Az azonnali üzenetküldés, a szöveges üzenetküldés, a videócsevegés, a közösségi média és a többi megjelenésével sokan megfeledkeztek az e-mailről. Az üzleti világban azonban az e-mail még mindig fontos kommunikációs módszer.

Ha Ön rendszeresen használ e-mailt, különösen üzleti céllal, fontos, hogy az e-mailek professzionálisan nézzenek ki. Ha az üzenetek alján van egy professzionális aláírás, az nagyban hozzájárulhat a munkatársaknak, vezetőknek és ügyfeleknek küldött e-mailek hivatalossá tételéhez.

Ha még nincs e-mail aláírásod, vagy van, de elfelejtetted, hogyan kell megváltoztatni, akkor a legjobb helyen jársz.

Ebben a cikkben megmutatjuk, hogyan adhatod hozzá vagy változtathatod meg az e-mail aláírásodat, és hogyan teheted profi kinézetűvé.

Aláírás hozzáadása a Gmailben

Az aláírás hozzáadása a Gmailben egyszerű és gyorsan elvégezhető, csak a következő lépésekkel:

1. lépés: Menjen a Gmail beállításaihoz

A Gmailben kattintson a képernyő jobb felső sarkában lévő Beállítások ikonra.

2. lépés: Kattintson az "Összes beállítás megtekintése" gombra.

3. lépés: Kattintson az "Új létrehozása" gombra.

Görgessen lefelé, és keresse meg az "Aláírás" részt. Ez majdnem az oldal vége felé lesz. Ha ott van, kattintson az "Új létrehozása" gombra.

4. lépés: Adja meg az aláírás nevét

Miután megadta a nevet, kattintson a "Create" gombra. Az alábbi példában a saját nevemet használtam, de bármit beírhat, amit csak akar.

5. lépés: Adja meg az aláírását

A név jobb oldalán található szövegablakban megadhatod az összes olyan információt, amelyet az aláírásodban szeretnél látni. A szöveget formázhatod, és ha szeretnéd, képeket vagy URL-linkeket is hozzáadhatsz.

Milyen információkat kell hozzáadnia ahhoz, hogy az e-mail aláírása professzionálisnak tűnjön? További részletekért lásd az alábbi részt.

6. lépés: Az aláírás alapértelmezett beállítása

Ki kell választania egy aláírást, amelyet az új üzenetekhez, és egyet a válasz- vagy továbbított üzenetekhez használ. Többet is hozzáadhat, így az új üzenetekhez és a válasz-/továbbított üzenetekhez különböző aláírásokat választhat. Ha több aláírást is használ, mindegyik megjelenik a legördülő listában.

7. lépés: A változtatások mentése

Ne felejtsen el a képernyő aljára görgetni és elmenteni a változtatásokat. Ha ez megtörtént, kész is van.

Hogyan frissítheti Gmail aláírását

Lehet, hogy frissítened kell az aláírásodat, ha új elérhetőséget vagy munkakört kapsz. Lehet, hogy szeretnéd megváltoztatni, hogy profibbnak tűnjön. Bármi is legyen a helyzet, ha nem tetszik az aláírásod, ne aggódj, könnyen módosíthatod.

A frissítéshez egyszerűen kövesse ugyanazokat a lépéseket, amelyeket az új aláírás létrehozásához használt. Amikor a beállításoknál az aláírás részhez ér (2. lépés), kattintson a névre, majd végezze el a módosításokat a jobb oldali szövegablakban.

Ne felejtsen el az oldal aljára menni, és elmenteni a beállításokat.

Hogyan lehet a Gmail aláírásodat profi kinézetűvé tenni?

Többféle módon is professzionális megjelenést kölcsönözhet az e-mail aláírásának. Kezdje a teljes nevével, majd a munkakörére vagy pozíciójára vonatkozó információkkal. A következőkben felsoroltak a legtöbb értéket adják hozzá.

1. Név

Valószínűleg a hivatalos nevét szeretné használni a becenevek vagy rövidített nevek helyett, hacsak nem egy lazább munkakörnyezetben dolgozik, vagy ha nincsenek ügyfelei.

2. Cím

Adja meg a munkakörét. Ez kritikus lehet, különösen olyan címzettek esetében, akik esetleg nem ismerik Önt jól, vagy nem dolgoztak Önnel korábban.

3. Cégnév

Ha egy vállalatnak dolgozol, tudasd velük, hogy kinek dolgozol. Ha nem egy adott vállalatnak dolgozol, akkor írd be, hogy "Független vállalkozó" vagy "Szabadúszó fejlesztő".

