Kiirsõnumite, tekstisõnumite, videovestluse, sotsiaalmeedia ja muu sellise levikuga on paljud unustanud e-posti. Ärimaailmas on e-post siiski endiselt oluline suhtlusmeetod.

Kui kasutate regulaarselt e-kirju, eriti ärilistel eesmärkidel, on oluline, et teie e-kirjad näeksid välja professionaalsed. Kui teil on professionaalne allkiri oma sõnumite lõpus, võib see aidata kaasa töötajate, juhtide ja klientide jaoks saadetud e-kirjade ametlikule vormistamisele.

Kui sul ei ole veel e-posti allkirja või kui sul on, kuid sa oled unustanud, kuidas seda muuta, siis oled jõudnud õigesse kohta.

Selles artiklis näitame teile, kuidas lisada või muuta oma e-posti allkirja ja muuta see professionaalseks.

Kuidas lisada allkirja Gmailis

Allkirja lisamine Gmailis on lihtne ja seda saab teha kiiresti. Kasutage lihtsalt järgmisi samme:

Samm 1: Mine Gmaili seadistustesse

Klõpsake Gmailis ekraani paremas ülanurgas oleval seadete ikoonil.

2. samm: klõpsake nuppu "Vaata kõiki seadeid".

3. samm: Klõpsake nupule "Create New" (Loo uus).

Kerige allapoole ja leidke jaotis "Allkiri". See on peaaegu lehe lõpus. Kui olete seal, klõpsake nupule "Create New".

4. samm: Sisestage allkirja nimi

Kui olete nime sisestanud, klõpsake nupule "Create". Ma kasutasin allpool toodud näites lihtsalt oma nime, kuid võite sisestada mida iganes soovite.

5. samm: Sisestage oma allkiri

Nime paremal pool asuvas tekstiaknas saate sisestada kogu teabe, mida soovite oma allkirjas näha. Te saate teksti vormindada ja soovi korral isegi lisada pilte või URL-linkke.

Millist teavet peaksite lisama, et teie e-posti allkiri näeks välja professionaalne? Vt allpool olevat jaotist, et saada lisateavet.

6. samm: Allkirja vaikimisi seadistamine

Sa pead valima allkirja, mida kasutatakse uute sõnumite jaoks ja ühe allkirja sõnumitele vastamiseks või edastamiseks. Sa võid lisada rohkem kui ühe, nii et võid valida erinevad allkirjad uute sõnumite ja vastuste/edasisaadetiste jaoks. Kui sul on mitu allkirja, ilmuvad kõik need rippmenüüde loetelusse.

Samm 7: Salvesta muudatused

Ärge unustage kerida ekraani lõppu ja salvestada oma muudatused. Kui olete seda teinud, olete valmis.

Kuidas uuendada oma Gmaili allkirja

Teil võib olla vaja oma allkirja uuendada, kui saate uue kontaktnumbri või ametinimetuse. Võib-olla soovite seda muuta, et see näeks välja professionaalsem. Mis iganes, kui teile ei meeldi, kuidas teie allkiri välja näeb, siis pole muret. Seda on lihtne muuta.

Selle uuendamiseks järgige lihtsalt samu samu samme, mida kasutasite uue allkirja loomisel. Kui jõuate oma seadetes allkirja sektsiooni (samm 2), klõpsake nime, seejärel tehke muudatused paremal pool asuvas tekstiaknas.

See on nii lihtne. Ärge unustage minna lehe lõppu ja salvestada oma seaded.

Kuidas teha oma Gmaili allkiri professionaalseks

On erinevaid viise, kuidas muuta oma e-posti allkiri professionaalseks. Alustage oma täisnimega, millele järgneb teave, mis on seotud teie töö või ametikohaga. Järgnevalt on loetletud asjad, mis annavad kõige rohkem väärtust.

1. Nimi

Tõenäoliselt soovid kasutada oma ametlikku nime, mitte mis tahes hüüdnimesid või lühendatud nimesid, välja arvatud juhul, kui sul on vabam töökeskkond või kliendid.

2. Pealkiri

Esitage oma ametinimetus. See võib olla kriitiline, eriti vastuvõtjate puhul, kes ei pruugi teid hästi tunda või ei ole teiega varem koostööd teinud.

