S příchodem instantních zpráv, textových zpráv, videochatu, sociálních médií a dalších služeb mnozí na e-mail zapomněli. Ve světě podnikání je však e-mail stále důležitým způsobem komunikace.

Pokud pravidelně používáte e-maily, zejména pracovní, je důležité, aby vaše e-maily vypadaly profesionálně. Profesionální podpis v dolní části zpráv může značně formalizovat e-maily, které posíláte spolupracovníkům, manažerům a klientům.

Pokud ještě nemáte e-mailový podpis nebo ho máte, ale zapomněli jste, jak ho změnit, jste na správném místě.

V tomto článku vám ukážeme, jak přidat nebo změnit podpis e-mailu, aby vypadal profesionálně.

Jak přidat podpis v aplikaci Gmail

Přidání podpisu v aplikaci Gmail je snadné a lze jej provést rychle. Stačí použít následující kroky:

Krok 1: Přejděte do nastavení služby Gmail

V aplikaci Gmail klikněte na ikonu Nastavení v pravém horním rohu obrazovky.

Krok 2: Klikněte na tlačítko "Zobrazit všechna nastavení".

Krok 3: Klikněte na tlačítko "Vytvořit nový".

Sjeďte dolů a najděte sekci "Podpis". Bude téměř na konci stránky. Jakmile se tam dostanete, klikněte na tlačítko "Vytvořit nový".

Krok 4: Zadejte název podpisu

Po zadání jména klikněte na tlačítko "Vytvořit". V níže uvedeném příkladu jsem použil pouze své jméno, ale můžete zadat cokoli chcete.

Krok 5: Zadejte svůj podpis

V textovém okně na pravé straně jména můžete zadat všechny informace, které chcete, aby byly ve vašem podpisu. Text můžete formátovat, a pokud chcete, můžete přidat i obrázky nebo odkazy URL.

Jaké informace byste měli přidat, aby váš e-mailový podpis vypadal profesionálně? Další podrobnosti najdete v části níže.

Krok 6: Nastavení výchozích nastavení podpisu

Budete muset vybrat podpis, který se bude používat pro nové zprávy, a jeden pro odpovědi nebo přeposílání zpráv. Můžete jich přidat více, takže můžete vybrat různé pro nové zprávy a pro odpovědi/přeposílání zpráv. Pokud máte více podpisů, všechny se zobrazí v rozevíracím seznamu.

Krok 7: Uložení změn

Nezapomeňte přejít na konec obrazovky a uložit změny. Jakmile tak učiníte, máte hotovo.

Jak aktualizovat podpis ve službě Gmail

Možná budete potřebovat svůj podpis aktualizovat, když získáte nové kontaktní číslo nebo pracovní pozici. Možná ho chcete změnit, aby vypadal profesionálněji. Ať už je to jakkoli, pokud se vám nelíbí, jak váš podpis vypadá, nemusíte se bát. Lze ho snadno upravit.

Chcete-li jej aktualizovat, jednoduše postupujte stejným způsobem jako při vytváření nového podpisu. Když se v nastavení dostanete do sekce podpisu (krok 2), klikněte na název a poté proveďte změny v textovém okně na pravé straně.

Je to tak jednoduché. Nezapomeňte přejít na konec stránky a uložit nastavení.

Jak na profesionální vzhled podpisu v Gmailu

Existují různé způsoby, jak zajistit, aby váš e-mailový podpis vypadal profesionálně. Začněte svým celým jménem, následovaným informacemi, které se vztahují k vaší práci nebo pozici. Následují věci, které přidají největší hodnotu.

1. Název

Pravděpodobně budete chtít používat své oficiální jméno namísto přezdívek nebo zkrácených jmen, pokud nemáte neformální pracovní prostředí nebo klienty.

2. Název

Uveďte své pracovní zařazení. To může být rozhodující, zejména pro příjemce, kteří vás nemusí dobře znát nebo s vámi v minulosti nepracovali.

3. Název společnosti

Pokud pracujete pro nějakou společnost, uveďte, pro koho pracujete. Pokud nepracujete pro konkrétní společnost, můžete uvést "Independent Contractor" nebo "Freelance Developer".

