Სარჩევი
თქვენ ახლა დაასრულეთ სასწრაფო ელფოსტის შედგენა თქვენი კოლეგებისთვის და ჩქარობთ მის გაგზავნას - კორექტირების დრო არ არის. თქვენ დააჭირეთ გაგზავნის ღილაკს. ამის შემდეგ, დაუყოვნებლივ, რეალიზება ხდება: თქვენ გაგზავნეთ მთელი ჯგუფის ინფორმაცია, რომელიც მათ არ უნდა ნახონ. გულპ .
რას აკეთებ? თუ თქვენ იყენებთ Microsoft Outlook-ს, ხოლო თქვენი მიმღებები იყენებენ Outlook-ს და თქვენ სწრაფად მიიღებთ ზომებს, შესაძლოა შეგეძლოთ შეტყობინების გახსენება მანამ, სანამ ვინმე დაინახავს მას.
ეს შეიძლება იყოს შორს, მაგრამ მე. ვნახე რომ მუშაობს. მზად ხართ სცადოთ? წაიკითხეთ, რომ გაიგოთ, როგორ.
რატომ მჭირდება გახსენება?
ხანდახან ვმუშაობ სენსიტიურ ინფორმაციას და შევცდი, რომ ის არასწორ ადამიანთან გავგზავნე. ეს ალბათ ყველაზე უარესი სცენარია, რადგან შეტყობინების გახსენება ყოველთვის არ მუშაობს. თქვენ ნამდვილად არ უნდა დაეყრდნოთ მას, როდესაც საქმე ეხება პირად მონაცემებს. ქვემოთ განვიხილავთ, როდის მუშაობს და როდის არ მუშაობს გამოხმაურება.
წერილის გაგზავნა ბეჭდვითი შეცდომებით, მეორე მხრივ, არც ისე დიდი საქმეა. დიახ, უხერხულია, მაგრამ ეს არ არის სამყაროს დასასრული. შესაძლოა წარმოდგენასაც კი მოგცეთ იმის შესახებ, თუ ვინ კითხულობს თქვენს შეტყობინებებს, როდესაც თქვენ მათ აგზავნით. გახსენება შესაძლოა დაგეხმაროთ გრამატიკული კატასტროფის გამოჯანმრთელებაში, მაგრამ კიდევ ერთხელ, ნუ იმედოვნებთ მას.
აი, საწყენია: თუ ვინმეზე ხართ ნაწყენი ან გაბრაზებული და იმ მომენტში, დაწერეთ მას. შემზარავი, გაუფილტრავი, მავნე გზავნილი - ისეთი, რომელიც არღვევსურთიერთობები. ამან შეიძლება შეგაწუხოთ, იქნება ეს ბოსი, თანამშრომელი, მეგობარი თუ სხვა მნიშვნელოვანი ადამიანი. ეს დამემართა - ძალიან ვისურვებდი, რომ მაშინ მქონოდა გახსენების ღილაკი!
ზოგჯერ ყურადღებას არ ვაქცევთ ავტომატურ შევსებას, როდესაც მივმართავთ შეტყობინებას და გვიან აღმოვაჩენთ, რომ ის მივიდა არასწორი პიროვნება. მე მივიღე სხვისთვის განკუთვნილი ელ.წერილი; ეს ხდება ყოველთვის. თუ გაგიმართლათ, გამოხმაურებამ შეიძლება იმუშაოს და გიხსნას თქვენი შეცდომისგან.
დარწმუნებული ვარ, არის სხვა სიტუაციებიც, რომლებზეც არ ვფიქრობ, მაგრამ თქვენ მიიღებთ სურათს. ადვილია ფოსტის გაგზავნა, რომელიც გინდოდათ, რომ არ გაგეგზავნათ. მოდით შევხედოთ, თუ როგორ უნდა გავიხსენოთ ელფოსტა Microsoft Outlook აპლიკაციის ფარგლებში.
ელფოსტის გამოძახების ნაბიჯები
შემდეგი ნაბიჯები საშუალებას მოგცემთ სცადოთ ელფოსტის გახსენება Outlook-ში. გახსოვდეთ, რომ დრო გადამწყვეტი ფაქტორია. ეს უნდა გააკეთოთ მანამ, სანამ ადამიანი გახსნის მას! ასევე არსებობს თქვენი კონტროლის მიღმა სხვა ფაქტორები, რომლებმაც შეიძლება გამოიწვიოს პროცესის წარუმატებლობა. მათ შესახებ მეტი შეგიძლიათ წაიკითხოთ შემდეგ განყოფილებაში.
აი, რა უნდა გააკეთოთ:
1. აირჩიეთ Sent Items Folder
Outlook-ის მარცხენა მხარეს ნავიგაციის ან საქაღალდის პანელში აირჩიეთ საქაღალდე „გაგზავნილი ნივთები“.
