Con la llegada de la mensajería instantánea, los mensajes de texto, el videochat, las redes sociales, etc., muchos se han olvidado del correo electrónico. Sin embargo, en el mundo empresarial, el correo electrónico sigue siendo un método de comunicación fundamental.

Si eres un usuario habitual del correo electrónico, sobre todo para los negocios, es importante que tus correos electrónicos tengan un aspecto profesional. Tener una firma profesional al final de tus mensajes puede ayudar mucho a formalizar los correos electrónicos que envías a tus compañeros de trabajo, jefes y clientes.

Si aún no tienes una firma de correo electrónico, o si la tienes pero has olvidado cómo cambiarla, has llegado al lugar adecuado.

En este artículo, te mostraremos cómo añadir o cambiar tu firma de correo electrónico y darle un aspecto profesional.

Cómo añadir una firma en Gmail

Añadir una firma en Gmail es fácil y se puede hacer rápidamente. Sólo tienes que seguir los siguientes pasos:

Paso 1: Ir a la configuración de Gmail

En Gmail, haz clic en el icono de Configuración en la esquina superior derecha de la pantalla.

Paso 2: Haga clic en el botón "Ver todos los ajustes".

Paso 3: Haga clic en el botón "Crear nuevo".

Desplázate hacia abajo y encuentra la sección "Firma". Estará casi al final de la página. Una vez allí, haz clic en el botón "Crear nuevo".

Paso 4: Introducir el nombre de la firma

Una vez que hayas introducido el nombre, haz clic en el botón "Crear". Yo he utilizado mi nombre en el siguiente ejemplo, pero puedes escribir lo que quieras.

Paso 5: Introduzca su firma

En la ventana de texto situada a la derecha del nombre, puedes introducir toda la información que quieras que aparezca en tu firma. Puedes formatear el texto e incluso añadir imágenes o enlaces URL si lo deseas.

¿Qué información debe añadir para que su firma de correo electrónico tenga un aspecto profesional? Consulte la sección siguiente para obtener más detalles.

Paso 6: Establecer los valores predeterminados de la firma

Tendrás que seleccionar una firma que se utilizará para los mensajes nuevos y otra para responder o reenviar mensajes. Puedes añadir más de una, por lo que puedes elegir otras diferentes para los mensajes nuevos y para los mensajes de respuesta o reenvío. Si tienes varias firmas, todas ellas aparecerán en la lista desplegable.

Paso 7: Guardar los cambios

No olvides desplazarte hasta el final de la pantalla y guardar los cambios. Una vez que lo hayas hecho, habrás terminado.

Cómo actualizar tu firma de Gmail

Puede que necesites actualizar tu firma cuando consigas un nuevo número de contacto o un nuevo puesto de trabajo. Tal vez quieras cambiarla para que tenga un aspecto más profesional. Sea como sea, si no te gusta el aspecto de tu firma, no te preocupes, es fácil de modificar.

Para actualizarla, sólo tienes que seguir los mismos pasos que se utilizaron para crear la nueva. Cuando llegues a la sección de la firma en la configuración (Paso 2), haz clic en el nombre y luego realiza los cambios en la ventana de texto de la derecha.

Es así de sencillo. No olvides ir al final de la página y guardar la configuración.

Cómo hacer que tu firma de Gmail parezca profesional

Hay varias formas de hacer que tu firma de correo electrónico tenga un aspecto profesional. Empieza con tu nombre completo, seguido de la información que corresponda a tu trabajo o cargo. Lo siguiente es lo que aportará más valor.

1. Nombre

Probablemente quieras usar tu nombre formal en lugar de apodos o nombres acortados, a menos que tengas un entorno de trabajo más informal o clientes.

2. Título

Indique su cargo. Esto puede ser fundamental, especialmente para los destinatarios que no le conozcan bien o no hayan trabajado con usted en el pasado.

3. Nombre de la empresa

Si trabajas para una empresa, haz saber para quién trabajas. Si no trabajas para una empresa concreta, puedes poner "Contratista independiente" o "Desarrollador autónomo".

Cuando añada la información de la empresa, puede añadir el logotipo de la misma. Pregunte si su empresa tiene un formato estándar para las firmas de correo electrónico.

4. Certificaciones

Puede enumerar las certificaciones que usted o su empresa tienen. Algunas certificaciones vienen con un logotipo o símbolo que también podría añadir.

5. Información de contacto

Proporcione formas alternativas para que su destinatario se ponga en contacto con usted. Añada su número de teléfono, el sitio web de su empresa o cualquier otra información de contacto. También puede incluir su dirección de correo electrónico, aunque ya estará en el mensaje en la sección "De". No está de más tenerla donde alguien pueda encontrarla fácilmente.

6. Información sobre las redes sociales

Puede considerar la posibilidad de enlazar con cualquier cuenta de medios sociales profesionales, como LinkedIn.

7. Foto

Incluir una foto tuya es opcional, aunque puede ser bueno para que la gente vea con quién se está comunicando. Sólo asegúrate de usar una foto de aspecto profesional.

Lo que no debes incluir en tu firma de Gmail

No exageres. Si añades demasiada información, tu firma quedará desordenada y será difícil de leer. Si está llena de información que no interesa a nadie, es muy probable que el destinatario la ignore por completo.

A veces verás que la gente incluye una cita favorita en su firma de Gmail. Yo evitaría añadir algo así a menos que sea un lema o un eslogan que utilice tu empresa. Las citas que son de opinión, políticas o controvertidas podrían ofender a alguien, y el lugar de trabajo no es donde quieres hacerlo.

Evita que tu firma de Gmail te distraiga. No la hagas tan llamativa que reste importancia al cuerpo de tu mensaje de correo electrónico.

La firma debe proporcionar información que indique a la gente quién es usted, a qué se dedica, para quién trabaja, cómo ponerse en contacto con usted y, tal vez, por qué pueden confiar en usted. Nada de eso debe desviar la atención de su mensaje.

¿Por qué necesito una firma de correo electrónico para Gmail?

Las firmas de correo electrónico dan un aire de profesionalidad a tus comunicaciones y son una parte esencial de tu mensaje, incluso si se rellenan automáticamente antes de pulsar el botón de envío.

Una buena firma de correo electrónico ahorra tiempo. Si envías muchos correos electrónicos, añadir tu nombre e información al final de forma automática puede ahorrarte mucha frustración y confusión.

También evita que te olvides de proporcionar tu información de contacto, lo que puede ocurrir cuando tienes prisa por enviar un mensaje vital.

Por último, una firma de Gmail proporciona consistencia. Envía la misma información, correctamente, cada vez. ¿Alguna vez te has preocupado por si has proporcionado el número de teléfono correcto o te has preguntado si tu destinatario no sabrá de quién es tu correo electrónico?

Tu dirección de correo electrónico puede ser muy diferente de tu nombre real. Una firma de correo electrónico en Gmail garantiza que el destinatario sepa de quién procede el mensaje.

Palabras finales

Las firmas de correo electrónico pueden ser una parte vital de tus mensajes de Gmail. Proporcionan información importante sobre ti y ofrecen a los lectores formas alternativas de ponerse en contacto contigo. Ahorran tiempo rellenando lo esencial por ti de forma automática y, por último, garantizan que envíes siempre la misma información a todos tus destinatarios.

Una vez que hayas configurado tu firma de correo electrónico para Gmail, asegúrate de revisarla con frecuencia y de mantenerla actualizada cada vez que cambie tu información.

Espero que este artículo te haya ayudado a diseñar tu firma de correo electrónico profesional en Gmail. No dudes en ponerte en contacto con nosotros si tienes alguna pregunta o comentario.