S pojavom takojšnjega sporočanja, besedilnih sporočil, videoklepetov, družabnih medijev in še česa so mnogi pozabili na e-pošto. Vendar je v poslovnem svetu e-pošta še vedno pomemben način komunikacije.

Če redno uporabljate e-pošto, zlasti poslovno, je pomembno, da so vaša e-poštna sporočila videti profesionalno. S profesionalnim podpisom na dnu sporočil lahko v veliki meri formalizirate e-poštna sporočila, ki jih pošiljate sodelavcem, vodjem in strankam.

Če še nimate e-poštnega podpisa ali ga imate, vendar ste pozabili, kako ga spremeniti, ste prišli na pravo mesto.

V tem članku vam bomo pokazali, kako lahko dodate ali spremenite svoj e-poštni podpis, da bo videti profesionalno.

Kako dodati podpis v Gmail

Dodajanje podpisa v Gmail je enostavno in hitro izvedljivo. Uporabite naslednje korake:

Korak 1: Pojdite v nastavitve storitve Gmail

V Gmailu kliknite ikono Nastavitve v zgornjem desnem kotu zaslona.

Korak 2: Kliknite gumb "Oglejte si vse nastavitve".

Korak 3: kliknite gumb "Ustvari novo".

Pomaknite se navzdol in poiščite razdelek "Podpis". Ta bo skoraj na koncu strani. Ko boste tam, kliknite gumb "Ustvari novo".

Korak 4: Vnesite ime podpisa

Ko vnesete ime, kliknite gumb "Ustvari". V spodnjem primeru sem uporabil svoje ime, lahko pa vnesete karkoli želite.

Korak 5: Vnesite svoj podpis

V besedilno okno na desni strani imena lahko vnesete vse informacije, ki jih želite imeti v svojem podpisu. Besedilo lahko oblikujete in po želji dodate tudi slike ali povezave URL.

Katere informacije morate dodati, da bo vaš e-poštni podpis videti profesionalno? Za več podrobnosti glejte spodnji razdelek.

Korak 6: Nastavitev privzetih nastavitev podpisa

Izbrati boste morali podpis, ki se bo uporabljal za nova sporočila, in podpis za odgovarjanje ali posredovanje sporočil. Dodate jih lahko več, tako da lahko izberete različne podpise za nova sporočila in za odgovarjanje/posredovanje sporočil. Če imate več podpisov, bodo vsi prikazani na spustnem seznamu.

Korak 7: Shranite spremembe

Ne pozabite se pomakniti do dna zaslona in shraniti spremembe. Ko to storite, je vse končano.

Kako posodobiti podpis v Gmailu

Morda boste morali svoj podpis posodobiti, ko boste dobili novo kontaktno številko ali naziv delovnega mesta. Morda ga želite spremeniti, da bo videti bolj profesionalno. Če vam ni všeč, kako je videti vaš podpis, ne skrbite, saj ga lahko preprosto spremenite.

Če ga želite posodobiti, sledite enakim korakom, kot ste ustvarili novega. Ko v nastavitvah pridete do razdelka s podpisom (korak 2), kliknite ime in nato v oknu z besedilom na desni strani naredite spremembe.

Tako preprosto je. Ne pozabite iti na dno strani in shraniti nastavitve.

Kako narediti podpis v Gmailu videti profesionalno

Podpis elektronske pošte lahko oblikujete na različne načine. Začnite s polnim imenom, nato pa dodajte informacije, ki se nanašajo na vaše delo ali položaj. V nadaljevanju so navedene stvari, ki bodo imele največjo dodano vrednost.

1. Ime

Verjetno želite uporabljati svoje uradno ime namesto vzdevkov ali skrajšanih imen, razen če imate bolj neformalno delovno okolje ali stranke.

2. Naslov

Navedite svoj naziv delovnega mesta. To je lahko ključnega pomena, zlasti za prejemnike, ki vas morda ne poznajo dobro ali z vami v preteklosti niso sodelovali.

3. Ime podjetja

Če delate za podjetje, jim povejte, za koga delate. Če ne delate za določeno podjetje, lahko navedete "Independent Contractor" ali "Freelance Developer".

