Току-що сте завършили съставянето на спешен имейл до колегите си и бързате да го изпратите - нямате време да го коригирате. Натискате бутона за изпращане. Веднага след това осъзнавате: изпратили сте на цялата си група информация, която не бива да виждат. Gulp .

Ако използвате Microsoft Outlook, а получателите ви използват Outlook и действате бързо, може да успеете да оттеглите съобщението, преди някой да го види.

Може да е далечен изстрел, но съм виждал, че работи. Готови ли сте да опитате? Прочетете, за да научите как.

Защо трябва да се отзова?

Понякога работя с поверителна информация и съм допускал грешката да я изпратя на грешния човек. Това вероятно е най-лошият сценарий, защото припомнянето на съобщението не винаги работи. Определено не трябва да разчитате на него, когато става въпрос за лични данни. По-долу ще разгледаме кога припомнянето работи и кога не.

От друга страна, изпращането на писма с правописни грешки не е толкова голям проблем. Да, това е смущаващо, но не е краят на света. Може дори да ви даде представа кой всъщност чете съобщенията ви, когато ги изпращате. Recall може евентуално да ви помогне да се възстановите от граматическа катастрофа, но отново не разчитайте на това.

Ето една глупост: ако сте разстроени или ядосани на някого и в разгара на момента му напишете язвително, нефилтрирано, обидно съобщение - такова, което разваля отношенията. Това може да ви постави в ранен шкаф, независимо дали става въпрос за шеф, колега, приятел или значим човек. Това ми се е случвало - наистина съжалявам, че тогава не съм имал бутон за оттегляне!

Понякога не обръщаме внимание на автоматичното попълване, когато адресираме съобщението, и твърде късно откриваме, че то е отишло до грешния човек. Получавал съм имейли, предназначени за някой друг; това се случва постоянно. Ако имате късмет, отзоваването може да сработи и да ви спаси от грешката ви.

Сигурен съм, че има и други ситуации, за които не се сещам, но вие разбирате картината. Лесно е да изпратите поща, която бихте искали да не сте изпращали. Нека разгледаме как да припомняме имейли в приложението Microsoft Outlook.

Стъпки за извикване на имейл

Следващите стъпки ще ви позволят да опит за изтегляне на имейл в Outlook. Не забравяйте, че времето е критичен фактор. Трябва да направите това, преди лицето да го отвори! Има и други фактори извън вашия контрол, които могат да доведат до неуспех на процеса. Можете да прочетете повече за тях в следващия раздел.

Ето какво да направите:

1. Изберете папката с изпратени съобщения

В навигационния панел или панела с папки в лявата част на Outlook изберете папката "Изпратени съобщения".

2. Намерете изпратеното съобщение

В списъка на изпратените елементи намерете и изберете този, който искате да припомните. Щракнете два пъти върху него, за да го отворите в собствен прозорец.

3. Изберете действие за извикване

В прозореца изберете раздела "Съобщение". След това от раздела "Преместване" изберете "Още действия за преместване".

Сега изберете "Отзоваване на това съобщение".

4. Изберете опциите

Ще трябва да решите дали искате "Изтриване на непрочетените копия на съобщението" или "Изтриване на непрочетените копия и заместване с ново съобщение". Можете също така да изберете да получите съобщение, което да ви информира дали изтеглянето е успешно. Поставете отметка в квадратчето, ако искате да получите потвърждението. Това е препоръчително, тъй като може да е единственият начин да разберете дали е успешно.

Щракнете върху "OK." Ако сте избрали да замените съобщението, ще се отвори нов прозорец със съобщението. Направете необходимите промени, след което щракнете върху "Send", когато сте готови да го изпратите.

5. Търсене на потвърждение

Ако приемем, че сте се регистрирали за получаване на известие, ще видите съобщение, което ще ви уведоми какво се е случило. В него ще бъде посочено до кого е изпратен първоначалният имейл, неговата тема и часът на изпращането му. Ще видите дали изтеглянето е било успешно, както и датата и часа на изтеглянето.

Какво е необходимо, за да работи изтеглянето

И така, ако звездите са в една линия, работи ли припомнянето на имейл? Честно казано, това е много трудно. Въпреки това е възможно, така че нека разгледаме какво трябва да се случи, за да бъде припомнянето на имейл успешно.

