Ако работите с поверителни документи и информация, знаете колко е важна сигурността. Много компании и правителствени агенции имат строги правила за защита, съхранение и унищожаване на документи с висока степен на сигурност. Тези насоки са от решаващо значение, когато става въпрос за работа с поверителни документи.

Понякога се налага да предоставяме файлове, които съдържат чувствителна информация, на клиенти, потребители или на широката общественост. Когато го правим, може да възникне ситуация, в която да се наложи да ограничим достъпа им до определени части. Това може да включва поверителна, защитена или лична информация (PII). Какво следва? Трябва да зачеркване или редактиране на данни в документа. .

Файловете PDF са най-разпространеният метод за пренасяне на документи, които не могат да бъдат променяни, в мрежата. Те са широко съвместими и могат да се разглеждат на повечето компютърни системи. Лесно се създават и изпращат. Най-важното е, че трудно се променят. Накратко, можете да се чувствате достатъчно сигурни, че никой не може случайно или умишлено да промени вашия оригинал.

Има ли начини да затъмните чувствителна информация от PDF файл? Разбира се. Ето най-често срещаните начини за това.

Методи за редактиране на текст в PDF файл

Има няколко начина за затъмняване на текст в PDF. Трябва обаче да сте сигурни, че информацията, която защитавате, е наистина защитена. Тествайте направените от вас отметки, след като ги завършите.

Как? Просто отворете файла и извършете бързо текстово търсене, като използвате всички ключови думи, които се опитвате да редактирате. Ако търсенето излезе празно, ще знаете, че сте в безопасност. Запомнете: проверявайте това, което очаквате.

Методът на Adobe Acrobat Pro

Ако притежавате Adobe Acrobat Pro, зачеркването на текста е лесно. Acrobat Pro съдържа инструменти за редактиране; всичко, което трябва да направите, е да ги използвате. Използвайте следните стъпки:

Стъпка 1: Направете копие на оригинала

Това е много важно. Не искате да правите промени и след това да изгубите оригиналния си файл. За копието може да искате да използвате името на оригиналния файл и да добавите "-redacted" към името на новия файл. Сега можете да правите промени и все пак да имате оригинала, към който да се върнете, ако допуснете грешки.

Стъпка 2: Отворете файла в Adobe Acrobat Pro и отворете инструмента Redact

Щракнете върху раздела/менюто "Инструменти". След като се отвори, изберете инструмента "Redact" (Редактиране). Ако не го виждате веднага на екрана, щракнете върху бутона "Show more" (Покажи повече). След това трябва да го видите в списъка с инструменти.

Стъпка 3: Изберете текста за редактиране

В лентата с инструменти за редактиране, намираща се непосредствено над документа, щракнете върху "Маркиране за редактиране". Ще бъдете подканени от изскачащ прозорец. Изберете "ОК". Изберете текста, който искате да затъмните, като щракнете два пъти или плъзнете показалеца на мишката върху него.

Стъпка 4: Натиснете "Приложи"

В лентата с инструменти за редактиране щракнете върху "Приложи." След това щракнете върху "ОК", за да потвърдите.

Стъпка 5: Премахване на скритата информация

Тя ще ви попита дали искате да премахнете скритата информация от вашия PDF файл. Ако изберете "да", тя ще премахне метаданните, които съдържат статистически данни за документа. Тези метаданни могат да включват кой го е създал, кога е създаден и историята на ревизиите му. Това винаги е добре да се направи за редактирано копие.

Стъпка 6: Тестване на редактирането

Тествайте редактирането, като потърсите думите, фразите или имената, които сте затъмнили. Ако е успешно, търсенето трябва да излезе с 0 резултата. Това също така гарантира, че не сте пропуснали елементи, които сте искали да бъдат скрити.

Инструментът за редактиране в Adobe Acrobat Pro може да премахне всеки случай на дума, фраза или име. Инструментът може също така да зачеркне един и същ раздел на страница в целия документ. Това работи добре за текст в заглавието или в долния колонтитул.

Алтернативни методи

Единствената забележка е, че той изисква да притежавате Adobe Acrobat Pro. Този инструмент изисква да имате платен месечен абонамент. Ако правите това за работата си и компанията ви плаща за него, това може да не е проблем.