2. იპოვეთ გაგზავნილი შეტყობინება
გაგზავნილი ნივთების სიაში იპოვეთ და აირჩიეთ ის, რომლის გახსენებაც გსურთ. ორჯერ დააწკაპუნეთ მის საკუთარ ფანჯარაში გასახსნელად.
3. აირჩიეთ მოქმედებაგახსენება
ფანჯარაში აირჩიეთ ჩანართი „შეტყობინება“. შემდეგ, „გადაადგილების“ განყოფილებიდან აირჩიეთ „მეტი გადაადგილების მოქმედებები“.
ახლა აირჩიეთ „ამ შეტყობინების გამოძახება“.
4. აირჩიეთ ოფციები
თქვენ უნდა გადაწყვიტოთ, გსურთ თუ არა „წაშალოთ წერილის წაუკითხავი ასლები“ თუ „წაშალოთ წაუკითხავი ასლები და ჩაანაცვლოთ ახალი გზავნილით“. თქვენ ასევე შეგიძლიათ აირჩიოთ შეტყობინების მიღება, რომელიც გაცნობებთ, წარმატებულია თუ არა გამოძახება. მონიშნეთ ყუთი, თუ გსურთ დადასტურების მიღება. ეს რეკომენდირებულია, რადგან ეს შეიძლება იყოს ერთადერთი გზა, რომ იცოდეთ მუშაობს თუ არა.
დააწკაპუნეთ „OK“. თუ თქვენ შეარჩიეთ შეტყობინების ჩანაცვლება, ის გაიხსნება ახალი ფანჯარა შეტყობინებით. შეიტანეთ საჭირო ცვლილებები, შემდეგ დააწკაპუნეთ „გაგზავნაზე“, როცა მზად იქნებით გაგზავნისთვის.
5. მოძებნეთ დადასტურება
თუ ვივარაუდებთ, რომ დარეგისტრირდით შეტყობინებაზე, დაინახავთ შეტყობინებას, რომელიც გაცნობებთ რა მოხდა. ის გეტყვით, ვის გაეგზავნა ორიგინალური ელფოსტა, მისი თემა და გაგზავნის დრო. თქვენ ნახავთ, იყო თუ არა გამოწვევა წარმატებული გამოწვევის თარიღთან და დროსთან ერთად.
რაც გჭირდებათ იმისთვის, რომ გამოძახება იმუშაოს
ასე რომ, თუ ვარსკვლავები გასწორებულია, გახსენება ხდება ფოსტით მუშაობს? გულახდილად რომ ვთქვა, ეს სისულელეა. ასე რომ, ეს შესაძლებელია, ასე რომ, მოდით შევხედოთ რა უნდა მოხდეს იმისთვის, რომ ელ.ფოსტის გამოძახება წარმატებული იყოს.
Outlook App
პირველი მოთხოვნა არის ის, რომ თქვენ უნდა იყენებდეთ Microsoft-სOutlook დესკტოპის აპლიკაცია. Microsoft-ის ვებ ინტერფეისიდან ვერ გაიხსენებთ.
Microsoft Exchange
თქვენ უნდა იყენებდეთ Microsoft Exchange ფოსტის სისტემას. თქვენ და მიმღები უნდა იყოთ ერთსა და იმავე გაცვლის სერვერზე. თუ ეს სამუშაო სიტუაციაა, არსებობს შანსი, რომ იმყოფებით იმავე Exchange სერვერზე, როგორც თქვენი თანამშრომლები. ეს ნიშნავს, რომ ეს შეიძლება იმუშაოს მათთვის, მაგრამ არა ვინმესთან თქვენი კომპანიის გარეთ.
გახსნილი შეტყობინებები
გამოწვევა იმუშავებს მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ მიმღებს ჯერ არ გაუხსნია ელფოსტა . როგორც კი გახსნიან, მაშინ უკვე გვიანია. ის ჩამოტვირთულია მათ ადგილობრივ შემოსულებში.
კონფიგურირებულია მოთხოვნის იგნორირებაზე
Outlook-ის კონფიგურაცია შესაძლებელია ისე, რომ შეტყობინებების გამოძახება შეუძლებელია თქვენი შემოსულებიდან. თუ ეს ეხება თქვენს მიმღებს, თქვენი გამოძახება არ იმუშავებს.
გადამისამართებული ფოსტა
თუ პირს, რომელსაც ელფოსტით აგზავნით, დაყენებულია შეტყობინებების სხვა საქაღალდეებში გადატანის წესები და ეს წესები მოიცავს თქვენს შეტყობინებას, გამოძახება არ იმუშავებს. ის მუშაობს მხოლოდ მაშინ, როდესაც შეტყობინება წაუკითხავია და რჩება პირის შემოსულებში.
