หากคุณเป็นผู้ใช้อีเมลเป็นประจำ คุณอาจเคยเห็นอีเมลจากเพื่อนร่วมงาน เพื่อนร่วมงาน เพื่อน หรือครอบครัวที่มีลายเซ็นในตอนท้าย อาจให้ชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ ตำแหน่งงาน และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ลายเซ็นสามารถทำให้อีเมลดูเป็นมืออาชีพอย่างยิ่ง

ในขณะที่การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ส่วนใหญ่อยู่ในรูปแบบของการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที การส่งข้อความ วิดีโอแชท หรือโซเชียลมีเดีย อีเมลยังคงใช้กันอย่างแพร่หลายในโลกธุรกิจ ด้วยเหตุนี้ จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีเครื่องหมายที่ดูเป็นมืออาชีพและโดดเด่นและทำให้ผู้อื่นรู้ว่ากำลังสื่อสารกับใคร

คุณเป็นผู้ใช้ Outlook หรือไม่ การสร้างลายเซ็นอีเมลใน Microsoft Outlook นั้นค่อนข้างง่าย สามารถทำได้ในเวลาเพียงไม่กี่นาที

หากคุณมีอยู่แล้ว และคุณลืมวิธีเปลี่ยน เราจะแสดงวิธีให้คุณทราบ มาดูวิธีเพิ่มหรือแก้ไขลายเซ็นอีเมลของคุณกัน หลังจากนั้น เราได้รวมหมายเหตุบางส่วนเกี่ยวกับวิธีทำให้ลายเซ็นดูเป็นมืออาชีพ

เพิ่มลายเซ็นใน Microsoft Outlook

การเพิ่มลายเซ็นใน Outlook เป็นขั้นตอนที่ค่อนข้างตรงไปตรงมา เราจะดำเนินการนี้ใน Outlook เวอร์ชันเว็บ แต่ก็สามารถทำได้โดยใช้ขั้นตอนเกือบเหมือนกันภายในแอป Outlook ภาพหน้าจอในบทความนี้มาจาก Outlook เวอร์ชันเว็บ

ขั้นตอนที่ 1: เข้าสู่ระบบ Microsoft Outlook

ลงชื่อเข้าใช้ Microsoft Outlook

ขั้นตอนที่ 2 : เปิดการตั้งค่า Outlook

เปิดการตั้งค่าบัญชีของคุณ ทำได้โดยคลิกที่ไอคอนการตั้งค่าที่มุมขวาบนของเบราว์เซอร์ของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: คลิกที่ “ดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมด”

ขั้นตอนที่ 4: คลิกที่ Mail – เขียนและตอบกลับ

ในเมนูการตั้งค่า คลิกที่ “Mail” จากนั้นเลือก “เขียนและตอบกลับ” ที่ด้านบนของหน้าต่างทางด้านขวาของหน้าจอ คุณจะเห็นส่วน "ลายเซ็นอีเมล" ทันที

ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มข้อมูลลายเซ็นของคุณ

เพิ่มทั้งหมด สิ่งที่คุณต้องการให้แสดงในลายเซ็นของคุณ ดูส่วนด้านล่างเกี่ยวกับวิธีตรวจสอบให้แน่ใจว่าแบบอักษรของคุณดูเป็นมืออาชีพ

คุณสามารถเปลี่ยนแบบอักษรและใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบข้อความมาตรฐานอื่นๆ นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มรูปภาพได้หากต้องการ

ขั้นตอนที่ 6: เลือกตัวเลือก

เลือกตัวเลือกเพื่อกำหนดว่าควรใช้ลายเซ็นเมื่อใด สามารถรวมอยู่ในข้อความใหม่และข้อความที่คุณตอบกลับหรือส่งต่อ

ขั้นตอนที่ 7: บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

อย่าลืมคลิกปุ่ม "บันทึก" ใน มุมขวาล่าง เมื่อคุณบันทึก คุณก็เสร็จสิ้น คุณควรมีลายเซ็นที่ดูเป็นมืออาชีพในอีเมลของคุณ

อัปเดตลายเซ็น Microsoft Outlook

หากคุณไม่พอใจกับรูปลักษณ์ของลายเซ็นใหม่ ไม่ต้องกังวล ง่ายต่อการแก้ไข เป็นเรื่องปกติที่ต้องทำการเปลี่ยนแปลงเมื่อข้อมูลการติดต่อเปลี่ยนแปลง คุณได้รับตำแหน่งงานใหม่ หรือคุณเพียงแค่ต้องการเปลี่ยนเพิ่มขึ้นเล็กน้อย