A vállalati információk hozzáadásakor érdemes lehet hozzáadni a vállalat logóját. Kérdezze meg, hogy a vállalatnak van-e szabványos formátuma az e-mail aláírásokhoz.

4. Tanúsítványok

Érdemes felsorolni minden olyan tanúsítványt, amellyel Ön vagy cége rendelkezik. Egyes tanúsítványokhoz logó vagy szimbólum tartozik, amelyet szintén hozzáadhat.

5. Kapcsolattartási információk

Adjon meg alternatív módokat, hogy a címzett kapcsolatba léphessen Önnel. Adja meg telefonszámát, üzleti weboldalát vagy bármilyen más elérhetőséget. E-mail címét is megadhatja, bár az már benne lesz az üzenetben a "Címzett" részben. Nem árt, ha ott van, ahol valaki könnyen megtalálja.

6. Közösségi média információk

Megfontolhatja, hogy bármilyen szakmai közösségi médiafiókra, például a LinkedIn-re is hivatkozzon.

7. Fénykép

A saját fotó csatolása nem kötelező, bár az emberek számára jó lehet, ha látják, hogy kivel kommunikálnak. Csak arra ügyelj, hogy profi kinézetű fotót használj.

Mit nem szabad feltüntetni a Gmail aláírásodban

Ne vigyük túlzásba. Ha túl sok információt adunk hozzá, az aláírás zavarossá és nehezen olvashatóvá válik. Ha tele van olyan információkkal, amelyek senkit sem érdekelnek, jó esély van arra, hogy a címzett teljesen figyelmen kívül hagyja.

Néha látni, hogy az emberek kedvenc idézetet tesznek a Gmail aláírásukba. Én kerülném az ilyesmit, kivéve, ha ez egy mottó vagy szlogen, amit a céged használ. A véleményes, politikai vagy ellentmondásos idézetek sérthetnek valakit - és a munkahelyen nem akarsz ilyet tenni.

Ne legyen a Gmail-aláírásod zavaró. Ne legyen annyira figyelemfelkeltő, hogy elvegye a figyelmet az e-mail üzeneted szövegétől.

Az aláírásnak olyan információkat kell tartalmaznia, amelyekből megtudhatják az emberek, hogy ki vagy, mivel foglalkozol, kinek dolgozol, hogyan léphetsz veled kapcsolatba, és talán azt is, hogy miért bízhatnak benned. Mindez nem vonhatja el a figyelmet az üzenetedről.

Miért van szükségem e-mail aláírásra a Gmailhez?

Az e-mail aláírások professzionális jelleget kölcsönöznek a kommunikációnak, és az üzenet fontos részét képezik, még akkor is, ha automatikusan kitöltődnek, mielőtt megnyomná a küldés gombot.

Egy jó e-mail aláírás időt takarít meg. Ha sok e-mailt küld, a név és az információk automatikus hozzáadása az e-mail alján sok frusztrációt és zavart spórolhat meg.

Ez megakadályozza azt is, hogy elfelejtse megadni elérhetőségi adatait, ami akkor fordulhat elő, ha egy fontos üzenet elküldésére siet.

Végül a Gmail aláírás következetességet biztosít. Minden alkalommal ugyanazt az információt küldi el, helyesen. Aggódtál már valaha, hogy a helyes telefonszámot adtad-e meg, vagy azon gondolkodtál, hogy a címzett nem fogja tudni, kitől jött az e-mailed?

Az Ön e-mail címe jóval eltérhet a tényleges nevétől. A Gmailben az e-mail aláírás biztosítja, hogy a címzett tudja, kitől érkezik az üzenet.

Utolsó szavak

Az e-mail aláírások fontos részét képezhetik a Gmail üzeneteinek. Fontos információkat közölnek Önről, és alternatív módot biztosítanak az olvasóknak arra, hogy kapcsolatba lépjenek Önnel. Időt takarítanak meg azzal, hogy automatikusan kitöltik Ön helyett a lényeges adatokat. Végül pedig biztosítják, hogy következetesen ugyanazt az információt küldje el minden címzettnek.

Miután beállította e-mail aláírását a Gmail számára, győződjön meg róla, hogy gyakran felülvizsgálja, és mindig naprakészen tartja, ha bármilyen információja megváltozik.

Remélem, hogy ez a cikk segített Önnek a Gmailben a professzionális e-mail aláírásának megtervezésében. Bármilyen kérdéssel vagy észrevétellel forduljon hozzánk bizalommal.