Épp most fejezted be egy sürgős e-mail megírását a kollégáidnak, és sietsz elküldeni - nincs időd lektorálni. Megnyomod a küldés gombot. Aztán rögtön utána rádöbbensz: olyan információt küldtél az egész csoportodnak, amit nem kellene látniuk. Gulp .

Mit tegyen? Ha a Microsoft Outlookot használja, és a címzettek is az Outlookot használják, és gyorsan intézkedik, akkor talán még azelőtt visszahívhatja az üzenetet, hogy bárki meglátná.

Lehet, hogy messzire vezet, de én már láttam, hogy működik. Készen állsz kipróbálni? Olvass tovább, hogy megtudd, hogyan.

Miért lenne szükségem a visszahívásra?

Néha dolgozom érzékeny információkkal, és elkövettem már azt a hibát, hogy rossz személynek küldtem el. Ez valószínűleg a legrosszabb eset, mert az üzenet visszahívása nem mindig működik. Semmiképpen sem szabad erre hagyatkoznod, ha privát adatokról van szó. Az alábbiakban megnézzük, mikor működik és mikor nem működik a visszahívás.

A gépelési hibás levelek elküldése viszont nem olyan nagy ügy. Igen, kínos, de nem a világ vége. Talán még azt is megtudhatja, ki olvassa valójában az üzeneteit, amikor elküldi őket. A visszahívás esetleg segíthet helyreállni egy nyelvtani katasztrófából - de ismétlem, ne számítson rá.

Itt van egy bökkenő: ha feldúlt vagy dühös vagy valakire, és a pillanat hevében írsz neki egy dörgedelmes, szűretlen, bántó üzenetet - olyat, ami tönkreteszi a kapcsolatokat. Ez bántó szekrénybe juttathat, legyen szó főnökről, munkatársról, barátról vagy a másik félről. Ez már megtörtént velem - bárcsak lett volna akkoriban egy visszahívás gomb!

Néha nem figyelünk az automatikus kitöltésre, amikor címezzük az üzenetet, és túl későn fedezzük fel, hogy rossz személynek küldték el. Kaptam már másnak szánt e-mailt; ez mindig előfordul. Ha szerencsénk van, a visszahívás működhet, és megmenthet bennünket a hibától.

Biztos vagyok benne, hogy vannak más helyzetek is, amelyekre nem gondolok, de érti a lényeget. Könnyen előfordulhat, hogy olyan levelet küldünk ki, amelyet bárcsak ne küldtünk volna el. Nézzük meg, hogyan lehet visszahívni az e-maileket a Microsoft Outlook alkalmazáson belül.

Lépések egy e-mail visszahívásához

A következő lépések segítségével próbálkozás hogy visszahívjon egy e-mailt az Outlookban. Ne feledje, hogy az idő kritikus tényező. Ezt még azelőtt meg kell tennie, mielőtt az illető megnyitja az e-mailt! Vannak más, önön kívül álló tényezők is, amelyek a folyamat sikertelenségét okozhatják. Ezekről bővebben a következő részben olvashat.

A következő a teendő:

1. Válassza ki az Elküldött elemek mappát

Az Outlook bal oldalán található navigációs vagy mappatáblában válassza ki az "Elküldött elemek" mappát.

2. Keresse meg az elküldött üzenetet

Az elküldött elemek listájában keresse meg és válassza ki azt, amelyet vissza szeretne hívni. Kattintson rá duplán, hogy megnyissa a saját ablakában.

3. Válassza ki a visszahívandó műveletet

Az ablakban válassza az "Üzenet" lapot. Ezután a "Mozgatás" részből válassza a "További mozgatási műveletek" lehetőséget.

Most válassza a "Visszahívás az üzenetből" lehetőséget.

4. Válassza ki az Opciókat

El kell döntenie, hogy "Törölje az üzenet olvasatlan példányait" vagy "Törölje az olvasatlan példányokat és helyettesítse új üzenettel." Választhatja azt is, hogy üzenetet szeretne-e kapni, amely tájékoztatja, hogy a visszahívás sikeres volt-e. Jelölje be a négyzetet, ha szeretne visszaigazolást kapni. Ez ajánlott, mivel csak így tudja meg, hogy működik-e a művelet.

Kattintson az "OK" gombra. Ha az üzenet cseréjét választotta, akkor egy új ablak nyílik meg az üzenettel. Végezze el a szükséges módosításokat, majd kattintson a "Küldés" gombra, amikor készen áll az elküldésre.

5. Keresse a megerősítést

Feltételezve, hogy feliratkozott az értesítésre, egy üzenetet fog látni, amely tájékoztatja a történtekről. Megmutatja, hogy kinek küldték az eredeti e-mailt, a tárgyát és az elküldés időpontját. Látni fogja, hogy a visszahívás sikeres volt-e, valamint a visszahívás dátumát és időpontját.

Amire a visszahíváshoz szükség van

Tehát, ha a csillagok együtt állnak, akkor működik az e-mail visszahívása? Hogy őszinte legyek, ez egy szerencsejáték. Ennek ellenére lehetséges, ezért nézzük meg, hogy minek kell történnie ahhoz, hogy az e-mail visszahívás sikeres legyen.

