Դուք հենց նոր ավարտեցիք հրատապ նամակ գրելը ձեր գործընկերներին, և շտապում եք այն ուղարկել՝ սրբագրելու ժամանակ չկա: Դուք սեղմում եք ուղարկել կոճակը: Այնուհետև, անմիջապես հետո, տեղի է ունենում գիտակցումը. դու ուղարկեցիր քո ամբողջ խմբի տվյալները, որոնք նրանք չպետք է տեսնեն: Գուլպ ։

Ի՞նչ ես անում։ Եթե ​​դուք օգտագործում եք Microsoft Outlook-ը, և ձեր հասցեատերերն օգտվում են Outlook-ից, և դուք արագ քայլեր եք ձեռնարկում, հնարավոր է, որ կարողանաք հիշել հաղորդագրությունը նախքան որևէ մեկի այն տեսնելը:

Դա կարող է լինել երկար, բայց ես տեսել եմ, որ աշխատում է: Պատրա՞ստ եք փորձել: Կարդացեք՝ իմանալու համար, թե ինչպես:

Ինչու՞ պետք է հիշեմ:

Ես երբեմն աշխատում եմ զգայուն տեղեկատվության հետ, և սխալ եմ թույլ տվել այն ուղարկել սխալ մարդու: Սա, հավանաբար, ամենավատ սցենարն է, քանի որ հաղորդագրությունը հետ կանչելը միշտ չէ, որ աշխատում է: Դուք հաստատ չպետք է ապավինեք դրա վրա, երբ խոսքը վերաբերում է անձնական տվյալներին: Ստորև կքննարկենք, թե երբ են հետկանչումներն աշխատում և երբ չեն աշխատում:

Մյուս կողմից, տառասխալներով նամակ ուղարկելն այնքան էլ մեծ խնդիր չէ: Այո, դա ամոթալի է, բայց դա աշխարհի վերջը չէ: Դա կարող է նույնիսկ պատկերացում տալ, թե ով է իրականում կարդում ձեր հաղորդագրությունները, երբ դրանք ուղարկում եք: Հիշեցումը կարող է օգնել ձեզ վերականգնվել քերականական աղետից հետո, բայց նորից մի հույս դրեք դրա վրա:

Ահա մի անհանգստություն. սաստիկ, չզտված, վիրավորական հաղորդագրություն, որը կոտրվում էհարաբերություններ. Սա կարող է ձեզ վիրավորված պահարանի մեջ դնել՝ լինի դա շեֆը, գործընկերը, ընկերը կամ նշանակալից ուրիշը: Դա պատահել է ինձ հետ. ես իսկապես կցանկանայի, որ այդ ժամանակ հետկանչի կոճակ ունենայի:

Երբեմն մենք ուշադրություն չենք դարձնում ավտոմատ լրացմանը, երբ դիմում ենք հաղորդագրությունը և շատ ուշ հայտնաբերում, որ այն գնացել է սխալ անձ. Ես ստացել եմ նամակներ, որոնք նախատեսված են ուրիշի համար. դա տեղի է ունենում անընդհատ: Եթե ​​ձեր բախտը բերել է, հետկանչը կարող է աշխատել և փրկել ձեզ ձեր սխալից:

Վստահ եմ, որ կան այլ իրավիճակներ, որոնց մասին չեմ մտածում, բայց դուք հասկանում եք պատկերը: Հեշտ է ուղարկել նամակ, որը կցանկանայիք, որ չուղարկեիք: Եկեք նայենք, թե ինչպես հետ կանչել նամակները Microsoft Outlook հավելվածում:

Էլփոստ հետ կանչելու քայլեր

Հետևյալ քայլերը թույլ կտան փորձել հետ կանչել էլ. Outlook-ում: Հիշեք, որ ժամանակը կարևոր գործոն է: Դուք պետք է դա անեք, նախքան մարդը կբացի այն: Կան նաև ձեր վերահսկողությունից դուրս այլ գործոններ, որոնք կարող են հանգեցնել գործընթացի ձախողմանը: Դրանց մասին ավելին կարող եք կարդալ հաջորդ բաժնում:

Ահա թե ինչ անել.