หากต้องการอัปเดต เพียงทำตามขั้นตอนเดียวกับที่ใช้สร้างรายการใหม่ เมื่อคุณไปที่ส่วนลายเซ็นของการตั้งค่า (ขั้นตอนที่ 4) ให้คลิกที่หน้าต่างข้อความทางด้านขวา จากนั้นแก้ไขกล่องข้อความให้มีลักษณะตามที่คุณต้องการ มันง่ายมาก อย่าลืมบันทึกการตั้งค่าของคุณ

วิธีทำให้ลายเซ็น Outlook ดูเป็นมืออาชีพ

มีหลายวิธีที่จะทำให้ลายเซ็นอีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพ ลำดับความสำคัญสูงสุดของคุณ: ใส่ชื่อนามสกุลของคุณตามด้วยงานหรือตำแหน่งของคุณ จากนั้นข้อมูลติดต่อ ต่อไปนี้คือรายการที่จะเพิ่มมูลค่ามากที่สุด

1. ชื่อ

คุณอาจต้องการใช้ชื่อที่เป็นทางการของคุณ ไม่ใช้ชื่อเล่นหรือชื่อย่อใดๆ เว้นแต่คุณจะมีสภาพแวดล้อมการทำงานหรือลูกค้าที่เป็นกันเองมากกว่า

2. ชื่อเรื่อง

สิ่งนี้อาจมีความสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่อาจไม่รู้จักคุณดีหรือไม่รู้จัก เคยร่วมงานกับคุณ

3. ชื่อบริษัท

หากคุณทำงานให้กับบริษัท ผู้รับจำเป็นต้องทราบชื่อของบริษัท หากคุณไม่ได้ทำงานให้กับบริษัท คุณอาจใส่คำว่า "ผู้รับเหมาอิสระ" หรือ "นักพัฒนาอิสระ" คุณอาจละเว้นส่วนนี้หากคุณไม่ได้เป็นตัวแทนของบริษัท

เมื่อเพิ่มข้อมูลบริษัท คุณอาจพิจารณาเพิ่มโลโก้บริษัทของคุณ ตรวจสอบกับบริษัทของคุณก่อนเพื่อดูว่าพวกเขามีสิ่งที่ต้องการให้คุณรวมไว้หรือไม่

4. การรับรอง

คุณอาจแสดงรายการการรับรองใดๆ ที่คุณหรือบริษัทของคุณมี ใบรับรองอาจมาพร้อมกับโลโก้หรือสัญลักษณ์ที่สามารถเพิ่มได้เช่นกัน

5. ข้อมูลการติดต่อ

นี่อาจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุด ให้ทางเลือกอื่นในการติดต่อกับคุณ เพิ่มหมายเลขโทรศัพท์ เว็บไซต์ธุรกิจของคุณ หรือวิธีการอื่นๆ ที่คุณอาจมี คุณอาจใส่ที่อยู่อีเมลของคุณด้วยแม้ว่าจะอยู่ในข้อความในส่วน "จาก" แล้ว การมีไว้ที่นั่นในที่ที่คนอื่นสามารถเห็นและเข้าถึงได้โดยง่ายก็ไม่ใช่เรื่องเสียหาย

6. โซเชียลมีเดีย

พิจารณาเชื่อมโยงไปยังบัญชีโซเชียลมีเดียระดับมืออาชีพ เช่น LinkedIn หรือบัญชีอื่น ๆ ที่เป็นตัวแทน ธุรกิจของคุณ

7. รูปถ่าย

รูปถ่ายของคุณเป็นตัวเลือก แต่เป็นการดีที่ผู้คนจะได้เห็นว่าพวกเขากำลังติดต่อสื่อสารกับใคร หากวัฒนธรรมองค์กรของคุณเป็นแบบทางการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ภาพถ่ายที่ดูเป็นมืออาชีพ

สิ่งที่คุณไม่ควรรวมไว้ในลายเซ็น Outlook

อย่างที่คุณเห็น ส่วนลายเซ็นจะช่วยให้คุณ เพื่อเพิ่มข้อความหรือรูปภาพมากมาย แต่ก็ไม่มีอะไรผิดที่จะทำให้มันเรียบง่าย เป้าหมายคือการให้ข้อมูลที่เพิ่มมูลค่าสูงสุดให้กับข้อความของคุณ