Pri dodajanju podatkov o podjetju boste morda želeli dodati logotip podjetja. Pozanimajte se, ali ima vaše podjetje standardno obliko elektronskega podpisa.

4. Potrdila

Morda boste želeli navesti vse certifikate, ki jih imate vi ali vaše podjetje. Nekateri certifikati so opremljeni z logotipom ali simbolom, ki ga prav tako lahko dodate.

5. Kontaktni podatki

Dodajte svojo telefonsko številko, spletno stran podjetja ali druge kontaktne podatke. Vključite lahko tudi svoj e-poštni naslov, čeprav bo že v sporočilu v razdelku "Od". Ne škodi, če je naveden na mestu, kjer ga lahko nekdo zlahka najde.

6. Informacije o družbenih medijih

Razmislite o povezavi s katerim koli poklicnim računom v družabnih medijih, kot je LinkedIn.

7. Fotografija

Vključitev vaše fotografije ni obvezna, čeprav bi bilo dobro, da ljudje vidijo, s kom komunicirajo. Poskrbite le, da bo fotografija videti profesionalno.

Česa ne bi smeli vključiti v podpis v Gmailu

Ne pretiravajte z dodajanjem prevelike količine informacij bo vaš podpis postal nepregleden in težko berljiv. Če je poln informacij, ki nikogar ne zanimajo, obstaja velika verjetnost, da ga bo prejemnik povsem prezrl.

Včasih lahko vidite, da ljudje v svoj podpis v Gmailu vključijo najljubši citat. Izogibal bi se dodajanju česa takega, razen če gre za moto ali slogan, ki ga uporablja vaše podjetje. Citati, ki izražajo mnenje, so politični ali kontroverzni, lahko koga užalijo - na delovnem mestu pa si tega ne želite.

Podpis v e-pošti Gmail ne sme biti moteč. Ne sme biti tako privlačen, da bi odvračal pozornost od vsebine e-poštnega sporočila.

Podpis mora vsebovati informacije, ki ljudem povedo, kdo ste, kaj počnete, za koga delate, kako vas lahko kontaktirajo in zakaj vam lahko zaupajo. Nič od tega ne sme odvračati pozornosti od vašega sporočila.

Zakaj potrebujem e-poštni podpis za Gmail?

Elektronski podpisi vašim sporočilom dajejo pridih profesionalnosti. So pomemben del vašega sporočila, tudi če so izpolnjeni samodejno, preden pritisnete gumb za pošiljanje.

Dober e-poštni podpis prihrani čas. Če pošiljate veliko e-poštnih sporočil, lahko s samodejnim dodajanjem imena in podatkov na dno prihranite veliko težav in zmede.

Prav tako vam preprečuje, da bi pozabili navesti svoje kontaktne podatke, kar se lahko zgodi, ko se vam mudi poslati pomembno sporočilo.

Podpis v Gmailu zagotavlja doslednost. Vsakič pošlje enake informacije, ki so pravilne. Vas kdaj skrbi, ali ste navedli pravilno telefonsko številko, ali se sprašujete, ali prejemnik ne bo vedel, od koga je vaše e-poštno sporočilo?

Vaš e-poštni naslov se lahko precej razlikuje od vašega dejanskega imena. E-poštni podpis v storitvi Gmail zagotavlja, da prejemnik ve, od koga prihaja sporočilo.

Zadnje besede

Elektronski podpisi so lahko pomemben del vaših sporočil Gmail. Zagotavljajo pomembne informacije o vas in bralcem omogočajo alternativne načine za stik z vami. Prihranijo čas, saj namesto vas samodejno izpolnijo bistvene podatke. Poleg tega zagotavljajo, da vsem prejemnikom dosledno pošiljate enake informacije.

Ko nastavite svoj e-poštni podpis za Gmail, ga pogosto preglejte in poskrbite, da bo posodobljen, kadar koli se spremenijo kateri koli vaši podatki.

Upam, da vam je ta članek pomagal pri oblikovanju profesionalnega e-poštnega podpisa v Gmailu. Lahko se obrnete na nas s kakršnimi koli vprašanji ali pripombami.