Avec l'avènement de la messagerie instantanée, de la messagerie texte, du chat vidéo, des médias sociaux et bien d'autres choses encore, beaucoup ont oublié le courrier électronique, qui reste pourtant une méthode de communication essentielle dans le monde des affaires.

Si vous utilisez régulièrement le courrier électronique, en particulier dans le cadre de votre activité professionnelle, il est important que vos messages aient une apparence professionnelle.

Si vous n'avez pas encore de signature électronique, ou si vous en avez une mais que vous avez oublié comment la modifier, vous êtes au bon endroit.

Dans cet article, nous allons vous montrer comment ajouter ou modifier votre signature de courriel et lui donner un aspect professionnel.

Comment ajouter une signature dans Gmail

L'ajout d'une signature dans Gmail est simple et rapide, il suffit de suivre les étapes suivantes :

Étape 1 : Allez dans les paramètres de Gmail

Dans Gmail, cliquez sur l'icône Paramètres dans le coin supérieur droit de l'écran.

Étape 2 : Cliquez sur le bouton "Voir tous les paramètres".

Étape 3 : Cliquez sur le bouton "Créer un nouveau".

Faites défiler la page et trouvez la section "Signature", qui se trouve presque à la fin de la page. Une fois que vous y êtes, cliquez sur le bouton "Créer une nouvelle".

Étape 4 : Entrez le nom de la signature

Une fois que vous avez saisi le nom, cliquez sur le bouton "Créer". J'ai utilisé mon nom dans l'exemple ci-dessous, mais vous pouvez taper ce que vous voulez.

Étape 5 : Entrez votre signature

Dans la fenêtre de texte située à droite du nom, vous pouvez saisir toutes les informations que vous souhaitez voir figurer dans votre signature. Vous pouvez formater le texte et même ajouter des images ou des liens URL si vous le souhaitez.

Quelles informations devez-vous ajouter pour que votre signature de courriel ait l'air professionnelle ? Consultez la section ci-dessous pour plus de détails.

Étape 6 : Définir les valeurs par défaut de la signature

Vous devrez sélectionner une signature à utiliser pour les nouveaux messages, et une autre pour les messages de réponse ou de transfert. Vous pouvez en ajouter plusieurs, de sorte que vous pouvez en choisir des différentes pour les nouveaux messages et les messages de réponse/transfert. Si vous avez plusieurs signatures, elles apparaîtront toutes dans la liste déroulante.

Étape 7 : Enregistrer les modifications

N'oubliez pas de faire défiler l'écran jusqu'en bas et d'enregistrer vos modifications, après quoi vous aurez terminé.

Comment mettre à jour votre signature Gmail

Il se peut que vous deviez mettre à jour votre signature lorsque vous obtenez un nouveau numéro de contact ou une nouvelle fonction. Peut-être souhaitez-vous la modifier pour lui donner un aspect plus professionnel. Quoi qu'il en soit, si vous n'aimez pas l'aspect de votre signature, ne vous inquiétez pas, il est facile de la modifier.

Pour la mettre à jour, il suffit de suivre les mêmes étapes que pour la création de la nouvelle signature. Lorsque vous arrivez à la section signature dans vos paramètres (étape 2), cliquez sur le nom, puis effectuez les modifications dans la fenêtre de texte sur le côté droit.

C'est aussi simple que cela. N'oubliez pas de vous rendre en bas de la page et d'enregistrer vos paramètres.

Comment donner à votre signature Gmail un aspect professionnel

Il existe plusieurs façons de donner à votre signature électronique un aspect professionnel. Commencez par votre nom complet, suivi d'informations relatives à votre travail ou à votre poste. Les éléments suivants sont ceux qui apporteront le plus de valeur ajoutée.

1. nom

Vous voudrez probablement utiliser votre nom officiel plutôt que des surnoms ou des noms abrégés, à moins que votre environnement de travail ou vos clients ne soient plus décontractés.

2. Titre

Indiquez le titre de votre poste, ce qui peut s'avérer essentiel, notamment pour les destinataires qui ne vous connaissent pas bien ou qui n'ont pas travaillé avec vous dans le passé.

