آپ نے ابھی اپنے ساتھیوں کو ایک فوری ای میل تحریر کرنا مکمل کیا ہے، اور آپ اسے بھیجنے کی جلدی میں ہیں — پروف ریڈ کرنے کا وقت نہیں ہے۔ آپ بھیجیں بٹن کو دبائیں گے۔ پھر، اس کے فوراً بعد، احساس ہوا: آپ نے اپنی پوری گروپ کی معلومات بھیجی جو انہیں نہیں دیکھنی چاہیے۔ Gulp .

آپ کیا کرتے ہیں؟ اگر آپ مائیکروسافٹ آؤٹ لک استعمال کر رہے ہیں، اور آپ کے وصول کنندگان آؤٹ لک استعمال کر رہے ہیں، اور آپ تیزی سے کارروائی کرتے ہیں، تو ہو سکتا ہے کہ آپ پیغام کو کسی کے دیکھنے سے پہلے ہی یاد کر سکیں۔

یہ ایک طویل شاٹ ہو سکتا ہے—لیکن میں اسے کام کرتے دیکھا ہے۔ اسے آزمانے کے لیے تیار ہیں؟ طریقہ جاننے کے لیے پڑھیں۔

مجھے یاد کرنے کی ضرورت کیوں پڑے گی؟

میں بعض اوقات حساس معلومات کے ساتھ کام کرتا ہوں، اور میں نے اسے غلط شخص کو بھیجنے کی غلطی کی ہے۔ یہ شاید ایک بدترین صورت حال ہے کیونکہ پیغام کو یاد کرنا ہمیشہ کام نہیں کرتا۔ جب نجی ڈیٹا کی بات آتی ہے تو آپ کو یقینی طور پر اس پر بھروسہ نہیں کرنا چاہئے۔ ہم ذیل میں اس پر ایک نظر ڈالیں گے کہ کب یاد آتے ہیں اور کب کام نہیں کرتے۔

دوسری طرف، ٹائپ کی غلطیوں کے ساتھ میل بھیجنا اتنا بڑا معاملہ نہیں ہے۔ جی ہاں، یہ شرمناک ہے، لیکن یہ دنیا کا خاتمہ نہیں ہے۔ یہ آپ کو اندازہ بھی دے سکتا ہے کہ جب آپ آپ کے پیغامات بھیجتے ہیں تو اصل میں کون پڑھتا ہے۔ یاد کرنا ممکنہ طور پر گرامر کی تباہی سے صحت یاب ہونے میں آپ کی مدد کر سکتا ہے—لیکن ایک بار پھر، اس پر بھروسہ نہ کریں۔

یہاں ایک جھنجھلاہٹ ہے: اگر آپ کسی سے ناراض یا ناراض ہیں اور، اس لمحے کی گرمی میں، انہیں لکھیں۔ ایک سخت، غیر فلٹرڈ، تکلیف دہ پیغام — وہ قسم جو ٹوٹ جاتی ہے۔تعلقات یہ آپ کو تکلیف دہ لاکر میں ڈال سکتا ہے، چاہے وہ باس، ساتھی کارکن، دوست، یا کوئی اور اہم ہو۔ یہ میرے ساتھ ہوا ہے — میری واقعی خواہش ہے کہ اس وقت میرے پاس یاد کرنے کا بٹن ہوتا!

بعض اوقات جب ہم پیغام کو ایڈریس کرتے ہیں تو ہم آٹو فل پر توجہ نہیں دیتے ہیں اور بہت دیر سے پتہ چلتا ہے کہ یہ غلط شخص. میں نے کسی اور کے لیے ای میلز حاصل کیے ہیں؛ یہ ہر وقت ہوتا ہے. اگر آپ خوش قسمت ہیں، تو یادداشت کام کر سکتی ہے اور آپ کو آپ کی غلطی سے بچا سکتی ہے۔

مجھے یقین ہے کہ ایسی دوسری صورتیں ہیں جن کے بارے میں میں سوچ نہیں رہا ہوں، لیکن آپ کو تصویر مل جائے گی۔ ایک میل بھیجنا آسان ہے جو آپ کی خواہش ہے کہ آپ نے نہ بھیجی ہوتی۔ آئیے ایک نظر ڈالتے ہیں کہ مائیکروسافٹ آؤٹ لک ایپلیکیشن میں ای میلز کو کیسے یاد کیا جائے۔

ای میل کو یاد کرنے کے اقدامات

مندرجہ ذیل اقدامات آپ کو ای میل کو یاد کرنے کی کوشش کرنے کی اجازت دیں گے۔ آؤٹ لک میں یاد رکھیں کہ وقت ایک اہم عنصر ہے۔ آپ کو یہ کرنا چاہیے اس سے پہلے کہ وہ شخص اسے کھولے! آپ کے قابو سے باہر دوسرے عوامل بھی ہیں جو عمل کو ناکام کرنے کا سبب بن سکتے ہیں۔ آپ اگلے سیکشن میں ان کے بارے میں مزید پڑھ سکتے ہیں۔

یہاں کیا کرنا ہے:

1۔ بھیجے گئے آئٹمز فولڈر کو منتخب کریں

آؤٹ لک کے بائیں جانب نیویگیشن یا فولڈر پین میں، "بھیجے ہوئے آئٹمز" فولڈر کو منتخب کریں۔

2۔ بھیجے گئے پیغام کو تلاش کریں

بھیجے گئے آئٹمز کی فہرست میں، جس کو آپ یاد کرنا چاہتے ہیں اسے تلاش کریں اور منتخب کریں۔ اسے اس کی اپنی ونڈو میں کھولنے کے لیے ڈبل کلک کریں۔

3۔ ایکشن ٹو کو منتخب کریں۔یاد کریں

ونڈو میں، "پیغام" ٹیب کو منتخب کریں۔ اس کے بعد، "منتقل کریں" سیکشن سے، "مزید حرکت کی کارروائیاں" کو منتخب کریں۔

اب منتخب کریں "اس پیغام کو یاد کریں۔"

4۔ اختیارات منتخب کریں

آپ کو یہ فیصلہ کرنے کی ضرورت ہوگی کہ آیا آپ "پیغام کی بغیر پڑھی ہوئی کاپیاں حذف کرنا" یا "بغیر پڑھی ہوئی کاپیاں حذف کریں اور نئے پیغام سے تبدیل کریں۔" آپ ایک پیغام وصول کرنے کا بھی انتخاب کر سکتے ہیں جس سے آپ کو آگاہ کیا جائے کہ آیا واپسی کامیاب ہو گئی ہے۔ اگر آپ تصدیق حاصل کرنا چاہتے ہیں تو باکس کو چیک کریں۔ اس کی سفارش کی جاتی ہے کیونکہ یہ واحد طریقہ ہوسکتا ہے جسے آپ جانتے ہوں کہ یہ کام کرتا ہے۔

کلک کریں، "ٹھیک ہے۔" اگر آپ نے پیغام کو تبدیل کرنے کا انتخاب کیا ہے، تو یہ پیغام کے ساتھ ایک نئی ونڈو کھولے گا۔ ضروری تبدیلیاں کریں، پھر جب آپ بھیجنے کے لیے تیار ہوں تو "بھیجیں" پر کلک کریں۔

5۔ تصدیق کے لیے دیکھیں

یہ فرض کرتے ہوئے کہ آپ نے اطلاع کے لیے سائن اپ کیا ہے، آپ کو ایک پیغام نظر آئے گا جو آپ کو بتائے گا کہ کیا ہوا ہے۔ یہ آپ کو بتائے گا کہ اصل ای میل کس کو بھیجا گیا تھا، اس کا موضوع، اور اسے بھیجنے کا وقت۔ یاد کرنے کی تاریخ اور وقت کے ساتھ ساتھ آپ دیکھیں گے کہ کیا واپسی کامیاب رہی۔

آپ کو کام کرنے کے لیے یاد کرنے کی کیا ضرورت ہے

لہذا، اگر ستارے سیدھے ہیں، تو یاد کرنے سے ایک ای میل کام؟ سچ پوچھیں تو یہ ایک کریپ شوٹ ہے۔ اس نے کہا، یہ ممکن ہے، تو آئیے اس پر ایک نظر ڈالتے ہیں کہ کامیاب ہونے کے لیے ای میل کو یاد کرنے کے لیے کیا ہونا چاہیے۔