อย่าหักโหม ถ้าใส่เยอะไปอาจดูรกได้ ข้อมูลที่มากเกินไปอาจทำให้ผู้รับเพิกเฉยต่อข้อมูลนั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขากำลังเร่งรีบ

คุณมักจะเห็นผู้คนใส่คำพูดบางประเภทหรือพูดในลายเซ็นอีเมลของพวกเขา ฉันไม่แนะนำสิ่งนี้เว้นแต่จะเป็นคำขวัญหรือสโลแกนของบริษัทของคุณ คำคมมักจะแสดงความคิดเห็น การเมือง หรือความขัดแย้ง; คุณอาจเสี่ยงต่อการรุกรานใครบางคน หากคุณต้องการเป็นมืออาชีพ คำพูดเป็นสิ่งที่คุณควรหลีกเลี่ยง

สิ่งสุดท้ายที่ควรคำนึงถึง: หลีกเลี่ยงการทำให้ลายเซ็นของคุณเสียสมาธิเกินไป คุณต้องการให้เป็นที่สังเกต แต่คุณไม่ต้องการให้สะดุดตาจนทำให้ข้อความของคุณหายไป

ลายเซ็นควรบอกคนอื่นว่าคุณเป็นใคร คุณทำอะไร ทำงานให้กับใคร ติดต่อคุณได้อย่างไร และอาจเป็นไปได้ว่าเหตุใดพวกเขาจึงไว้วางใจคุณได้

ทำไมคุณถึงต้องการลายเซ็นอีเมลสำหรับ Outlook

มีเหตุผลดีๆ บางประการที่ควรมีชื่อเล่นที่จัดรูปแบบไว้ล่วงหน้า แม้ว่าสิ่งเหล่านี้อาจดูเรียบง่าย แต่อย่าประเมินความสำคัญของสิ่งเหล่านี้ต่ำไป

ดังที่เราได้เห็นไปแล้ว ลายเซ็นอีเมลทำให้ข้อความของคุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น ลายเซ็นสามารถช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าได้

แม้ว่าอาจดูเหมือนไม่มาก แต่การส่งอีเมลหลายฉบับและการเพิ่มชื่อและรายละเอียดอื่นๆ ของคุณอย่างต่อเนื่องอาจทำให้งานอื่นๆ หายไป ด้วยค่าเริ่มต้นที่สร้างไว้ล่วงหน้า สิ่งที่คุณต้องทำน้อยลงหนึ่งอย่างสำหรับแต่ละข้อความ

ลายเซ็นยังช่วยให้แน่ใจว่าชื่อและรายละเอียดอื่นๆ ของคุณจะรวมอยู่ในอีเมลแต่ละฉบับเสมอ คุณจะไม่ลืมที่จะเพิ่มข้อมูลการติดต่อที่สำคัญทั้งหมดของคุณ ลายเซ็นมาตรฐานช่วยรักษาข้อมูลที่ติดต่อของคุณให้คงที่เพื่อให้คุณรู้จักคุณกำลังส่งสิ่งเดียวกันไปยังผู้รับแต่ละคน

มีเหตุผลประการสุดท้าย: ผู้รับจะรู้ว่าตนได้รับข้อความจากใคร ที่อยู่อีเมลมักจะเป็นส่วนที่สับสนของชื่อของเรารวมกับตัวเลขหรือตัวอักษรอื่นๆ

ด้วยเหตุนี้ ผู้ที่ได้รับข้อความอาจไม่ทราบชื่อและนามสกุลของคุณ ลายเซ็นที่เป็นทางการช่วยให้ผู้รับรู้ว่าคุณเป็นใคร

คำสุดท้าย

ลายเซ็นอีเมล Outlook เป็นส่วนสำคัญในการสื่อสารของคุณ ให้ข้อมูลเกี่ยวกับคุณและช่วยให้ผู้อ่านมีวิธีอื่นในการติดต่อคุณ ช่วยประหยัดเวลาในการพิมพ์และส่งอีเมลเนื่องจากคุณไม่ต้องกรอกข้อความซ้ำๆ อย่างต่อเนื่อง

เมื่อคุณตั้งค่าลายเซ็น Outlook แล้ว อย่าลืมตรวจทานบ่อยๆ และตรวจดูให้แน่ใจว่าคุณใช้ลายเซ็นนี้ต่อไป หากมีการเปลี่ยนแปลง

หวังว่าบทความนี้จะช่วยคุณตั้งค่าลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพใน Outlook โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อเราหากมีคำถามหรือความคิดเห็นใดๆ