Při přidávání informací o společnosti můžete přidat logo společnosti. Zeptejte se, zda má vaše společnost standardní formát pro podpis e-mailu.

4. Certifikace

Můžete uvést všechny certifikáty, které máte vy nebo vaše společnost. Některé certifikáty jsou opatřeny logem nebo symbolem, který můžete také přidat.

5. Kontaktní informace

Poskytněte příjemci alternativní způsoby, jak vás může kontaktovat. Přidejte své telefonní číslo, firemní webové stránky nebo jakékoli jiné kontaktní informace. Můžete také uvést svou e-mailovou adresu, i když bude již ve zprávě v části "Od". Není na škodu mít ji tam, kde ji někdo snadno najde.

6. Informace o sociálních médiích

Můžete zvážit propojení s jakýmkoli profesním účtem na sociálních sítích, jako je LinkedIn.

7. Fotografie

Přiložení vaší fotografie není povinné, i když by mohlo být příjemné, aby lidé viděli, s kým komunikují. Jen se ujistěte, že používáte profesionálně vypadající fotografii.

Co byste neměli uvádět v podpisu Gmailu

Nepřehánějte to. Přidání příliš mnoha informací způsobí, že váš podpis bude nepřehledný a špatně čitelný. Pokud bude plný informací, které nikoho nezajímají, je velká šance, že ho příjemce bude zcela ignorovat.

Někdy se setkáte s tím, že si lidé do svého podpisu na Gmailu uvedou oblíbený citát. Něčemu takovému bych se vyhnul, pokud to není motto nebo slogan, který vaše firma používá. Citáty, které jsou názorově vyhraněné, politické nebo kontroverzní, by mohly někoho urazit - a to na pracovišti nechcete.

Vyvarujte se toho, aby váš podpis ve službě Gmail odváděl pozornost. Nedělejte ho tak nápadný, aby odváděl pozornost od hlavní části e-mailové zprávy.

Podpis by měl obsahovat informace, které lidem řeknou, kdo jste, co děláte, pro koho pracujete, jak vás mohou kontaktovat a třeba i to, proč vám mohou důvěřovat. Nic z toho by nemělo odvádět pozornost od vašeho sdělení.

Proč potřebuji podpis e-mailu pro Gmail?

Podpisy e-mailů dodávají vaší komunikaci punc profesionality. Jsou důležitou součástí vaší zprávy, i když jsou vyplněny automaticky před stisknutím tlačítka odeslání.

Dobrý e-mailový podpis šetří čas. Pokud posíláte hodně e-mailů, automatické přidání vašeho jména a informací na konec může ušetřit spoustu frustrace a zmatku.

Díky tomu také nezapomenete uvést své kontaktní údaje, což se může stát, když spěcháte s odesláním důležité zprávy.

A konečně, podpis Gmailu zajišťuje konzistenci. Pokaždé odešle stejné informace, a to správně. Máte někdy obavy, zda jste uvedli správné telefonní číslo, nebo přemýšlíte, zda příjemce nepozná, od koho je váš e-mail?

Vaše e-mailová adresa se může značně lišit od vašeho skutečného jména. Podpis e-mailu v Gmailu zajišťuje, že příjemce ví, od koho zpráva pochází.

Závěrečná slova

E-mailové podpisy mohou být důležitou součástí vašich zpráv v Gmailu. Poskytují důležité informace o vás a poskytují čtenářům alternativní způsoby, jak vás kontaktovat. Šetří čas tím, že za vás automaticky vyplňují podstatné údaje. V neposlední řadě zajišťují, že všem příjemcům budete důsledně posílat stejné informace.

Po nastavení e-mailového podpisu pro službu Gmail jej často kontrolujte a dbejte na jeho aktuálnost, kdykoli se změní některé z vašich informací.

Doufám, že vám tento článek pomohl s návrhem profesionálního e-mailového podpisu v Gmailu. Neváhejte se na nás obrátit s jakýmikoli dotazy nebo připomínkami.