Приложение за Outlook

Първото изискване е, че трябва да използвате настолното приложение Microsoft Outlook. Няма да можете да припомняте от уеб интерфейса на Microsoft.

Microsoft Exchange

Трябва да използвате пощенска система Microsoft Exchange. Вие и получателят трябва да сте на един и същ Exchange сървър. Ако става въпрос за служебна ситуация, има вероятност да сте на един и същ Exchange сървър с колегите си. Това означава, че може да работи за тях, но не и за хора извън компанията.

Отворени съобщения

Изтеглянето ще работи само ако получателят все още не е отворил имейла. След като го отвори, вече е твърде късно. Той е изтеглен в местната му пощенска кутия.

Конфигуриран да игнорира заявката

Outlook може да бъде конфигуриран така, че съобщенията да не могат да бъдат изтегляни от входящата ви поща. Ако случаят е такъв за вашия получател, изтеглянето ви няма да работи.

Пренасочена поща

Ако лицето, на което изпращате имейл, има настроени правила за преместване на съобщенията в други папки и тези правила включват вашето съобщение, изтеглянето няма да работи. То работи само когато съобщението не е било прочетено и остава във входящата поща на лицето.

Предотвратяване на изпращането на имейли, които трябва да бъдат отзовани

Както видяхме, съобщението в Outlook може да бъде върнато обратно, но има голяма вероятност отзоваването да се провали. Най-добрият начин да се справите със съжалителните имейли е изобщо да не ги изпращате. Звучи просто, но знам, че не е. В действителност това се случва на всички нас, но има някои неща, които можем да направим, за да предотвратим изпращането им.

Следващият метод може да звучи странно, но е полезен: можете да конфигурирате Outlook да има забавяне, преди да изпрати имейла. Това означава, че когато натиснете бутона за изпращане, съобщението остава в папката за входящи съобщения за определено време, преди да бъде изпратено. Това ви дава възможност да изтриете/отмените имейли, преди те действително да бъдат изпратени. За инструкции как да направите това, погледнете тази статия от Microsoft.

Според мен най-доброто нещо, което трябва да направите, е да прегледате или коригирате внимателно написаното, преди да го изпратите. Знам, че понякога бързаме, но самокорекцията ще улови 95% от грешките ви. Ако не сте добри в коригирането, опитайте с програма за проверка на граматиката, като например Grammarly, която може да се използва за преглед на текста в Outlook.

Многократното препрочитане на имейла ви може да предотврати много проблеми. То гарантира, че знаете какво изпращате. Не забравяйте да прегледате списъка на получателите (дори списъка CC) и темата, тъй като именно там често възникват проблеми.

Що се отнася до неприятния имейл, който съжалявате, че сте изпратили на колегата си, това може да бъде малко по-различно. Установих, че най-доброто нещо, което можете да направите в този случай, е първо да напишете съобщението. Все още не го адресирайте до никого, тъй като не искате да го изпратите случайно.

След като сте го написали, го прочетете отново. След това се оттеглете от компютъра или поне от Outlook. Върнете се към него след около 15-20 минути и го прочетете отново. Доволни ли сте от това, което сте казали? Така ли искате да общувате с човека?

Отдалечаването ви дава възможност да предотвратите онази реакция на горещия момент, при която казвате неща, за които съжалявате. Това също така ще ви позволи да преработите текста, ако можете да измислите по-спокоен начин да обясните проблема си.

Ако смятате, че съобщението ви е твърде остро или неподходящо, винаги можете да го изтриете и да напишете ново по-късно. Ако наистина сте готови да го изпратите, попълнете полето "До" с името на получателя и го изпратете. Този процес поне ви дава възможност да се успокоите и да се уверите, че вземате рационално решение.

Заключителни думи

Ако сте в затруднено положение заради имейл, за чието изпращане съжалявате, възможно е функцията за изтегляне на Outlook да ви помогне да премахнете имейла, преди получателите да го прочетат.

Тази функция определено не е нещо, на което трябва да разчитате. Много са променливите фактори, които допринасят за функционирането ѝ. Има вероятност лицето да я прочете, преди да можете да изпратите искането за оттегляне.

Най-добрата практика е да не бързате, да проверявате имейлите си и да се стараете да не изпращате реактивни съобщения, за които не сте отделили време да помислите. С други думи, превенцията е най-доброто средство за борба със съжалителните имейли.