Upravo ste završili sa sastavljanjem hitne e-poruke svojim kolegama i žurite je poslati – nemate vremena za lekturu. Pritisnuo si gumb za slanje. Zatim, odmah nakon toga, dolazi do spoznaje: cijeloj ste grupi poslali informacije koje oni ne bi trebali vidjeti. Gutljaj .

Čime se baviš? Ako koristite Microsoft Outlook, a vaši primatelji koriste Outlook, a vi brzo poduzmete nešto, možda ćete se moći prisjetiti poruke prije nego što je itko vidi.

Mogla bi biti velika šansa—ali ja' vidio sam da radi. Jeste li spremni isprobati? Čitajte dalje da biste saznali kako.

Zašto bih se trebao opozvati?

Ponekad radim s osjetljivim informacijama i pogriješio sam poslavši ih pogrešnoj osobi. Ovo je vjerojatno najgori mogući scenarij jer prisjećanje poruke ne funkcionira uvijek. Definitivno se ne biste trebali oslanjati na njega kada su u pitanju privatni podaci. U nastavku ćemo pogledati kada povlačenja funkcioniraju, a kada ne.

S druge strane, slanje pošte s greškama pri upisu nije tako velika stvar. Da, neugodno je, ali nije kraj svijeta. Moglo bi vam čak dati ideju o tome tko zapravo čita vaše poruke kada ih šaljete. Podsjećanje vam možda može pomoći da se oporavite od gramatičke katastrofe—ali opet, ne računajte na to.

Evo doozy: ako ste uzrujani ili ljuti na nekoga i, u žaru trenutka, napišite mu oštra, nefiltrirana, bolna poruka - onakva koja razbijaodnosima. To bi vas moglo staviti u pretinac povrijeđenih, bilo da se radi o šefu, kolegi s posla, prijatelju ili važnoj osobi. Ovo mi se dogodilo—stvarno bih volio da sam tada imao gumb za opoziv!

Ponekad ne obraćamo pažnju na automatsko popunjavanje kada adresiramo poruku i otkrijemo, prekasno, da je otišla na Pogrešna osoba. Dobio sam e-poruke namijenjene nekom drugom; događa se cijelo vrijeme. Ako imate sreće, opoziv može upaliti i spasiti vas od pogreške.

Siguran sam da postoje druge situacije na koje ne mislim, ali shvaćate sliku. Lako je poslati e-poruku koju biste željeli da niste poslali. Pogledajmo kako opozvati e-poštu unutar aplikacije Microsoft Outlook.

Koraci za opoziv e-pošte

Sljedeći koraci omogućit će vam da pokušate opozvati e-poštu u programu Outlook. Upamtite da je vrijeme kritičan faktor. Morate to učiniti prije nego što ga osoba otvori! Postoje i drugi čimbenici izvan vaše kontrole koji mogu uzrokovati neuspjeh procesa. Više o njima možete pročitati u sljedećem odjeljku.

Evo što učiniti:

1. Odaberite mapu Poslane stavke

U navigacijskom oknu ili oknu mape na lijevoj strani programa Outlook odaberite mapu Poslane stavke.

2. Pronađite poslanu poruku

Na popisu poslanih stavki pronađite i odaberite onu koju želite opozvati. Dvaput kliknite da biste ga otvorili u vlastitom prozoru.

3. Odaberite Radnja zaOpoziv

U prozoru odaberite karticu “Poruka”. Zatim, iz odjeljka “Premjesti”, odaberite “Više radnji premještanja.”

Sada odaberite “Pozovi ovu poruku.”

4. Odaberite Opcije

Morat ćete odlučiti želite li “Brisati nepročitane kopije poruke” ili “Brisati nepročitane kopije i zamijeniti novom porukom.” Također možete odabrati primanje poruke koja vas obavještava je li opoziv uspješan. Označite okvir ako želite primiti potvrdu. Ovo se preporučuje jer je to možda jedini način na koji znate radi li.

Kliknite "U redu". Ako ste odabrali zamijeniti poruku, otvorit će se novi prozor s porukom. Napravite potrebne izmjene, a zatim kliknite "Pošalji" kada budete spremni za slanje.

5. Potražite potvrdu

Pod pretpostavkom da ste se prijavili za primanje obavijesti, vidjet ćete poruku koja vas obavještava što se dogodilo. Reći će vam kome je poslana originalna e-poruka, njen predmet i vrijeme kada je poslana. Vidjet ćete je li opoziv bio uspješan, zajedno s datumom i vremenom opoziva.

Što vam je potrebno da bi opoziv radio

Dakle, ako su zvijezde poredane, opoziv posao e-pošte? Da budem iskren, to je sranje. Ipak, moguće je, pa pogledajmo što se treba dogoditi da bi opoziv e-pošte bio uspješan.

