka”. Zatim, u odjeljku "Premjesti", odaberite "Još radnji premještanja".

Sada odaberite "Pozovi ovu poruku."

4. Odaberite Opcije

Morate odlučiti želite li "Izbrisati nepročitane kopije poruke" ili "Izbrisati nepročitane kopije i zamijeniti novom porukom." Također možete odabrati da primite poruku koja vas obavještava da li je opoziv uspješan. Označite polje ako želite da primite potvrdu. Ovo se preporučuje jer je to možda jedini način na koji znate da li radi.

Kliknite na "OK." Ako ste odabrali zamjenu poruke, otvorit će se novi prozor s porukom. Napravite potrebne promjene, a zatim kliknite na “Pošalji” kada budete spremni za slanje.

5. Potražite potvrdu

Pod pretpostavkom da ste se prijavili za obavještenje, vidjet ćete poruku koja vas obavještava šta se dogodilo. Reći će vam kome je poslana originalna e-poruka, njen predmet i vrijeme kada je poslana. Vidjet ćete da li je opoziv bio uspješan, zajedno s datumom i vremenom povlačenja.

Šta vam je potrebno za opoziv za rad

Dakle, ako su zvijezde poravnate, opoziv email rad? Da budem iskren, to je sranje. Ipak, moguće je, pa pogledajmo šta treba da se desi da bi opoziv e-pošte bio uspešan.

Outlook App

Prvi uslov je da morate koristiti MicrosoftOutlook desktop aplikacija. Nećete se moći pozvati iz Microsoftovog web interfejsa.

Microsoft Exchange

Morate koristiti Microsoft Exchange sistem pošte. Vi i primalac morate biti na istom serveru za razmjenu. Ako se radi o radnoj situaciji, postoji šansa da ćete biti na istom Exchange serveru kao i vaši saradnici. To znači da bi moglo funkcionirati za njih, ali ne i za bilo koga izvan vaše kompanije.

Otvorene poruke

Opoziv će funkcionirati samo ako primalac još nije otvorio e-poštu . Jednom kada ga otvore, onda je prekasno. Preuzeto je u njihovu lokalnu pristiglu poštu.

Konfigurirano da zanemari zahtjev

Outlook se može konfigurirati tako da se poruke ne mogu opozvati iz vašeg prijemnog sandučeta. Ako je to slučaj za vašeg primaoca, vaš opoziv neće funkcionirati.

Preusmjerena pošta

Ako osoba kojoj šaljete e-poštu ima postavljena pravila za premještanje poruka u druge foldere , a ta pravila uključuju vašu poruku, opoziv neće raditi. Radi samo kada je poruka nepročitana i ostaje u prijemnom sandučetu osobe.

Spriječite slanje e-pošte koju treba opozvati

Kao što smo vidjeli, Outlook poruka se može vratiti, ali postoji velika šansa da opoziv neće uspjeti. Najbolji način da se nosite sa e-porukama koje izazivaju žaljenje je da ih uopće ne šaljete. Zvuči jednostavno, ali znam da nije. U stvarnosti, to se dešava svima nama, alipostoje neke stvari koje možemo učiniti da spriječimo njihovo slanje.

Sljedeća metoda može zvučati čudno, ali je od pomoći: možete konfigurirati Outlook da ima odgodu prije nego što pošalje e-poštu. To znači da kada pritisnete dugme za slanje, poruka ostaje u vašem sandučetu određeno vreme pre nego što je pošalje. To vam daje priliku da izbrišete/otkažete e-poruke prije nego što budu poslane. Za uputstva o tome kako to učiniti, pogledajte ovaj Microsoftov članak.

Po mom mišljenju, najbolje je da temeljito pregledate ili lektorirate ono što ste napisali prije nego što ga pošaljete. Znam da ponekad žurimo, ali samolektoriranje će uhvatiti 95% vaših grešaka. Ako niste dobri u lektoriranju, isprobajte program za proveru gramatike kao što je Grammarly, koji se može koristiti za pregled vašeg teksta u Outlooku.

Ponovno čitanje e-pošte više puta može spriječiti mnoge probleme. Osigurava da znate šta šaljete. Ne zaboravite pregledati listu primalaca (čak i CC listu) i temu, jer se tu često javljaju problemi.

Što se tiče gadnog e-maila za koji požalite što ste poslali svom kolegi, to može biti malo drugačije. Otkrio sam da je najbolja stvar za ovo prvo napisati poruku. Ne obraćajte ga još nikome, jer ne želite da ga slučajno pošaljete.

Kada ga napišete, pročitajte ga ponovo. Zatim se udaljite od svog računara ili barem od Outlooka. Dođivratite se na to otprilike 15 do 20 minuta kasnije i ponovo ga pročitajte. Jeste li zadovoljni onim što ste rekli? Da li na taj način želite da komunicirate sa osobom?

Odmaknite se daje vam priliku da spriječite tu brzu reakciju kada kažete stvari zbog kojih žalite. Ovo će vam također omogućiti da izmijenite tekst ako možete smisliti mirniji način da objasnite svoj problem.

Ako smatrate da je vaša poruka preoštra ili neprikladna, uvijek je možete izbrisati i napisati novu jedan kasnije. Ako ste zaista spremni da ga pošaljete, popunite polje „Za“ imenom primaoca i pošaljite ga. Ovaj proces vam barem daje priliku da se ohladite i uvjerite se da donosite racionalnu odluku.

Završne riječi

Ako ste u škripcu zbog e-pošte za koju žalite što ste poslali, to je moguće je da vam Outlookova funkcija opoziva može pomoći da uklonite e-poštu prije nego što je primaoci pročitaju.

Ova funkcija definitivno nije nešto na što biste se trebali osloniti. Mnoge varijable doprinose njegovom funkcioniranju. Šanse su da će ga osoba pročitati prije nego što možete poslati zahtjev za opoziv.

Najbolja praksa je da odvojite vrijeme, lektorirate svoje e-poruke i pokušate ne slati reaktivne poruke o kojima niste proveli vrijeme razmišljajući . Drugim riječima, prevencija je najbolji lijek za e-poštu sa žaljenjem.