3. Ettevõtte nimi

Kui töötate mõne ettevõtte heaks, andke teada, kelle heaks te töötate. Kui te ei tööta konkreetse ettevõtte heaks, võite märkida "sõltumatu töövõtja" või "vabakutseline arendaja".

Ettevõtte andmete lisamisel võite lisada oma ettevõtte logo. Küsige, kas teie ettevõttel on e-posti allkirjade jaoks standardne vorming.

4. Sertifikaadid

Te võite loetleda kõik teie või teie ettevõtte sertifikaadid. Mõne sertifikaadi juurde kuulub ka logo või sümbol, mille võite samuti lisada.

5. Kontaktandmed

Paku saajale alternatiivseid võimalusi sinuga ühendust võtta. Lisa oma telefoninumber, ettevõtte veebileht või muu kontaktinfo. Võid lisada ka oma e-posti aadressi, kuigi see on juba sõnumi "From" osas. See ei tee haiget, kui see on seal, kus keegi saab selle kergesti leida.

6. Sotsiaalmeedia teave

Võite kaaluda linkimist mis tahes professionaalse sotsiaalmeediakontoga, näiteks LinkedIniga.

7. Foto

Enda foto lisamine on vabatahtlik, kuigi inimestele võib olla tore näha, kellega nad suhtlevad. Veenduge, et kasutate professionaalse väljanägemisega fotot.

Mida te ei tohiks oma Gmaili allkirja lisada

Ärge liialdage. Liiga palju teavet lisades muutub teie allkiri segaseks ja raskesti loetavaks. Kui see on täis teavet, mis kedagi ei huvita, on suur tõenäosus, et saaja ignoreerib seda üldse.

Mõnikord näete, et inimesed lisavad oma Gmaili allkirjale lemmiktsitaadi. Ma väldiksin midagi sellist lisada, välja arvatud juhul, kui see on teie ettevõtte moto või loosung. Arvamuslik, poliitiline või vastuoluline tsitaat võib kedagi solvata - ja töökohal ei taha te seda teha.

Vältige, et teie Gmaili allkiri oleks häiriv. Ärge tehke seda nii silmatorkavaks, et see võtaks eemale teie e-kirja põhiosast.

Allkiri peaks sisaldama teavet, mis ütleb inimestele, kes te olete, millega te tegelete, kelle heaks te töötate, kuidas teiega ühendust võtta ja võib-olla ka seda, miks nad võivad teid usaldada. Miski neist ei tohiks teie sõnumit vähendada.

Miks ma vajan Gmaili jaoks e-posti allkirja?

E-posti allkirjad annavad teie suhtlusele professionaalsuse ilme. Need on teie sõnumi oluline osa, isegi kui need täidetakse automaatselt enne saatmisnupu vajutamist.

Hea e-posti allkiri säästab aega. Kui saadate palju e-kirju, võib oma nime ja teabe automaatne lisamine allosas säästa palju pettumust ja segadust.

Samuti väldib see kontaktandmete unustamist, mis võib juhtuda siis, kui teil on oluline sõnum kiirelt välja saata.

Lõpuks pakub Gmaili allkiri järjepidevust. See saadab iga kord korrektselt sama teavet. Kas olete kunagi muretsenud, kas olete andnud õige telefoninumbri või mõelnud, et teie saaja ei tea, kellelt teie e-kiri on?

Teie e-posti aadress võib erineda teie tegelikust nimest. Gmaili allkiri tagab, et saaja teab, kellelt sõnum pärineb.

Viimased sõnad

E-posti allkirjad võivad olla teie Gmaili sõnumite oluline osa. Need annavad teie kohta olulist teavet ja annavad lugejatele alternatiivseid võimalusi teiega kontakteerumiseks. Nad säästavad aega, kuna täidavad teie eest automaatselt olulisi andmeid. Lõpuks tagavad nad, et saadate kõigile oma adressaatidele järjekindlalt sama teavet.

Kui olete Gmaili jaoks oma e-posti allkirja seadistanud, vaadake seda kindlasti sageli üle ja hoidke see alati ajakohasena, kui teie andmed muutuvad.

Loodan, et see artikkel on aidanud teid Gmaili professionaalse e-posti allkirja kujundamisel. Palun võtke meiega julgelt ühendust, kui teil on küsimusi või kommentaare.