აღკვეთეთ ელ. ფოსტის გაგზავნა, რომელიც საჭიროებს შეხსენებას
როგორც ვნახეთ, Outlook შეტყობინების დაბრუნება შესაძლებელია, მაგრამ დიდი შანსია, რომ გაწვევა ვერ მოხერხდეს. სამწუხარო ელ.წერილებთან გამკლავების საუკეთესო გზაა მათი თავიდან გაგზავნა. მარტივი ჟღერს, მაგრამ ვიცი, რომ ასე არ არის. სინამდვილეში ეს ყველას გვემართება, მაგრამარსებობს რამდენიმე რამ, რისი გაკეთებაც შეგვიძლია მათი გაგზავნის თავიდან ასაცილებლად.
შემდეგი მეთოდი შეიძლება უცნაურად ჟღერდეს, მაგრამ ის გამოსადეგია: შეგიძლიათ Outlook-ის კონფიგურაცია შეაფერხოს ელფოსტის გაგზავნამდე. ეს ნიშნავს, რომ გაგზავნის ღილაკზე დაჭერისას, შეტყობინება დარჩება თქვენს გასასვლელ ყუთში გარკვეული დროით გაგზავნამდე. ეს გაძლევთ შანსს წაშალოთ/გააუქმოთ ელფოსტა, სანამ ისინი რეალურად გაიგზავნება. ინსტრუქციებისთვის, თუ როგორ უნდა გააკეთოთ ეს, გადახედეთ Microsoft-ის ამ სტატიას.
ჩემი აზრით, საუკეთესო რამ არის საფუძვლიანად გადახედოთ ან გადაამოწმოთ ის, რაც დაწერეთ მის გაგზავნამდე. ვიცი, რომ ხანდახან გვეჩქარება, მაგრამ თვითკორექტირება თქვენი შეცდომების 95%-ს დაიჭერს. თუ კორექტირებაში არ ხართ კარგი, სცადეთ გრამატიკის შემმოწმებელი, როგორიცაა Grammarly, რომელიც შეიძლება გამოიყენოთ Outlook-ში თქვენი ტექსტის განსახილველად.
თქვენი ელფოსტის მრავალჯერად წაკითხვამ შეიძლება თავიდან აიცილოს მრავალი პრობლემა. ის უზრუნველყოფს, რომ იცოდეთ რას აგზავნით. არ დაგავიწყდეთ მიმღებთა სიის (თუნდაც CC სიის) და თემის გადახედვა, რადგან აქ ხშირად წარმოიქმნება პრობლემები. შეიძლება იყოს ცოტა განსხვავებული. მე აღმოვაჩინე, რომ ამისთვის საუკეთესო რამ არის პირველი შეტყობინების დაწერა. ჯერ არავის მიმართოთ, რადგან არ გსურთ მისი შემთხვევით გაგზავნა.
როცა დაწერთ, ხელახლა წაიკითხეთ. შემდეგ დაშორდით თქვენს კომპიუტერს ან მინიმუმ Outlook-ს. მოდიდაუბრუნდით მას დაახლოებით 15-20 წუთის შემდეგ და ხელახლა წაიკითხეთ. კმაყოფილი ხარ შენი ნათქვამით? ასე გინდა ადამიანთან კომუნიკაცია?
გადაცილება გაძლევთ შანსს, თავიდან აიცილოთ იმ წამიერი რეაქცია, სადაც ამბობთ იმას, რასაც ნანობთ. ეს ასევე საშუალებას მოგცემთ გადახედოთ ტექსტს, თუ შეგიძლიათ მოიფიქროთ უფრო მშვიდი გზა თქვენი პრობლემის ასახსნელად.
თუ ფიქრობთ, რომ თქვენი შეტყობინება ძალიან მკაცრია ან შეუსაბამოა, მაშინ ყოველთვის შეგიძლიათ წაშალოთ იგი და დაწეროთ ახალი ერთი მოგვიანებით. თუ ნამდვილად მზად ხართ მისი გაგზავნისთვის, შეავსეთ ველი "To" მიმღების სახელით და გააგზავნეთ იგი. ეს პროცესი, სულ მცირე, გაძლევს შანსს, გაცივდე და დარწმუნდე, რომ რაციონალურ გადაწყვეტილებას მიიღებ.
საბოლოო სიტყვები
თუ ელფოსტის გამო ნანობთ, შესაძლებელია, რომ Outlook-ის გახსენების ფუნქცია დაგეხმარებათ წაშალოთ ელფოსტა სანამ მიმღებები წაიკითხავენ მას.
ეს ფუნქცია ნამდვილად არ არის ის, რასაც უნდა დაეყრდნოთ. ბევრი ცვლადი შედის მის მუშაობაში. დიდი ალბათობაა, რომ ადამიანი წაიკითხავს მას მანამ, სანამ გამოძახების მოთხოვნის გაგზავნას შეძლებთ.
საუკეთესო პრაქტიკა არის დრო დაუთმოთ, გაასწოროთ თქვენი ელფოსტა და შეეცადოთ არ გამოაგზავნოთ რეაქტიული შეტყობინებები, რომლებზეც დრო არ დახარჯავთ ფიქრში. . სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, პრევენცია საუკეთესო საშუალებაა სინანულის წერილებისთვის.