Aplikacija Outlook

Prvi uvjet je da mora da koristite MicrosoftOutlook desktop aplikacija. Nećete se moći opozvati s Microsoftovog web sučelja.

Microsoft Exchange

Morate koristiti sustav e-pošte Microsoft Exchange. Vi i primatelj morate biti na istom serveru za razmjenu. Ako se radi o poslovnoj situaciji, postoji šansa da ćete biti na istom Exchange poslužitelju kao i vaši suradnici. To znači da bi moglo funkcionirati za njih, ali ne i za bilo koga izvan vaše tvrtke.

Otvorene poruke

Opoziv će funkcionirati samo ako primatelj još nije otvorio e-poštu . Kad ga jednom otvore, onda je kasno. Preuzeto je u njihovu lokalnu pristiglu poštu.

Konfigurirano za ignoriranje zahtjeva

Outlook se može konfigurirati tako da se poruke ne mogu opozvati iz vaše pristigle pošte. Ako je to slučaj s vašim primateljem, vaš opoziv neće funkcionirati.

Preusmjerena pošta

Ako osoba kojoj šaljete e-poštu ima postavljena pravila za premještanje poruka u druge mape , a ta pravila uključuju vašu poruku, opoziv neće funkcionirati. Radi samo kada je poruka nepročitana i ostaje u pristigloj pošti osobe.

Spriječite slanje e-pošte koju je potrebno opozvati

Kao što smo vidjeli, Outlook poruka se može povući, ali velika je vjerojatnost da opoziv neće uspjeti. Najbolji način da se nosite s žalosnim e-porukama jest da ih uopće ne šaljete. Zvuči jednostavno, ali znam da nije. U stvarnosti se to događa svima nama, alipostoje neke stvari koje možemo učiniti da spriječimo njihovo slanje.

Sljedeća metoda može zvučati čudno, ali je korisna: možete konfigurirati Outlook da ima odgodu prije nego što pošalje e-poštu. To znači da kada pritisnete gumb za slanje, poruka ostaje u vašoj odlaznoj pošti određeno vrijeme prije slanja. To vam daje priliku da izbrišete/otkažete e-poruke prije nego što su poslane. Za upute o tome kako to učiniti, pogledajte ovaj Microsoftov članak.

Po mom mišljenju, najbolje je temeljito pregledati ili lektorirati ono što ste napisali prije slanja. Znam da smo ponekad u žurbi, ali samolektoriranje će uhvatiti 95% vaših pogrešaka. Ako niste dobri u lekturi, pokušajte s alatom za provjeru gramatike kao što je Grammarly, koji se može koristiti za pregled vašeg teksta u programu Outlook.

Ponovno čitanje vaše e-pošte više puta može spriječiti mnoge probleme. Osigurava da znate što šaljete. Ne zaboravite pregledati popis primatelja (čak i CC popis) i predmet, jer tu često nastaju problemi.

Što se tiče neugodnog e-maila za koji vam je žao što ste ga poslali svom suradniku, može biti malo drugačiji. Otkrio sam da je najbolja stvar za ovo prvo napisati poruku. Nemojte ga još nikome adresirati jer ga ne želite slučajno poslati.

Kad ste to napisali, ponovno ih pročitajte. Zatim se odmaknite od svog računala ili barem od Outlooka. dođivratite se na njega otprilike 15 do 20 minuta kasnije i ponovno ga pročitajte. Jeste li zadovoljni onim što ste rekli? Želite li tako komunicirati s tom osobom?

Udaljavanje vam daje priliku spriječiti onu žarku reakciju na ono što kažete zbog čega žalite. To će vam također omogućiti da revidirate tekst ako se možete sjetiti smirenijeg načina da objasnite svoj problem.

Ako smatrate da je vaša poruka preoštra ili neprikladna, uvijek je možete izbrisati i napisati novu jedan kasnije. Ako ste doista spremni poslati ga, ispunite polje "Prima" imenom primatelja i pošaljite ga. Ovaj vam postupak daje barem priliku da se ohladite i osigurate da donosite racionalnu odluku.

Završne riječi

Ako ste u škripcu zbog e-pošte koju žalite što ste poslali, to je Moguće je da vam Outlookova značajka opoziva može pomoći da uklonite e-poštu prije nego što je primatelji pročitaju.

Ova značajka definitivno nije nešto na što biste se trebali oslanjati. Mnoge varijable utiču na njegovo funkcioniranje. Velika je vjerojatnost da će ga osoba pročitati prije nego što možete poslati zahtjev za opoziv.

Najbolja praksa je da si odvojite vrijeme, lektorirate svoju e-poštu i pokušate ne slati reaktivne poruke o kojima niste potrošili vrijeme razmišljajući . Drugim riječima, prevencija je najbolji lijek za e-poruke sa žaljenjem.