Ако не разполагате с този инструмент, има и други начини за зачеркване на текст в PDF файл.

Методът за заснемане на екрана

Ето най-простият начин за редактиране на текст в PDF чрез заснемане на екрана.

1. Отворете вашия PDF файл с избрания от вас Adobe Viewer.
2. Настройте коефициента на увеличение, така че цялата страница да се побере на екрана.
3. Направете екранна снимка на всяка страница. Запишете всяка от тях като файл с изображение. Можете да направите това с помощта на SnagIt или инструмента Snipping Tool, предоставен от Windows.
4. Отворете файловете с изображения в избрания от вас редактор на изображения.
5. Използвайте софтуера за редактиране на изображения, за да затъмните текста, който трябва да бъде редактиран - изтрийте областите или използвайте четка за рисуване. Може да използвате черен правоъгълник с черно запълване, за да очертаете думите и да ги прикриете. Само се уверете, че сте премахнали или напълно покрили текста.
6. Тествайте редакциите, за да се уверите, че думите наистина не могат да се четат. Увеличете редакцията си и се уверете, че не можете да я прочетете. В някои случаи, ако използвате инструмент за запълване и цветът е малко по-различен от този на текста, може да успеете да прочетете думите, когато увеличите мащаба.
7. Запазете файла в случай, че се наложи да направите допълнителни промени.
8. Ако редакторът на изображения ви позволява да запазите файла като PDF, направете го.
9. Ако редакторът на изображения не ви позволява да запазвате PDF файлове, изберете цялото изображение, след което го копирайте.
10. Отворете текстов редактор, като например Microsoft Word или Google Docs, и поставете изображението в текстовия редактор. Може да се наложи да коригирате размера на изображението в текстовия редактор, за да може то да се побере или да запълни страницата.
11. Ако имате няколко страници, повторете процедурата за всяка страница, като поставяте всяко ново изображение в текстовия редактор като нова страница.
12. След като въведете всички страници в текстовия си редактор, запишете документа в PDF формат. Това може да стане както с MS Word, така и с Google Docs.
13. Сега ще имате редактирана версия на вашия PDF файл.

Този метод може да отнеме доста време. Ако имате много страници, ще стане много досаден. Ако имате само една страница или само няколко страници, това е удобно решение. Само не забравяйте да проверите дали текстът е нечетим, когато го увеличите.

Метод за отпечатване, маркиране и сканиране

Този метод е малко по-бърз и лесен, ако имате голям документ с много страници.

1. Отворете PDF файла в избраната от вас програма за преглед на PDF файлове.
2. Отпечатайте PDF файла.
3. Използвайте качествен черен маркер, за да зачеркнете всичко, което искате да бъде редактирано.
4. Сканирайте документа със скенер. Ако нямате скенер, използвайте телефона си или цифров фотоапарат, за да направите снимки на страниците.
5. Отворете всяко от изображенията, изберете ги, копирайте и поставете всяко от тях в текстов редактор, например MS Word или Google Docs.
6. След като всички изображения са вмъкнати в редактора, запишете файла като PDF.
7. Уверете се, че редактираният текст е нечетим, като увеличите мащаба и се уверите, че не можете да видите или прочетете нито една дума.

Този метод също може да отнеме известно време, но ще бъде много по-лесен, ако имате няколко страници за редактиране.

Заключителни думи

В тази статия ви показахме три метода за зачеркване на текст в PDF файл. Първият изисква да разполагате с платена версия на Adobe Acrobat. Той е най-лесният, въпреки че е свързан с такса. Ако редактирането на PDF файлове е нещо, което правите редовно, може би си заслужава да инвестирате. Използването на Acrobat Pro прави процеса бърз и безболезнен.

Ако не желаете да закупите Acrobat Pro, другите два метода ще работят. Само се уверете, че сте си осигурили достатъчно време; и двата метода са много по-сложни. Когато използвате някой от тези три метода, винаги трябва да проверявате дали информацията е изцяло редактирана, преди да изпратите документите.

Надяваме се, че тази статия ще ви помогне да защитите поверителните данни във вашите PDF документи. Както винаги, моля, уведомете ни, ако имате въпроси или коментари.