3. nom de la société

Si vous travaillez pour une entreprise, indiquez-lui pour qui vous travaillez. Si vous ne travaillez pas pour une entreprise spécifique, vous pouvez mettre "Entrepreneur indépendant" ou "Développeur indépendant".

Lorsque vous ajoutez des informations sur votre entreprise, vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise. Demandez si votre entreprise a un format standard pour les signatures de courriel.

4. les certifications

Vous pouvez énumérer les certifications que vous ou votre entreprise possédez. Certaines certifications sont accompagnées d'un logo ou d'un symbole que vous pouvez également ajouter.

5. informations de contact

Offrez à votre destinataire d'autres moyens de vous contacter. Ajoutez votre numéro de téléphone, le site Web de votre entreprise ou toute autre information de contact. Vous pouvez également inclure votre adresse électronique, même si elle figure déjà dans le message, dans la section "De". Il n'y a pas de mal à la placer là où quelqu'un peut la trouver facilement.

6. informations sur les médias sociaux

Vous pouvez envisager de créer un lien vers un compte de média social professionnel tel que LinkedIn.

7. photo

L'ajout d'une photo de vous-même est facultatif, bien qu'il puisse être agréable pour les gens de voir avec qui ils communiquent. Veillez simplement à utiliser une photo d'aspect professionnel.

Ce que vous ne devez pas inclure dans votre signature Gmail

N'en faites pas trop. Si vous ajoutez trop d'informations, votre signature sera encombrée et difficile à lire. Si elle est remplie d'informations dont personne ne se soucie, il y a de fortes chances que le destinataire l'ignore complètement.

Vous verrez parfois des personnes inclure une citation favorite dans leur signature Gmail. J'éviterais d'ajouter quelque chose de ce genre, à moins qu'il ne s'agisse d'une devise ou d'un slogan utilisé par votre entreprise. Les citations d'opinion, politiques ou controversées peuvent offenser quelqu'un, et ce n'est pas sur le lieu de travail que vous souhaitez le faire.

Évitez de rendre votre signature Gmail distrayante. Ne la rendez pas si accrocheuse qu'elle détourne l'attention du corps de votre message électronique.

La signature doit fournir des informations qui permettent aux gens de savoir qui vous êtes, ce que vous faites, pour qui vous travaillez, comment vous contacter et peut-être pourquoi ils peuvent vous faire confiance.

Pourquoi ai-je besoin d'une signature de courriel pour Gmail ?

Les signatures d'e-mails donnent un air de professionnalisme à vos communications. Elles constituent un élément essentiel de votre message, même si elles sont remplies automatiquement avant que vous n'appuyiez sur le bouton d'envoi.

Une bonne signature de courriel permet de gagner du temps. Si vous envoyez beaucoup de courriels, l'ajout automatique de votre nom et de vos informations en bas de page peut vous éviter beaucoup de frustration et de confusion.

Cela vous évite également d'oublier de fournir vos coordonnées, ce qui peut arriver lorsque vous êtes pressé d'envoyer un message essentiel.

Enfin, une signature Gmail assure une certaine cohérence. Elle envoie les mêmes informations, correctement, à chaque fois. Vous vous demandez parfois si vous avez indiqué le bon numéro de téléphone ou si votre destinataire ne saura pas de qui provient votre message ?

Votre adresse électronique peut être très différente de votre nom réel. Une signature électronique dans Gmail permet au destinataire de savoir de qui provient le message.

Le mot de la fin

Les signatures d'e-mail peuvent constituer un élément essentiel de vos messages Gmail. Elles fournissent des informations importantes sur vous et offrent aux lecteurs d'autres moyens de vous contacter. Elles permettent de gagner du temps en remplissant automatiquement les éléments essentiels à votre place. Enfin, elles vous permettent d'envoyer systématiquement les mêmes informations à tous vos destinataires.

Une fois que vous avez configuré votre signature électronique pour Gmail, veillez à la consulter fréquemment et à la mettre à jour chaque fois que vos informations changent.

J'espère que cet article vous a aidé à concevoir votre signature électronique professionnelle dans Gmail. N'hésitez pas à nous contacter pour toute question ou commentaire.