Outlook App

پہلی ضرورت یہ ہے کہ آپ کو مائیکروسافٹ استعمال کرنا چاہیے۔آؤٹ لک ڈیسک ٹاپ ایپلی کیشن۔ آپ Microsoft کے ویب انٹرفیس سے یاد نہیں کر پائیں گے۔

Microsoft Exchange

آپ کو Microsoft Exchange میل سسٹم استعمال کرنا چاہیے۔ آپ اور وصول کنندہ کا ایک ہی ایکسچینج سرور پر ہونا چاہیے۔ اگر یہ کام کی صورت حال ہے، تو اس بات کا امکان ہے کہ آپ اسی ایکسچینج سرور پر ہوں گے جیسے آپ کے ساتھی کارکنان۔ اس کا مطلب ہے کہ یہ ان کے لیے کام کر سکتا ہے، لیکن آپ کی کمپنی سے باہر کسی کے ساتھ نہیں۔

کھلے ہوئے پیغامات

ریکال صرف اس صورت میں کام کرے گا جب وصول کنندہ نے ابھی تک ای میل نہیں کھولی ہے۔ . ایک بار جب وہ اسے کھولتے ہیں، تب بہت دیر ہو چکی ہوتی ہے۔ اسے ان کے مقامی ان باکس میں ڈاؤن لوڈ کر دیا گیا ہے۔

درخواست کو نظر انداز کرنے کے لیے ترتیب دیا گیا ہے

Outlook کو کنفیگر کیا جا سکتا ہے تاکہ پیغامات آپ کے ان باکس سے واپس نہ لیے جا سکیں۔ اگر آپ کے وصول کنندہ کے لیے ایسا ہے تو، آپ کا یاد کرنا کام نہیں کرے گا۔

ری ڈائریکٹڈ میل

اگر آپ جس شخص کو ای میل کر رہے ہیں تو اس کے پاس پیغامات کو دوسرے فولڈرز میں منتقل کرنے کے لیے اصول مرتب کیے گئے ہیں۔ ، اور ان اصولوں میں آپ کا پیغام شامل ہے، یاد کرنا کام نہیں کرے گا۔ یہ تب ہی کام کرتا ہے جب پیغام بغیر پڑھا ہوا ہو اور اس شخص کے ان باکس میں رہتا ہو۔

ای میل بھیجنے سے روکیں جسے واپس بلانے کی ضرورت ہے

جیسا کہ ہم نے دیکھا ہے، آؤٹ لک پیغام کو واپس لیا جا سکتا ہے، لیکن یاد کرنے کے ناکام ہونے کا ایک اچھا موقع ہے۔ افسوسناک ای میلز سے نمٹنے کا بہترین طریقہ یہ ہے کہ انہیں پہلے نہ بھیجیں۔ یہ آسان لگتا ہے، لیکن میں جانتا ہوں کہ ایسا نہیں ہے۔ حقیقت میں، یہ ہم سب کے ساتھ ہوتا ہے، لیکنکچھ چیزیں ہیں جو ہم انہیں بھیجنے سے روکنے کے لیے کر سکتے ہیں۔

مندرجہ ذیل طریقہ عجیب لگ سکتا ہے، لیکن یہ مددگار ہے: آپ آؤٹ لک کو ای میل بھیجنے سے پہلے اس میں تاخیر کے لیے ترتیب دے سکتے ہیں۔ اس کا مطلب ہے کہ جب آپ بھیجیں بٹن کو دباتے ہیں، تو پیغام بھیجنے سے پہلے ایک مقررہ وقت تک آپ کے آؤٹ باکس میں رہتا ہے۔ اس سے آپ کو ای میلز کو اصل میں بھیجے جانے سے پہلے حذف/منسوخ کرنے کا موقع ملتا ہے۔ ایسا کرنے کے طریقے کے بارے میں ہدایات کے لیے، مائیکروسافٹ کے اس مضمون پر ایک نظر ڈالیں۔

میری رائے میں، سب سے بہتر کام یہ ہے کہ آپ نے جو لکھا ہے اسے بھیجنے سے پہلے اس کا اچھی طرح سے جائزہ لیں یا اس کی پروف ریڈ کریں۔ میں جانتا ہوں کہ بعض اوقات ہم جلدی میں ہوتے ہیں، لیکن خود پروف ریڈنگ آپ کی 95% غلطیوں کو پکڑ لے گی۔ اگر آپ پروف ریڈنگ میں اچھے نہیں ہیں، تو گرائمر چیکر کو آزمائیں جیسا کہ Grammarly، جسے Outlook میں آپ کے متن کا جائزہ لینے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔

اپنی ای میل کو متعدد بار دوبارہ پڑھنے سے بہت سے مسائل سے بچا جا سکتا ہے۔ یہ یقینی بناتا ہے کہ آپ جانتے ہیں کہ آپ کیا بھیج رہے ہیں۔ وصول کنندگان کی فہرست (یہاں تک کہ CC فہرست) اور موضوع کا جائزہ لینا نہ بھولیں، کیونکہ یہ وہ جگہ ہے جہاں اکثر مسائل پیش آتے ہیں۔

جہاں تک آپ کو اپنے ساتھی کارکن کو بھیجنے پر افسوسناک ای میل کا تعلق ہے، کہ تھوڑا مختلف ہو سکتا ہے. میں نے محسوس کیا ہے کہ اس کے لیے سب سے بہتر کام یہ ہے کہ سب سے پہلے پیغام لکھیں۔ اسے ابھی تک کسی کو مت بتائیں، کیوں کہ آپ اسے حادثاتی طور پر نہیں بھیجنا چاہتے۔

ایک بار جب آپ اسے لکھ لیں تو اسے دوبارہ پڑھیں۔ پھر اپنے کمپیوٹر سے یا کم از کم آؤٹ لک سے ہٹ جائیں۔ آؤتقریباً 15 سے 20 منٹ بعد اس پر واپس جائیں اور اسے دوبارہ پڑھیں۔ کیا آپ اپنی بات سے خوش ہیں؟ کیا آپ اس شخص سے اس طرح بات چیت کرنا چاہتے ہیں؟

ہٹ جانا آپ کو ایک موقع فراہم کرتا ہے کہ آپ اس لمحے کے شدید ردعمل کو روک سکیں جہاں آپ ایسی باتیں کہتے ہیں جس پر آپ کو افسوس ہوتا ہے۔ یہ آپ کو متن پر نظر ثانی کرنے کی بھی اجازت دے گا اگر آپ اپنے مسئلے کی وضاحت کے لیے کسی پرسکون طریقے کے بارے میں سوچ سکتے ہیں۔

اگر آپ کو لگتا ہے کہ آپ کا پیغام بہت سخت ہے یا مناسب نہیں ہے، تو آپ اسے ہمیشہ حذف کر سکتے ہیں اور ایک نیا لکھ سکتے ہیں۔ ایک بعد میں اگر آپ واقعی اسے بھیجنے کے لیے تیار ہیں، تو وصول کنندہ کے نام کے ساتھ "ٹو" فیلڈ کو پُر کریں اور اسے بھیج دیں۔ یہ عمل کم از کم آپ کو ٹھنڈا ہونے اور اس بات کو یقینی بنانے کا ایک موقع فراہم کرتا ہے کہ آپ عقلی فیصلہ کر رہے ہیں۔

حتمی الفاظ

اگر آپ کسی ای میل کی وجہ سے بندھے ہوئے ہیں تو آپ کو پچھتاوا ہے، یہ ہے ممکن ہے کہ آؤٹ لک کی یاد کرنے کی خصوصیت وصول کنندگان کے پڑھنے سے پہلے ای میل کو ہٹانے میں آپ کی مدد کر سکے۔

یہ فیچر یقینی طور پر ایسی چیز نہیں ہے جس پر آپ کو بھروسہ کرنا چاہیے۔ بہت سے متغیرات اسے کام کرنے میں مصروف ہیں۔ امکان ہے کہ وہ شخص اسے پڑھ لے گا اس سے پہلے کہ آپ واپسی کی درخواست بھیج سکیں۔

بہترین عمل یہ ہے کہ آپ اپنا وقت نکالیں، اپنی ای میلز کو پروف ریڈ کریں، اور ایسے رد عمل والے پیغامات نہ بھیجنے کی کوشش کریں جن کے بارے میں سوچنے میں آپ نے وقت نہیں گزارا ہے۔ . دوسرے الفاظ میں، روک تھام افسوسناک ای میلز کا بہترین علاج ہے۔