Outlook alkalmazás

Az első követelmény, hogy a Microsoft Outlook asztali alkalmazást kell használnia. A Microsoft webes felületéről nem tud visszahívni.

Microsoft Exchange

Microsoft Exchange levelezőrendszert kell használnia. Önnek és a címzettnek ugyanazon az Exchange-kiszolgálón kell lennie. Ha munkahelyi helyzetről van szó, akkor van rá esély, hogy ugyanazon az Exchange-kiszolgálón van, mint a munkatársai. Ez azt jelenti, hogy náluk működhet, de a cégen kívülieknél nem.

Megnyitott üzenetek

A visszahívás csak akkor működik, ha a címzett még nem nyitotta meg az e-mailt. Ha egyszer megnyitja, akkor már késő, mert az már letöltődött a helyi postaládájába.

A kérés figyelmen kívül hagyására van beállítva

Az Outlook úgy is beállítható, hogy az üzenetek ne legyenek visszahívhatók a beérkezett üzenetekből. Ha ez a címzett esetében így van, a visszahívás nem fog működni.

Átirányított levelek

Ha az e-mail címzettje olyan szabályokat állított be, hogy az üzeneteket más mappákba helyezi át, és ezek a szabályok tartalmazzák az Ön üzenetét, a visszahívás nem fog működni. Csak akkor működik, ha az üzenet olvasatlanul maradt az illető bejövő üzeneteiben.

Megakadályozza a visszahívandó e-mailek küldését

Mint láttuk, egy Outlook üzenetet vissza lehet venni, de jó eséllyel a visszahívás sikertelen lesz. A legjobb módja a sajnálatos e-mailek kezelésének, ha eleve nem küldjük el őket. Egyszerűen hangzik, de tudom, hogy nem az. A valóságban mindannyiunkkal előfordul, de van néhány dolog, amivel megelőzhetjük a küldésüket.

A következő módszer furcsán hangozhat, de hasznos: beállíthatja az Outlookot úgy, hogy az e-mail elküldése előtt késleltesse a küldést. Ez azt jelenti, hogy amikor megnyomja a küldés gombot, az üzenet egy meghatározott ideig a kimenő üzenetek között marad, mielőtt elküldi. Ez lehetőséget ad arra, hogy törölje/lemondja az e-maileket, mielőtt azok ténylegesen elküldésre kerülnek. Az ehhez szükséges utasításokat a Microsoft ebben a cikkében találja.

Véleményem szerint a legjobb, ha alaposan átnézed vagy lektorálod, amit írtál, mielőtt elküldöd. Tudom, hogy néha sietünk, de az önellenőrzés a hibák 95%-át el fogja kapni. Ha nem vagy jó a lektorálásban, próbálj ki egy nyelvtani ellenőrző programot, például a Grammarlyt, amellyel az Outlookban is átnézheted a szövegedet.

Az e-mail többszöri átolvasása sok problémát megelőzhet. Ez biztosítja, hogy tudja, mit küld ki. Ne felejtse el átnézni a címzettek listáját (még a CC listát is) és a tárgyat, mivel itt gyakran előfordulnak problémák.

Ami a csúnya e-mailt illeti, amit sajnálsz elküldeni a munkatársadnak, az egy kicsit más lehet. Azt tapasztaltam, hogy a legjobb, ha először megírod az üzenetet. Még ne címezd meg senkinek, mert nem akarod véletlenül elküldeni.

Miután megírtad, olvasd el újra. Aztán lépj el a számítógéptől vagy legalábbis az Outlooktól. 15-20 perc múlva térj vissza hozzá, és olvasd újra. Elégedett vagy azzal, amit mondtál? Így akarsz kommunikálni az illetővel?

A félreállás lehetőséget ad arra, hogy megelőzze azt a pillanat hevében kialakuló reakciót, amikor olyan dolgokat mond, amelyeket már megbánt. Ez azt is lehetővé teszi, hogy átdolgozza a szöveget, ha nyugodtabb módon tudja elmagyarázni a problémáját.

Ha úgy érzi, hogy az üzenete túl durva vagy nem megfelelő, akkor bármikor törölheti, és később írhat egy újat. Ha valóban készen áll az elküldésre, töltse ki a "Címzett" mezőt a címzett nevével, és küldje el. Ez a folyamat legalább esélyt ad arra, hogy lehiggadjon, és megbizonyosodjon arról, hogy racionális döntést hoz.

Utolsó szavak

Ha olyan e-mail miatt került bajba, amelynek elküldését megbánta, lehetséges, hogy az Outlook visszahívási funkciója segíthet eltávolítani az e-mailt, mielőtt a címzettek elolvasnák.

Erre a funkcióra semmiképpen sem szabad hagyatkoznia. Sok változó befolyásolja, hogy működjön. Nagy az esélye, hogy az illető elolvassa, mielőtt elküldhetné a visszahívási kérelmet.

A legjobb gyakorlat az, ha időt szánsz rá, lektorálod az e-maileket, és megpróbálsz nem olyan reaktív üzeneteket küldeni, amelyeken nem gondolkodtál el. Más szóval, a megelőzés a legjobb orvosság a sajnálkozó e-mailek ellen.