1. Ընտրեք Ուղարկված նյութերի թղթապանակը

Outlook-ի ձախ կողմում գտնվող նավիգացիայի կամ պանակի վահանակում ընտրեք «Ուղարկված նյութեր» պանակը:

2. Գտեք ուղարկված հաղորդագրությունը

Ուղարկված իրերի ցանկում գտեք և ընտրեք այն մեկը, որը ցանկանում եք հետ կանչել: Կրկնակի սեղմեք այն իր պատուհանում բացելու համար:

3. Ընտրեք Գործողություն դեպիՀետ կանչել

Պատուհանում ընտրեք «Հաղորդագրություն» ներդիրը: Այնուհետև «Տեղափոխել» բաժնից ընտրեք «Տեղափոխման ավելի շատ գործողություններ»:

Այժմ ընտրեք «Հիշել այս հաղորդագրությունը»:

4. Ընտրեք Ընտրանքներ

Դուք պետք է որոշեք, արդյոք ցանկանում եք «Ջնջել հաղորդագրության չկարդացված պատճենները» կամ «Ջնջել չկարդացված պատճենները և փոխարինել նոր հաղորդագրությամբ»: Կարող եք նաև ընտրել հաղորդագրություն ստանալը, որը կտեղեկացնի ձեզ, թե արդյոք հետկանչը հաջող է: Նշեք վանդակը, եթե ցանկանում եք ստանալ հաստատումը: Սա խորհուրդ է տրվում, քանի որ դա կարող է լինել միակ միջոցը, որը դուք գիտեք, թե արդյոք այն աշխատում է:

Սեղմեք «OK»: Եթե ​​դուք ընտրել եք փոխարինել հաղորդագրությունը, այն կբացի նոր պատուհան հաղորդագրությամբ: Կատարեք անհրաժեշտ փոփոխությունները, այնուհետև սեղմեք «Ուղարկել», երբ պատրաստ լինեք ուղարկել այն:

5. Փնտրեք հաստատում

Ենթադրելով, որ գրանցվել եք ծանուցման համար, կտեսնեք հաղորդագրություն, որը կտեղեկացնի ձեզ, թե ինչ է տեղի ունեցել: Այն ձեզ կասի, թե ում է ուղարկվել սկզբնական նամակը, թեման և ուղարկման ժամը: Դուք կտեսնեք, թե արդյո՞ք հետկանչը հաջող էր, ինչպես նաև հետկանչման ամսաթիվը և ժամը:

Ինչ է ձեզ անհրաժեշտ, որպեսզի հետկանչն աշխատի

Այսպիսով, եթե աստղերը հավասարեցված են, ապա հիշեք էլփոստի աշխատանք? Անկեղծ ասած, դա խեղկատակություն է: Ասել է թե, դա հնարավոր է, ուստի եկեք տեսնենք, թե ինչ պետք է տեղի ունենա, որպեսզի էլփոստի հետկանչը հաջող լինի:

Outlook App

Առաջին պահանջն այն է, որ դուք պետք է օգտագործեք Microsoft-ըOutlook աշխատասեղանի հավելված: Դուք չեք կարողանա հետ կանչել Microsoft-ի վեբ ինտերֆեյսից:

Microsoft Exchange

Դուք պետք է օգտագործեք Microsoft Exchange փոստի համակարգ: Դուք և ստացողը պետք է լինեք նույն փոխանակման սերվերում: Եթե ​​դա աշխատանքային իրավիճակ է, ապա հավանականություն կա, որ դուք կլինեք նույն Exchange սերվերում, ինչ ձեր գործընկերները: Դա նշանակում է, որ այն կարող է աշխատել նրանց համար, բայց ոչ ձեր ընկերությունից դուրս որևէ մեկի հետ:

Բացված հաղորդագրություններ

Հետկանչումը կաշխատի միայն այն դեպքում, եթե ստացողը դեռ չի բացել էլ. . Երբ բացում են, ուրեմն արդեն ուշ է։ Այն ներբեռնվել է նրանց տեղական մուտքի արկղում:

Կազմաձևված է անտեսելու հարցումը

Outlook-ը կարող է կազմաձևվել այնպես, որ հաղորդագրությունները հնարավոր չլինի հետ կանչել ձեր մուտքի արկղից: Եթե ​​դա այդպես է ձեր ստացողի համար, ձեր հետկանչը չի աշխատի:

Վերահղված փոստ

Եթե անձը, ում էլ նամակ եք ուղարկում, ունի կանոններ՝ հաղորդագրությունները այլ թղթապանակներ տեղափոխելու համար: , և այդ կանոնները ներառում են ձեր հաղորդագրությունը, հետկանչը չի աշխատի: Այն աշխատում է միայն այն ժամանակ, երբ հաղորդագրությունը չկարդացված է և մնում է անձի մուտքի արկղում:

Կանխարգելել ետ կանչման կարիք ունեցող նամակ ուղարկելը

Ինչպես տեսանք, Outlook-ի հաղորդագրությունը կարող է հետ վերցնել, սակայն մեծ հավանականություն կա, որ հետկանչը ձախողվի: Ափսոսանք պատճառող նամակների հետ գործ ունենալու լավագույն միջոցը դրանք ի սկզբանե չուղարկելն է: Պարզ է թվում, բայց ես գիտեմ, որ դա այդպես չէ: Իրականում դա բոլորիս հետ էլ պատահում է, բայցկան որոշ բաներ, որոնք մենք կարող ենք անել, որպեսզի կանխենք դրանք ուղարկելը:

Հետևյալ մեթոդը կարող է տարօրինակ թվալ, բայց դա օգտակար է. կարող եք կարգավորել Outlook-ը, որպեսզի այն ուշանա, նախքան էլփոստի ուղարկումը: Դա նշանակում է, որ երբ սեղմում եք ուղարկել կոճակը, հաղորդագրությունը մնում է ձեր ելքային արկղում որոշակի ժամանակ՝ նախքան այն ուղարկելը: Դա ձեզ հնարավորություն է տալիս ջնջել/չեղարկել նամակները նախքան դրանք իրականում ուղարկելը: Դա անելու հրահանգների համար դիտեք Microsoft-ի այս հոդվածը:

Իմ կարծիքով, լավագույն բանը, որ կարելի է անել, ձեր գրածը մանրակրկիտ վերանայել կամ սրբագրել այն ուղարկելուց առաջ: Գիտեմ, որ երբեմն մենք շտապում ենք, բայց ինքնասրբագրումը կբռնի ձեր սխալների 95%-ը։ Եթե ​​դուք լավ չեք սրբագրում, փորձեք քերականության ստուգիչ, ինչպիսին է Grammarly-ն, որը կարող է օգտագործվել Outlook-ում ձեր տեքստը վերանայելու համար:

Ձեր էլփոստի մի քանի անգամ վերընթերցումը կարող է կանխել բազմաթիվ խնդիրներ: Այն ապահովում է, որ դուք գիտեք, թե ինչ եք ուղարկում: Մի մոռացեք վերանայել հասցեատերերի ցուցակը (նույնիսկ CC ցուցակը) և թեման, քանի որ այստեղ հաճախ խնդիրներ են առաջանում:

Ինչ վերաբերում է տհաճ նամակին, որը դուք ափսոսում եք ուղարկել ձեր գործընկերոջը, կարող է մի փոքր տարբեր լինել: Ես հասկացա, որ դրա համար ամենալավ բանը նախ գրելն է հաղորդագրությունը: Դեռևս մի հասցեագրեք այն, քանի որ չեք ցանկանում պատահաբար ուղարկել:

Հենց որ գրեք այն, նորից կարդացեք: Այնուհետև հեռացեք ձեր համակարգչից կամ գոնե Outlook-ից: Արի՛վերադառնալ դրան մոտ 15-20 րոպե հետո և վերընթերցել այն: Դուք գոհ եք ձեր ասածից: Այդպե՞ս եք ցանկանում շփվել մարդու հետ:

Հեռանալը ձեզ հնարավորություն է տալիս կանխելու այդ թեժ արձագանքը, երբ ասում եք այն, ինչի համար զղջում եք: Սա նաև թույլ կտա ձեզ վերանայել տեքստը, եթե կարող եք ավելի հանգիստ ձև մտածել ձեր խնդիրը բացատրելու համար:

Եթե կարծում եք, որ ձեր հաղորդագրությունը չափազանց կոպիտ է կամ տեղին չէ, ապա միշտ կարող եք ջնջել այն և գրել նոր մեկը հետո: Եթե ​​դուք իսկապես պատրաստ եք ուղարկել այն, լրացրեք «Դեպի» դաշտը ստացողի անունով և ուղարկեք այն: Այս գործընթացը ձեզ առնվազն հնարավորություն է տալիս հովանալ և ապահովել, որ դուք ռացիոնալ որոշում եք կայացնում:

Վերջնական խոսքեր

Եթե դուք կապի մեջ եք նամակի պատճառով, որը զղջում եք ուղարկելու համար, ապա դա հնարավոր է, որ Outlook-ի հետկանչման գործառույթը կարող է օգնել ձեզ հեռացնել նամակը նախքան հասցեատերերի կողմից այն կարդալը:

Այս հատկությունը հաստատ այն չէ, ինչի վրա պետք է ապավինել: Շատ փոփոխականներ մտնում են այն գործելու մեջ: Հավանական է, որ մարդը կկարդա այն նախքան հետկանչի հարցումն ուղարկելը:

Լավագույն պրակտիկան այն է, որ ժամանակ տրամադրեք, սրբագրեք ձեր էլ. նամակները և փորձեք չուղարկել ռեակտիվ հաղորդագրություններ, որոնց մասին ժամանակ չեք ծախսել մտածելու վրա: . Այլ կերպ ասած, կանխարգելումը լավագույն միջոցն է ափսոսանք առաջացնող նամակների համար: